Про ЭДО: изменения при обмене УПД, работа с ЭПД, законодательные новшества

Последние годы компании активно переходят на электронный документооборот. Причин тому несколько: во-первых, это ускоряет процесс взаиморасчетов, во-вторых, само государство заинтересовано в том, чтобы переводить отношения с бизнесом в цифровое поле, тем самым делая процессы более прозрачными и контролируемыми.

13 октября компания Контур провела онлайн-конференцию DiadocDay 2023, на которой эксперты поделились мнениями о текущей ситуации в работе с электронными документами.

Электронные перевозочные документы

В сентябре 2022 года Минтранс запустил государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). С этого момента у бизнеса, связанного с перевозками, появилась возможность обмениваться электронными перевозочными документами (ЭПД). Правовые основы оборота ЭПД обозначены Федеральным законом от 02.07.2021 № 336-ФЗ.

На сегодняшний день в системе можно оформить шесть типов ЭПД: транспортную накладную, сопроводительную ведомость, заказ-наряд, путевой лист, заказ (заявку), договор фрахтования. Конкретно по путевому листу и транспортной накладной уже сложилась хорошая практика применения.

Порядок обмена электронными перевозочными документами предполагает участие в процессе оператора ИС ЭПД. Поэтому, переходя на ЭПД, бизнес не может напрямую взаимодействовать с ГИС, ему нужно обязательно выбрать оператора.

Стоит отметить, что в марте этого года были обновлены правила обмена ЭПД — вышло новое Постановление Правительства РФ от 25.03.2023 № 476. Изменения были внесены в Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931 и вступили в силу с 29 марта 2023 года.

Обменивайтесь с партнерами электронными перевозочными документами в сервисе Логистика

Получить консультацию

Реклама 16+.

С 1 июня 2024 года регуляторы планируют изменить правила документооборота для бизнеса, работающего со спиртосодержащей продукцией. Для нее придется оформлять транспортные накладные и путевые листы только в электронном формате. Если в перевозке участвует сторонняя организация, то нужно формировать ЭТН. Если же компания оформляет перевозку своим транспортом (например, производитель, который доставляет продукцию в розничную точку своим транспортом; розница, которая осуществляет самовывоз своим транспортом), то перевозка будет сопровождаться оформлением электронного путевого листа (ЭПЛ).

Важно, что в электронных перевозочных документах нужно будет фиксировать информацию о документе из ЕГАИС. Механика следующая: сначала уходит в ЕГАИС заявка о фиксации, но в нее нужно будет дополнять информацию о перевозочном документе, а именно идентификатор перевозочного документа отправлять в ЕГАИС. Далее оформляется ЭПД, в котором фиксируется идентификатор заявки из ЕГАИС. Таким образом, ГИС ЭПД сможет аккумулировать информацию из двух источников — из ЕГАИС и из ЭПД.

Изменения при обмене УПД

ФНС разработала новые электронные форматы счета-фактуры и УПД. Это было вызвано вступлением в силу Федерального закона от 13.06.23 № 203-ФЗ, который установил определенные правила для оборота табачной продукции, сырья, никотинсодержащей продукции и никотинового сырья. Этот оборот допустим только при наличии электронного УПД. Предполагается, что такой документ будет подтверждать легальность оборота. Новые требования начнут действовать с 1 марта 2024 года.

Прослеживаемость. Возникают новые обязательства по прослеживаемым товарам и, следовательно, их тоже нужно отражать в УПД.

С 1 января 2023 года действует Приказ ФНС РФ от 08.07.2022 № ЕД-7-15/636@, который вводит порядок представления в электронной форме операторами ЭДО счетов-фактур, УПД и УКД, содержащих реквизиты прослеживаемости.

Согласно Федеральному закону от 31.07.2023 № 389-ФЗ, с 1 октября 2023 года в счетах-фактурах (УПД) должен быть отражен новый реквизит «стоимость товара, подлежащего прослеживаемости» в графе 14 табличной части счета-фактуры (УПД).

В пп. 19 п. 5 ст. 169 НК РФ появилось требование о том, что реквизиты прослеживаемых товаров (РНПТ, единица измерения, количество и стоимость) необходимо отражать в счете-фактуре:

при реализации товаров в составе комплектов (наборов), подлежащих прослеживаемости;
при передаче прослеживаемых товаров в составе выполненных работ.

Соответственно, с 1 октября 2023 года в выставленных и полученных счетах-фактурах (УПД) должен быть указан новый реквизит.

Отправляйте универсальные передаточные документы в Диадоке

Подключиться

Реклама 16+.

МЧД. Возникла необходимость добавлять в УПД информацию о доверенностях.

ФНС в Письме от 22.03.2023 № ЕА-4-26/3420@ уточнила, как в электронных документах отражать сведения об информационной системе, в которой осуществляется хранение МЧД.

Как подготовиться к внедрению ЭДО

Для бизнеса автоматизация работы в ЭДО несет много преимуществ: помимо сокращения почтовых расходов и экономии рабочего времени офис-менеджеров, сокращается время на проверку полученных от контрагентов документов в части реквизитов и наличия подписей, а также освобождаются площади помещения под хранение бумажных документов. По мнению Таисии Зотовой, руководителя центра внедрения ЭДО в Контуре, среди плюсов стоит отметить прозрачность документооборота, то есть контроль без посредников, и легкую выгрузку единого реестра отправки документов при судебных разбирательствах.

На первом этапе, перед непосредственным внедрением ЭДО, нужно хорошо подготовиться: выделить специалистов, которые будут курировать этот процесс, выбрать решения из предложенных на рынке, проверить его на совместимость с учетной системой, которой пользуется компания. Кроме того, потребуется выпуск КЭП и МЧД, а также настройка доступа к государственным ИС, если компания с ними работает (Честный ЗНАК, ЕГАИС и др.).

На втором этапе следует провести работу с персоналом, то есть обучить его, проверить, насколько готовы к работе в ЭДО контрагенты (нередко больше всего времени уходит на подключение их к ЭДО).

Процесс интеграции складывается из нескольких этапов: