Как организовать видеоконференцию

Чтобы провести встречу с коллегами или партнерами, недостаточно просто позвать участников, открыть браузер и запустить сервис. Если не сформулировать цель и ожидаемый результат, созвон может оказаться бесполезным. Рассказываем, что учесть при подготовке.

Полина Романовских Юрист, эксперт по законодательству

Для чего нужны видеоконференции

Видеоконференция — это онлайн-встреча, участники которой общаются в режиме реального времени по видеосвязи. Формат используют, если встречаться лично неудобно или дорого. Онлайн-встречи подходят для группового общения, когда в конференции участвуют несколько человек, и для созвонов один на один.

Участники общаются через интернет в сервисе, который доступен со смартфона или компьютера. Кроме видеозвонков решения оснащены дополнительными инструментами: чатом, демонстрацией экрана, показом презентаций, опросами, голосованиями, онлайн-досками.

В компаниях с распределенными командами онлайн-встречи помогают постоянно оставаться на связи. Удаленщикам необходимо ставить друг другу задачи и синхронизироваться по прогрессу, а в переписках это не всегда удобно. Ретроспективы по итогам проектов, мозговые штурмы, ежедневные летучки тоже помогают оставаться в едином контексте. Если у компании несколько филиалов в разных городах, в онлайне можно устраивать общие годовые собрания, конференции и корпоративы.

Онлайн-встречи можно проводить с партнерами и клиентами. Расстояние не будет помехой для выстраивания деловых отношений, если контрагент находится в другом городе, — не придется тратить много времени и ресурсов, чтобы встретиться и пообщаться.

Формат используют и в обучении. Онлайн позволяет охватить учеников из разных городов и стран. Даже если преподаватель находится в том же городе, не всегда удобно тратить время на дорогу до аудитории. Присоединиться к онлайн-уроку можно за секунды, понадобятся только интернет и устройство. В обучении часто используют формат вебинаров — преподаватель объясняет тему, а ученики слушают: все как во время обычной лекции. Плюс в том, что видеоконференцию легко записать, чтобы вернуться к ней потом.

Проведите видеоконференцию в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Подготовка к видеоконференции

Чтобы встреча состоялась, нужно выбрать сервис видеозвонков и подготовить технику.

Выбор платформы

На рынке есть разные сервисы: платные и бесплатные, одни подходят для повседневного общения, другие — для рабочих коммуникаций. При выборе корпоративного сервиса учитывайте следующие критерии:

• Разработчик. Лучше рассматривать программные продукты от российских поставщиков. Есть риск, что иностранный вендор внезапно прекратит обслуживание, тогда придется быстро искать замену.

• Количество участников. Максимальное число пользователей, которые одновременно могут присутствовать на встрече, в разных сервисах варьируется. Выбирайте тот, что точно вместит всех.

• Возможности. Запись встречи и расшифровка, шумоподавление, встроенный чат, онлайн-доска — сервис должен подходить под ваши задачи.

• Интеграция. Если вам важно встроить сервис в учетную систему компании и объединить с другими корпоративными решениями, обращайте внимание на это при покупке.

• Техподдержка. Круглосуточный чат с живой техподдержкой будет плюсом, если во время встречи что-то пойдет не так.

• Безопасность. Современные протоколы шифрования защитят данные компании.

Для видеозвонков с коллегами, партнерами и клиентами подойдет Контур.Толк. Сервис разработан в России и включен в реестр отечественного ПО. Собирайте вместе до 400 участников и общайтесь без ограничений по времени. К видеозвонку легко присоединиться по ссылке с любого устройства без установки приложения. 

Компания может интегрировать сервис с календарем и IP-телефонией, настроить единую систему входа через SSO. Чтобы получить доступ к бесплатной версии Толка и познакомиться с ключевыми возможностями, достаточно зарегистрироваться.

Большинство сервисов онлайн-встреч — облачные, то есть работают через интернет. Но госучреждения, банки, больницы чаще выбирают размещение на сервере организации. В таком варианте все данные хранятся только на серверах самой компании. Для настройки и установки on-premise-версии требуется помощь IT-специалистов, а также закупка серверного оборудования. У Толка есть обе версии: и облачная, и серверная.

SaaS или On‑Premise: сравниваем архитектуру сервисов видеосвязи

Выбор оборудования

Многие сервисы онлайн-встреч работают в браузере — Толк в их числе. Если нужно установить приложение, подойдет любое современное устройство: программы не предъявляют высоких требований к технике. С операционной системой тоже проблем не возникает — обычно поддерживаются MacOS, Windows, Linux, iOS и Android.

Также для подключения к онлайн-встрече понадобятся:

Камера. Подойдут встроенные и внешние веб-камеры. Выбирайте устройства с разрешением от 720p (HD, 1280 x 720). У камер с разрешением 4K и Ultra HD качество изображения будет выше, но для них нужна высокая скорость интернета, и стоят они дороже. Угол обзора должен быть не меньше 90°, FPS — от 30 кадров в секунду.

Микрофон. Микрофон может быть встроен в гарнитуру или компьютер, а также подключаться по проводу или Bluetooth. Главный параметр при выборе микрофона — чувствительность. Для видеоконференций подойдут микрофоны со средней чувствительностью от -40 дБ до -50 дБ. Также важна направленность микрофона. Для личного использования покупайте тот, который улавливает звук одного говорящего с одной стороны (кардиоидный). Всенаправленный микрофон слышит говорящих со всех сторон — такой нужен, если в устройство будут говорить сразу несколько человек.

Устройство для вывода звука. Чтобы слушать собеседников, понадобятся колонки или наушники. Удобнее общаться через гарнитуру. Если часто созваниваетесь из шумного офиса, выбирайте модели с шумоподавлением.

Организация видеоконференции

Техника готова, теперь нужно организовать онлайн-встречу. Чтобы спланировать видеоконференцию:

• Определите цель встречи. Подумайте, для чего вы собираете коллег. Иначе есть риск, что организатор и участники потратят время впустую. На работе и так слишком много созвонов, лучше не проводить их без необходимости. Продумайте образ результата — то, к чему вы должны прийти по итогам. 

• Сформулируйте тему встречи. Она должна быть четкой и емкой, чтобы участники сразу понимали, для чего их приглашают на созвон.

• Составьте адженду. Адженда — это повестка встречи, перечень вопросов с разбивкой по времени обсуждения. Заранее подготовленная повестка поможет уложиться в отведенное время, не затягивая собрание и не отклоняясь на лишние разговоры. Например, если назначаете встречу в Толке, адженду можно добавить в письмо-приглашение.

• Подготовить дополнительные материалы, если частникам нужно заранее изучить графики, схемы, документы, видео, презентации.

• Пригласите фасилитатора. Специалист следит за временем, вовлекает участников в разговор, контролирует групповое обсуждение, возвращает беседу к основной теме, если собеседники отклонились. Если фасилитатора нет, эти задачи берет на себя организатор.

• Позовите участников. Предупредите о встрече за неделю, чтобы коллеги смогли выделить время. Если участникам нужно подготовиться, сообщите еще раньше. Разошлите приглашения на email с указанием даты, темы, адженды. Прикрепите ссылку на встречу и расскажите, в каком сервисе пройдет встреча.

Толк позволяет запланировать встречу под конкретную задачу или сделать ее регулярной. Созвон можно создать через календарь сервиса или через Outlook. При планировании откройте доступ для внешних участников, если планируете приглашать клиентов или партнеров, или включите автоматическую запись, чтобы созвон сохранился.

Проведение видеоконференции

До начала проверьте, все ли готово к созвону. Протестируйте оборудование, проверьте, работает ли сервис онлайн-встреч. Если обнаружите проблему, будет время решить ее до начала.

Позаботьтесь о том, чтобы вас ничего не отвлекало, если проводите встречу из дома. Чтобы хорошо выглядеть в кадре, установите камеру на уровне глаз, расположитесь рядом с большим окном или настройте несколько источников света, наденьте одежду без принтов, которая не будет сливаться с фоном.

Во время встречи уделите внимание следующим моментам:

Приветствие. Напомните тему и повестку, обозначьте тайминг. Представьте участников друг другу, если нужно.

Правила встречи. Перед тем как начать, предупредите участников о правилах. Например, общаться с включенными камерами, говорить по поднятой руке, включать микрофоны только во время выступления. Управлять ходом встречи в Толке позволяют права модератора. Например, можно запретить участникам включать микрофоны, чтобы они не перебивали говорящего.

Интерактив. Чтобы активнее вовлекать участников в диалог, предложите поставить реакцию или пройти опрос. Для наглядности приводите схемы и графики, покажите, как работает сервис, через демонстрацию экрана. Попросите участников что-нибудь нарисовать или написать на онлайн-доске.

Протоколирование. Записывать все дословно не нужно. Достаточно фиксировать итоги по каждому пункту повестки: так будет проще подвести итоги. А еще можно поставить встречу на запись в самом начале, чтобы точно ничего не упустить. Делать заметки можно прямо в Толке — переходить в другие сервисы не придется. Сервис позволяет открыть записи другим участникам или делать их только для себя.

Подведение итогов. В конце поблагодарите участников за общение. Проговорите договоренности, к которым удалось прийти, и зафиксируйте их, чтобы не забыть.

Проведите встречу с коллегами в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

После видеоконференции

По итогам встречи отправьте участникам follow-up письмо с кратким резюме созвона и его итогами. Результатом может быть набор идей или задач с указанием дедлайнов и ответственных сотрудников.

Толк упростит задачу и автоматически подготовит резюме встречи. Нейросеть проанализирует запись конференции и составит по ней краткий пересказ. Сервис выделит основные темы, принятые решения, а также важные моменты беседы.

Чтобы посмотреть резюме в Толке, откройте раздел «Артефакты», выберите «Видеозаписи». Нажмите «Обзор» — первая слева кнопка под видео, и откроется резюме встречи. Осталось только скопировать текст, отредактировать и отправить участникам.

Вместе с резюме встречи Толк делает подробную расшифровку разговора. Также в сервисе сохраняются запись созвона, заметки, результаты опросов. Благодаря этому участники могут в любой момент восстановить контекст обсуждения и вернуться к договоренностям.

Чтобы понять, эффективно ли прошла встреча, соотнесите итоги с образом результата. Если они не совпадают, подумайте, что можно улучшить, чтобы следующие созвоны проходили более продуктивно. Запросите обратную связь у участников, уточните, была ли встреча полезна, что можно улучшить. Так вы увидите процесс со стороны, станет понятно, что стоит изменить.

Проведите видеоконференцию в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться