Как сократить цикл документооборота до 1 часа: опыт компании S7 Airlines

1 июля 2015

Еще несколько лет назад согласование и подпись внутреннего документа занимали у авиакомпании несколько дней, а объем используемой в документообороте бумаги обходился ей в 35 000 руб. Перейдя на систему электронного документооборота, S7 Airlines не только уменьшила расходы и ускорила бизнес-процессы, но и сократила трудозатраты на обработку документов.

S7 Airlines (бренд авиакомпании «Сибирь») перевозит пассажиров по внутренним маршрутам и в страны СНГ, Европы, Ближнего Востока, Юго-Восточной Азии и Азиатско-Тихоокеанского региона. В холдинг S7 входит более 20 юридических лиц, которые ведут друг с другом обширный документооборот.

> 30 000
электронных документов прошло за год

> 20
юридических лиц
в холдинге

на 90%
снизились расходы на документооборот

Задачи

С учетом активного взаимодействия юридических лиц холдинг обозначил несколько задач:

Сократить количество бумаги на документы, тем самым снизить расходы, освободить офисы

За год на печать первичных документов у холдинга уходило около 140 пачек бумаги (порядка 35 000 документов). 30 пачек — это примерно 1 дерево. Таким образом, внутренний годовой документооборот S7 стоил природе четырех-пяти деревьев. Самой компании этот объем бумаги обходился в 35 000 руб.

Уменьшить цикл документооборота до 1 часа

Согласование и подпись внутреннего документа занимали несколько дней. Холдинг хотел, чтобы согласование занимало не более часа.

Ускорить учет и подпись входящих документов от поставщиков

Бумажные документы — оригиналы от поставщиков услуг по наземному обслуживанию, топливному обеспечению и бортовому питанию (аэропортов) зачастую приходили позднее, чем нужно. Холдинг не мог вовремя оплатить счет или выставить претензии, если данные в документах были некорректны.

Решение

Холдинг S7 выбрал систему электронного документооборота Диадок оператора СКБ Контур. Основными факторами стали:

регулярное прохождение независимого аудита безопасности;
широкий выбор технических решений для интеграции;
высокая экспертиза команды Диадока по внедрению;
готовность оператора разрабатывать единый формат отраслевых документов;
надежная круглосуточная техподдержка клиентов.

Интеграция

Компании холдинга используют учетные системы 1С и OeBS. Проектная команда разработала схему документооборота, при которой документы можно передавать между системами, а затем в Диадок.

Результатом стала система ЭЛФИНДО — хранилище и распределительный центр документов всего холдинга, «единое окно» для всех учетных систем, через которое документы попадают в Диадок и уходят к контрагентам.

ЭЛФИНДО использует данные из учетных систем, на их основе автоматически формирует и отправляет электронные документы.

Результаты

Сегодня все компании холдинга ведут документооборот через СКБ Контур. S7 перешла на ЭДО с восемью из 14 компаний по наземному обслуживанию, с которыми идет самый объемный документооборот. Остальные выстраивают свои процессы, чтобы оптимально провести интеграцию.

80 % счетов-фактур от агентов по продаже билетов и 99 % договоров с агентами предоставляется в электронном виде. Планируется, что в 2016-2017 годах компания перейдет на ЭДО с половиной контрагентов — резидентов. Но результаты электронный оборот показывает уже сейчас:

расходы на документооборот снизились на 90 %;
цикл документооборота завершается за час;
S7 без задержек оплачивает счета поставщиков;
сократились трудозатраты на обработку документов: если раньше экономист обрабатывал счет-фактуру от крупного поставщика два часа, то теперь — 15-20 минут;
документ, который выставила одна компания холдинга, зеркально отражается в системе другой компании, расхождения исключаются.

Интересный факт

За 2015 год через S7 прошло более 30 000 электронных документов. Тем самым компания S7 уже сохранила три дерева.

При ЭДО документы автоматически загружаются в системы авиакомпании и так же автоматически сверяются с нашими данными. Если расхождений нет, цикл документооборота занимает не более часа и требует внимания лишь одного сотрудника — чтобы подписать документы.

Другой важный аспект — сегодня документы хранятся в структурированном электронном архиве, который не занимает пространство и доступен сотрудникам. Можно легко найти нужный документ по заданным параметрам. Статусы документов всегда актуальны. Ушла проблема уничтожения документов, по которым вышел срок хранения. Теперь это дело нескольких секунд и нулевых затрат.

Ольга Дудкина, руководитель проектов СКБ Контур:

У авиакомпаний обширный документооборот с аэропортами. Каждый рейс сопровождается актом по форме С. С помощью мобильного приложения Диадока пилот может подписать его еще в полете. Затем аэропорт формирует реестры услуг, которые авиакомпания сверяет со своими данными. На их основе формируются бухгалтерские закрывающие документы. В Диадоке все это происходит автоматически и в разы быстрее, чем на бумаге.

Михаил Демаков, старший менеджер по развитию федеральных клиентов СКБ Контур:

Из-за бумажных документов появляются расхождения в документах. Сверять сведения, исправлять ошибки — все это время. Замедляется оплата услуг. При ЭДО нет таких проблем. Документооборот быстрый, точный, нетрудоемкий. Участники авиаотрасли это понимают и активно переходят на электронный документооборот.