Часть 1. Основы электронных перевозочных документов

Время на изучение: 30 минут

Цель: понять, с какими документами вам предстоит работать и что настраивать. После изучения вы будете знать, что такое электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) и электронная транспортная накладная (ЭТрН), из каких частей они состоят, кто их подписывает и в каком порядке.

Содержание:

1.1. Что такое электронные перевозочные документы
1.2. Сквозной пример
1.3. Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ)
1.4. Электронная транспортная накладная (ЭТрН)
1.5. Связь ЭЗЗ с ЭТрН
1.6. Участники перевозки — роли в ЭТрН
1.7. Сценарии перевозок — почему в них важно разобраться до установки модуля
1.8. Модуль сервиса Логистика для 1С
1.9. Что вам предстоит сделать
1.10. Полезные ссылки

1.1. Что такое электронные перевозочные документы

Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это документы, которые оформляются при перевозках различными видами транспорта. Они подтверждают факт перевозки, фиксируют передачу груза между сторонами, служат основанием для учета транспортных расходов и выполняют ряд других функций.

Существует множество видов ЭПД: электронная транспортная накладная (ЭТрН), электронный заказ-заявка (ЭЗЗ), электронный путевой лист (ЭПЛ), электронные экспедиторские документы (ЭЭД) и другие. В этой инструкции мы рассматриваем в основном и ЭЗЗ — они нужны в большинстве сценариев.

Электронный путевой лист (ЭПЛ) в этой инструкции вынесен в отдельную Часть 9. Он оформляется не на перевозку груза, а на работу транспортного средства и водителя в рейсе (смене), имеет другой состав участников (владелец ТС, медработник, механик, лицо на снятие одометра) и собственную цепочку подписания из титулов Т1–Т6. Обязательность ЭПЛ тоже развивается по отдельному треку и в № 140-ФЗ не входит — подробнее в разделе 9.2.

Переход на обязательность

С 1 сентября 2022 года разрешены как альтернатива бумажным, их используют по желанию.

С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы становятся обязательными в большинстве случаев . Основание — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. В цифровой формат с 1 сентября переводят автомобильные и железнодорожные транспортные накладные, заказы-заявки на перевозку, поручения экспедитору, экспедиторские и складские расписки, грузовые авианакладные.

Если сомневаетесь, относится ли ваша перевозка к коммерческой, ориентируйтесь на то, есть ли договор перевозки. Нормативная база и детали — здесь.

Как работает документооборот

Обмен электронными перевозочными документами (ЭПД) построен на трех уровнях:

Вы и ваши партнеры (участники перевозки) формируете и подписываете документы в своем сервисе для работы с ЭПД — это может быть модуль Логистика для 1С, его веб-версия или ваша учетная система, если вы используете интеграционное решение.
Аккредитованный Минтрансом оператор информационной системы ЭПД (Контур — один из них) обеспечивает через свой сервис обмен документами между участниками и передает их в .
ГИС ЭПД — государственная информационная система, куда поступают все ЭПД и где их могут проверить контролирующие органы (ФНС, Ространснадзор, МВД). Именно ГИС ЭПД формирует и передает водителю через сервис оператора QR-код, который нужно предъявлять при проверке в пути вместо бумажного документа.

Участники перевозки могут работать с сервисами разных операторов — в этом случае обмен документами будет осуществляться через роуминг.

состоят из нескольких файлов обмена (титулов). Каждый участник перевозки подписывает свой титул квалифицированной электронной подписью (КЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), выпущенной в приложении «Госключ». Сотрудникам, которые будут подписывать ЭПД от имени организации, понадобится КЭП физического лица + машиночитаемая доверенность (МЧД). Руководителям юрлиц и ИП — только КЭП руководителя или ИП, без МЧД.

Скачать памятку по электронным подписям для ЭПД

Основные виды электронных перевозочных документов (ЭПД)

Документ	Аббревиатура	Когда используется
Электронная транспортная накладная	ЭТрН	Основной документ, подтверждающий факт груза наемным транспортом. Сопровождает перевозку.
Электронный заказ-заявка	ЭЗЗ	Оформляется до перевозки. Фиксирует договоренности между грузоотправителем и перевозчиком.
Электронный путевой лист	ЭПЛ	Оформляется перед выходом водителя и транспортного средства в рейс или на смену. Служит для учета и контроля работы и водителя.
Электронное поручение экспедитору	ЭПЭ	Оформляется при наличии договора транспортной экспедиции. ЭПЭ фиксирует задание экспедитору на организацию перевозки груза.
Электронная экспедиторская расписка	ЭЭР	Оформляет экспедитор, когда принимает груз во владение. Подтверждает факт передачи груза и переход ответственности за него от грузоотправителя к экспедитору.
Электронная складская расписка	ЭСР	Оформляет экспедитор, когда принимает груз на складское хранение — ЭСР подтверждает этот факт.

Когда нужна ЭТрН

оформляют в сценариях, когда одна сторона нанимает транспортную компанию или водителя-ИП, чтобы довезти груз. То есть стороны заключили договор перевозки или иной возмездный договор, который предполагает оказание услуги перевозки.

Ситуация	Нужна ли ЭТрН
Продавец нанимает транспортную компанию или ИП для доставки товара покупателю	Да, договор перевозки между продавцом и перевозчиком
Продавец везет товар покупателю своим транспортом	Нет, договор перевозки отсутствует
Покупатель нанимает перевозчика, чтобы забрать груз у поставщика (самовывоз наемным транспортом)	Да — договор перевозки между покупателем и перевозчиком
Покупатель сам забирает товар от поставщика (самовывоз своим транспортом)	Нет, договор перевозки отсутствует
Перемещение внутри одной организации своим транспортом	Нет, договор перевозки отсутствует
Перемещение внутри одной организации наемным транспортом	Да, договор перевозки между организацией и перевозчиком
Международная перевозка (экспорт или импорт)	ЭТрН нужна, если груз перевозят по России до склада временного хранения. Для перевозки по территории других государств оформляется CMR
Перевозки опасных грузов	Чаще всего да. Перевозку опасных грузов должен сопровождать транспортный документ — ТрН или иной, — содержащий необходимую информацию по опасному веществу, материалу или изделию, согласно требованиям главы 5.4 ДОПОГ

1.2. Сквозной пример

Чтобы вы поняли, как эти понятия и термины работают на практике, разберем конкретную ситуацию. Мы будем возвращаться к этому примеру во всех разделах этой инструкции.

Организация «Солнечные продукты» (Екатеринбург) продает партию молока компании «Магазин Ромашка» (Москва).

Отгружают со своего склада, а для доставки нанимают транспортную компанию «Быстрая доставка».

Водитель Иванов И. И. на грузовике Volvo FH гос. номер А123БВ199 забирает груз со склада в Екатеринбурге и везет в Москву.

Кто есть кто в этой ситуации

Участник перевозки в примере	Роль	Что делает
«Солнечные продукты»	Грузоотправитель (ГО)	Заключает договор перевозки с , отгружает со своего склада
«Солнечные продукты»	Лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП)	Физически грузит товар в машину
«Быстрая доставка»	Перевозчик (ПРВ)	Везет груз из Екатеринбурга в Москву
«Магазин Ромашка»	Грузополучатель (ГП)	Получает груз на своем складе в Москве
Иванов И. И.	Водитель	Подтверждает погрузку на складе в Екатеринбурге и разгрузку в Москве

Рассмотрим подробнее основные типы электронных перевозочных документов на нашем примере.

1.3. Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ)

Грузоотправитель и перевозчик оформляют ЭЗЗ до перевозки. Документ фиксирует договоренности между сторонами: что нужно везти, откуда, куда, каким транспортом, в какие сроки. Как и другие ЭПД, электронный заказ-заявка состоит из файлов обмена — титулов. У ЭЗЗ их два.

Титулы ЭЗЗ

Титул	Кто подписывает	В нашем примере
	Грузоотправитель	«Солнечные продукты» создает ЭЗЗ на перевозку, указывает, какой груз, откуда, куда и когда везти, подписывает свой титул.
	Перевозчик	«Быстрая доставка» вносит данные водителя и ТС, подписывает свой титул, подтверждая согласие на перевозку.

После получения подтверждения перевозчика у грузоотправителя будут данные о транспортном средстве и водителе, которые понадобятся для оформления .

1.4. Электронная транспортная накладная (ЭТрН)

ЭТрН подтверждает факт коммерческой перевозки груза наемным транспортом. Состоит из восьми титулов: четыре обязательных и столько же опциональных.

Обязательные титулы ЭТрН

Титул	Кто подписывает	В нашем примере
		Организация «Солнечные продукты» при отгрузке со склада подписывает с помощью или
	Водитель и представитель перевозчика	Иванов И.И. от «Быстрой доставки» подтверждает погрузку простой электронной подписью (ПЭП) в мобильном приложении сервиса Логистика. Представитель «Быстрой доставки» подписывает титул с помощью КЭП или УНЭП Госключа через веб-версию сервиса или модуль Логистики для 1С
	Грузополучатель	«Магазин Ромашка» при приемке груза подписывает с помощью КЭП или
	Водитель и представитель перевозчика	Иванов И.И. от «Быстрой доставки» подтверждает выгрузку простой электронной подписью (ПЭП) в мобильном приложении. Представитель «Быстрой доставки» подписывает титул с помощью КЭП или УНЭП Госключа через веб-версию или модуль Логистики для 1С

Обязательные титулы ЭТрН подписываются строго последовательно: Т1 → Т2 → Т3 → Т4. Пока предыдущий не подписан, следующий оформить нельзя. Перевозка и документооборот считаются завершенными после подписи Т4.

Каждый подписанный титул передается в ГИС ЭПД — система проверяет его на корректность заполнения.

QR-код для проверок в рейсе

После подписания ЭТрН Т2 перевозчиком анализирует его на наличие ошибок и при их отсутствии возвращает подтверждение в виде QR-кода. Его оператор транслирует водителю в мобильное приложение.

QR-код — это электронный аналог бумажной транспортной накладной. Без него водитель не может выехать в рейс. При проверке на дороге он показывает QR-код инспектору ГАИ или сотрудникам Ространснадзора на экране телефона. Инспектор сканирует код и получает все данные о перевозке.

Для показа и сканирования QR-кода интернет не нужен — загруженный в мобильное приложение код работает офлайн.

Если в рейсе были изменения (смена водителя, ТС, переадресация), QR-код автоматически обновляется.

Опциональные титулы ЭТрН

Титул	Кто подписывает	Для чего нужен
ЭТрН Т5	Перевозчик	Фиксация стоимости перевозки. Подпись с помощью или
ЭТрН Т6	Грузоотправитель	Подтверждение стоимости (ответ на Т5). Подпись с помощью КЭП или УНЭП Госключа
ЭТрН Т7	Перевозчик	Переадресация — изменение пункта доставки. Подпись с помощью КЭП или УНЭП Госключа
ЭТрН Т8	Перевозчик	Эстафета — замена водителя или . Подпись с помощью КЭП или УНЭП Госключа

Для старта работы достаточно настроить обязательные титулы ЭТрН (Т1–Т4). Опциональные титулы подключаются по мере необходимости.

1.5. Связь ЭЗЗ с ЭТрН

Особенность электронного заказа-заявки заключается в том, что перевозчик при подтверждении присылает данные о транспортном средстве и водителе, стоимость и порядок расчетов, которые автоматически подставляются в . Это решает проблему отсутствия данных в 1С клиента.

В нашем примере: «Солнечные продукты» не знают, какая машина придет на погрузку. Они оформляют «нужно довезти молоко в Москву 20 апреля». «Быстрая доставка» подписывает , указывая: «поедет Volvo FH А123БВ199, водитель Иванов И.И.». Эти данные автоматически появляются в без ручного ввода.

Итого, полный документооборот в нашем примере выглядит следующим образом

Шаг	Титул	Кто подписывает	Что фиксирует
1	ЭЗЗ Т1	«Солнечные продукты» Грузоотправитель (ГО)	Заказ-заявка на перевозку: какой груз, откуда, куда, когда перевезти.
2	ЭЗЗ Т2	«Быстрая доставка» Перевозчик (ПРВ)	Согласие перевозчика на оказание услуги. Данные (Volvo FH А123БВ199) и водителя (Иванов И.И.)
3	ЭТрН Т1	«Солнечные продукты» Грузоотправитель (ГО) + Лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП)	Факт отгрузки товара со склада, маршрут, груз
4		Иванов И.И., а также представитель «Быстрой доставки» с КЭП Перевозчик (ПРВ)	Факт приемки груза к перевозке
5		«Магазин Ромашка» ()	Факт приемки груза получателем или отказа от нее
6		Иванов И.И., а также представитель «Быстрой доставки» с КЭП Перевозчик (ПРВ)	Факт передачи груза получателю и завершения перевозки

В модуле 1С сервиса Логистика от Контур.Диадока: разработчик компании «Солнечные продукты» настраивает, чтобы при нажатии кнопки «Оформить» на документе «Реализация товаров» в 1С автоматически формировались ЭЗЗ Т1 и ЭТрН Т1.

Данные о ТС и водителе подтянутся из , который подпишет перевозчик.

Остальные титулы (ЭТрН Т3 от ГП, ЭТрН Т2 и ЭТрН Т4 от ПРВ) будут подписаны другими участниками со своих сторон.

1.6. Участники перевозки — роли в ЭТрН

В разделе 1.2 вы видели роли на примере. Теперь разберем их по существу с учетом нормативных требований — это понадобится при настройке модуля. В каждой перевозке участвуют несколько сторон:

Роль	Кто это	Что делает в ЭТрН
Грузоотправитель (ГО)	Лицо, владеющее грузом (в том числе экспедитор, принимающий груз во владение) и заключающее договор перевозки с перевозчиком	Инициирует документооборот: формирует и подписывает Т1 как грузоотправитель
Лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП)	Тот, кто отвечает за погрузку в транспортное средство. Может совпадать с , а может быть другой организацией (например, складом ответственного хранения, 3PL-складом).	Подписывает ЭТрН Т1 как ЛОП (если ЛОП отличается от ГО, потребуется заполнить дополнительные поля в )
Перевозчик (ПРВ)	Транспортная компания или ИП, которые перевозят груз	Подписывает ЭТрН Т2, подтверждая погрузку, и ЭТрН Т4, фиксируя передачу груза получателю.
Грузополучатель (ГП)	Лицо, принимающее доставленный груз	Подписывает ЭТрН Т3, подтверждая полную или частичную приемку, либо отказ в приемке.
Экспедитор (ЭКСП)	Организует перевозку по договору транспортной экспедиции или смешанному. Может принимать или не принимать груз во владение	Если принял груз во владение, становится в ЭТрН с пометкой «является экспедитором» и действует как ГО. Если не принимает во владение, в ЭТрН не фигурирует, может быть только наблюдателем.
Клиент (заказчик транспортно-экспедиционных услуг)	Нанимает экспедитора для организации перевозки и передает ему груз во владение	Обозначен в ЭТрН как заказчик перевозки с функциями наблюдателя. В зависимости от договоренности может сформировать черновик ЭТрН и передать его экспедитору на подпись, либо ЭТрН создает сам экспедитор.

Важные правила

Обратите особое внимание на следующие пункты: это ключевая информация для понимания сути настроек модуля Логистики для 1С.

Грузоотправитель (ГО) — не всегда владелец груза. Грузоотправитель — тот, кто заказал машину. Это может быть производитель, поставщик, продавец, покупатель (при самовывозе) или экспедитор.

Лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП), может не совпадать с грузоотправителем (ГО). Если товар грузят на складе ответственного хранения — отличается от ГО. В модуле это настраивается дополнительно.

Грузоотправителем (ГО) и грузополучателем (ГП) может быть одна компания или ИП. Например, при перемещении груза наемным транспортом между своими складами или филиалами.

Экспедитор и перевозчик — разные роли. Экспедитор организует перевозку, а перевозчик ее непосредственно осуществляет. Однако при смешанном договоре возможен сценарий, когда экспедитор осуществляет перевозку своим транспортом, исполняя функции перевозчика.

Экспедитор в ЭТрН фигурирует как ГО или как наблюдатель. Как ГО — если принял груз во владение. Как наблюдатель, который может быть дополнительным получателем титулов, — если не принимает груз во владение.

Взаимодействие заказчика и экспедитора оформляется отдельными документами — электронным поручением экспедитору (ЭПЭ) и электронной экспедиторской распиской (ЭЭР). Они поддержаны в модуле с июня 2026 года. Наличие экспедиторской расписки — обязательное условие для указания экспедитора в ЭТрН. Подробнее — в Части 8.

Роли и особенности заполнения ЭТрН в зависимости от них достаточно легко определить, изучив сценарии перевозок в вашей компании.

1.7. Сценарии перевозок — почему в них важно разобраться до установки модуля

От ваших сценариев перевозок зависит набор ролей, которые указываются при стартовой настройке модуля, а также набор документов 1С, которые используются как основания для создания перевозочных документов.

Определите свои сценарии до установки модуля Логистики для 1С, чтобы работать с ЭПД было проще.

Примеры возможных сценариев

В таблице ниже мы описали только самые распространенные варианты сценариев. Обратите внимание, как в зависимости от этого могут меняться роли. Без изменения останется только роль перевозчика — это всегда компания или ИП, с которыми заключен договор перевозки. Поэтому в таблице она не упомянута.

Подробный разбор, включая сценарии с участием экспедиторов или с несколькими плечами доставки, будет в Части 5.

Сценарий	Описание	Роли
Прямая отгрузка покупателю	Наш сквозной пример в разделе 1.2. Самый частый сценарий	— вы — вы — покупатель
Внутренние перевозки в компании	Перемещение между своими складами или филиалами силами наемного перевозчика	ГО — вы ЛОП — вы ГП — вы
Отгрузка со склада ответственного хранения	Вы — продавец или поставщик, отгрузка осуществляется с чужого склада	ГО — вы ЛОП — ГП — покупатель
Самовывоз с вашего склада	Покупатель нанимает перевозчика, чтобы забрать груз с вашего склада. В момент погрузки покупатель уже является владельцем груза.	ГО — покупатель ЛОП — вы ГП — покупатель

В следующих частях инструкции вы ознакомитесь с подробным списком сценариев и алгоритмами их настройки. В некоторых сценариях могут фигурировать черновики — это документы, которые одна сторона заполняет и присылает другой стороне на подпись.

1.8. Модуль сервиса Логистика для 1С

Модуль позволяет работать с электронными перевозочными документами в привычном интерфейсе 1С. Вы оформляете реализацию или перемещение как обычно, а модуль автоматически формирует из них и ЭТрН.

Как установить. Есть два варианта установки: как расширение (для современных типовых конфигураций — ERP, УТ 11, БП 3.0, КА 2.5) или как подсистема (для нетиповых и устаревших). Расширение не изменяет вашу конфигурацию. Подробнее об этом — в Части 3.

Как настраивается. Модуль использует настройки конвертации документов (НКД) — это правила, по которым данные из документа 1С подтягиваются в соответствующие поля ЭПД. Для типовых конфигураций базовые уже есть, и модуль заработает сразу после установки. Для нетиповых документов или сложных сценариев НКД нужно создать или доработать. Подробнее об этом — в Части 4.

Как доставляются документы. После подписания документов , или связкой «КЭП физлица и МЧД» модуль направляет документы в и вашим контрагентам. Если у контрагента другой оператор ЭПД — нужно настроить роуминг для бесшовного обмена документами.

Для работы с ЭПД отправителям грузов, перевозчикам и экспедиторам понадобится пакет документов

Смотреть тарифы

Для сотрудников, которые не работают в 1С (руководители, аналитики, диспетчеры на наблюдении), — есть веб-версия сервиса Логистика от Контур.Диадока. Она позволяет просматривать и подписывать документы в браузере без доступа в 1С, при этом данные в веб-версии и в модуле синхронизированы. Это удобно, если пользователь только контролирует ход перевозок.

Не переходите к установке и настройке модуля без прохождения Части 2. Важно определить свою роль и используемые документы 1С до установки модуля.

1.9. Что вам предстоит сделать

Путь от старта настройки до полноценной работы модуля.

Шаг	Действие	Результат
1	Определить свои сценарии перевозок (Часть 2)	Готовый список ваших сценариев и рабочий лист
2	Установить модуль и пройти стартовый помощник (Часть 3)	Модуль работает, выбраны типы ЭПД и роли
3	Понять механику конвертации (Часть 4)	Знание концепций , , типов настроек
4	Настроить модуль под каждый сценарий (Часть 5)	Документы 1С корректно конвертируются в ЭПД
5	Настроить автоматизацию (Часть 6)	Настроены роботы автоподписания, списки задач
6	Прогнать тестовую цепочку и перенести в рабочую базу (Часть 7)	Модуль готов к полноценной работе