Как грамотно отказать поставщику

Отказывать поставщику бывает неловко — особенно если не знаете, с чего начать. Но неправильный отказ может привести к конфликту или юридическим проблемам. В статье расскажем, как грамотно составить отказ в разных случаях и какие законы важно учитывать. В конце приведём примеры писем-отказов.

Соберите базу для холодных продаж в Компасе — до 50 организаций бесплатно в первый месяц

Зарегистрироваться

Почему важно отказывать правильно

Когда вы отказываете поставщику, важно соблюдать правила хорошего тона и учитывать законодательство. Вот для чего это нужно:

Сохранить деловые отношения. Если вы планируете и дальше работать с компанией, корректный отказ поможет сохранить отношения и избежать конфликтов.

Сохранить репутацию. Поставщики работают со многими предпринимателями и много контактируют друг с другом. Конфликт с одним из них может испортить репутацию компании. Из-за этого будет сложнее находить новых партнёров.

Избежать юридических проблем. Телефонные разговоры и переписку можно использовать в суде, чтобы доказать, что компания нарушает договор с поставщиком, действует не по закону или оскорбляет партнёра.

Когда покупатель может отказаться от сотрудничества

Обычно отказываться от сотрудничества приходится в трёх ситуациях:

• ещё до заключения договора;
• когда нужно отказаться от одной или нескольких партий товара в рамках договора;
• когда нужно прекратить сотрудничество и расторгнуть договор.

На все три случая влияют разные законы, поэтому и требования к отказу будут разные.

Как отказаться от сотрудничества с новым поставщиком

Если вам предлагают сотрудничество, а вы уже работаете с постоянным партнёром или вам не подходят условия, отказаться можно в любой момент. Сделать это можно, даже если вы уже о чём-то договорились, но ещё не подписали договор. В этом случае у обеих компаний нет взаимных обязательств.

Как отказаться от поставки в рамках договора

Обычно по договору поставщик обязан предоставить товар в определённый срок и в определённом объёме, а покупатель обязуется принять партию и оплатить поставку. Если компания отказывается от товара или от оплаты, поставщик имеет право расторгнуть договор.

Есть только три случая, когда покупатель может законно отказаться от партии и не нарушить условия сотрудничества:

• Если продавец сам не передаёт товар.
• Если у товара не хватает сопутствующих принадлежностей или документов и продавец не может вовремя их предоставить.
• Продавец передал некомплектный товар, не смог его доукомплектовать и при этом отказался сделать скидку.

Об этом сказано в ст. 463 и 464 и 480 ГК РФ.

Однако на практике всё зависит от договорённостей с поставщиком и условий договора. Если у бизнеса хорошие отношения с партнёром, он может договориться об изменении срока поставки или заблаговременно её отменить.

Как расторгнуть договор о поставках

Договор с поставщиком обычно расторгают по обоюдному согласию. Но ст. 523 ГК РФ перечисляет несколько случаев, когда одна из сторон может отказаться исполнять договорённости. Это можно сделать в двух случаях:

• Поставщик регулярно привозит товар ненадлежащего качества и не исправляет недостатки в срок. Например, постоянно привозит подгнившие фрукты или сломанную технику, которую приходится долго чинить.
• Постоянно нарушает сроки поставок.

Чтобы расторгнуть договор, нужно отправить поставщику письменное уведомление о расторжении. С этого момента договор считается расторгнутым.

Основные принципы грамотного отказа

Чтобы отказ учитывался с юридической точки зрения, был понятным и не навлёк неприятности на компанию, важно учитывать эти принципы.

Отказывайте письменно. Переписка станет аргументом в личном споре или в суде. Письменный отказ вносит ясность в разговор и защищает компанию юридически.

Обоснуйте отказ. В письме обязательно укажите причину, по которой вы решили не сотрудничать. Если вам не подходят условия или у вас уже есть постоянный партнёр, достаточно прямо об этом сказать. Если вы отказываетесь из-за некачественного товара или нарушенных договорённостей, приложите документы, которые подтвердят наличие проблемы. Например, фото бракованного товара. Для большей убедительности ссылайтесь на законы.

Придерживайтесь делового этикета. Сохраняйте нейтральный, деловой тон. Говорите о конкретной проблеме, а не о работе поставщика в целом. Выражайте мысли коротко, понятно и сдержанно.

Отказывайте вовремя. Отказывайте сразу, как только приняли решение. Если пришла партия бракованного товара и вы решили расторгнуть договор, напишите об этом сразу. По закону, претензии продавцу нужно предъявлять в разумный срок — обычно это 40 дней с момента поставки или срок, прописанный в договоре. Если задержать претензии, будет сложнее доказать свою правоту и восстановить последовательность событий.

Поддерживайте связь. У поставщика могут возникнуть вопросы, он может предложить другие условия или попытаться уладить конфликт.

Найдите профессиональных поставщиков по закупкам в Компасе: ищите победителей закупок и простых участников по описанию предмета закупки, сумме контракта, статусу и другим признакам.

Попробовать бесплатно

Из чего состоит письмо‑отказ

Письмо-отказ поставщику обычно состоит из нескольких пунктов: обращение, отказ, обоснование, альтернатива и заключение. Но эта структура очень гибкая и меняется в зависимости от контекста. Возьмите эти пункты за основу и изменяйте их, если нужно.

Обращение. Обращайтесь к собеседнику на «вы» и по имени отчеству. Если вы не знаете, с кем говорите, начните письмо с нейтрального приветствия: «Добрый день. Пишу вам по вопросу…».

Если вы отказываете поставщику, который предлагает сотрудничество, коротко поблагодарите его за предложение. Можно использовать фразу «Спасибо, что прислали нам коммерческое предложение».

Отказ. После приветствия сообщите о своём решении прекратить сотрудничество. Так собеседник сразу поймёт, по какому поводу вы ему пишете. Отказывайте вежливо и сдержанно. Вот несколько фраз для разных случаев:

• «К сожалению, вынуждены отказаться от сотрудничества».
• «Хотим предупредить, что откажемся от следующей партии товара».
• «Мы не можем принять эту партию товара, потому что…».
• «Мы решили прекратить наше сотрудничество».
• «Мы вынуждены расторгнуть договор».

Обоснование. Объясните своё решение. Не бойтесь называть настоящую причину отказа — это поможет поставщику исправить ситуацию в будущем или лучше понять, что вам нужно. Объясняйте причину чётко.

Если ситуация конфликтная и вы отказываетесь от сотрудничества из-за трудностей с поставщиком, опишите ситуацию и приложите подтверждение проблемы. Упоминайте соответствующие законы, если опасаетесь, что партнёр критически отнесётся к претензии.

Альтернатива. Предложите альтернативное решение, если оно есть. Например, предложите оставаться на связи или попросите изменить условия, если отказываетесь от предложения о сотрудничестве.

Заключение. В заключении письма вежливо попрощайтесь и укажите контакты для связи.

Примеры писем с отказом

Вот несколько писем для разных ситуаций. На этих примерах видно, как может меняться структура и как вежливо обосновать отказ.

Письмо, чтобы отказаться от сотрудничества

Письмо, чтобы отказаться от партии товара

Письмо, чтобы расторгнуть договор