Как S7 Airlines сократила цикл документооборота до 1 часа

Еще несколько лет назад согласование и подпись внутреннего документа занимали у авиакомпании несколько дней, а объем используемой в документообороте бумаги обходился ей в 35 000 руб. Перейдя на систему электронного документооборота, S7 Airlines не только уменьшила расходы и ускорила бизнес-процессы, но и сократила трудозатраты на обработку документов.

S7 Airlines (бренд авиакомпании «Сибирь») перевозит пассажиров по внутренним маршрутам и в страны СНГ, Европы, Ближнего Востока, Юго-Восточной Азии и Азиатско-Тихоокеанского региона. В холдинг S7 входит более 20 юридических лиц, которые ведут друг с другом обширный документооборот.

Какие задачи стояли перед компанией

С учетом активного взаимодействия юридических лиц холдинг обозначил несколько задач:

Сократить количество бумаги на документы. Тем самым снизить расходы, освободить офисы. За год на печать первичных документов у холдинга уходило около 140 пачек бумаги (порядка 35 000 документов). 30 пачек — это примерно 1 дерево. Таким образом, внутренний годовой документооборот S7 стоил природе четырех-пяти деревьев. Самой компании этот объем бумаги обходился в 35 000 руб.

Уменьшить цикл документооборота до 1 часа. Согласование и подпись внутреннего документа занимали несколько дней. Холдинг хотел, чтобы согласование занимало не более часа.

Ускорить учет и подпись входящих документов от поставщиков. Бумажные документы — оригиналы от поставщиков услуг по наземному обслуживанию, топливному обеспечению и бортовому питанию (аэропортов) зачастую приходили позднее, чем нужно. Холдинг не мог вовремя оплатить счет или выставить претензии, если данные в документах были некорректны.

Выбранное решение

Холдинг S7 выбрал систему электронного документооборота Диадок оператора СКБ Контур. Основными факторами стали:

регулярное прохождение независимого аудита безопасности;
широкий выбор технических решений для интеграции;
высокая экспертиза команды Диадока по внедрению;
готовность оператора разрабатывать единый формат отраслевых документов;
надежная круглосуточная техподдержка клиентов.

У авиакомпаний обширный документооборот с аэропортами. Каждый рейс сопровождается актом по форме С. С помощью мобильного приложения Диадока пилот может подписать его еще в полете. Затем аэропорт формирует реестры услуг, которые авиакомпания сверяет со своими данными. На их основе формируются бухгалтерские закрывающие документы. В Диадоке все это происходит автоматически и в разы быстрее, чем на бумаге.

Ольга Дудкина
Руководитель проектов СКБ Контур

Интеграция

Компании холдинга используют учетные системы 1С и OeBS. Проектная команда разработала схему документооборота, при которой документы можно передавать между системами, а затем в Диадок.

Результатом стала система ЭЛФИНДО — хранилище и распределительный центр документов всего холдинга, «единое окно» для всех учетных систем, через которое документы попадают в Диадок и уходят к контрагентам.

ЭЛФИНДО использует данные из учетных систем, на их основе автоматически формирует и отправляет электронные документы.

Какие результаты получили

Сегодня все компании холдинга ведут документооборот через СКБ Контур. S7 перешла на ЭДО с восемью из 14 компаний по наземному обслуживанию, с которыми осуществляется самый объемный документооборот. Остальные выстраивают свои процессы, чтобы оптимально провести интеграцию.

При ЭДО документы автоматически загружаются в системы авиакомпании и так же автоматически сверяются с нашими данными. Если расхождений нет, цикл документооборота занимает не более часа и требует внимания лишь одного сотрудника — чтобы подписать документы.

Другой важный аспект — сегодня документы хранятся в структурированном электронном архиве, который не занимает пространство и доступен сотрудникам. Можно легко найти нужный документ по заданным параметрам. Статусы документов всегда актуальны. Ушла проблема уничтожения документов, по которым вышел срок хранения. Теперь это дело нескольких секунд и нулевых затрат.

Олеся Смирнова
Руководитель Директората анализа бизнес- процессов АО «Группа компаний С7»

80% счетов-фактур от агентов по продаже билетов и 99% договоров с агентами предоставляется в электронном виде. Планируется, что в 2016-2017 годах компания перейдет на ЭДО с половиной контрагентов — резидентов. Но результаты электронный оборот показывает уже сейчас:

расходы на документооборот снизились на 90%;
цикл документооборота завершается за час;
S7 без задержек оплачивает счета поставщиков;
сократились трудозатраты на обработку документов: если раньше экономист обрабатывал счет-фактуру от крупного поставщика два часа, то теперь — 15-20 минут;
документ, который выставила одна компания холдинга, зеркально отражается в системе другой компании, расхождения исключаются.

Интересный факт

За 2015 год через S7 прошло более 30 000 электронных документов. Тем самым компания S7 уже сохранила три дерева.

Из-за бумажных документов появляются расхождения в документах. Сверять сведения, исправлять ошибки — все это время. Замедляется оплата услуг. При ЭДО нет таких проблем. Документооборот быстрый, точный, нетрудоемкий. Участники авиаотрасли это понимают и активно переходят на электронный документооборот.

Михаил Демаков
Старший менеджер по развитию федеральных клиентов СКБ Контур