Электронный документооборот
Учет и отчетность
Проверка контрагентов
Торговля и ритейл
Автоматизация бизнеса
Участие в закупках
Управление HR‑процессами
Коммуникации
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Поиск клиентов
Маркировка товаров
Информационная безопасность
По сведениям о застрахованном лице СФР определяет, кто страхователь, кому направлять уведомления и запросы о предоставлении недостающих сведений для назначения и выплаты пособий. Попробуем разобраться, когда, на кого и как подать форму «Сведения о застрахованном лице».
СФР выплачивает пособия в проактивном режиме. Это значит, что он не ждет заявления от застрахованного лица, а начинает собирать сведения и документы для назначения пособия с момента, когда медицинская организация откроет ЭЛН или из органов ЗАГС придут данные о рождении ребенка.
В этом процессе важную роль играют сведения о застрахованном лице, полученные от работодателей.
Сведения о застрахованном лице — это данные, которые работодатель передает в СФР для расчета и последующей выплаты пособия сотруднику при наступлении страхового случая.
Как и когда работодателю собирать сведения от работников
Сведения о застрахованном лице необходимо подавать на тех, кто принимается на работу по трудовым договорам и сотрудничает с работодателем по договорам ГПХ. Также СФР рекомендует предоставлять сведения по уволенным сотрудникам — на случай, если они заболеют в течение 30 дней после ухода из компании.
Работники представляют работодателю сведения о застрахованном лице (далее — СоЗЛ) по форме, утвержденной Приказом СФР от 22.04.2024 № 643. Они могут выбрать, каким способом их оформить (п. 6 Постановления Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010):
- заполнить собственноручно на бланке;
- проверить и подписать распечатанные сведения, сформированные кадровиком (бухгалтером) в программе;
- подписать неквалифицированной или простой электронной подписью через корпоративную информационную систему (кадровый ЭДО).
Получить от сотрудника СоЗЛ нужно при трудоустройстве. Если он уже у вас работает, то может подать сведения в любой момент, но должен это сделать при наступлении страхового случая, если не подал раньше (ч. 13-14 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Если какие-то данные меняются, работник снова подает СоЗЛ, иначе пособие не выплатят вовремя. Он обязательно сообщает о смене фамилии, закрытии счета и переходе в другой банк, новом почтовом адресе, о желании изменить способ получения пособия, например, при получении карты «Мир».
Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне
Когда направить сведения о застрахованном лице в СФР
Установленный срок — три рабочих дня со дня получения сведений от работника. Днем получения сведений считается:
- дата подачи сведений, указанная в форме;
- дата, когда работник подписал сведения в электронном виде.
Если в базе СФР нет сведений о застрахованном лице, работодатель не будет получать уведомления об открытии и закрытии ЭЛН. Информационная система СФР определяет работодателя по регномеру страхователя, от которого поступили СоЗЛ с ФИО и СНИЛС, совпадающими с ФИО и СНИЛС из ЭЛН.
Как подать сведения о застрахованном лице в СФР
Работодатели должны направлять сведения в СФР в электронном виде (формат xml) через систему социального электронного документооборота — СЭДО (Постановление Правительства от 23.11.2021 № 2010). Подключиться к СЭДО можно через операторов электронного документооборота.
Узнайте, как отправить сведения о застрахованных лицах в Эльбе.
Что учесть при представлении сведений в СФР
Передавать в СФР надо только актуальные данные. Бланк «Сведения о застрахованном лице» включает несколько разделов:
- ФИО, СНИЛС, дата рождения, пол, ИНН;
- сведения о документе, удостоверяющем личность;
- данные о документах, подтверждающих временное или постоянное проживание на территории РФ (для лиц без гражданства и иностранных граждан);
- прочие сведения, дающие льготы при назначении и исчислении пособия;
- адрес регистрации;
- фактическое место проживания (если в качестве способа выплаты пособия выбран почтовый перевод);
- сведения о способе выплаты пособия.
Способ получения пособия можно не указывать, если вы заполняете сведения на нового работника, которому еще не выпустили банковскую карту. Адрес тоже можно не заполнять, если работник будет получать пособие не почтовым переводом.
Что делать, если в сведениях есть ошибка
Если СФР при получении сведений или при формировании ЭЛН обнаружит расхождения в данных, то направит «Информацию о несоответствии сведений о застрахованном лице». Работодателю надо проверить данные в своей программе и, если нужно, актуализировать данные.
Если работодатель сам нашел ошибку в отправленных сведениях, нужно сформировать и отправить СоЗЛ по сотруднику с актуальной информацией. Последняя отправленная форма будет считаться корректной.
Можно ли сведения не распечатывать и не подписывать у работника, сведения сформировали и подали в электронном виде через 1 С.
необходимость бумажного бланка данных сведений ( он должен хранится в компании) в каком виде? спасибо
П. 6 Постановления Правительства РФ от 23.11.2021 N 2010 установлено, что работник имеет право предоставить работодателю сведения на бумажном носителе либо в форме электронного документа.
Если сведения о застрахованном лице сформированы в электронном виде в системе кадрового электронного документооборота и подписаны ПЭП (НЭП) работника, то распечатывать и подписывать документ собственноручно работником не требуется. Электронные документы хранятся в системе. В случае необходимости (например, проверки ФСС ) формируется копия электронного документа на бумажном носителе.
То, что способ выплаты может отсутствовать в файле сведений о застрахованном лице, следует из спецификации типов документов, размещенной на сайте ФСС
Данные о застрахованных лицах в ФСС не были поданы совсем ( не на трудящихся до 01.01.2022 года, не на приемы в 2022 году) Можем ли мы сейчас по принятым в 2022 году собрать заявления на предоставления данных и предоставить сведения в фсс . Чем нам это грозит, будут штрафы за приемы 2022 года и за прошлые года (и сколько , это на каждого сотрудника?)
Форматом ФСС предусмотрено, что одно физ.лицо - это один файл. Поэтому несколько сотрудников в одном файле отправить нельзя. Соответственно и выгрузка в КЗ производится в отдельные файлы. Но Вы можете сформировать в таблице сведения на несколько сотрудников и одним сеансом (по F9) выгрузить сразу несколько файлов по указанному пути. А в Контур.Экстерн есть возможность загрузить сразу из нескольких файлов и отправить все.
Способ получения пособия Вы сможете указать в ответе на запрос при наступлении страхового случая. Или можно заново отправить Сведения о застрахованном лице с дозаполненной информацией о способе получения (количество отправок сведений не ограничено, информация в базе ФСС каждый раз перезаписывается ).
Как указать способ получения по почте, не на карту или счет ?
Если Вы заполняете сведения в системе Контур.Экстерн, то при заполнении способа получения пособия в строке "Куда переводить пособие" выберите из справочника Почтовый перевод. Затем ниже кликните на ссылку Заполнить и введите почтовый адрес.
Это информация о несоответствии сведений о страхователе застрахованного лица с данным, полученным из ПФР. Если в сообщении указано, что ЗЛ с таким СНИЛС числится сотрудником страхователя с таким-то рег. номером, и сотрудник работает в организации, рег. номер которой указан в уведомлении, то ничего делать не нужно.
Либо проверьте, что по этому сотруднику не отправляли СЗВ-ТД с кадровым мероприятием «Увольнение» . Если отправляли - уточнить, должен ли он быть уволен. Если нет - отменить увольнение и повторить отправку ответа на запрос.
Если сотрудник уволен, то необходимо направить Сведения о застрахованном лице с признаком «Увольнение» и проверить, что по нему был отправлен отчет СЗВ-ТД в ПФР с кадровым мероприятием «Увольнение».
п.9 "Лицо, добровольно вступившее в правоотношения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, в целях назначения и выплаты соответствующего вида пособия представляет в территориальный орган страховщика по месту его регистрации в качестве страхователя либо подает в электронной форме с использованием единого портала сведения и документы, необходимые для назначения и выплаты пособия, и сведения о застрахованном лице".
Но возможность представлять сведения через портал Госуслуг заработает только с 01.01.2023. Поэтому сейчас только лично можно подать по месту регистрации.