Как подвести итоги встречи, чтобы коллеги выполнили договоренности

«Всё уже обсудили», — думает организатор созвона и не торопится фиксировать резюме встречи. В итоге планы остаются планами, а задачи не двигаются. Рассказываем, почему стоит выделить время на подготовку итогов совещания и как автоматизировать этот процесс.

Антон Белобородов Эксперт по фасилитации

Что такое follow-up email

Команда рекламного отдела собралась обсудить кампанию по продвижению нового продукта. Встреча прошла продуктивно: продумали стратегию, набросали идеи для ролика и баннера. Но на этом все закончилось. Команда ждала от руководителя список задач, он его не прислал. В итоге прошел месяц, к работе над проектом так и не приступили.

Проводить собрания эффективнее помогает follow-up — это способ коммуникации с участниками после встречи, в том числе процесс подведения итогов.

Часто итоги встречи оформляют в follow-up email — письмо, которое содержит результат по каждому пункту повестки собрания, план действий и конкретные задачи.

Follow-up письма отправляют не только внутри компании. Полезно использовать такие сообщения после встреч с партнерами или клиентами. Например, поставщик провел переговоры с потенциальным клиентом, который в итоге согласился на сделку. Поставщик отправил клиенту деловое письмо с благодарностью за сотрудничество и план работы — как оплатить заказ, в какие сроки он придет, к кому обращаться за помощью в случае проблем. Это и есть follow-up email.

Такие письма помогают выстроить коммуникацию после деловой встречи, напомнить о себе, довести потенциального клиента до сделки, если он сомневается. В статье подробнее остановимся на том, как подвести итоги встречи с коллегами.

Проведите онлайн-встречу в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Зачем нужен follow-up

Подводить итоги важно после каждой встречи, будь то собрание команды, отдела или всех сотрудников компании. Это решает сразу три задачи:

Фиксирует результат. Стоит описать договоренности, которых достигли на встрече. Иногда к итогам собрания нужно вернуться через недели или даже месяцы — тогда вспомнить их непросто. Follow-up решает проблему: зафиксированный результат видят все участники, а восстановить контекст можно в любое время.

Мотивирует сотрудников. Если коллеги не видят итогов, может сложиться впечатление, что встреча прошла зря — это демотивирует. Фиксируя конкретные результаты, вы даете понять, что у собрания был смысл, закрепляете, что оно принесло пользу компании и сотруднику. 

Организует дальнейшую работу. Если на собрании получилось разработать план действий, следующий шаг — реализовать их. Коллега получил электронное письмо по итогам встречи, увидел себя в качестве ответственного по новой задаче и начал работу. 

Кто ответственный за подведение итогов встречи

Чтобы не остаться без резюме по результатам созвона, назначьте ответственного. Им может быть:

Фасилитатор. Это модератор встречи, который структурирует общение, следит за таймингом, дает каждому возможность высказаться. Он же может подвести итоги встречи: сформулировать резюме и разослать всем участникам.

Организатор встречи. Если фасилитатора на встрече нет, итоги готовит тот, кто ее инициировал.

Сотрудник. Задачу подвести итоги собрания можно делегировать одному из коллег, который будет на встрече. Главное — выбрать того, кто умеет составлять резюме, предупредить человека заранее.

Когда пишут итоги встречи

Подведение итогов встречи — процесс, который начинается задолго до мероприятия. Подготовка созвона включает четыре основных этапа:

• постановку цели;

• определение участников;

• разработку повестки;

• планирование образа результата.

Последний элемент как раз отражает, чего вы хотите добиться от встречи. Например, сформулировать идею новой возможности продукта, обсудить недостатки в работе с прошлым проектом и решить, как улучшить процесс. Если продумать образ результата заранее, подвести итоги будет проще.

Фиксируйте результаты встречи по ходу созвона. Идите последовательно по каждому пункту повестки и записывайте итог. Это может быть вывод, задача на будущее, план. Иногда достаточно просто донести до участников информацию — тоже заносите это в протокол.

Бывает так, что решить вопрос на встрече не получается. В таком случае сделайте пометку, кто и когда им займется — это тоже результат. Если записывать итоги сразу, к концу у вас будет почти готовое резюме. Так вы точно ничего не упустите, ход встречи вспоминать не придется.

Сервис коммуникаций Контур.Толк позволяет делать заметки по ходу обсуждения. Можно фиксировать результаты только для себя или открыть записи всем участникам и настроить автоматическую отправку заметок на почту.

В конце созвона важно проговорить предварительные итоги, которые вы зафиксировали. Когда планируете встречу, заложите на это время. Вдруг сотрудник отвлекся и что-то упустил. В конце уточните, все ли согласны с выводами, устраивают ли коллег договоренности. Дайте возможность высказать возражения.

Толк позволяет сэкономить время на подведении итогов — сервис автоматически формирует резюме каждой записанной встречи. Это краткий пересказ ключевых моментов беседы в хронологическом порядке. Его можно отправить коллегам в готовом виде или отредактировать для официального протокола. 

Резюме Толка сохраняется под записью встречи в разделе «Артефакты»: к нему можно вернуться в любой момент, а также пересмотреть видео или прочитать подробную расшифровку.

Проведите онлайн-встречу в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Как подводить итоги для разных типов встреч

Для обычных планерок, летучек и синхронов достаточно соблюдать общие принципы подведения итогов. У более сложных встреч есть особенности — поговорим о них ниже.

Мозговой штурм. Такие собрания нужны, чтобы вместе накидать идеи и выбрать лучшие. Например, придумать темы для контент-плана, предложить варианты дизайна бренда. Итог мозгового штурма — набор идей, мыслей, вариантов решения задачи. Их нужно зафиксировать.

Как правило, резюме мозгового штурма оформляется дольше, от одной до трех недель, иногда месяц. Это связано с тем, что идеи нужно отобрать, иногда собрать дополнительную информацию, провести исследования. Предупредите участников, что результаты будут, но не так быстро.

Бывает так, что организатор мозгового штурма собрал идеи, реализовал их, а участникам обратной связи не дал. Но сотрудники потратили время и рассчитывают увидеть результат своей работы. Покажите, как воплотили идеи команды. Это отлично мотивирует.

Провести мозговой штурм в онлайне поможет интерактивная доска. Работайте на ней вместе с коллегами: фиксируйте идеи с помощью стикеров, делайте пометки и записи. Доска Толка тоже сохранится в разделе «Артефакты», чтобы вы могли вернуться к ней. Ссылку на доску можно приложить к протоколу.

Ретроспектива. Задача такой встречи — подвести итоги проекта, этапа или периода работы, обсудить плюсы, минусы, проблемы, найти точки роста. Это нужно, чтобы исправить ошибки и улучшить рабочий процесс в будущем. По итогам встречи выделите несколько пунктов, которые будете внедрять в вашей компании. Сосредоточьтесь на двух-трех изменениях — так шансы реализовать их выше. Не забудьте назначить ответственного, который проконтролирует процесс.

Итоги ретроспективы можно собирать в отдельной папке или на вики-сайте, чтобы каждый сотрудник мог их легко найти. Еще один вариант — отразить ретроспективу в виде доклада и представить на встрече.

Стратегическая сессия. На собрании формулируют цели компании, проекта, команды, а также прописывают способы их достижения. Результат таких встреч можно оформить в виде дорожной карты, чтобы каждый сотрудник мог придерживаться плана. Результаты особенно важны, иначе есть риск, что идеи так и останутся нереализованными. Определите несколько направлений и выделите ресурсы для развития.

Организационная или командная сессия. Цель встречи — договориться о правилах и принципах работы внутри команды или между несколькими командами. На таких сессиях разрабатывают идеи для трансляции клиентам продукта, синхронизируют разработку с бизнес-процессами, разрешают конфликты. Организационным встречам тоже нужно итоговое резюме.

Создайте доску прямо во время встречи

Обсуждайте идеи и сразу фиксируйте их в одном окне Толка.

Попробовать бесплатно

Структура итогов встречи

Follow-up письмо состоит из пяти блоков:

• приветствие;

• информация о прошедшей встрече: дата, место, тема;

• перечень выводов, решений, договоренностей по итогам встречи;

• план действий или конкретные задачи с указанием сроков выполнения и ответственных сотрудников;

• контакты для связи по вопросам.

Как писать follow-up письма: пример

Резюме по итогам встречи должно быть кратким и четким. Не стоит присылать коллегам целую стенограмму. Максимум, что можно сделать, — прикрепить ссылку на запись созвона с подробной расшифровкой в Толке.

При подготовке follow-up структурируйте текст письма: формулируйте перечни решений и задач в виде маркированных списков. Важное можно выделить с помощью форматирования.

Не забудьте о теме. Оно должно отражать дату и суть, чтобы письмо было легко найти. Например, «Итоги встречи по контент-плану для соцсетей на ноябрь».

Письмо по итогам встречи может выглядеть так:

Каждая встреча должна заканчиваться подведением итогов и рассылкой резюме. Так созвоны станут эффективнее, а коллеги будут понимать, на что тратят рабочее время. Пять правил, которые помогут подготовить follow-up письмо:

• продумайте образ результата до встречи;

• фиксируйте решения по ходу созвона;

• проговаривайте результаты в конце встречи;

• предупредите участников, когда дадите обратную связь;

• структурируйте письмо, включите в него только самое важное.

Чтобы не тратить время на подготовку резюме вручную, попробуйте Толк — сервис сам составит краткие тезисы и сохранит их в сервисе, а вы сможете вернуться к договоренностям в любой момент.

Проведите онлайн-встречу в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться