Как подвести итоги года, чтобы вдохновить команду

В конце года сложно выделить время, чтобы остановиться, выдохнуть и понять, что удалось реализовать. Но подведение итогов помогает подсветить достижения команды и найти точки роста. Рассказываю, почему на это стоит выделить время и делюсь техниками, которые помогут сплотить коллектив.

Анастасия Квятковская Менеджер проектов по организационному консалтингу в Контуре

Зачем подводить итоги года

Каждой команде периодически нужно подводить итоги. Конец года — хороший повод это сделать. Особенно для тех, у кого большую часть работы занимает операционная деятельность. Когда команда сосредоточена на проектах, поводов обсудить результаты больше — это можно делать после завершения проекта или крупного блока работы.

Выделите время на подведение итогов, чтобы:

Подсветить достижения команды. Когда люди работают в команде, общие успехи не всегда очевидны. Каждый может подвести личные итоги года: поучаствовал в десяти проектах, перешел на новую должность, но общих достижений это не отразит. Однако сотрудникам важно понимать, чего они добились вместе — осознание побед поддерживает мотивацию в команде.

Сориентироваться в движении к целям. Подводить итоги нужно, чтобы зафиксировать пройденный путь и понять, где сейчас находится команда. В начале года сотрудники были в точке А, а где команда находится сейчас на пути к точке В? Обсуждение итогов помогает сотрудникам ориентироваться в глобальных процессах компании, снижает уровень неопределенности, позволяет осознать ценность своей работы — за год специалисты существенно продвинулись, а не стояли на месте.

Сплотить людей. Анализ пройденного пути позволяет вовлекать людей в общее дело, закрепить мысль о том, что у команды одни принципы и цели. Это укрепляет отношения в коллективе, помогает каждому осознать себя частью целого.

Посмотреть на процессы изнутри коллектива. Обычно руководитель видит только результат командной работы, а внутренние процессы от него скрыты. Подведение итогов позволяет посмотреть на работу с позиции каждого сотрудника. Это помогает сделать работу внутри команды проще и легче.

Найти точки роста. Анализ результатов года дает возможность подумать о том, какие процессы в команде можно улучшить, чтобы работать было комфортнее и эффективнее.

Перед тем как начать подводить итоги года, определите, для чего это компании, руководителю и команде. Какие результаты вы хотите унести после встречи в дальнейшую работу? Иначе есть риск, что мероприятие ограничится разговорами, а это не устроит ни руководителя, ни коллектив.

Сотрудникам важно знать, в чем заключается цель встречи, какой результат будет по итогам и как команда сможет его использовать. Если после встречи коллеги уходят с мыслями, что ничего не изменится, значит, на каком-то этапе организаторы допустили ошибки.

Проведите встречу с коллегами в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Технология подведения итогов года

Команды подводят итоги уходящего года на ретроспективе. Это особый формат встречи, где сотрудники обсуждают результаты прошедшего периода: что получилось, какие допустили ошибки, а что можно улучшить в будущем. Кроме команды и руководителя на ретроспективу приглашают фасилитатора. Он направляет беседу, создает благоприятную атмосферу для общения, следит, чтобы мнение каждого сотрудника услышали.

Перед ретроспективой настройте команду, чтобы коллеги не воспринимали встречу как разбор полетов с обвинениями в ошибках. Создайте атмосферу уважения и доверия еще до сессии. Объясните сотрудникам, что ретроспектива — это возможность отметить общие достижения, поблагодарить коллег за работу, найти зоны роста.

Сбор данных — еще один важный этап подготовки к ретроспективе, который часто пропускают. На сессии придется анализировать события за год. Вспомнить все на встрече не получится: много времени уйдет на поиск статистики и нужных файлов.

Чтобы не отвлекаться, подготовьте материалы заранее. Подумайте, что важно собрать, чтобы картинка была полной. Не перегружайте команду файлами — иначе есть риск, что коллеги не успеют посмотреть и проанализировать все документы. Однако, если фактуры мало, подводить итоги тоже сложно.

Если команда небольшая, подключите к подготовке всех сотрудников: пусть каждый собирает информацию по направлению или по своей деятельности. Пока специалист готовится к сессии, он анализирует данные и попутно вспоминает события года. Чем больше людей задействовано в подготовке, тем более полную информацию получится представить на ретроспективе.

Сессия-ретроспектива проходит в пять этапов:

1. Начало. Команду приветствуют, определяют порядок встречи и правила работы. Можно провести разминку, чтобы сотрудники перестроились с рабочих задач на сессию.
2. Контекст. Участники делятся информацией, которую собрали на этапе подготовки. Это помогает восстановить контекст прошедшего года. На этом же этапе сотрудники разбирают успехи, неудачи и ошибки в рабочем процессе.
3. Идеи. Сотрудники придумывают как можно больше идей, которые помогут решить проблему или улучшить рабочие процессы. Ранжируйте идеи в порядке приоритета и выберите из них три-четыре лучших.
4. План. Придумайте конкретные шаги по реализации выбранных идей, назначьте ответственных и определите сроки выполнения.
5. Завершение. Поблагодарите коллег за встречу и соберите обратную связь о сессии. Чтобы закончить на позитивной ноте, поздравьте команду с Новым годом и пожелайте успехов в грядущем году.

Команды, которые работают вместе годами, проводят ретроспективы регулярно. Привычный формат сессии может наскучить креативным и творческим коллективам. Чтобы разнообразить и оживить ретро, используйте метафоры. Например, команда — это экипаж корабля, который отправляется в морское путешествие. Успехи символизирует попутный ветер, а ошибки и неудачи — рифы и пиратов, которые норовят ограбить корабль.

Еще один вариант — провести ретроспективу в интересной для коллектива стилистике. Например, на тему «Гарри Поттера», «Властелина колец», спортивного соревнования или музыкального хит-парада.

Организуйте ретроспективу в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Инструменты для эффективного подведения итогов

На каждом этапе ретроспективы применяют разные техники работы с командой. Инструменты нужны, чтобы задать структуру и вовлечь участников в разговор, — чтобы встреча не превратилась в «диалоги на кухне».

Разные инструменты используются на разных этапах сессии: для разминок и синхронизации команды, для глубокой аналитики внутреннего процесса, для мозговых штурмов и ранжирования идей. Разберем четыре инструмента, которые помогут подвести итоги прошедшего года.

Этап «Разминка». Инструмент «Кто я в команде?»

В психологии техника известна как тест Blob Tree. Изначально инструмент использовали во время терапии с детьми, но сейчас его применяют и для взрослых. Главный элемент техники Blob Tree — картинка с деревом и «человечками-каплями» на нем. У каждого персонажа свои поза, эмоция и отношения с окружающими.

Участники отвечают по-разному. Одни комментарии будут забавными и смешными — они работают на то, чтобы сплотить команду, синхронизировать людей друг с другом. Некоторые ответы могут сигнализировать о проблемах в коммуникации или бизнес-процессах. Например, если сотрудник выбрал грустного или злого человечка, возможно, руководителю стоит задуматься о проблемах в коллективе. Может быть и так: человек выбрал персонажа № 4 с комментарием: «Я готов помогать команде, но пока ничего не делаю». Это может говорить о том, что команда не использует весь потенциал сотрудника, или он получает задачи, не соответствующие ожиданиям.

Техника позволит оценить психологический климат в команде, узнать об эмоциональном настрое каждого сотрудника, размяться и настроиться в начале встречи перед подведением итогов. Главное, не погружаться глубоко в психологический анализ ответов сотрудников — это не входит в задачи ретроспективы.

Этап «Анализ ситуации». Инструмент «Командный радар» 

Командный радар — это техника, которая визуально показывает расхождения между личными и командными оценками ситуации. Инструмент универсален и подходит для анализа разных аспектов работы: проблемы с заказчиками, межличностное общение, технические элементы, отношения в команде, бизнес-процессы.

Алгоритм проведения техники «Командный радар»: 

1. Выберите 5−6 критериев для оценки.

   

2. Подготовьте шаблоны с пустыми радарами для каждого участника.
3. Предложите коллегам проставить оценку по каждому критерию и соединить получившиеся точки. Чем ниже оценка, тем ближе точка к началу оси. Из максимальных оценок по всем параметрам получится круг. У каждого сотрудника будет свой радар, отражающий его оценку прошедшего года.
4. Оценку каждого сотрудника переносят на общий радар. Его можно нарисовать на флипчарте или онлайн-доске. В результате получится радар, который отражает общее настроение в коллективе.
5. Обсудите итоги. Какие результаты оказались для участников очевидными, а что удивило? Где радар «проседает» больше всего? Что можно сделать для улучшения оценок по проблемным осям?

Этап «Анализ ситуации». Инструмент Mad — Sad — Glad

Mad — Sad — Glad — инструмент для эмоциональной разгрузки команды. Каждый участник во время рабочего процесса проживает чувства, хоть и не всегда их выражает. Техника помогает прожить накопившиеся у людей эмоции, разделить их в безопасной среде и перейти к рациональному обсуждению.

Как провести ретроспективу по технике Mad — Sad — Glad:

1. Разделите флипчарт или онлайн-доску на три колонки. В первую войдут события, моменты, воспоминания, ситуации, действия, которые вызвали раздражение. Во вторую — все, что опечалило, в третью — порадовало.
2. Попросите участников написать на стикерах самые яркие события за год, а затем распределить их по соответствующим столбцам. На одном стикере пишут только одну мысль.
3. Объедините повторяющиеся стикеры.
4. Обсудите результаты: что оказалось неожиданным, какие есть закономерности, что они значат для команды.

Помните, что при работе с эмоциями их важно проговорить и прожить — не ставьте под сомнение чувства других участников. Модерируйте обсуждение, чтобы «не уйти» в проживание старых конфликтов.

Подвести итоги года в распределенной команде поможет Контур.Толк. Инструменты сервиса сделают взаимодействие участников комфортным. Коллеги могут показывать презентации со статистикой прошлого года, голосовать за лучшие идеи, работать в небольших группах.

Этап «Анализ ситуации». Инструмент «Розы, шипы, бутоны»

Техника похожа на Mad — Sad — Glad, но позволяет сфокусироваться на рациональном. Участники пишут на стикерах важные события за год и разделяют их на три группы:

• Розы — успехи и победы команды, яркие положительные события.
• Шипы — проблемы, неудачи, негативные ситуации.
• Бутоны — новые идеи и темы, зоны роста.

Что делать с результатами ретроспективы 

Ретроспективу можно считать подготовкой к постановке целей на следующий год. После сессии результаты ретро обрабатывают и предоставляют команде в форме выводов — проводят презентацию итогов. Если остались вопросы, договариваются, в каком формате обсудят их: выберут еще один день для работы или вынесут на регулярные синхроны команды.

Встречу по целям на новый год проводят отдельно от ретроспективы. Для небольших компаний перерыв между двумя сессиями составляет примерно месяц. Как провести стратегическую сессию для постановки целей, рассказали в этой статье.

Подведение итогов — важная часть рабочего процесса. С одной стороны, это оценка пройденного пути, анализ успешных и неудачных решений. С другой — почва для планирования целей на следующий год. На хорошо подготовленную и проведенную ретроспективу стоит выделить время и ресурсы команды — они точно окупятся в будущем.

Узнайте больше о том, как подготовить итоги и ставить цели

• Как организовать ретроспективу в команде
• Как провести стратегическую сессию: руководство от фасилитатора
• Поштурмим? Как организовать мозговой штурм правильно
• Кто такой фасилитатор и зачем приглашать его на встречу

Организуйте ретроспективу в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться