Электронный документооборот
Учет и отчетность
Проверка контрагентов
Торговля и ритейл
Автоматизация бизнеса
Управление HR‑процессами
Участие в закупках
Коммуникации
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Поиск клиентов
Маркировка товаров
Информационная безопасность
Организации и ИП должны удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ с доходов, которые выплачивают физлицам. Так они исполняют обязанности налогового агента. Случается, что бухгалтер не удерживает часть НДФЛ по ошибке, забывает удержать или вовсе не имеет такой возможности. Разберемся, как исправить ситуацию и уменьшить риски со стороны ФНС.
Сроки уплаты НДФЛ
В общем случае НДФЛ должен быть удержан при выплате дохода и перечислен в бюджет не позднее рабочего дня, следующего за днем удержания (п. 6 ст. 226 НК РФ). Однако есть несколько исключений:
- пособия по временной нетрудоспособности и отпускные — НДФЛ удержите в день выплаты и перечислите в последний день месяца, в котором выплатили доход;
- доходы в натуральной форме — удержите НДФЛ в день ближайшей денежной выплаты и перечислите в бюджет на следующий рабочий день.
С аванса удерживать НДФЛ не нужно, так как фактически данная выплата еще не является доходом сотрудника. Датой получения дохода в виде оплаты труда является последний день месяца, за который начисляется доход (п. 2 ст. 223 НК РФ). Поэтому НДФЛ нужно удержать не позднее дня, следующего за днем выплаты именно зарплаты, а не аванса.
Пример. Заработную плату работникам выплатили 10 июня 2022 года. Уплатить НДФЛ в бюджет нужно на следующий день, но это выходной. В таком случае руководствуемся п. 7 ст. 6.1 НК РФ — срок уплаты переносится на следующий рабочий день, то есть на 13 июня 2022 года.
НДФЛ не удержали и обнаружили ошибку в текущем налоговом периоде
Налоговый период по НДФЛ — календарный год. Если вы забыли удержать НДФЛ и вспомнили об этом в том же году, то дальнейший порядок действий зависит от того, продолжает ли сотрудник у вас работать.
Ищете бухгалтера?
Передайте работу с отчетностью, учетом и налогами профессиональному бухгалтеру
Сотрудник продолжает работать в организации
Предположим, что с зарплаты за май 2022 года у сотрудника забыли удержать НДФЛ. Бухгалтерия вспомнила об этом только в октябре 2022 года. Сотрудник продолжает работать в организации.
Решение у кейса достаточно простое. Достаточно выполнить несколько действий:
- Пересчитать НДФЛ за прошедшее время.
- Удержать «забытую» часть из будущих доходов сотрудника — в нашем примере из зарплаты за октябрь или ноябрь.
- Подать в ФНС корректирующий отчет 6-НДФЛ — так как забыли про «майский» НДФЛ и вспомнили о нем только в октябре, корректирующих отчетов будет два: за полугодие и за 9 месяцев.
О предстоящих удержаниях необходимо уведомить сотрудника, так как «на руки» в будущие месяцы он получит меньше денег. Также стоит предоставить ему расчет.
Из заработной платы сотрудников нельзя удержать более 50 % дохода, если НДФЛ не был удержан с материальной выгоды или дохода в натуральной форме (п. 4 ст. 226 НК РФ). В других случаях ограничение составляет 20 % (ст. 138 ТК РФ). Поэтому, если сумма «забытого» налога велика, удерживайте дополнительно НДФЛ в течение нескольких месяцев.
Лимит 20 % или 50 % считают от денежного дохода после удержания текущего НДФЛ. Лимит не применяется в отношении доходов, отличных от доходов в натуральной форме, в виде материальной выгоду, а также в виде оплаты труда (Письмо ФНС России от 26.10.2016 № БС-4-11/20405@).
Пример. Зарплата сотрудника 50 000 рублей в месяц. С этой суммы работодатель обязан удерживать НДФЛ 13 % — 6 500 рублей в месяц. Допустим, что сотрудник полгода неправомерно получал вычет на единственного ребенка-инвалида — 13 400 рублей. Сумма неудержанного налога составит 10 452 рубля (6 500 × 6 – (50 000 — 13 400) × 13 % × 6).
Рассчитаем ограничение на удержание «забытого» НДФЛ:
(50 000 — 6 500) * 20 % = 8 700 рублей — это максимальная сумма, которую можно удержать из месячной зарплаты сотрудника в соответствии со ст. 138 ТК РФ.
В нашем примере сумма не удержанного налога составляет 10 452 рубля. Следовательно, удержание будем производить двумя частями:
- 8 700 рублей в первом месяце;
- 1 752 рубля (10 452 — 8 700) в следующем месяце.
Сотрудник перестал работать в организации
Предположим, что в мае 2022 года с зарплаты сотрудника забыли удержать НДФЛ. Вспомнили об этом только в октябре, но сотрудник уволился еще раньше — в августе 2022 года. В таком случае у налогового агента нет возможности удержать НДФЛ, так как организация более не выплачивает бывшему сотруднику доходы. У данного кейса тоже есть решение.
Важно! Уплата НДФЛ за счет средств налоговых агентов не допускается (п. 9 ст. 226 НК РФ).
О невозможности удержать НДФЛ организация должна сообщить сотруднику и налоговой (п. 5 ст. 226 НК РФ). Для этого в срок до 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, организация должна подать в ФНС справку о доходах и суммах налога физического лица, которая входит в состав годового отчета 6-НДФЛ (Приказ ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@).
Образец 6-НДФЛ за 2021 год со справкой о доходах физлица с суммой не удержанного НДФЛ.
Образец уведомления сотрудника о невозможности удержать НДФЛ.
Уведомить бывшего работника можно сообщением в произвольной форме или аналогичной справкой о доходах из приложения № 4 к приказу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Передать ее можно сотруднику лично в руки, тогда желательно на своей копии получить расписку сотрудника о получении, или направить письмом с описью вложений и уведомлением о вручении.
После получения справки с информацией о неудержанном налоге, ФНС уведомит сотрудника о том, что он обязан уплатить НДФЛ, который с него не удержали.
Физлицо в такой ситуации должно в срок до 30 апреля предоставить в ФНС декларацию по форме 3-НДФЛ (п. 1 ст. 229 НК РФ). А неудержанный налог физлицо уплачивает до 15 июля (п. 4 ст. 228 НК РФ).
НДФЛ не удержали в текущем налоговом периоде, а ошибку обнаружили в другом периоде
Ошибку, связанную с не удержанным НДФЛ, обычно обнаруживают при подготовке отчета 6-НДФЛ за год. Поэтому возникает ситуация, когда налог забыли удержать в прошлом году, а ошибку обнаружили уже в текущем. Порядок действия зависит от того, была ли у налогового агента возможность удержать налог или нет.
Возможности удержать налог не было
Если возможности удержать НДФЛ нет, например, сотрудник уволился и в организации больше зарплату не получал, то налоговый агент должен уведомить физлицо и ФНС о невозможности удержать НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Для этого организация в срок до 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, подает в ФНС годовой отчет 6-НДФЛ с заполненной справкой о доходах сотрудника.
Также организация обязана уведомить своего сотрудника о “неудержанном” НДФЛ. Для этого предоставьте ему справку о доходах лично в руке или отправьте заказным письмом.
Образец уведомления сотрудника о невозможности удержать НДФЛ.
После этого налоговая сама уведомит физлицо о необходимости в срок до 30 апреля сдать декларацию 3-НДФЛ и в срок до 15 апреля уплатить не удержанный НДФЛ.
Отчетность по НДФЛ в 2023 году: памятка от налоговиков
Возможность удержать налог была, но организация ей не воспользовалась
Если организация могла удержать НДФЛ в течение года, но не стала этого делать, то применять п. 5 ст. 226 НК РФ нельзя.
В таком случае, «забытый» НДФЛ нужно удержать и перечислить в бюджет при выплате текущих доходов (Письмо ФНС РФ от 24.04.2019 № БС-3-11/4119@). Например, если организация не воспользовалась возможностью удержания налога в 2021 году, то его можно и нужно удержать в 2022 году. Кроме того, нужно будет подать корректировку 6-НДФЛ за 2021 год.
Образец корректировки 6-НДФЛ за 2021 год со справкой о доходах физлица с суммой не удержанного НДФЛ.
Штрафы за несвоевременное удержание НДФЛ
Штрафа в размере 20 % от неуплаченной суммы не избежать, если о неудержании НДФЛ вас уведомит ФНС (п. 1 ст. 123 НК РФ). Но если налоговый агент найдет ошибку и исправит ее раньше, то штрафа не будет (п. 2 ст. 123 НК РФ).
Кроме того, налоговая может назначить штраф только в том случае, если у организации была возможность удержать и перечислить НДФЛ в бюджет. Если такой возможности не было, то и штраф выписать не могут (п. 21 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57).
Кроме штрафов, налогоплательщику могут начислить пени за несвоевременную уплату налога в соответствии со ст. 75 НК РФ. Однако здесь существует две точки зрения:
- Начислить пени за несвоевременную уплату НДФЛ можно. Об этом говорит п. 2 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57. Пени взыскиваются с момента, когда налоговый агент должен был удержать НДФЛ, до наступления срока, в котором обязанность по уплате НДФЛ должна быть исполнена налогоплательщиком самостоятельно.
- Взыскание пени за несвоевременное удержание НДФЛ невозможно. Об этом говорит письмо ФНС России от 04.08.2015 № ЕД-4-2/13600. Поскольку уплата НДФЛ за счет налогового агента не допускается (п. 9 ст. 226 НК РФ), у налоговиков отсутствуют основания для взыскания с налогового агента за его счет сумм НДФЛ, а следовательно отсутствуют и основания для взыскания пени.
В ситуациях, когда письма и разъяснения ФНС противоречат позиции Высшего Арбитражного суда РФ, руководствоваться необходимо позицией ВАС (Письмо Минфина РФ от 07.11.2013 № 03-01-13/01/47571). Поэтому наиболее вероятно, что налоговая начислит пени при несвоевременной уплате НДФЛ за сотрудников.
