Какие отчеты нужно представлять в центры занятости

Среди множества видов отчетности работодатели часто забывают об обязанности информировать центр занятости населения (ЦЗН) о вакансиях, массовом сокращении штата, занятости инвалидов и пр. Давайте разберемся, какие сведения организация должна представлять в ЦЗН, в какие сроки и чем грозит игнорирование этого требования.

Какие сведения нужно сообщать в ЦЗН

Основной документ, который регулирует отношения работодателей с ЦЗН, — это Федеральный закон от 12.12.2023 № 565-ФЗ «О занятости населения в РФ». В соответствии со ст. 53 работодатели обязаны сообщать в центр занятости населения следующее:

• о принятии (об изменении, отмене) решения о ликвидации организации либо прекращении деятельности ИП;
• о принятии (об изменении, отмене) решения о сокращении численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя и возможном расторжении трудовых договоров;
• о введении (об изменении, отмене) режима неполного рабочего дня (смены), неполной рабочей недели, простое;
• о временном переводе (об изменении, отмене решения о временном переводе) работников на дистанционку по инициативе работодателя в исключительных случаях, предусмотренных трудовым законодательством;
• о процедуре, примененной в отношении работодателя в деле о несостоятельности (банкротстве);
• о свободных рабочих местах и вакантных должностях, в том числе о потребности в их замещении;
• о выполнении квоты для приема на работу инвалидов;
• об иных действиях и событиях, влияющих на положение на рынке труда.

Зачем это нужно? Ведь сегодня бизнес сам может искать сотрудников, объявлять о банкротстве у себя на сайте и пр., не прибегая к услугам ЦЗН. Требования Закона о занятости населения призваны поддержать государственную политику в области занятости населения, которая способствует трудоустройству граждан, предупреждению массовой и сокращению длительной безработицы.

Кто и как должен подавать сведения

Информировать ЦЗН о событиях должны как компании, так и ИП, у которых хотя бы с одним работником оформлены трудовые отношения.

Сведения можно направлять несколькими способами:

• Через портал «Работа России». Бюджетные организации и госорганы должны использовать только этот способ. Также онлайн-передачу сведений осуществляют работодатели со среднесписочной численностью свыше 25 человек.
• Передавать лично в ЦЗН или отправлять сведения по почте.

Отчет о свободных рабочих местах и вакантных должностях

Срок представления. Отчет подается в течение 5 рабочих дней со дня появления свободных рабочих мест и вакантных должностей, а об изменении этой информации — в течение 5 рабочих дней со дня возникновения изменений (ч. 6 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

Под вакансией подразумевается наличие незанятого рабочего места или должности, на которую может быть принят новый работник. Не важно, новая ли это штатная единица или вы ищете замену уволенному человеку. При этом должности, которые освободились из-за того, что сотрудник ушел в декрет или временно переведен на другую работу, вакантными не считаются. Сообщать о них в центр занятости не нужно.

А если речь идет о постоянном наборе сотрудников? По таким вакансиям тоже нужно представлять сведения и следить за их своевременным обновлением.

Реклама 16+

Ведите учет сотрудников, рассчитывайте зарплату, больничные, отпускные, налоги и взносы в удобном сервисе

Узнать больше

Нередко возникает вопрос: надо ли подавать нулевой отчет о вакансиях? Согласно п. 40 Постановления Правительства РФ от 13.05.2022 № 867, если работодатель зарегистрирован на единой цифровой платформе «Работа в России» и не разместил там информацию о вакансиях, то считается, что тем самым он проинформировал органы СЗН об отсутствии вакансий.

Аналогичная позиция отражена в Определении 8-го КСОЮ от 01.03.2022 № 88-4678/2022: при отсутствии вакансий никаких отчетов в службу занятости сдавать не нужно.

Шаблон отчета. Информацию о вакансии можно разместить на платформе «Работа в России» или направить в ЦЗН ее описание по форме из приложения 9 к Приказу Минтруда РФ от 20.10.2021 № 738н.

По указанным работодателем в отчете критериям ЦЗН подбирает соискателей и направляет их в организацию. Если соискателя принимают на работу, то работодатель в пятидневный срок должен об этом сообщить. Ему необходимо через портал «Работа в России» направить уведомление с указанием дня оформления на работу или вернуть направление, выданное соискателю, в ЦЗН, если работодатель не зарегистрирован на цифровой платформе.

В случае отказа в трудоустройстве работодатель делает в направлении ЦЗН отметку о дне явки и причине отказа.

Сведения о выполнении квоты для приема на работу инвалидов

Срок представления. Ежемесячно не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным (ч. 7 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

В п. 1 ст. 13.2 Закона РФ от 19.04.91 № 1032-I указано, что такие сведения работодатель должен сообщать в ЦЗН в следующих случаях:

• при численности работников свыше 100 человек квота для приема на работу инвалидов устанавливается в размере от 2 до 4% от среднесписочной численности работников;
• при численности работников от 35 до 100 человек — в размере не более 3% от среднесписочной численности работников.

Игнорирование квот и отказ инвалидам в трудоустройстве грозит штрафами в размере от 5 000 до 10 000 руб. для должностных лиц. Ст. 5.42 КоАП РФ расценивает это как нарушение прав людей с ограниченными физическими возможностями.

Шаблон отчета. Информация о выполнении квоты представляется в ЦЗН по форме из приложения 7 к Приказу Минтруда РФ от 26.01.2022 № 24.

Отчет о применении процедуры банкротства

Срок представления. В течение трех рабочих дней после принятия решения о проведении мероприятий (ч. 5 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

Форма представляется ежемесячно с даты начала применения процедуры до ее окончания.

Шаблон отчета. Сведения представляется в ЦЗН по форме из приложения 6 к Приказу Минтруда РФ от 26.01.2022 № 24.

Сведения о введении неполного рабочего дня, приостановке производства

Срок представления. В течение трех рабочих дней после принятия решения о проведении соответствующих мероприятий (ч. 5 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

Когда работодатель меняет организационные или технологические условия труда (производственные изменения, реорганизация компании и др.), зачастую это ведет к корректировке условий трудового договора по инициативе работодателя. ТК РФ допускает такой вариант, главное, чтобы не менялась трудовая функция сотрудника.

Однако серьезные изменения могут повлечь за собой массовое увольнение работников. В целях сохранения рабочих мест работодатель имеет право вводить режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок до шести месяцев (ч. 5 ст. 74 ТК РФ).

После того как решение принято, работодатель обязан в письменной форме сообщить об этом в ЦЗН в течение трех рабочих дней. Отчет должен содержать данные о количестве работников, которым установлено неполное рабочее время, а также период, на который работодатель установил такой режим.

Шаблон отчета. Сведения представляется в ЦЗН по форме из приложения 2 к Приказу Минтруда РФ от 26.01.2022 № 24.

Отчет о введении режима простоя

Срок представления. В течение трех рабочих дней после принятия решения о проведении соответствующих мероприятий (ч. 5 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

В отчете нужно указать причины введения простоя. Это может быть вина работодателя или работника, а также причины, не зависящие от работодателя и работника. Кроме того, важно внести дату начала и окончания режима простоя и численность простаивающих работников.

Шаблон отчета. Сведения представляется в ЦЗН по форме из приложения 3 к Приказу Минтруда РФ от 26.01.2022 № 24.

Отчет о введении дистанционки

Срок представления. В течение трех рабочих дней после принятия решения о проведении мероприятий (ч. 5 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

Отчет представляется в ЦЗН в тех случаях, когда перевод на дистанционку связан со сложившимися обстоятельствами, которые могут стать причиной массовых сокращений. Например, это может быть пандемия или авария.

Шаблон отчета. Сведения представляется в ЦЗН по форме из приложения 4 к Приказу Минтруда РФ от 26.01.2022 № 24.

Отчет об отпусках без сохранения зарплаты

Срок представления. В течение трех рабочих дней после принятия решения о проведении мероприятий (ч. 5 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

В Письме Минтруда РФ от 03.03.2023 № 16-3/ООГ-383 уточняется, что отчет направляется в ЦЗН в случаях, когда инициатива работника о предоставлении ему отпуска без сохранения зарплаты связана с обстоятельствами, которые могут повлечь массовое высвобождение работников.

Шаблон отчета. Сведения представляется в ЦЗН по форме из приложения 5 к Приказу Минтруда РФ от 26.01.2022 № 24.

Сведения о ликвидации организации, сокращении численности или штата

Срок представления. Организация сообщает о мероприятии не позднее чем за два месяца, а ИП — не позднее чем за две недели до его начала. Если решение о сокращении численности персонала или штата работников может спровоцировать массовые увольнения, то информирование осуществляется не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. С 1 января 2024 года также нужно сообщать об изменении, отмене решений по ликвидации и сокращениям — в течение трех рабочих дней после принятия решения (ч. 4 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

Шаблон отчета. Сведения представляется в ЦЗН по форме из приложения 1 к Приказу Минтруда РФ от 26.01.2022 № 24. Она содержит сведения о каждом из сотрудников, подлежащих увольнению:

• полные ФИО;
• образование;
• профессия или специальность;
• средняя заработная плата.

Размеры штрафов

Непредставление, неполное или несвоевременное представление сведений в ЦЗН по любому из отчетов влечет административную ответственность. Должностные лица должны будут выплатить штраф от 300 до 500 руб.; юридические лица — от 3 000 до 5 000 руб. (ст. 19.7 КоАП РФ).

Вместо заключения

Не стоит забывать, что в отношении службы занятости у работодателей есть не только обязанности. Сотрудничество с региональным ЦЗН может быть полезно. Самое очевидное — это, конечно, подбор персонала согласно обозначенным требованиям. А кроме того, любая организация вправе запрашивать у органов службы занятости информацию о положении на рынке труда. Сделать это можно в любой удобной форме: по электронной почте или через МФЦ государственных и муниципальных услуг совершенно бесплатно.