Как пинговать коллег, чтобы сохранить с ними нормальные отношения

«Когда сделаешь? Готово? Я жду!» — мессенджер сотрудника разрывается от вопросов коллеги. Но закончить вовремя не получается: специалист лишь раздражается и нервничает. Рассказываем о способах, которые помогут экологично напомнить о договоренностях.

Татьяна Волегова HR-бизнес-партнер в Контуре

Что значит «пинговать коллег»

Пинг — это напоминание о задаче, которую вы поставили коллеге. Чаще всего пинговать сотрудников приходится, когда они просрочили назначенный дедлайн. Иногда пинг связан не с задачами, а с рабочими вопросами и просьбами, которые сотрудник согласился сделать. Пинговать, то есть напоминать о договоренностях, можно коллег, руководителей и даже целую команду, которая работает над проектом.

Слово «пинг» пришло в корпоративный сленг из IT-среды. Команда «ping» в командной строке позволяет отправить запрос на сервер, а также посчитать время, за которое пакет данных достиг цели и пришел обратно. Так и мы ждем ответа от коллеги, когда пингуем его по задаче.

Например, менеджер Аня попросила коллегу Никиту подготовить отчет через неделю. Время проходит, но ни в назначенный день, ни на следующий Никита ничего не отправляет. Аня злится, пишет коллеге гневное сообщение, обвиняя его в срыве сроков. На самом деле, Никита начал готовить отчет, но доделать его не успел — срочно пришлось провести сразу несколько встреч с новыми клиентами.

В итоге Никита сдаст отчет, но с таким отношением вряд ли согласится в следующий раз помочь коллеге, пинг Ани был грубым и обвинительным. Напоминайте о задачах по-другому — вежливо, проявляя заботу. Так вы быстрее добьетесь результата и сохраните хорошие отношения с коллегой.

Оцените Чаты в Толке для общения с коллегами

Получите бесплатный доступ к мессенджеру

Оставить заявку

Почему приходится пинговать коллег

Пять причин с примерами, по которым коллеги выполняют договоренности не вовремя, и наступает время для пинга:

Человек забыл. Банально, но все люди ошибаются. Коллега пропустил сообщение от вас, не внес задачу в планировщик или перепутал даты — такое бывает. Например, сообщение пришло человеку во время обеда. Он прочитал письмо, но поскольку был не у компьютера, в список задач не включил.

Коллега не так понял дедлайн по задаче. Например, вы попросили сотрудника отправить отчет до пятницы. Коллега подумал, что у него есть время до конца рабочего дня. Вы же рассчитывали, что отчет будет готов максимум к вечеру четверга. Из-за недопонимания задача будет выполнена не так, как рассчитывали.

Задача не в приоритете. HR попросил менеджера по продажам пройти опрос о работе в компании и написать развернутый отзыв. Коллега соглашается, но для него это не самая важная задача. В приоритете — выполнить план продаж на месяц. Если есть более важные рабочие дела, менеджер может постоянно отодвигать выполнение задачи для отдела персонала и в итоге ее просрочить. 

На коллегу навалилось много работы. Дизайнер согласился поучаствовать в проекте, в который его пригласили коллеги. Но сотрудник не рассчитал нагрузку, его накрыл поток срочных задач: времени на проект теперь нет. Еще в компании есть периоды, когда загрузка сотрудников вырастает циклично. Например, во время планирования бюджета, стратегических сессий в начале года, ретроспектив в конце года. Из-за этого коллеги могут не успевать к дедлайнам.

Задача пришла не по адресу. Бывает так, что сотрудники не отвечают на сообщения, если считают, что задача выходит за рамки их компетенций. В таком случае вас не перенаправят по адресу, и вы потеряете время. Допустим, вы обратились к маркетологу за отчетом по новым клиентам. Но оказалось, что за такой вид отчетов отвечает отдел продаж, поэтому маркетолог просто не ответил.

Как не стоит напоминать о задачах

Ошибка 1. Прибегать к пассивной агрессии, обвинениям, манипуляциям. Все это не про экологичную коммуникацию. Возможно, манипуляции сработают — человек почувствует себя виноватым и пойдет исполнять договоренности. Но, скорее всего, отношения испортятся, ждать в будущем помощи или лояльного отношения от коллеги не стоит.

Ошибка 2. Сразу привлекать руководителя. Утром на почту дизайнеру пришло длинное письмо от коллеги с описанием задачи. За день дизайнер не успел прочитать сообщение и ответить на него. На следующий день коллега пожаловался руководителю дизайнера на то, что его игнорируют. Задача решится быстро, но о хороших взаимоотношениях можно забыть.

Иногда без руководителя, действительно, не обойтись. Если коллега не выходит на связь неделями, постоянно отказывается выполнять свои обязанности, призвать на помощь руководство будет уместно.

Ошибка 3. Просить других сотрудников пингануть коллегу. Коля написал Паше в мессенджер сообщение по задаче, но коллега не отвечает три часа. Теперь Коля пишет Юле, которая сидит с Пашей в одном кабинете, чтобы она попросила коллегу прочитать сообщение. Паше вряд ли будет приятно, что до него пытаются достучаться таким способом. Возможно, Паша намеренно не отвечает: он на встрече, думает, хватит ли у него ресурсов взять задачу или кому ее можно передать.

Ошибка 4. Пинговать в нерабочее время. Писать по работе в выходные или поздно вечером — плохая идея. Никого не радуют сообщения в нерабочее время. К пингам это тоже относится. Даже если коллега ответит, он вряд ли внесет новые договоренности в список задач, а значит, придется пинговать снова.

Ошибка 5. Пинговать в соцсетях. Писать о рабочих задачах в личные соцсети коллеги — значит, вторгаться в его личное пространство. Это такое же нарушение границ, как писать в нерабочее время.

Перевести общение с коллегами можно в Контур.Толк. Корпоративный мессенджер позволяет разделить личные и рабочие каналы коммуникации. Благодаря этому сотрудникам проще соблюдать work-life balance. В общедоступном мессенджере чаты с семьей и коллегами постоянно смешиваются, в то время как в рабочий мессенджер можно не заглядывать по вечерам и в выходные.

Оцените Чаты в Толке для общения с коллегами

Получите бесплатный доступ к мессенджеру

Оставить заявку

Как пинговать коллег эффективно: пять советов

Уточняйте, как человеку удобнее работать с вашим запросом. Все сотрудники разные: кому-то удобнее воспринимать задачи текстом, кому-то проще созвониться. Если вы не знаете предпочтения человека, спросите, как ему будет удобнее обсудить рабочий вопрос.

Например, вы отправили коллеге письмо с подробным описанием задачи на десять абзацев. Человек видит большой объем и откладывает сообщение, пока не пропустит дедлайн. Возможно, коллеге было бы проще созвониться на полчаса и все обсудить, чем читать огромное письмо. Или наоборот: вы поставили коллеге созвон, а ему удобнее воспринимать информацию в письменном виде, поэтому хотелось получить текстовое сообщение и прочитать его, когда будет время.

Сразу переходите к сути. Писать «Как дела?» в надежде пингануть человека — не лучший вариант, хотя кажется, что это вежливый способ напомнить о себе. Подобные расплывчатые формулировки только отдаляют вас от решения проблемы. Если коллега ответит «нормально» — как это интерпретировать? Вариантов может быть много: человек уже закончил задачу, еще не начинал, находится в процессе или передал ее другому. А может, ответ коллегу вовсе не относится к задаче. Человек не должен разгадывать, что скрывается за вопросом. Если вас не интересуют дела коллеги, а настоящая цель сообщения — узнать статус задачи, спросите об этом напрямую.

Используйте разные каналы коммуникации. Если в почте не получается достучаться до человека, попробуйте написать в мессенджер или наоборот. Возможно, коллега разбирает почту раз в неделю и оперативно не прочитает ваше сообщение. Еще можно позвонить или назначить встречу. Подойдут любые средства. Главное, использовать те каналы коммуникации, которые приняты в компании — звонить на личный мобильный или писать в личные соцсети не стоит.

Обсуждайте рабочие задачи в Контур.Толке. Переписывайтесь и отправляйте файлы в чате, а если нужно срочно созвониться, организуйте встречу за пару кликов. Для масштабных онлайн-мероприятий есть вебинары, для совместной работы — онлайн-доски. Все доступно в одном окне: переключаться между сервисами не нужно. 

Предложите помощь. Если коллега просрочил дедлайн или не отвечает, узнайте, в чем причина. Может быть, вы нечетко описали просьбу, дали мало информации. Возможно, дело в большой нагрузке. Покажите человеку, что вам не все равно, вы понимаете его ситуацию. Спросите, как можете помочь, предложите вместе подумать над решением проблемы или перенести дедлайн на более поздний срок.

Покажите, что вы с коллегой в одной команде. Еще один способ пингануть человека — рассказать, что вы сами уже сделали по общему проекту. Так вы действуете из позиции командного игрока, показывая, что сами вкладываетесь в общее дело и готовы делиться результатами, а не просто требуете чего-то от коллеги.

Не ждите дедлайна — пингуйте раньше

Если вы понимаете, что человек может просрочить дедлайн, а задача нужна срочно, пингуйте коллегу до того, как закончится срок на выполнение. За три часа до дедлайна пинговать уже поздно. Напомните о себе, когда до конца срока останется примерно половина времени. А лучше еще на этапе постановки задачи спросить, когда человеку удобнее получить напоминание о вашей просьбе. И нужно ли это вообще: кто-то будет благодарен за пинг, а кого-то он будет раздражать. Можно договориться, что вы будете писать человеку раз в неделю, чтобы уточнять, как идет работа.

Пинговать коллег так же нормально, как иногда пропускать дедлайны. Главное — напоминать о своих просьбах корректно и вежливо, говорить прямо и честно. Помните, что вы с коллегой работаете над одним общим делом. Поддерживать уважительную атмосферу в команде не менее важно, чем закрывать дедлайны вовремя.

Оцените Чаты в Толке для общения с коллегами

Получите бесплатный доступ к мессенджеру

Оставить заявку