Пять проблем бизнес-планирования и управленческого учета, которые мешают развитию компании

Бизнес-планирование и управленческий учет — ключевые компоненты успешного ведения бизнеса. Если небольшие компании еще могут этим пренебречь, то уже для среднего бизнеса они жизненно необходимы и становятся все более актуальны по мере его развития. Опираясь на расчетные данные, руководители могут принимать обоснованные решения, прогнозировать результаты и контролировать финансовые показатели.

Несмотря на важность таких процессов, как бизнес-планирование и управленческий учет, многие компании сталкиваются с проблемами, которые могут негативно сказаться на их развитии. Рассмотрим основные из них.

Сложность сбора фактических данных

Допустим, небольшой торговой сети необходимо планировать выручку и затраты по каждому магазину, чтобы понимать, какую точку следует закрыть. Если фактические показатели финансовый отдел видит только по городу, без разбивки по магазинам, компания работает вслепую. В таких случаях, какую бы программу не использовали для сбора информации, аналитикам приходится вручную выводить данные до конкретной проводки и проставлять нужные признаки к каждому платежу, чтобы он соответствовал определенному плановому значению. На это тратится очень много времени и могут возникать ошибки из-за невнимательности сотрудников.

Упростить задачу поможет составление справочников, которые будут применяться к новым проводкам и дополнительно наделять их нужными признаками. В Excel, например, это можно сделать самостоятельно, но если справочники предполагают несколько условий, то потребуется написание громоздких формул. Более сложный вариант — автоматизация с помощью макросов, VBA и Power Query запросов. Это решение, с одной стороны, помогает быстрее производить расчеты, с другой — нуждается в постоянной поддержке всей архитектуры, навыках работы с программой и знаниях основ программирования. Обычно в штате финотдела есть специалист, который специально только этим и занимается.

Еще одно решение — установка системы для корпоративного планирования и аналитики. Она автоматически проводит мэппинг (наделяет отдельные проводки специальными признаками), а если не сможет разобраться, куда отнести данные, то выдаст предупреждение и попросит оператора разнести элементы.

Человеческий фактор

Чаще всего проблемы возникают в момент, когда нужно переделать модель, пересчитать какие-то показатели, изменить формулы. Если нет единой системы, которая бы все это отслеживала, и работа производится вручную, например, в том же Excel появляются ошибки. Кто-то ввел не тот знак, не ту формулу, не убрал задвоение. В итоге нужно постоянно перепроверять данные либо раз в месяц устраивать сверки со всеми центрами финансовой ответственности. 

В автоматизированных системах есть многоуровневый контроль ввода данных. Например, если введена информация в неправильном формате — программа выдаст ошибку, меняется справочник без режима правки — ничего не сохранится и т.д. Пользователи разделены по правам на просмотр, редактирование, моделирование и управление. И все изменения, которые были сделаны, записываются. 

Кроме того, системы финансового учета позволяют создавать специальные дашборды, где центры финответственности могут отслеживать результаты план-фактного анализа и при необходимости смотреть все до мельчайшей детализации, оперативно реагируя на выявленные ошибки.

Отсутствие прозрачности системы учета

Возможность полностью отслеживать, как получился тот или иной показатель, необходима. Это помогает исключить ошибки и точно понимать, где в бизнесе есть риски. Прослеживаемость формул и связей помогает сделать процесс планирования прозрачным до мельчайших проводок, тем самым повысить точность анализа и планирования результатов работы. 

Excel, одна из немногих доступных программ, способна дать нужный уровень детализации данных, поэтому многие российские компании продолжают ее использовать, несмотря на наличие альтернатив. При этом более мощное ПО не всегда предоставляет такую возможность, и компании зачастую вынуждены переносить работу в Excel, снова сталкиваться с проблемами низкой производительности и человеческими ошибками. Поэтому при выборе автоматизированной системы необходимо учитывать количество требуемых аналитик с запасом. Бизнес развивается, новые процессы могут потребовать более детального анализа эффективности. 

Пересчет сверстанного бюджета из-за изменения вводных данных

После того как план или бюджет готов, может оказаться, что главные вводные параметры сильно изменились. В таких случаях для актуализации плана нужно иметь гибкий инструмент, который позволит заменить вводные и увидеть, как изменились расчеты. Кроме этого у компаний часто существует необходимость построения сценарного моделирования для понимания того, как изменение ключевых показателей скажется на бизнесе.

Составление подобных отчетов может быть очень трудозатратно. Специализированные системы позволяют построить их за несколько кликов и сократить время технических операций до нескольких минут. Они имеют удобный инструмент для анализа «что, если», в рамках которого пользователи могут сравнить старую и новую версию бюджета по всем статьям. 

Множество метрик и невозможность частого анализа данных

Если компания не ведет учет в единой базе данных, а собирает отчеты вручную, то сил финансового отдела не хватит на закрытие текущих вопросов и регулярный мониторинг. Поэтому частотой анализа зачастую жертвуют и делают его либо реже, чем хотелось бы, либо в более агрегированном виде. Например, для компаний из инфраструктурного строительства каждый проект — всегда разный. В нем требуются разное оборудование и разные металлоизделия. Каждый раз сводить это в единый справочник невозможно. Поэтому, например, при использовании только Excel вместо помесячной аналитики финансовый отдел может ограничиться ежеквартальным отчетом. Такой подход не позволяет вовремя понять, где находится проблема, и своевременно решить ее либо как-то сократить риски.

При планировании с использованием специализированной информационной системы в ней сохраняется вся информация из проекта в проект. Можно подтянуть данные и сопоставить план и факт, провести анализ «что, если». За счет этого неделя сбора отчетности вместе трансформируется в несколько часов, что позволяет делать это чаще.

Специализированные программные решения для автоматизации финансов

Для ведения финансового учета и планирования удобно использовать единую платформу. Такие решения предоставляют разные возможности: от контроля над доходами до анализа эффективности. Рассмотрим некоторые из них.

Планум. Платформа для финансового планирования, построенная на основе таблиц Excel. Предоставляет мощные инструменты анализа данных и структурированное облачное хранилище информации. Помогает автоматизировать процессы финансового планирования и бюджетирования с помощью передовых технологий и алгоритмов машинного обучения. Обеспечивает безопасное централизованное управление данными и полную интеграцию с другими системами, такими как 1C, IBM и SAP. Система планирования обладает функциями детализации, возможностью ввода фактических и плановых данных, а также инструментами анализа план-факт и «что, если», также поддерживает сценарное моделирование. 

Форсайт. Аналитическая платформа для работы с корпоративными данными. Она включает инструменты для сбора, обработки и анализа данных, а также позволяет создавать модели и алгоритмы различной сложности для эконометрических и прогнозных расчетов. Платформа поддерживает задачи типа «что, если» и подбор параметров, а также имеет инструмент многовариантного моделирования с использованием математических и статистических алгоритмов.

Платформа «Планета». Предлагает решения для повышения эффективности финансово-экономического управления. Она помогает рассчитывать себестоимость, консолидировать финансовую отчетность по национальным и международным стандартам, анализировать данные и прогнозировать результаты. Пользователи могут формировать интерактивные отчеты и работать с большими объемами данных. Платформа также включает инструменты для ведения справочников и классификаторов, обработки данных и масштабирования системы.

Optimacros. Аналитическая система с широким набором инструментов для оптимизации и анализа данных. Она легко интегрируется с существующими бизнес-решениями и обеспечивает гибкость в настройках интерфейсов и структур хранения данных. Система позволяет настраивать расчеты на уровне скриптов и создавать кастомные макросы.

Бит.Финанс. Решение для оптимизации финансового бизнес-процесса. Оно помогает согласовывать заявки, управлять оплатами, составлять бюджет и анализировать план-факт. ПО Бит.Финанс включает формирование отчетов, управление денежными средствами, планирование бюджета и консолидацию данных.