Всё умножается на два: как организовать гибридное мероприятие

Две площадки, две команды организаторов, в два раза больше вложений. Если планируете гибридное мероприятие, нужно полноценно готовить и офлайн-, и онлайн-часть. Когда выбор в пользу такого формата оправдан? Объясняет Алина Ершова, ведущий event-маркетолог Контура.

Алина Ершова Event-маркетолог

Что такое гибридное мероприятие

Гибрид — это формат делового мероприятия, участвовать в котором можно и очно, и онлайн. Часть гостей собирается на площадке, остальные подключаются удаленно.

Из названия понятно, что гибрид представляет собой коллаборацию двух форматов. Так же, как во время очного мероприятия, гости приходят на площадку, получают бейджи, регистрируются. На месте работают ведущие, спикеры, техспециалисты. Организаторы прорабатывают программу с кофе-брейками и нетворкинг-сессиями.

При этом так же, как в онлайне, удаленные участники подключаются к онлайн-трансляции. Они смотрят выступления спикеров, общаются в чате; ход беседы отслеживает модератор. Качество трансляции обеспечивает техническая бригада.

Гибридный формат позволяет установить личные контакты с участниками, а вместе с тем значительно расширить аудиторию мероприятия за счет подключения слушателей в онлайне.

Когда проводить гибрид

Один из главных параметров — ваша целевая аудитория. Например, вы проводите мероприятие для предпринимателей. Они ценят возможность общаться лично, однако часто ездят в командировки. Стоит сделать выбор в пользу гибрида, чтобы не потерять потенциальных участников.

Если вы хотите увеличить масштаб мероприятия, тоже можно провести гибрид. Такой формат позволит наладить контакты со статусными гостями в офлайне и при этом привлечь новую аудиторию в онлайне. Например, с помощью сервиса Контур.Стрим можно организовать трансляцию для 10 000 зрителей. Для подключения слушателям понадобится только ссылка-приглашение. Удаленные участники смогут общаться друг с другом в специальном чате и задавать вопросы спикерам.

Команда специалистов для гибрида

Для подготовки гибридного мероприятия нужна большая команда специалистов. Главный в команде организаторов — продюсер мероприятия. С ним в связке работают координатор офлайн-части и модератор онлайн-площадки. Каждый из них отвечает за свою часть мероприятия.

На крупных мероприятиях к координатору офлайн-части подключаются коллеги — другие координаторы. Вместе они следят за регистрацией гостей, готовят бейджи участников и welcome pack, организуют кейтеринг, взаимодействует с ведущими и спикерами на площадке. Зоны ответственности распределяют в зависимости от загрузки.

То же самое и с модераторами онлайн-площадки. Задачи специалистов: модерировать беседу в чате трансляции, передавать вопросы для экспертов ведущему, отвечать на вопросы о ходе мероприятия, связываться с техспециалистами, если у участников возникают сложности со звуком или картинкой.

Качественная трансляция для онлайн-участников — задача технической бригады. В команду техспециалистов входят: режиссер трансляции, видеоинженер, звукорежиссер, операторы, помощники. Они готовят площадку к трансляции, следят за качеством картинки и звука во время прямого эфира, помогают ведущему и спикерам с петличками и микрофонами.

Связующее звено между режиссером трансляции и командой организаторов — технический директор. Он координирует действия двух команд, так как чаще всего инициаторы мероприятия работают с техспециалистами на аутсорсе.

Особенности организации гибридных мероприятий

Рассмотрим, что стоит предусмотреть на каждом этапе планирования гибрида: от разработки посадочной страницы до подведения итогов события.

Детали, которые нужно учесть при регистрации участников

Можно создать две посадочных страницы. Одну — для сбора контактов очных гостей, вторую — для тех, кто подключится удаленно. Следите за статистикой регистраций на офлайн-часть, чтобы количество потенциальных участников не превысило реальное число мест на площадке. С этим помогут билетные операторы, такие как Timepad. Сервис остановит регистрацию, когда места закончатся.

Если будете готовить общий лендинг, может получиться, что один участник зарегистрируется на обе части. Избежать этого поможет блок «Вопросы-ответы». Расскажите, что делать, если человек забронировал два места по ошибке или у него изменились планы. Оставьте контакты техподдержки для связи.

Не забудьте отправить письма-подтверждения. Очным участникам — с точным адресом и названием площадки. Удаленным — со ссылкой для подключения к онлайн-трансляции.

Запустить онлайн-трансляцию в сервисе Контур.Стрим

Попробовать бесплатно

Программа мероприятия: что стоит предусмотреть

Продумайте связки между очными и удаленными участниками. Важно, чтобы слушатели из онлайна не почувствовали себя лишними. Ведущий может зачитывать вопросы, которые участники задают спикерам в чате трансляции. Самые интересные может отбирать модератор онлайн-части и отправлять ведущему в мессенджер.

Более сложный вариант — пригласить второго ведущего для работы с аудиторией в онлайне. Понадобится четкая координация, чтобы выводить его в эфир между выступлениями спикеров на площадке.

На впечатление от мероприятия в онлайне влияет расположение камер. Грамотное переключение планов со спикера — на зрительный зал, с гостей — на презентацию создает эффект присутствия.

В тайминге мероприятия запланируйте перерывы. Вместе с кофе-брейками для очных гостей подготовьте интерактивы для удаленных участников. Чтобы не потерять аудиторию в онлайне, в перерыв можно провести розыгрыш. А когда трансляция возобновится, разослать участникам смс или push-уведомления.

Рассылка и сбор отзывов: коммуникация по итогам

Подготовьте рассылку материалов. Чем быстрее участники получат обещанные презентации и видеозаписи выступлений, тем больше отзывов вы сможете собрать. В письме можно дополнительно попросить оставить фидбек в соцсетях.

Работайте с обратной связью. Ищите отзывы по названию события или вашему фирменному хештегу. Реагируйте на положительные оценки и отвечайте на негативные комментарии, стараясь решить проблему участника: так вы найдете точки роста и повысите уровень доверия к вам как к организатору.

Плюсы и минусы гибридных мероприятий

Начнем с преимуществ гибрида. Такой формат мероприятия позволяет организатору: 

• Пригласить статусных гостей. Маловероятно, что человек на высокой должности найдет время, чтобы подключиться к очередному вебинару. Если хотите видеть на своем событии важного для компании клиента, пригласите его на офлайн-событие.

• Увеличить охват. Масштаб очного мероприятия зависит от мест на площадке. Если число потенциальных участников превышает лимит, можно перевести часть слушателей в онлайн и благодаря этому сохранить аудиторию.

Среди главных минусов гибрида отмечаем следующие:

• Ресурсозатратность. Подготовка гибридного мероприятие обычно в два раза сложнее и затратнее, чем «чистый» онлайн или офлайн. Нужно организовать два канала приглашений, подготовить обе площадки, привлечь больше специалистов для проведения мероприятия.

• Риски тоже умножаются на два. Если электричество на площадке отключится, без мероприятия останутся не только гости офлайн-части, но и слушатели в онлайне. И так по каждому пункту. Чтобы предусмотреть все риски, придется задействовать больше ресурсов — об этом мы уже упомянули.

Запустить онлайн-трансляцию в сервисе Контур.Стрим

Попробовать бесплатно

Вопросы и ответы