Работодателей привлекут к эксперименту c электронным документооборотом в 2020 году

Соответствующий законопроект внесен в Госдуму. Он предполагает, что с 1 апреля по 31 декабря 2020 года отдельные работодатели смогут вести документы, связанные с трудовыми отношениями, в электронном формате.

Законопроект направлен на создание и отработку механизмов ведения и применения электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками. Эксперимент позволит опробовать и сформулировать необходимые предложения о внесении изменений в законодательство.

В рамках эксперимента, для осуществления электронного документооборота, планируется использовать платформу «Работа в России». Дублировать документы на бумажном носителе при этом не потребуется.

Какова роль работников в эксперименте?

Работник может принять участие в эксперименте, но для этого ему придется обратиться к работодателю с заявлением о получении электронных документов, закрепляющих его трудовые отношения с работодателем.

Он же вправе и отказаться от участия в эксперименте, уведомив об этом работодателя в письменной форме.

Как эксперимент коснется работодателей?

Участвовать в эксперименте работодатели, так же как и работники, смогут по желанию. Причем работодателям предоставят право самостоятельно определять перечень документов, которые будут вестись в электронном формате.

Кроме того, законопроект предусматривает возможность работодателей определять структурные подразделения организации для участия в эксперименте. Они также смогут принимать локальные нормативные акты, касающиеся проведения эксперимента, в том числе об использовании электронной подписи работодателем и работником.

Приняв от работника заявление о намерении получить электронные документы, связанные с трудовыми отношениями, работодатель должен не позднее чем в течение 3-х рабочих дней направить их работнику в одном из форматов:

• в виде электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью;
• в виде копий заверенных электронных документов на бумажном носителе.

Уведомление и ознакомление работника с трудовыми электронными документами по инициативе работодателя может осуществляться только в рабочее время.

Работодатель несет расходы по ведению электронных документов, в том числе по оформлению и использованию электронной подписи работника. Если у работника отсутствует такая подпись, это не может являться поводом для отказа в заключении трудового договора.

Вести электронные документы можно либо в информационной системе работодателя, либо в системе «Работа в России». В законопроекте отмечается, что «использование указанных систем должно обеспечить фиксацию фактов получения работником или работодателем документов в электронном виде».

Кроме того, о факте использования информационной системы работодатель должен упомянуть в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) работника, который изъявил желание участвовать в эксперименте.

Работнику должен быть предоставлен доступ к электронным документам в информационной системе, а также возможность формировать документы на бумажном носителе на основе информации из электронных аналогов.