Что делать, если просрочил задачу

Одна из причин срыва сроков — бесконечная гора дела, которая демотивирует. Вместо того, чтобы разобраться с каждым, человек прокрастинирует и срывает дедлайн. Рассказываем о техниках, которые помогают верно оценивать время на задачи, расставлять приоритеты и успевать больше.

Почему возникают просроченные задачи

Дедлайны и приоритеты помогают планировать задачи, распределять рабочее время и достигать глобальных целей. Но четко и в срок все проекты выполняются только в теории. Дедлайны пропускают по разным причинам:

• Задача сложнее, чем казалась на первый взгляд. Аналитика попросили подготовить отчет к полудню среды. Он уже делал похожие задачи и думал, что справится за пару часов, поэтому отложил ее на утро. Но когда начал делать отчет, понял, что на этот раз данных в два раза больше, и работа займет целый день.
• Прокрастинация. Если человек перегружен, собраться и начать что-то делать может быть непросто. Иногда подступиться к выполнению задачи мешает, страх критики или тревожность из-за важности проекта.
• Форс-мажор. Не всегда причина кроется в неэффективном планировании. Некоторые события предсказать заранее невозможно: больничный, срочная командировка, потоп в квартире, из-за которого пришлось взять выходной.

Может показаться, что планировать бессмысленно, раз дедлайны все равно сдвигаются. Однако планы помогают отслеживать, все ли идет правильно. А если нет — вовремя принимать решения: изменить стратегию, обратиться за помощью, отказаться от прежнего плана и разработать новый.

Что делать, если уже просрочил задачу

Когда команда работает по общему плану, от того, в каком темпе коллеги справляются, зависит результат всего проекта. Если выполнить задачу в срок не получилось, не замалчивайте проблему — расскажите об этом всем, кто участвует в проекте: руководителю, тимлиду, команде. Коллеги будут в курсе ситуации, смогут перестроить работу или помочь сделать задачу быстрее.

Даже если не успели закончить вовремя, покажите ту часть, которая уже готова. Возможно, это будет полезно, и у вас получится сгладить последствия пропуска дедлайна. Например, отправить дизайн макетов ручек и блокнотов подрядчику, чтобы начать выпуск сувениров для клиентов, а дизайн шоперов доделать позже.

Не затягивайте до последнего дня, если понимаете, что все равно не сможете закончить задачу вовремя. Предупредите заказчика, обсудите перенос дедлайна и варианты выхода из ситуации.

Бывают задачи, которые теряют актуальность, если не сделать их вовремя. Допустим, к мероприятию нужно было подготовить визитки с новым логотипом компании. Но дизайнеры были перегружены из-за обновления фирменного стиля и не успели подготовить макеты к конференции. В итоге менеджеры использовали прежние визитки.

Задача актуальна? Договоритесь с заказчиком о новом сроке. Постарайтесь учесть ошибки, которые привели к срыву дедлайна, чтобы не пропустить его снова.

Как сообщить о просроченной задаче руководителю

Не перекладывайте ответственность на других, даже если они могли повлиять на срыв сроков. Все-таки ответственный по задаче исполнитель, и заказчика мало интересуют действия других сотрудников.

Если допустили ошибку — признайтесь в этом прямо. Руководитель поймет, что вы в состоянии признать проблему, а значит, сможете ее решить и не допустить снова. Письмо руководителю может выглядеть так:

Обсуждать работу с командой удобно в Контур.Толке. Это сервис коммуникаций, в котором есть корпоративный мессенджер. Создайте групповой чат по конкретному проекту, фиксируйте договоренности, обсуждайте правки и предложения коллег в тредах. Если нужно срочно созвониться, достаточно нажать одну кнопку, и сервис запустит онлайн-встречу для всех участников чата.

Доступ в мессенджер получают только сотрудники компании. Для входа в сервис можно использовать корпоративную учетную запись. Это повышает безопасность коммуникаций, позволяет снизить до нуля риск пересылки важной информации за пределы организации.

Оцените Чаты в Толке для общения с коллегами

Получите бесплатный доступ к мессенджеру

Оставить заявку

Что можно сделать, чтобы не было просроченных задач

Закладывайте «Коэффициент погрешности». Подойдет тем, кто постоянно тратит больше времени на задачи, чем планировал. Метод предложил Стив Павлина. Допустим: вы оптимистично предполагаете, что на составление отчета уйдет три часа. Но знаете, что обычно ошибаетесь на 30% в меньшую сторону, — это коэффициент погрешности. В этом случае, чтобы запланировать задачу, используйте формулу:

Чтобы рассчитать коэффициент, достаточно проанализировать два-три рабочих дня, при этом для задач разного типа показатель, скорее всего, будет отличаться.

«Ешьте лягушек» по утрам. В тайм-менеджменте лягушками называют небольшие и неприятные, но зачастую важные задачи. «Съесть лягушку» — выполнить такую задачу. Из-за негативных мыслей их постоянно откладывают, в итоге есть риск сорвать сроки.

Лучшее время для «лягушек» — утро. Если сделать неприятную задачу с утра, негативные мысли не будут мучить весь день. Распределяйте «лягушек» равномерно, чтобы не делать все за раз: один день — одно дело. Это развивает дисциплину и вызывает меньше негатива, чем когда за день приходится иметь дело с целой стаей «лягушек».

Делите задачи на подзадачи. У лягушек есть противоположность — слоны. Это большие задачи, которые не вызывают резкого негатива, но выполнять их сложно — объем вызывает страх. Неправильное планирование больших проектов и боязнь их начинать чреваты пропуском сроков. Чтобы «съесть слона» вовремя, разделите большую задачу на части. Каждая маленькая задача не будет казаться такой страшной, а значит, подступиться к ней будет проще.

Например, сотруднику нужно с нуля написать обучающий курс для новичков. На выполнение есть три месяца. Две недели выделите на сбор материалов, полтора месяца — на написание курса, оставшееся время уйдет на вычитку, согласование и оформление. Далее переходите к детальному планированию. 1 ноября нужно написать коллеге, чтобы он выслал материалы, 3 ноября — самостоятельно изучить внутреннюю базу знаний. На написание одной главы выделили неделю, значит, каждый день достаточно писать по две-три страницы.

Как улучшить свою работоспособность

Разобрали несколько практик, которые помогут фокусироваться на задачах и успевать больше.

Поймите, когда вы наиболее продуктивны

Определите самое продуктивное время дня и учитывайте это при планировании графика. Если лучше всего сосредоточиться получается утром, отведите это время для работы над сложными проектами, которые требуют полного погружения. Встречи перенесите на вторую половину дня.

Уменьшите количество отвлекающих факторов

Заметьте, что мешает сфокусироваться: разговорчивый коллега, привычка постоянно просматривать почту или уведомления в мессенджерах. Делать перерывы в работе нужно — забронируйте время в календаре на чай и разбор писем. Но во время выполнения задачи постарайтесь снизить количество отвлекающих факторов: выключите уведомления, отложите телефон в сторону.

Запланируйте день без встреч

Выделите день без совещаний, например, среду или четверг. Предупредите коллег заранее, поставьте статус на корпоративном портале и в мессенджере, чтобы вас не беспокоили. Такой день можно полностью посвятить решению глобальных и сложных задач.

Попробуйте техники тайм-менеджмента

Техник тайм-менеджмента множество. «Метод помидора» или Pomodoro заключается в том, чтобы сосредоточенно работать небольшой промежуток времени, а потом давать себе короткий перерыв. Работает это так:

• Составьте список активных задач на день или неделю.
• Ранжируйте задачи на день в порядке приоритета.
• Поставьте таймер на 25 минут и сосредоточенно поработайте это время.
• Когда таймер сработает, отдохните 5–10 минут.
• Через четыре «помидора» — периода работы — сделайте перерыв подольше, на 15–20 минут.
• Повторяйте технику, пока не закончится рабочий день.
• Ставьте напротив выполненных задач галочки.

«Метод 1−3−5» заключается в том, чтобы выполнять за день только девять задач. А именно:

• Одну очень важную задачу.
• Три задачи средней степени важности.
• Пять мелких задач.

Дела в списке образуют пирамиду — начинайте с вершины и двигайтесь до основания к второстепенному. Главное, чтобы общее число дел в списке не превышало девять.

Планируйте отдых

Продуктивность снижается, если забывать о базовых правилах: высыпаться, разнообразно есть, гулять на свежем воздухе, заниматься спортом. Сверхурочные задачи по вечерам и в выходные дни не повышают работоспособность, а наоборот, снижают ее. Не доводите организм до переутомления — включайте отдых в расписание наравне с задачами.

Помните, что ресурс исчерпаем

Относитесь к себе бережно — не стоит соглашаться на выполнение срочной задачи, только чтобы не обидеть коллегу. Попробуйте метод 4D. Подходит тем, у кого высокий поток входящих задач. К каждой можно применить одно из четырех действий:

• Delete — удалить. Когда задача не соответствует приоритетной цели на квартал или год, скорее всего, от нее можно отказаться.
• Delay — отложить. Если поставить под сомнение срочность, проще понять реальный приоритет задачи.
• Delegate — делегировать коллеге или подчиненному.
• Do — сделать, если задача оказалась приоритетной.

Оцените Чаты в Толке для общения с коллегами

Получите бесплатный доступ к мессенджеру

Оставить заявку

Что делать с дисциплиной

Если часто пропускаете сроки, возможно, дело в низкой самодисциплине. Хорошая новость в том, что если самоорганизации не хватает, ее можно развить. Ниже — четыре совета, которые в этом помогут.

Планируйте. Заносите в календарь все дела на день: встречи, самостоятельную работу по проекту, разбор почты, обед, тренировки. Если рабочих часов не хватает, значит, часть задач придется перенести.

При планировании встреч оставляйте время на подготовку к ним и на подведение итогов. А если совещания начинают занимать все расписание, проверьте, точно ли нужно подключиться к встрече. В этой статье мы собрали красные флаги бесполезных встреч. Один из них — отсутствие адженды.

Фиксируйте договоренности, составляйте списки задач. Если держать все в голове, высока вероятность что-то забыть или перепутать. Когда все задачи перед глазами, отслеживать их выполнение проще. Чтобы разгрузить голову, записывайте идеи в блокнот, заметки или отдельный сервис.

Расставляйте приоритеты. Когда задач много, ранжировать их в порядке приоритета поможет матрица Эйзенхауэра. Чтобы спланировать дела, разбейте их на четыре группы:

Хвалите себя. Отслеживайте прогресс по проектам, отмечайте свои успехи, даже если они кажутся незначительными. Это повышает мотивацию и самооценку, помогает сохранить позитивный настрой на работу.

Рефлексируйте. Если часто пропускаете сроки, подумайте, в чем причина. Возможно, вы запланировали проект, от результата которого зависит повышение, — тревожность приводит к прокрастинации. Еще мешать может страх критики, если опыта в выполнении подобных задач нет.

Демонтировать может и общая усталость от череды рабочих задач. Проанализируйте неделю с помощью техники «Пирог времени». Занесите в таблицу, сколько тратите на сон, работу, хобби, дорогу в офис, домашние дела, общение с близкими.

Представьте данные в виде диаграммы «Пирога времени» и посмотрите, сколько каждый пункт занимает в процентах. Затем укажите, сколько бы часов вы хотели тратить на каждое действие и оцените, как изменится пирог. Последний шаг — продумать план, как изменить ситуацию.

Оцените Чаты в Толке для общения с коллегами

Получите бесплатный доступ к мессенджеру

Оставить заявку