Электронный документооборот
Учет и отчетность
Участие в закупках
Торговля и ритейл
Автоматизация бизнеса
Управление HR‑процессами
Проверка контрагентов
Обучение
Коммуникации
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Продажи и маркетинг
Информационная безопасность
Некоторые вопросы проще решить в переписке, чем на созвоне. Но оптимизировать расписание удается не всегда — приходится подключаться, чтобы не испортить отношения с собеседником. Разберем на примерах, как корректно отказаться от встречи.
Встречи с коллегами, партнерами и клиентами — часть рабочего процесса. Поэтому говорить «нет» организаторам встреч, на которые не получается прийти, может быть неловко. Но иногда это необходимо, чтобы не тратить время на бессмысленные созвоны. Если быть честным, при этом общаться вежливо, можно сохранить нормальные отношения с собеседником.
5 способов вежливо отказаться от встречи
Поблагодарите за приглашение
Этот совет пригодится при общении с клиентами, партнерами или другими собеседниками, которые предлагают сотрудничество. Даже если сейчас предложение неинтересно, вежливо поблагодарите за него. Это поможет оставить хорошее впечатление о себе, и, возможно, к вам вернутся с новым предложением, которое окажется актуальным.
Объясните открыто, в чем причина
Вы не обязаны рассказывать собеседнику, почему не сможете увидеться — нежелания достаточно. Если не хотите описывать причины отсутствия, достаточно написать: «Я не смогу прийти». Это лучше, чем врать, а потом попасть в неловкую ситуацию из-за обмана. Если все-таки хотите озвучить причину, опишите ее в паре предложений без деталей. Подробное описание будет выглядеть как оправдание.
| Оправдание | Объяснение |
|---|---|
|
|
Исключение — рабочие встречи, приходить на которые обязательно. В таких случаях лучше объяснить причину отсутствия: отпуск, отгул, больничный, другая запланированная встреча или срочная задача, которую нельзя отложить.
Предложите альтернативу
Если встреча важна, но вы заняты или времени на созвон не хватает, предложите собеседнику другие варианты:
- Перенести: подберите слоты в расписании и уточните у организатора, когда ему удобно встретиться.
- Изменить формат. Если личная встреча отнимет слишком много времени, попробуйте решить вопрос в переписке.
- Превратить длинную встречу в короткую. Если два часа на созвон — слишком много, предложите сократить время разговора до комфортного вам.
Попробуйте для общения с коллегами Контур.Толк. Проводите встречи или решайте вопросы в переписке: мессенджер и сервис видеосвязи доступны в одном окне. Планировать загрузку помогает календарь Толка. Когда назначаете созвон, прикрепите адженду, чтобы собеседники знали, зачем им подключаться к встрече, и могли подготовиться к разговору.
Во время обсуждения сервис позволяет фиксировать договоренности в заметках. Записывайте задачи и ответственных, после встречи Толк отправить заметку коллегам на почту. А если включить запись, сервис сделает расшифровку созвона, чтобы вы могли вернуться к договоренностям в любой момент.
Будьте готовы помочь
Если отказываетесь от встречи, попробуйте помочь собеседнику — он оценит это. Например, скажите, что готовы ответить на вопросы, или поделитесь контактами человека, который может быть полезен.
| Грубо | Заботливо |
|---|---|
|
|
Предупреждайте, что не придете
Некоторые из-за страха затягивают с письмом-отказом и отклоняют приглашение в последний момент. Предупредите как можно раньше, чтобы организатор мог изменить планы и не готовиться зря. По этим же причинам не стоит давать ложные надежды, отвечая «я подумаю», «обсудим позже», когда уверены, что точно не придете.
Как отказаться от встречи, если она бессмысленная
Иногда график заполняют бессмысленные совещания, а времени на выполнение задач остается минимум. Разобрали четыре распространенных причины, из-за которых встреча может быть бесполезной.
Совещание не входит в зону ответственности. Если повестка встречи не относится к вашим обязанностям, скажите об этом организатору. Попросите объяснить, почему вам нужно участвовать в обсуждении.
Пример письма
Привет! Получил приглашение на встречу об изменениях в маркетинговой стратегии продукта. Но с начала месяца я перешел в другой проект, поэтому считаю, что мне не стоит подключаться. Если думаешь, что я все-таки должен быть, объясни подробнее зачем.
Слот под встречу уже занят. В календаре забронировано совещание, но организатор все равно ставит встречу на это же время. Возможно, просто не заметил.
Пример письма
Привет! Получил приглашение на встречу во вторник в 14:00. Не смогу в это время подключиться, потому что встречаюсь с менеджером проекта — слот забронирован в календаре. Если мне нужно участвовать, давай подумаем, как решить вопрос. Можем перенести?
Внезапная долгая встреча на завтра. День уже распланирован: задачи горят, времени на долгий созвон нет — можете уделить коллегам максимум 15 минут. Еще понадобится время на подготовку. Напомните, что о таких встречах стоит предупреждать минимум за неделю.
Пример письма
Привет! Увидела, что ты поставил двухчасовой мозговой штурм на завтра. Не смогу прийти, так как завтра дедлайн по проекту X и встреча с клиентом. В следующий раз предупреждай о таких собраниях хотя бы за неделю — сложно быстро перестроить весь график из-за длинных встреч.
Нет темы или повестки встречи. Если организатор не написал, зачем собираться, высок риск, что вы потратите время впустую.
Пример письма
Привет! Мне пришло от тебя приглашение на встречу 20 февраля, в нем нет ни темы, ни повестки. Не готов подключаться, потому что не понимаю, зачем мы собираемся. Если тебе важно, чтобы я пришел, добавь, пожалуйста, тему и адженду с вопросами для обсуждения.
Отказываться от встреч — нормально. Главное — не забывать о базовых правилах общения: честности, вежливости, корректности. Тогда отказ не будет казаться таким неприятным. А если, когда отказываете, сможете помочь собеседнику, это только укрепит доверие к вам.
