Как создать идеальную переговорку в офисе

С окнами или без, с пуфами или стульями, на входе или в конце коридора: как сделать такую переговорную, чтобы устраивала всех? Узнали у Алексея Махно, главного архитектора Контура.

Алексей Махно Архитектор

Какие задачи решает переговорная комната

В первую очередь переговорки нужны, чтобы решать рабочие задачи вместе с коллегами: во время совещаний, командных летучек, коротких синхронов. Еще переговорки подходят для встреч с партнерами и подрядчиками.

Переговорная комната — это пространство для общения. Но всем участникам встречи необязательно находиться в помещении лично. Тренд на удаленную работу по-прежнему не снижается, поэтому всё больше конференций проходит в гибридном формате. Чтобы очные и удаленные участники могли общаться по видеосвязи, переговорные оборудуют SIP-терминалами или подключают Толк-Киоски.

Иногда сотрудники путают переговорки с другими типами помещений, занимая их на целый день. Например, чтобы пройти обучение или просто поработать в тишине. Если это случается, стоит договориться с коллегами о правилах бронирования или оборудовать другие типы помещений в офисе.

Акустические кабины подходят для срочных созвонов один на один. Учебные классы — для тренингов, стратегических сессий, мастер-классов. Коворкинги будет полезны, если часть сотрудников бывает в офисе один-два раза в неделю и им не нужно постоянное рабочее место.

Где лучше расположить переговорные

Где расположить переговорку, зависит от планировочного решения. Если это новое здание, можно предусмотреть переговорные на этапе проектирования. Но бывает, что есть задача — разместить дополнительное помещение в уже существующем пространстве, пересмотреть текущее планировочное решение и выделить переговорную зону.

Если бы речь шла о постоянных рабочих местах, дизайнеры бы четко соблюдали правило — 4,5 квадратных метра на человека. Для переговорных комнат такие нормативы не установлены. Поэтому появляются микропереговорные в 2 квадратных метра: человек зашел, сел и говорит с коллегой по видеосвязи.

Обычно переговорные оборудуют внутри «тела здания», где нет окон. Такое решение позволяет не терять рабочие пространства с естественным освещением. Помещения с окнами отводят для кабинетов, в которых специалисты работают постоянно. В переговорке, в свою очередь, сотрудники находятся пару часов, поэтому по нормативу окна в них не требуются.

Конечно, человеку комфортнее в пространстве с естественным освещением. Если площади позволяют, вы можете расположить так и переговорные комнаты.

Помните, что помещения с окнами сильнее нагреваются. Скорее всего, в переговорке нужно будет поставить кондиционер. Из-за солнца на экранах появляются блики, а в кадре — засветы. Эта проблема решается с помощью установки рулонных штор или портьер.

Стоит учесть, как будут располагаться переговорные комнаты относительно рабочих кабинетов. Помните об уровне шума — специалисты могут мешать друг другу. Не размещайте VIP-переговорные для топ-менеджмента рядом с большими опенспейсами или принимайте обеспечительные меры в виде шумоизоляции.

Сколько переговорных нужно

Всё зависит от того, есть ли в вашем офисе свободное пространство, сколько сотрудников в компании и какие у них задачи. Некоторые коллективы не используют переговорки, а решают вопросы в пределах кабинета. Если обсуждения не будут мешать другим участникам коллектива, можно оборудовать зону для общих встреч в кабинете.

Если планируете создать несколько переговорок, проанализируйте частые типы встреч. Тогда станет ясно, сколько переговорных комнат нужно и как организовать пространство в каждой.

Список требований к переговорной комнате

Ограждающие конструкции — необходимый минимум для создания переговорной комнаты. Выделите это пространство. Решения о дизайне и наполнении принимайте исходя из назначения конкретной переговорки.

Вентиляция и кондиционирование

Переговорка — это ограниченное пространство, в котором люди могут провести не один час, активно разговаривая. Вентиляция — обязательный пункт. Без нее находиться в помещении будет невозможно.

А вот без кондиционера иногда можно обойтись. Например, в маленьких переговорках для коротких встреч. Если же в переговорной будут проходить многочасовые совещания, стоит предусмотреть систему кондиционирования. Кондиционер точно понадобится и в том случае, если помещение сильно нагревается летом.

Звукоизоляция и акустика

Часто переговорные комнаты отделяются перегородками из сплошного стекла. Это относительно недорогое решение, однако, стекло пропускает звук. Стеклянные перегородки подойдут для переговорных комнат в коридорах, которые не соседствуют с рабочими кабинетами.

Альтернатива — акустические стеклянные перегородки: в них не просто стекло, а камерный стеклопакет. Камера создается за счет использования двух стекол, между которыми остается воздух. Решение гораздо лучше справляется со звукоизоляцией, но и обходится заметно дороже.

Еще одна задача — снизить уровень гулкости в помещении. Улучшить акустику и избежать эха помогают сложные по форме или тканные материалы, например, портьеры и потолочные панели. Ковролин на полу — не дань моды, этот материал хорошо поглощает звук.

Кроме того, что шторы помогают сделать пространство более закрытым. Если стены переговорной стеклянные, можно закрыть переговорку от коридора, закрыв шторы.

Эргономика: дизайн и мебель

Какую мебель выбрать, зависит от процессов в компании, под которую проектируется переговорная. Разговор тет-а-тет на 15 минут и совещание руководителей на час задают свои требования к организации пространства.

В переговорных для коротких созвонов достаточно кресел-мешков, журнального столика и ручек — это пространство для быстрых встреч один на один.

В переговорных для больших совещаний стоит установить удобные стулья или кресла, стандартный письменный стол высотой 750 мм, маркерную доску, монитор, спикерфон. Для доски предусмотрите полку для маркеров и маркеры. Не забывайте о полезных мелочах: канцелярии, бумаге для записей.

Сотрудникам должно быть комфортно провести деловую встречу, поработать за ноутбуком и пообщаться по видеосвязи. Монитор расположите так, чтобы коллегам было удобно смотреть на него, а камера захватывала всех участников. Те, кто в онлайне, должны хорошо видеть коллег в переговорной.

А еще разные переговорные, как по формату, так и по стилю, помогают сотрудникам переключаться между задачами. Чтобы поддерживать работоспособность, нужно время от времени менять пространство. Например, человек сидел полдня на своем обычном месте, потом переместился в кресло-мешок на 15 минут и быстрее восстановился.

Оборудование

Очевидно, что в современной переговорке должен быть стабильный интернет для проведения встреч по видеосвязи. Универсальный список техники составить сложно: диапазон варьируется от розетки до монитора.

Раньше для проведения гибридных встреч в переговорных в основном использовали аппаратные терминалы. Теперь бизнес делает выбор в пользу программного обеспечения.

Например, Толк-Киоск — это особый режим сервиса, благодаря которому Толк работает как видеотерминал. Компании не нужно покупать дорогое железо и постоянно обновлять его.

Чтобы Толк запускался в режиме Киоска, на компьютер, который находится в переговорной, устанавливают приложение. Для проведения встречи нужны только экран или телевизор, веб-камера и спикерфон. Они подключаются к компьютеру.

Для пользователя всё просто. Участник встречи сканирует QR-код на мониторе, и встреча запускается. Телефон или планшет становятся пультом управления.

Еще около двери в переговорную можно разместить информационную панель. Расписание — интерактивное, обновляется в режиме реального времени. По нему сотрудникам будет легко ориентироваться, есть ли свободный слот для встречи.

Культура в переговорках

Чтобы переговорных хватало на всех, а находиться в помещениях было комфортно, стоит договориться с коллегами о правилах работы и бронирования. Вот некоторые принципы, которых мы в Контуре придерживаемся:

• занимать подходящую для встречи переговорную (маленькие — для разговоров один на один, просторные — для командных летучек и совещаний);
• снимать бронь, если встреча не состоится;
• оставлять маркерную доску чистой;
• выключать свет, когда уходишь;
• деловые обеды проводить на кухне;
• оставлять канцтовары и технику в переговорной;
• быть аккуратным и, если что-то сломалось, сообщать коллегам.