Как создать идеальную переговорку в офисе

С окнами или без, с пуфами или стульями, на входе или в конце коридора: как сделать такую переговорную, чтобы устраивала всех? Узнали у Алексея Махно, главного архитектора Контура.

Алексей Махно Архитектор

Какие задачи решает переговорная комната

В первую очередь переговорки нужны, чтобы решать рабочие задачи вместе с коллегами: во время совещаний, командных летучек, коротких синхронов. Еще переговорки подходят для встреч с партнерами и подрядчиками.

Переговорная комната — это пространство для общения. Но всем участникам встречи необязательно находиться в помещении лично. Тренд на удаленную работу по-прежнему не снижается, поэтому всё больше конференций проходит в гибридном формате. Чтобы очные и удаленные участники могли общаться по видеосвязи, переговорные оборудуют SIP-терминалами или подключают Толк-Киоски.

Иногда сотрудники путают переговорки с другими типами помещений, занимая их на целый день. Например, чтобы пройти обучение или просто поработать в тишине. Если это случается, стоит договориться с коллегами о правилах бронирования или оборудовать другие типы помещений в офисе.

Акустические кабины подходят для срочных созвонов один на один. Учебные классы — для тренингов, стратегических сессий, мастер-классов. Коворкинги будет полезны, если часть сотрудников бывает в офисе один-два раза в неделю и им не нужно постоянное рабочее место.

Проведите встречу с коллегами в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Где лучше расположить переговорные

Где расположить переговорку, зависит от планировочного решения. Если это новое здание, можно предусмотреть переговорные на этапе проектирования. Но бывает, что есть задача — разместить дополнительное помещение в уже существующем пространстве, пересмотреть текущее планировочное решение и выделить переговорную зону.

Если бы речь шла о постоянных рабочих местах, дизайнеры бы четко соблюдали правило — 4,5 квадратных метра на человека. Для переговорных комнат такие нормативы не установлены. Поэтому появляются микропереговорные в 2 квадратных метра: человек зашел, сел и говорит с коллегой по видеосвязи.

Обычно переговорные оборудуют внутри «тела здания», где нет окон. Такое решение позволяет не терять рабочие пространства с естественным освещением. Помещения с окнами отводят для кабинетов, в которых специалисты работают постоянно. В переговорке, в свою очередь, сотрудники находятся пару часов, поэтому по нормативу окна в них не требуются.

Конечно, человеку комфортнее в пространстве с естественным освещением. Если площади позволяют, вы можете расположить так и переговорные комнаты.

Помните, что помещения с окнами сильнее нагреваются. Скорее всего, в переговорке нужно будет поставить кондиционер. Из-за солнца на экранах появляются блики, а в кадре — засветы. Эта проблема решается с помощью установки рулонных штор или портьер.

Стоит учесть, как будут располагаться переговорные комнаты относительно рабочих кабинетов. Помните об уровне шума — специалисты могут мешать друг другу. Не размещайте VIP-переговорные для топ-менеджмента рядом с большими опенспейсами или принимайте обеспечительные меры в виде шумоизоляции.

Сколько переговорных нужно

Всё зависит от того, есть ли в вашем офисе свободное пространство, сколько сотрудников в компании и какие у них задачи. Некоторые коллективы не используют переговорки, а решают вопросы в пределах кабинета. Если обсуждения не будут мешать другим участникам коллектива, можно оборудовать зону для общих встреч в кабинете.

Если планируете создать несколько переговорок, проанализируйте частые типы встреч. Тогда станет ясно, сколько переговорных комнат нужно и как организовать пространство в каждой.

Проведите встречу с коллегами в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Список требований к переговорной комнате

Ограждающие конструкции — необходимый минимум для создания переговорной комнаты. Выделите это пространство. Решения о дизайне и наполнении принимайте исходя из назначения конкретной переговорки.

Вентиляция и кондиционирование

Переговорка — это ограниченное пространство, в котором люди могут провести не один час, активно разговаривая. Вентиляция — обязательный пункт. Без нее находиться в помещении будет невозможно.

А вот без кондиционера иногда можно обойтись. Например, в маленьких переговорках для коротких встреч. Если же в переговорной будут проходить многочасовые совещания, стоит предусмотреть систему кондиционирования. Кондиционер точно понадобится и в том случае, если помещение сильно нагревается летом.

Звукоизоляция и акустика

Часто переговорные комнаты отделяются перегородками из сплошного стекла. Это относительно недорогое решение, однако, стекло пропускает звук. Стеклянные перегородки подойдут для переговорных комнат в коридорах, которые не соседствуют с рабочими кабинетами.

Альтернатива — акустические стеклянные перегородки: в них не просто стекло, а камерный стеклопакет. Камера создается за счет использования двух стекол, между которыми остается воздух. Решение гораздо лучше справляется со звукоизоляцией, но и обходится заметно дороже.

Еще одна задача — снизить уровень гулкости в помещении. Улучшить акустику и избежать эха помогают сложные по форме или тканные материалы, например, портьеры и потолочные панели. Ковролин на полу — не дань моды, этот материал хорошо поглощает звук.

Кроме того, что шторы помогают сделать пространство более закрытым. Если стены переговорной стеклянные, можно закрыть переговорку от коридора, закрыв шторы.

Эргономика: дизайн и мебель

Какую мебель выбрать, зависит от процессов в компании, под которую проектируется переговорная. Разговор тет-а-тет на 15 минут и совещание руководителей на час задают свои требования к организации пространства.

В переговорных для коротких созвонов достаточно кресел-мешков, журнального столика и ручек — это пространство для быстрых встреч один на один.

В переговорных для больших совещаний стоит установить удобные стулья или кресла, стандартный письменный стол высотой 750 мм, маркерную доску, монитор, спикерфон. Для доски предусмотрите полку для маркеров и маркеры. Не забывайте о полезных мелочах: канцелярии, бумаге для записей.

Сотрудникам должно быть комфортно провести деловую встречу, поработать за ноутбуком и пообщаться по видеосвязи. Монитор расположите так, чтобы коллегам было удобно смотреть на него, а камера захватывала всех участников. Те, кто в онлайне, должны хорошо видеть коллег в переговорной.

А еще разные переговорные, как по формату, так и по стилю, помогают сотрудникам переключаться между задачами. Чтобы поддерживать работоспособность, нужно время от времени менять пространство. Например, человек сидел полдня на своем обычном месте, потом переместился в кресло-мешок на 15 минут и быстрее восстановился.

Оборудование

Очевидно, что в современной переговорке должен быть стабильный интернет для проведения встреч по видеосвязи. Универсальный список техники составить сложно: диапазон варьируется от розетки до монитора.

Раньше для проведения гибридных встреч в переговорных в основном использовали аппаратные терминалы. Теперь бизнес делает выбор в пользу программного обеспечения.

Например, Толк-Киоск — это особый режим сервиса, благодаря которому Толк работает как видеотерминал. Компании не нужно покупать дорогое железо и постоянно обновлять его.

Чтобы Толк запускался в режиме Киоска, на компьютер, который находится в переговорной, устанавливают приложение. Для проведения встречи нужны только экран или телевизор, веб-камера и спикерфон. Они подключаются к компьютеру.

Для пользователя всё просто. Участник встречи сканирует QR-код на мониторе, и встреча запускается. Телефон или планшет становятся пультом управления.

Еще около двери в переговорную можно разместить информационную панель. Расписание — интерактивное, обновляется в режиме реального времени. По нему сотрудникам будет легко ориентироваться, есть ли свободный слот для встречи.

Культура в переговорках

Чтобы переговорных хватало на всех, а находиться в помещениях было комфортно, стоит договориться с коллегами о правилах работы и бронирования. Вот некоторые принципы, которых мы в Контуре придерживаемся:

• занимать подходящую для встречи переговорную (маленькие — для разговоров один на один, просторные — для командных летучек и совещаний);
• снимать бронь, если встреча не состоится;
• оставлять маркерную доску чистой;
• выключать свет, когда уходишь;
• деловые обеды проводить на кухне;
• оставлять канцтовары и технику в переговорной;
• быть аккуратным и, если что-то сломалось, сообщать коллегам.

Проведите встречу с коллегами в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться