Аренда имущества сотрудника: бухучет, налоги, риски

Организация может использовать личное имущество работников в производственных целях. Для этого она заключает договор аренды с сотрудником или устанавливает ему компенсационные выплаты. Рассмотрим правовые нюансы и разберем, как правильно обосновать и учесть расходы по аренде или выплате компенсации.

Способы использования имущества сотрудника

Используя имущество сотрудника в производственных целях, компания может выбрать один из трех вариантов:

• заключить с ним договор аренды и выплачивать арендные платежи;
• оформить договор ссуды;
• оформить документы для компенсационных выплат.

Договор аренды

Арендодатель передает имущество арендатору во временное владение и пользование или во временное пользование. В договоре предусмотрено вознаграждение арендодателю — арендная плата (ст. 606 ГК РФ).

Отношения регулируются ГК РФ и договором аренды, даже если арендодатель — штатный работник.

Договор ссуды или безвозмездного пользования

Это «бесплатный» аналог аренды (гл. 36 ГК РФ, ст. 689 ГК РФ). Использование имущества без выплаты вознаграждения сотруднику приводит к возникновению внереализационного дохода у организации.

Компенсация за использование имущества

Работник использует имущество самостоятельно, а работодатель компенсирует сам факт использования и связанные расходы.

Сравнение вариантов

Вид договора влияет на учет и налогообложение.

В зависимости от того, что именно организация арендовала у сотрудника, возможны разные варианты отражения операций в учете и разные налоговые последствия.

Реклама 16+

Ведите бухучет, начисляйте зарплату и сдавайте отчётность в одном сервисе

Аренда транспортных средств у сотрудника

Плату сотруднику за аренду у него автомобиля можно оформить договором аренды, но если он согласен отдать машину во временное пользование бесплатно, оформляется договор ссуды. Еще один вариант — оформить компенсационные выплаты за использование личного автомобиля сотрудника для работы.

Договор аренды ТС

Договор аренды транспортного средства (ТС) может быть заключен с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации (с экипажем) или без таких услуг (без экипажа). Однако сама по себе возможность заключения с работником договора аренды ТС с экипажем является спорной, так как договор аренды с экипажем предусматривает, что лицо, управляющее ТС, является работником арендодателя (п. 2 ст. 635 ГК РФ).

Как правильно заключить договор

При аренде ТС договор должен быть заключен в письменной форме, но госрегистрации он не подлежит.

Помимо договора надо оформить:

• акт приемки-передачи имущества в аренду;
• если речь идет про договор аренды с экипажем, не лишним будет оформление ежемесячных актов на услуги по управлению ТС работником-арендодателем (Письмо Минфина РФ от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780).

При аренде ТС без экипажа оформлять ежемесячные акты на аренду не нужно (Письмо Минфина РФ от 25.03.2019 N 03-03-06/1/20067).

Виды договоров аренды ТС

Аренда без экипажа

Арендатор при расчете налога на прибыль включает в расходы арендную плату в полном объеме (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы по эксплуатации и содержанию арендованного ТС несет арендатор. Но стороны могут прописать в договоре, кто и какие расходы на содержание транспорта возьмет на себя. Если иное не предусмотрено договором, арендатор может учесть в размере фактических затрат расходы на:

• текущий и капитальный ремонт (п. 1, 2 ст. 260 НК РФ);
• ГСМ (п. 1 ст. 254 НК РФ);
• страхование автотранспорта (ст. 263 НК РФ).

Налоги и взносы при аренде ТС

Арендатор обязан удерживать НДФЛ при перечислении арендной платы (пп. 1 п. 1 ст. 223, ст. 226 НК РФ). Он выступает налоговым агентом, так как арендодатель — физлицо, а арендная плата — его доход (ст. 209, пп. 4, 6 п. 1 ст. 208 НК РФ). 

По договору аренды без экипажа арендные платежи не облагаются страховыми взносами, в том числе и от несчастных случаев (п. 4 ст. 420 НК РФ; п. 2 Письма Минфина РФ от 19.10.2022 N 03-04-06/101306; п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 №125-ФЗ). 

Аренда с экипажем

Как и по договору аренды без экипажа, арендатор включает в расходы арендную плату (в части пользования ТС), затраты на ГСМ, расходные материалы. Арендная плата в части вознаграждения работнику-водителю отражается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина РФ от 21.09.2012 № 03-03-06/1/495).

Расходы на страхование автотранспорта, текущий и капитальный ремонт, по умолчанию, оплачивает арендодатель (ст. ст. 634, 637 ГК РФ). Условиями договора можно переложить обязанность по страхованию на арендатора, однако обязанность по ремонту ТС перенести на арендатора не получится. Поэтому арендатор не сможет учитывать в налоговых расходах понесенные им затраты на ремонт арендованного с экипажем ТС (п. 1 ст. 252 НК РФ). 

Плату за аренду и за управление автомобилем в договоре нужно разделить, так как они облагаются по-разному:

• арендная плата — только НДФЛ;
• вознаграждение за управление машиной — НДФЛ и страховыми взносами по единому тарифу, кроме взносов на страхование от несчастных случаев, если договором аренды не установлена обязанность арендатора осуществлять такое страхование (пп. 1.1 п. 1 ст. 420 НК РФ; п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 №125-ФЗ).

Бухгалтерский учет аренды ТС

В бухучете операции по аренде транспортных средств отражаются по правилам, установленным ФСБУ 25/2018. Чаще всего к аренде ТС у работника применим упрощенный порядок учета аренды, предусмотренный п.п. 11 и 12 ФСБУ 25/2018. Например, если арендатор имеет право применять упрощенные способы ведения бухучета, арендованное ТС не выкупается у работника и не передается в субаренду. В такой ситуации проводки по аренде могут быть следующими:

Счета учета затрат организация выбирает самостоятельно исходя из того, связаны расходы по аренде ТС с основным производственным процессом или их можно отнести на общехозяйственные затраты, прочие затраты.

Договор ссуды

Договор ссуды не предусматривает выплат сотруднику за использование ТС, поэтому у организации возникает внереализационный доход в сумме рыночной стоимости аренды аналогичного автомобиля (пп. 8 п. 2 ст. 250 НК РФ; Письмо Минфина РФ от 19.04.2021 N 03-03-06/1/29310). Рыночную стоимость нужно подтвердить документально (п. 2 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.2005 N 98).

В целях налогообложения прибыли внереализационный доход признается ежемесячно в течение всего срока использования имущества. 

Так как работник не получает оплаты за использование работодателем его имущества по договору ссуды, облагаемого НДФЛ дохода по данному договору у работника не возникает (п. 1 ст. 41 НК РФ).

Ссудополучатель-работодатель обязан проводить текущий и капитальный ремонт автомобиля и нести все расходы на его содержание (ст. 695 ГК РФ). Эти затраты, подтвержденные документами, можно включать в расходы при расчете налога на прибыль.

Отражение в бухучете

Порядок отражения в бухучете ссудополучателя операций по договору ссуды нормативно не установлен, поэтому организации нужно утвердить проводки для данных операций в учетной политике для целей бухучета (п. 7.1 ПБУ 1/2008).

Организации с упрощенным учетом, по нашему мнению, могут ограничиться отражением полученного по договору ссуды ТС на забалансовом учете по аналогии с рассмотренным выше забалансовым учетом арендованного ТС (п. 7.2 ПБУ 1/2008).

Аренда недвижимости у сотрудника

Условия договора и регистрация

Договор аренды недвижимости нужно заключать в письменном виде. Также в обязательном порядке оформляется акт приемки-передачи имущества в аренду. Госрегистрация договора не нужна, если срок действия менее года.

Налоговый учет аренды недвижимости

При расчете налога на прибыль организация включает в расходы как арендную плату, так и коммунальные платежи в размере фактических затрат, подтвержденных счетами, квитанциями коммунальных служб (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

НДФЛ и страховые взносы

Перечисляя арендную плату, арендатор удерживает НДФЛ (ст. 226 НК РФ) со всей суммы арендной платы и коммунальных услуг, кроме той части стоимости коммунальных услуг, которые уплачиваются за фактическое потребление, например, за электроэнергию (Письмо Минфина РФ от 18.11.2020 N 03-04-05/100259).

Если арендодатель зарегистрирован как ИП, он сам будет начислять и уплачивать налог с арендной платы и компенсации стоимости коммунальных услуг (пп. 1 п. 1 ст. 227 НК РФ).

Арендная плата и компенсация оплаты коммунальных услуг не облагаются страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Оформлять ежемесячные акты на аренду недвижимости не нужно (Письмо Минфина РФ от 25.03.2019 N 03-03-06/1/20067).

Реклама 16+

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Попробовать

Компенсация за использование имущества работника

Когда применяется компенсация

Аренда подразумевает, что арендодатель передает личное имущество арендатору. Но иногда сотрудник сам использует личный автомобиль, телефон, ноутбук и другое имущество для работы. Если это происходит с согласия и в интересах работодателя, сотруднику полагается компенсация, которая складывается из двух составляющих (ст. 164, 188 ТК РФ):

• компенсации за сам факт использования имущества сотрудника;
• возмещения расходов, связанных с эксплуатацией. 

Документальное оформление

Чтобы учесть компенсации в налоговых расходах без дополнительных зарплатных налогов нужно:

• получить согласие работника на использование принадлежащего ему имущества в интересах работодателя; 
• определить размер компенсации и расходов, зафиксировать их в письменном соглашении; 
• издать приказ о выплате компенсации и возмещении дополнительных расходов;
• хранить документы, которые подтверждают право собственности сотрудника или право владения имуществом;
• собирать документы, подтверждающие компенсируемые расходы (чеки, квитанции, копии договора на услуги связи и т.д.). 

Налоговый учет компенсаций

На УСН «доходы минус расходы» компенсации за использование имущества (кроме автомобиля и мотоцикла) нельзя учесть в расходах, так как они не указаны в ст. 346.16 НК РФ (Письмо Минфина РФ от 21.03.2019 N 03-11-06/2/18724). Аналогично с возмещением эксплуатационных расходов. Поэтому работодателю на УСН «доходы минус расходы» лучше заключать с работниками договора аренды личного имущества, используемого в работе.

Особенности

Компенсация за автомобиль

Компенсации за использование автомобиля можно учесть для целей расчета налога на прибыль и налога по УСН только в пределах норм (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):

• для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 2400 руб. в месяц;

• для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 3000 руб. в месяц;
• для мотоциклов — 1200 руб. в месяц.

В сумму компенсации входят затраты на ГСМ и на техническое обслуживание (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина РФ от 17.01.2025 N 03-03-07/3188; Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 06.02.2020 N Ф07-17382/2019 по делу N А13-2437/2018, оставлено без пересмотра Определением ВС от 06.05.2020 № 307-ЭС20-5919).

Компенсация дистанционным работникам

Особые правила налогового учета установлены для компенсаций за использование личного имущества дистанционщиками.

Такие компенсации учитываются для целей налога на прибыль (пп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ):

• либо в установленном соглашением сторон фиксированном размере не выше 35 руб. за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно — если такой вариант компенсации установлен трудовым договором (допсоглашением к нему), коллективным договором или локальным нормативным актом;
• либо в сумме документально подтвержденных расходов дистанционного работника — во всех остальных случаях.

Остальных компенсаций эти правила не касаются — на ОСНО их можно учитывать в тех размерах, которые предусмотрены трудовым договором, допсоглашением, приказом.

Размер компенсации и обоснование

Размер компенсации должен быть обоснован. Если она слишком большая, налоговая может прийти к выводу, что это скрытая оплата труда и организация уклоняется от уплаты налогов.

Как избежать претензий проверяющих

Чтобы не сталкиваться с претензиями проверяющих:

• подтвердите рыночный уровень компенсации данными о ставках аренды аналогичного имущества;

• посчитайте размер компенсации исходя из стоимости имущества, срока службы, срока эксплуатации, а также времени, в течение которого имущество работника использовалось в интересах работодателя (Решение Арбитражного суда Астраханской области от 07.02.2025 по делу N А06-461/2022).

Обоснование в случае, если имущество используется сотрудником не только для работы, но и в личных целях:

• дополнительно пересчитайте размер компенсации за месяц исходя из времени, в течение которого имущество использовалось только в интересах работодателя.

Не рекомендуется выплачивать компенсацию за периоды, когда работник не мог использовать свое имущество в интересах работодателя, например, по причине отпуска или больничного.

Пример расчета компенсации

Рассматриваем расчет компенсации за использование личного ноутбука для работы с учетом времени его использования в интересах работодателя.

Срок полезного использования компьютерной техники и печатающих устройств — от двух до трех лет включительно (код ОКОФ 330.28.23.23 «Машины офисные прочие»).

Ноутбук используется не только в рабочих, но и в личных целях, поэтому в расчет компенсации включаем только рабочее время.

Например, в апреле рабочее время составляет 24% от общего времени (175 раб. часов / (30 календарных дней × 24 часа) = 24%).

В мае — 18% от общего времени (135 раб. часов / (31 календарный день × 24 часа) = 18%).

Компенсация за использование в рабочих целях личного ноутбука стоимостью 56 000 руб. составит:

• в апреле — 373,33 руб. (56 000 / 36 месяцев × 24%),
• в мае — 280,00 руб. (56 000 / 36 месяцев × 18%). 

Что учесть при выплате компенсации за использование личного ТС

При выплате компенсации за использование личного ТС безопаснее привязывать расчет выплат к пробегу ТС в рамках хозяйственной деятельности компании, подтвержденному путевыми (маршрутными) листами с конкретными маршрутами следования (Письмо ФНС РФ от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).

Также нужно оценить риски при выплате компенсаций за использование личного транспорта, если речь идет о видах транспорта, не упомянутых в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Позиция налоговиков в этом случае противоречива: 

• с одной стороны, они разрешают учитывать расходы на компенсацию за использование личного грузовика в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией (Письмо Минфина РФ от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150);
• с другой стороны, запрещают учитывать для целей налогообложения расходы на компенсацию за использование электромобилей, так как нормы компенсации по такому транспорту нормативно не установлены (Письмо Минфина РФ от 19.08.2025 N 03-03-06/1/80897).

НДФЛ и страховые взносы с компенсации

НДФЛ и страховые взносы по компенсационным выплатам, предусмотренным соглашением сторон трудового договора, не начисляются (п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Лимиты компенсаций для целей НДФЛ и страховых взносов по единому тарифу установлены только для компенсаций дистанционным работникам:

• либо в установленном соглашением сторон фиксированном размере не выше 35 руб. за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно — если такой вариант компенсации установлен трудовым договором (допсоглашением к нему), коллективным договором или локальным нормативным актом;
• либо в сумме документально подтвержденных расходов дистанционного работника — во всех остальных случаях.

В 6-НДФЛ необлагаемые НДФЛ компенсации показывать не нужно (пример 2 из Письма ФНС России от 17.09.2021 N БС-4-11/13297@), но такие выплаты нужно отражать в РСВ, персонифицированных сведениях и разделе 2 формы ЕФС-1 (Письмо УФНС России по г. Москве от 19.01.2023 N 27-16/005026@).

Риски доначисления зарплатных налогов возникают, если компенсация выплачивается за использование ТС, которое не принадлежит работнику, а используется им по доверенности (Письмо Минфина России от 24.11.2021 N 03-04-06/94831). Отметим, что в судебной практике встречается позиция об освобождении компенсаций от зарплатных налогов, даже если имущество не принадлежит работнику, который распоряжается им по доверенности (например, Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 N 309-КГ15-8423 по делу N А34-5577/2014).

Сводная таблица

Риски при аренде имущества сотрудника

ФНС внимательно следит за тем, чтобы компании не нарушали налоговое законодательство. Особенно тщательно проверяют договоры, заключенные между взаимозависимыми лицами.

Взаимозависимые лица

Если организация арендует имущество своего руководителя, то с особой тщательностью нужно подготовить все подтверждающие документы. Руководитель должен проявить добросовестность, заключая такую сделку от имени организации-арендатора с самим собой на рыночных условиях (Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 16.06.2020 N Ф04-1808/2020 по делу N А27-27196/2017).

Завышенная арендная плата

Органы ФНС нередко сравнивают арендную плату по таким договорам с рыночной величиной аренды. Если арендная плата по договору с руководителем завышена, налоговая пытается оспорить в суде правомерность отнесения завышенной арендной платы на расходы. 

Доначисления нередки и в иных случаях, когда арендодателем является лицо, взаимозависимое с арендатором:

• искажение стоимости аренды между взаимозависимыми лицами в несколько раз служит признаком ухода от налогов (Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 25.09.2024 N Ф04-4044/2023 по делу N А03-8461/2022, оставлено без пересмотра Определением Верховного Суда РФ от 10.01.2025 N 304-ЭС24-2281); 
• инспекторы отказались признавать в расходах арендную плату по фиктивной аренде с «техническим» арендодателем (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 26.07.2023 N Ф09-3988/23 по делу N А60-57469/2022); 
• контролирующие органы проверяют обоснованность расходов, проводя экспертизу стоимости аренды (Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 07.02.2023 N Ф04-7689/2022 по делу N А46-16946/2021, оставлено без пересмотра Определением Верховного Суда РФ от 06.06.2023 N 304-ЭС23-7918).

Аренда у плательщиков НПД

Сдача собственной жилой недвижимости в аренду может облагаться в рамках налога на профессиональный доход (пп. 3 п. 2 ст. 6 Федерального закона от 27.11.2018 N 422-ФЗ).

Однако, по мнению налоговиков, доходы, полученные от оказания услуг по сдаче в аренду (найм) жилых помещений и (или) объектов движимого имущества работником своему работодателю, не признаются объектом налогообложения НПД, в том числе если трудовые отношения между арендатором и арендодателем прекращены, но с даты прекращения трудовых отношений не прошло двух лет (Письмо ФНС РФ от 03.08.2021 N СД-4-3/10980@).

Впрочем, в суде можно отстоять право применения НПД по такой аренде между работодателем и работником, если жилье используется для проживания физлиц (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 10.02.2023 N Ф06-28340/2022 по делу N А65-11596/2022).

Однако при сдаче плательщиком НПД жилой недвижимости в аренду для целей, не связанных с проживанием физлиц, режим НПД не применяется, даже если арендодатель не имеет трудовых отношений с арендатором, а значит компания-арендатор должна выполнять функции налогового агента по НДФЛ при выплате арендной платы по такому договору (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 25.01.2024 N Ф07-22403/2023 по делу N А56-32587/2023, оставлено без пересмотра Определением Верховного Суда РФ от 29.07.2024 N 307-ЭС24-5652). 

Часто задаваемые вопросы