Что такое подотчет: документы, налоги, оформление

В обязанность любой организации входит утверждение порядка взаиморасчетов с подотчетными лицами в своей учетной политике и локальных нормативных актах. Прежде всего это необходимо для того, чтобы ФНС не доначислила налоги на подотчетных сотрудников и не выписала штрафы за нарушение кассовой дисциплины.

Как правильно вести подотчет, разъяснили эксперты бухгалтерской консалтинговой компании «Простые решения».

Содержание:

Кто может взять деньги под отчет

Все сотрудники компании — и генеральный директор, и уборщица, могут брать деньги под отчет. Эта возможность касается в том числе и иностранных сотрудников. А вот посторонние физические лица средства под отчет в бухгалтерии взять не могут.

Разъяснения по этому вопросу дает ЦБ РФ в своем Письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859. Согласно позиции регулятора, физлица, которые оказывают услуги компании на основании договора ГПХ, могут являться подотчетным лицом.   

Основой для корректного учета расчетов по выданным подотчетному сотруднику денежным средствам является правильное и своевременное документирование всех операций. 

Важно неукоснительно соблюдать все этапы операций: выдачу денежных средств на возмещение расходов, составление отчетности, возврат неизрасходованных сумм и учет произведенных расходов.

Порядок расчетов

Финансы под отчет обычно выдаются наличными из кассы предприятия или безналичным переводом на карту сотрудника или корпоративную карту.

Если компания выбирает перевод на карту, важно указать реквизиты карты в приказе или заявлении о выдаче денег, а в назначении платежа — цель перечисления средств, например, «аванс на командировочные расходы» или «подотчетные расходы». Код вида дохода при этом указывать не нужно.

Наличные средства следует выдавать на основании расходного кассового ордера, согласно Указаниям ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У и Письму ЦБ РФ от 10.07.2020 № 45-1-2-ОЭ/10700.

А перед утверждением авансового отчета необходимо заполнить в нем графы 1–6 на оборотной стороне. Особое внимание нужно уделить заполнению графы 1. В ней необходимо проставить номера всех документов в хронологическом порядке. 

В графах 2-4 проставляются даты, номера и наименования документов, подтверждающих расходы (например, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки) или наименование расхода (например, суточные).

В 5 и 6 колонках прописываются суммы в соответствии с данными отчетных документов. 

Подотчетник должен подписать авансовый отчет на оборотной стороне, расшифровать свою подпись и пронумеровать подтверждающие документы в соответствии с их порядком в графах 1-6 на оборотной стороне авансового отчета. Затем необходимо приложить эти документы к отчету.

После получения отчета бухгалтер выполняет проверку. Компания должна убедиться, что деньги были использованы в соответствии с целевым назначением. Также необходимо проверить, что в отчете указаны все необходимые документы, подтверждающие расходы. Важно также удостовериться в правильности оформления указанных документов и выполнить подсчет сумм, указанных в отчете.

После проведения проверки авансового отчета бухгалтер должен заполнить свою часть отчета, указав суммы расходов и номера счетов (субсчетов), которые дебетуются на эти суммы, на оборотной стороне отчета в графах 7-9.

Реклама 16+

Учитывайте выданные авансы и списывайте подотчетные суммы с помощью специального сервиса

Окончательный расчет

Если из утвержденного авансового отчета следует, что работник потратил больше, чем получил в качестве подотчета, то компания обязана возместить ему перерасход. Если же истрачено меньше, чем получено, работник обязан вернуть разницу.

Окончательный расчет должен быть проведен после одобрения отчета в установленный руководителем срок, определенный внутренними регламентами предприятия.

Расчет перерасхода наличными средствами оформляется расходным кассовым ордером. При этом необходимо произвести соответствующую запись в кассовую книгу. 

Подотчетник также имеет право получить возмещение в безналичной форме, путем перечисления средств на его банковскую карту. Но важно указать в поле «Назначение платежа» платежного поручения «Компенсация перерасхода по авансовому отчету от ________ № ____». Это необходимо для того, чтобы ФНС не отнесла эту сумму к налогооблагаемому доходу сотрудника.

Информация о возмещении излишнего расхода будет отражена в авансовом отчете. В нем также будет указана сумма выплаты, номер и дата кассового ордера или платежного поручения.

Если авансовый отчет подтверждает наличие неизрасходованного остатка у сотрудника, его следует вернуть.

Неизрасходованный остаток может быть внесен в кассу компании наличными. В этом случае процедура оформляется приходным кассовым ордером и записью в кассовой книге в соответствии с установленными правилами. Подотчетному лицу будет выдана квитанция к приходному кассовому ордеру о подтверждении получения денег.

При возврате неиспользованного остатка суммы подотчетных средств с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет компании рекомендуется указывать назначение платежа как «Возврат подотчетной суммы». В авансовом отчете необходимо указать информацию о возвращенной сумме, а также предоставить детали перевода, включая данные приходного кассового ордера.

Инвентаризация

Проверку расчетов с подотчетными лицами Минфин рекомендует проводить минимум один раз в год. Обязательна инвентаризация взаиморасчетов в случае реорганизации или ликвидации предприятия (в соответствии с Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н и ч. 3 ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ).

Проверка расчетов с подотчетными лицами может быть проведена в любое время. Конкретные сроки проверки устанавливает руководитель.

При проведении инвентаризации расчетов с подотчетными лицами необходимо:

• проверить, соответствуют ли суммы выданных авансов приказам руководителя или заявлениям работников;
• актуализировать даты выдачи авансов и целевое назначение;
• уточнить наличие отчетов о расходовании полученных сумм и соответствующих им первичных документов;
• проверить, соответствуют ли целевому назначению авансовых отчетов полученные денежные средства.

Также важно удостовериться, что подотчетные лица соблюдали сроки предоставления отчетов о полученных авансах и возвращали неизрасходованные суммы вовремя. Если на момент инвентаризации работник имеет задолженность по подотчетным суммам, необходимо убедиться, что сроки возврата не истекли.

По итогам инвентаризации составляется специальный акт, в котором фиксируются суммы задолженности предприятия и кредиторской задолженности каждого работника, а также суммы задолженности с истекшими сроками исковой давности и другие невозможные для взыскания долги.

Сроки представления отчета о расходах

Отчет о расходах должен быть представлен в течение трех дней с момента покупки товара, но предприятие вправе установить разные сроки для разных категорий сотрудников. Например, для топ-менеджеров срок может быть 30 дней, а для остальных — три дня. Однако срок возврата, выданного на командировку, не может быть изменен и составляет три дня для всех.

В положении о расчетах с подотчетными лицами можно установить временные рамки для выполнения задач. Это можно зафиксировать во внутренних документах компании.