Как работают проактивные выплаты

С 2022 года порядок оформления и выплаты пособий заметно изменился. Заявления теперь не требуются, поскольку назначение пособий происходит в беззаявительном порядке. Как именно работает схема выплаты пособий и что по каждому виду пособий требуется от компаний, рассказываем в статье-инструкции.

Порядок начисления пособий в 2025 году

До 2022 года действовал заявительный порядок выплаты пособий: сотрудник приносил больничный и заявление работодателю, бухгалтерия направляла реестр в ФСС, после чего сотрудник получал деньги.

С 1 января 2022 года стала действовать проактивная схема начисления. Изменения в Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ внес Федеральный закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ. Суть нового порядка работы в том, что не компания, а СФР иницирует начисление пособия, ориентируясь на внешние события — триггеры:

• для пособий по временной нетрудоспособности триггер — открытие и закрытие больничного;
• для пособий по беременности и родам — закрытие больничного; 
• для пособий по рождению ребенка — запись в Едином госреестре ЗАГСа;

Для пособия по уходу за ребенком сохранился заявительный порядок: процедура начинается с заявления сотрудника на пособие. Триггером для СФР служат сведения для расчета, которые отправит работодатель.

Схема работает благодаря тому, что больничные полностью перевели в электронный вид. Так СФР узнает о том, что сотрудники ходят на больничные, от больниц, минуя этап с заявлением. При этом у СФР есть право запросить у работодателя недостающие сведения по сотруднику. На подтверждение получения запроса дается три рабочих дня, а на предоставление данных — пять.

Рассмотрим подробнее, как выглядит документооборот по каждому виду пособий. Опираемся на Федеральный закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ и Постановление Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010.

Подключение к социальному электронному документообороту

Чтобы отправлять данные в СФР, нужно подключиться к социальному электронному документообороту (СЭДО). СЭДО — это универсальный сервис СФР для обмена электронными документами между работодателями, медучреждениями и фондом. Подключиться к системе можно добавить через сервис электронной отчетности, которую использует страхователь.

Например, в Экстерне это можно сделать через «Реквизиты и настройки», выбрав «Реквизиты плательщика». Есть и другие способы: на главной странице Экстерна выбрать «СФР» → «Пособия и ЭЛН» → «Настроить СЭДО» или «СФР» → в подразделе «Подключение к СФР» нажать «Создать» → «Социальный электронный документооборот (СЭДО). Воспользуйтесь пошаговой инструкцией для подключения к СЭДО в Экстерне.

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Попробовать

Порядок действий по новым сотрудникам

Если сотрудник устраивается на работу или в его данных что-то меняется, работодатель передает в СФР форму «Сведения о застрахованном лице» (утверждена Приказом СФР от 22.04.2024 № 643). 

На это есть три рабочих дня. Они считаются с момента, как сотрудник подпишет аналогичный документ в компании — на бумаге или в электронном виде с помощью простой электронной подписи.

Работодатель обязан передавать сведения о работниках, с которыми заключены трудовые договоры, и об исполнителях на договорах ГПХ, так как они тоже участвуют в страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. 

Как работает проактивная схема по каждому виду пособий

Остановимся на действиях всех участников документооборота. Ниже приводим типичные сценарии.

Пособие по временной нетрудоспособности

Триггер — открытие больничного. Как только это случается, сотрудник медорганизации оформляет, подписывает и направляет электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) в СФР. 

Сведения об открытии и закрытии больничного появляются в системе. Их видят СФР и работодатель. Данные о статусе больничного получает и сам застрахованный — через Госуслуги.

Триггер — больничный закрыт, продлен или сотрудника отправили на медико-социальную экспертизу. СФР сообщает об этом застрахованному через Госуслуги и одновременно общается с компанией — уведомляет, что ЭЛН закрыт или продлен и запрашивает сведения, которых не хватает для расчета пособия. Это могут быть:

• стаж на дату начала нетрудоспособности из ЭЛН;
• зарплата за два предыдущих года;
• количество дней в расчетном периоде;
• информация о замене расчетных годов, если есть заявление от сотрудника;
• районный коэффициент;
• ставка, если сотрудник работает неполный рабочий день;
• периоды освобождения работы с сохранением зарплаты;
• периоды отстранения от работы без сохранения зарплаты;
• периоды простоя;
• наличие льгот (радиация, условия Крайнего Севера и др.).

У работодателя есть три рабочих дня со дня получения данных о закрытии ЭЛН, чтобы отправить эти данные.

Когда пособие выплатят, СФР направит уведомление и работодателю, и застрахованному.

Отчитайтесь легко и без ошибок. Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ на 14 дней в Экстерн!

Попробовать

В соответствии с ч. 1 ст. 14.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ в случае болезни сотрудника работодатель рассчитывает и выплачивает пособие за первые три дня нетрудоспособности. Выплата производится в ближайший после болезни сотрудника день выплаты зарплаты. Остальные дни оплачивает СФР — в течение 10 дней после закрытия больничного.

Пособие по беременности и родам

Триггер для пособия по беременности и родам — ЭЛН. Это больничный на 140 дней или больше. Как только он появляется, СФР запрашивает у работодателя сведения для начисления пособия. 

Но здесь есть подводный камень: сотрудницы не всегда уходят в отпуск по беременности в положенное время. Многие продолжают работать до тех пор, пока состояние здоровья это позволяет. Поэтому отправлять данные для расчета пособия нужно не сразу, а после того, как сотрудница напишет заявление на отпуск по беременности и родам. Если она оформит отпуск меньше чем на 140 дней, нужно будет отразить это в реестре.

После того, как СФР получит от работодателя данные о количестве дней отпуска, он рассчитывает и выплачивает пособие.

Пособие по рождению ребенка

Триггер — запись из Единого госреестра ЗАГСа. Узнав о рождении ребенка, СФР выясняет, где трудоустроены родители, и проверяет, не выплачивается ли уже пособие на этого ребенка.

Если трудоустроены оба родителя, по умолчанию приоритет отдается маме. Если трудоустроен один из родителей, то пособие получает он. Если оба безработные, пособие выплачивается через органы соцзащиты. 

Дальше СФР проверяет, достаточно ли у него сведений по трудоустроенным родителям, чтобы назначить пособие. Может недоставать, например, районного коэффициента. 

Если данных не хватает, СФР направляет запрос работодателю. Работодатель отвечает в течение двух рабочих дней со дня получения запроса.

Пособие по уходу за ребенком до трех лет

Триггер для СФР — уведомление от работодателя о том, что появился сотрудник, имеющий право на такое пособие. Работодатель узнает об этом от самого сотрудника, когда он заполняет два заявления — на отпуск по уходу за ребенком и на назначение ежемесячного пособия. 

Не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления работодатель отправляет в СФР форму «Сведения для назначения пособия». После этого СФР назначает пособие и выплачивает его весь срок. Отправлять реестр ежемесячно не нужно.

Когда нужно пересчитать пособие

Сотрудник вправе написать заявление о перерасчете пособия. Это может произойти в случае замены лет в расчетном периоде; если произошел несчастный случай на производстве или у работника выявлено профессиональное заболевание; если работник принес справки о заработке у других работодателей в этом же расчетном периоде.

Работодатель должен не позднее пяти рабочих дней с момента, когда сотрудник подписал заявление о перерасчете пособия, передать в СФР данные для перерасчета. 

Как СФР проверяет работодателей

СФР внимательно проверяет полноту и достоверность сведений, полученных от работодателей. Ведь именно от них зависит сумма пособия. Если во время проверки фонд находит ошибки, он запрашивает пояснения и документы у страхователя, а также обращается к другим госорганам.

Когда ошибка подтверждена, в выплате пособия могут отказать или отменить решение о его представлении. Если ошибка найдена после выплаты, тогда работодатель должен будет возместить фонду лишние расходы. Узнайте подробнее о том, как проверяют работодателей.