12 способов сделать совещания эффективными и короткими

Результаты исследования австралийского разработчика ПО Atlassian показывают, что культура проведения совещаний в большинстве компаний затрудняет сотрудникам достижение целей. В 72% случаев такие встречи неэффективны, так как они плохо продуманы и организованы.

Причины неэффективных совещаний

С развитием формата удаленной занятости увеличивается и недовольство сотрудников постоянными созвонами и встречами. Из-за того, что совещания проводятся слишком часто, они вынуждены работать сверхурочно.

Чаще всего работники жалуются на так называемый «разговорный хаос». Если цель обозначена нечетко или повестка не сформулирована, то совещаниям не хватает фокуса.

Есть и другие причины неэффективности рабочих встреч:

• Невозможность высказаться. В большинстве случаев в разговоре доминируют голоса только нескольких присутствующих. Остальные участники не делятся своими мыслями.
• Дальнейшие действия не обозначаются. Работники покидают встречи, не имея ни малейшего представления о том, что они должны делать дальше. Конкретные решения не принимаются, никто не знает, чего от них ждут.
• Повтор информации. Если на совещании в очередной раз озвучивается ранее известная информация, то люди занимают себя другими делами прямо во время встреч.
• Иногда электронное письмо лучше встречи. Сотрудников сильно раздражает, когда ради информации, которую можно было бы прочитать в письме за минуту, назначают встречу на час.

Бывает, что компании целенаправленно борются за эффективность рабочих встреч. И в случаях, когда совещание нельзя заменить никаким другим форматом, некоторые руководители ищут нестандартные подходы. Одни стараются организовать общение так, чтобы оно запомнилось, другие применяют методы для максимального сокращения времени на встречу, третьи выдумывают нестандартные правила.

Назначение совещания в необычное время

Сотрудники компании TINYpulse, которая занимается разработкой ПО, редко забывают о встречах, потому что руководство назначает их в необычное время. Например, ежедневная встреча работников начинается в 8:48.

Такой подход практически искоренил опоздания. Со стороны это выглядит так: в 8:48 все сотрудники встают со своих рабочих мест и идут в комнату для совещаний. Необычное время встреч, как отмечают в компании, способствует выработке условного рефлекса.

Выдача сотрудникам раскрасок

Каждый четверг производитель детского питания Plum Organics раздает сотрудникам книги-раскраски и проводит встречу, во время которой персонал рисует и общается в расслабленной обстановке.

По мнению руководства, эта часовая встреча играет важную роль в развитии новых продуктов компании. Оно уверено, что раскрашивание во время встреч позитивно влияет на активное слушание. Это намного эффективнее, чем мультизадачность или электронная почта.

Выведение сотрудников из зоны комфорта

Руководство компании-разработчика ПО LivePerson решило, что совещания — это хорошая возможность для сотрудников узнать друг друга получше. Используя технику connection before content (установление связи с участниками перед общением), лидеры в начале встречи задают сотрудникам вопрос, который заставляет их выйти из зоны комфорта. Вопрос может быть, например, такой: «Возникают ли у вас какие-либо сомнения по поводу текущей работы?». Этот прием оказался настолько эффективным, что компания поделилась им со своими клиентами.

Предложение задавать вопросы

У онлайн-ретейлера Etailz когда-то существовало правило — оставлять последние 10 минут каждого совещания на вопросы и ответы. «Все менеджеры обычно утверждают, что в офисе действует политика открытых дверей. Конечно, это звучит приятно и поднимает вашу самооценку, но если вы не будете стимулировать сотрудников на то, чтобы они действительно обращались к вам с вопросами, большинство из них вряд ли воспользуются этим шансом, — говорил Джош Неблетт, сооснователь и CEO компании. – Такая же логика распространяется и на собрания. Если никто ничего не спрашивает, я просто начинаю неотрывно смотреть на сотрудников, пока не появятся первые несколько вопросов. Вопросы всегда оказываются очень полезными и актуальными. Иногда достаточно всего пары минут, чтобы плотину прорвало».

Игра в баскетбол

Компания Genera Games, которая создает мобильные игры, проводит совещания на баскетбольной площадке. Сотрудники даже могут играть в процессе обсуждения каких-то проблем. Таким образом, руководство стремится к тому, чтобы встречи проходили продуктивно и весело. «Разгоняя кровь, мы начинаем нестандартно мыслить, идеи становятся более креативными».

Выдача сотрудникам ракеток для пинг-понга

Компания Brivo, поставщик софта для управления безопасностью, делает встречи актуальными при помощи правила «Нет старым темам». Сотрудники сигнализируют друг другу о том, что какая-то тема уже затрагивалась, поднимая ракетку для пинг-понга, на которой написано «Нет старым темам».

Правило появилось после того, как руководство начало замечать, что коллектив часто обсуждает одно и то же. Ракетка — это визуальное напоминание, но что еще более важно — это инструмент, который дает всем работникам компании возможность блокировать контрпродуктивные предложения каждый раз, когда они возникают.

Исполнение песни как штраф за опоздание

Сотрудники компании-разработчика Cvent редко опаздывают на совещания, потому что вице-президент ввел необычное наказание. «В определенный момент у большинства сотрудников сложилась привычка опаздывать на встречи как минимум на 10 минут, что подрывало весь процесс, — рассказывает он. – Тогда я ввел правило, согласно которому опаздывающий должен петь перед коллективом. Мы уже успели послушать и гимн, и поздравления с днем рождения, и детские песни. Такая практика оказалась очень эффективной: сегодня сотрудники крайне редко поют».

Введение правил о финансировании благотворительной организации

Во время встреч в Keller-Williams Realty любой, у кого во время совещания звонит телефон, должен сделать пожертвование в благотворительную организацию. Такая политика, как считает руководство, сводит к минимуму случаи, когда по какой-то причине совещание прерывается.

Внедрение технологии, ограничивающей время

Агентство O3 World установило в конференц-зале технологию под названием Roombot. Она предупреждает участников о запланированном совещании, а также выполняет много других полезных функций. В частности, под конец совещания в конференц-зале начинает тускнеть освещение. Таким образом Roombot структурирует рабочий календарь команд и позволяет избежать накладок.

Использование секундомера

Команда сервиса Tripping.com устанавливает секундомер на 30 минут в начале каждой встречи, что позволяет по максимуму использовать выделенное время. Если встреча затягивается, человек, который собрал сотрудников, должен бросить $5 в корпоративную копилку.

Основатель и генеральный директор Tripping.com Джен О'Нил говорит, что принцип экономии времени стал ключевым в корпоративной культуре компании: «Это делает наши встречи более продуктивными».

Отсутствие стульев

Консалтинговая фирма Just Fearless тоже устанавливает время для встреч — обычно 30 минут. При этом если совещание затягивается, у сотрудников забирают стулья. Все оставшееся время им приходится общаться стоя. Такой метод стимулирует не затягивать совещания без цели и конкретной повестки. Правило действует везде — и в офисе, и в общественном месте. В последнем случае сотрудники особенно пунктуальны, потому что не хотят притягивать к себе взгляды посторонних.

Отжимания

Команда мобильного приложения Buddytruk встречается по утрам каждую пятницу для обсуждения еженедельных итогов работы. Чтобы встречи не затягивались, руководство ввело забавное правило: последний выступающий должен 50 раз отжаться. Как отмечает руководство, сначала это было просто развлечение, но со временем традиция стала неотъемлемой частью корпоративной культуры.