КЭДО на практике: что нужно знать работодателю

Не обязательно. Положение может быть принято одной датой, а срок для предоставления согласия или отказа может быть позже. Работник может подписать согласие в более поздний срок, чем дата принятия положения.

Для дистанционного работника согласие на взаимодействие с работодателем через КЭДО не обязательно получать в письменной форме. Однако если КЭДО охватывает дистанционных работников, нужно указать это в трудовом договоре или локальном нормативном акте. В случае, если работодатель распространил действие КЭДО на дистанционных работников, потребуется письменное согласие, оформленное в соответствии со ст. 22.2 Трудового кодекса РФ.

Вопрос о том, можно ли дистанционному работнику такое согласие подписать НЭП или оно должно оформляться на бумаге, спорный. В любом случае рекомендуем это урегулировать в ЛНА работодателя.

Направление согласия на КЭДО через эту систему КЭДО при рассмотрении трудового спора может быть признано нарушением порядка, установленного в ст. 22.2 ТК РФ. Предполагается, что согласие дается вне/до использования конкретной системы КЭДО.

Способ уведомления о переходе на КЭДО не конкретизирован в законодательстве, и использование корпоративных каналов связи допустимо.

Соглашения об использовании ЭП, подписанное до изменений законодательства, не будет достаточно для законного действия электронного документооборота. Рекомендуется оформить согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО на бумажном носителе в соответствии со ст. 22.2 ТК РФ.

Да, рекомендуется уведомить сотрудников и получить их согласие, чтобы соблюсти требования ст. 22.2 ТК РФ.

Да, каждого сотрудника необходимо ознакомить с переходом на КЭДО и документами, связанными с этим.

Да, сотрудник может отказаться от перехода на КЭДО. Это право предусмотрено ст. 22.2 ТК РФ.

Законодатель не предусматривает возможность отказа от КЭДО, если сотрудник уже дал письменное согласие на переход на систему. Работодатель может принять решение о прекращении использования КЭДО в организации, как это указано в письме Министерства труда и социальной защиты РФ от 24 ноября 2022 года № 14-6/ООГ-7321.

Возврат к бумажному документообороту законодательно не предусмотрен. Допускается оформление документов на бумажном носителе в исключительных случаях, указанных в ЛНА.

Отказ от УНЭП должен быть мотивирован. Если подпись сотрудника действительна, оснований для прекращения действия сертификата нет. В случае отзыва сертификата рекомендуется оформить работнику новый сертификат для использования в системе КЭДО.

В трудовых отношениях нет равноправия сторон, поскольку работодатель имеет хозяйскую власть. При этом важно соблюдать баланс интересов обеих сторон. Решение о переходе на КЭДО принимается работодателем в соответствии со ст. 22.2 ТК РФ, и это не нарушает принцип равноправия. У работника есть право отказаться от взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота.

Если документы подписаны в КЭДО в соответствии с требованиями ст. 22.1–22.3 ТК РФ, то они являются юридически значимыми. Суд может признать переписку в HR-системе в качестве письменного доказательства (ст. 71 Гражданского процессуального кодекса РФ) и дать ей соответствующую оценку (ст. 196 ГПК РФ).

Согласие на переход на электронный документооборот должно быть оформлено на бумажном носителе. Для защиты можно использовать двухфакторную аутентификацию при входе в систему. Это дополнительная мера проверки, когда после ввода логина и пароля система отправляет код подтверждения на привязанный номер телефона и доступ предоставляется только после ввода этого кода. Также можно предъявить заключение удостоверяющего центра, подтверждающее действительность электронной подписи в момент подписания документа. Остальные способы и средства доказывания будут зависеть от аргументов работника в гражданском процессе.

Отметка об электронной подписи должна соответствовать пункту 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2025, что подтверждает ее юридическую силу и соответствие требованиям законодательства.

Если в ЛНА закреплено, что документ оформляется в электронной форме, соблюдены требования ст. 22.1–22.3 ТК РФ и если этот документ представляется в гражданский процесс, то суд может признать его допустимым, а бумажный документ — недопустимым, в зависимости от обстоятельств дела.

Законодательство не запрещает принимать справки с УКЭП, однако рекомендуем предоставлять не только распечатанные экземпляры электронных справок, но и сам электронный документ с файлом электронной подписи, выгруженный на локальный компьютер или флеш-накопитель. Если работнику нужна заверенная бумажная версия для нового работодателя, он может обратиться с запросом на выдачу копии в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Только если в локальном нормативном акте (ЛНА) прописан одновременный порядок ведения документов и в бумажной, и в электронной форме.

Это можно прописать в положении об электронном документообороте или в правилах внутреннего трудового распорядка.

Форму принятия ЛНА (в электронной или бумажной форме) работодатель определяет самостоятельно, это его право.

Если работодатель оформил ЛНА общего характера в электронной форме, то перешедших на КЭДО сотрудников можно знакомить с ним через систему. Тем, кто отказался от электронного документооборота, нужно выдать документы на бумажном носителе, то есть заверенные надлежащим образом копии электронных документов (ст. 22.2 ТК РФ).

Что касается документов индивидуального характера (например, согласия, уведомления, соглашения, приказы), то для работников, отказавшихся от КЭДО, они должны формироваться и подписываться исключительно на бумаге.

Допускается одни документы вести на бумажном носителе, а другие перевести в электронную форму. Перечень определяется работодателем (ст. 22.2 ТК РФ).

Работники могут отказаться на этапе предоставления согласия на КЭДО. Тогда они продолжат вести документооборот на бумаге. Если работники уже дали согласие, они будут работать в КЭДО, а возможности отказаться для них законом не предусмотрено.

Это допускается, с учетом права одних работников отказаться от ведения КЭДО, а других согласиться на его использование. Соответственно, работодатель может вести и бумажный, и электронный документооборот.

Если ЛНА утверждено в электронной форме, лист ознакомления также можно отправить на подпись в КЭДО. Если на бумаге, то и ознакомить нужно на бумаге. Сделать это через подпись электронного листа ознакомления можно, если урегулировать в ЛНА, что работник ознакомляется с электронной копией ЛНА.

Рекомендуется подписывать отдельные листы ознакомления по каждому ЛНА, чтобы доказать, что работник ознакомился с каждым из документов. Ознакомление можно проводить в электронной форме. В системе КЭДО метка времени будет свидетельствовать о том, что работник ознакомился с ЛНА до подписания трудового договора.

В пункте 10 Приказа Минтруда №578 указан код 01.010 — «Ознакомление с локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью». В каком виде принят сам ЛНА, не уточняется.

Допускается также использовать код 12.999 — «Иные документы». Если сам ЛНА создан в электронной форме, его оформляют под кодом 01.009.

Оцифровка оформленных на бумаге локальных нормативных актов — это создание их электронных копий. Если нужно ознакомить работников с таким документом в КЭДО, закрепите это в правилах внутреннего трудового распорядка или ЛНА об электронном документообороте.

На данный момент правовых механизмов для долговременного хранения и проверки действительности электронной подписи на срок более 15-30 лет нет. В ближайшие годы ждем решения законодателя.

Требования к хранению электронных документов установлены в разделе X приказа Росархива от 31.07.2023 N 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».

Электронный документ должен включать файл PDF/A-1A, файл электронной подписи и файл описания электронного документа в формате XML (приказ Минтруда РФ от 20.09.2022 N 578Н). Все три элемента нужно скачивать для хранения.

Будьте уверены в сохранности документов и защите персональных данных при кадровом электронном документообороте. В статье рассказали, как Контур.КЭДО соблюдает требования безопасности.

Да, это возможно.

Можно установить сроки для подписания документов и при их нарушении привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности. В ЛНА можно также прописать определенные случаи, в которых можно оформить документ на бумажном носителе.

Ответственность работодателя зависит от того, какой документ был подписан и установлен ли для него законодательно срок подписания. Для работника — от того, установлен ли срок подписания в ЛНА.

Если срок подписания установлен и он нарушен, это может стать основанием для дисциплинарной ответственности.

Да, можно составить акт об отказе от ознакомления. Кроме того, работодатель может вызвать сотрудника на личную встречу, выяснить причины отказа и зачитывать документы вслух с ознакомлением под подпись. Рекомендуется прописать порядок таких действий в ЛНА.

Если в локальных нормативных актах (ЛНА) установлены обязательства по открытию и подписанию документов через КЭДО, работодатель может привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за нарушение этих правил.

Пока судебная практика по этому вопросу не сформировалась.

Процедуру увольнения допустимо проводить через КЭДО, в том числе и некоторые документы, кроме приказа об увольнении (ст. 22.1 ТК РФ).

С дистанционным работником приказ об увольнении можно подписывать в электронной форме, через КЭДО. Если ознакомление с приказом происходит в форме электронного документа, то в течение трех рабочих дней работодатель обязан направить бумажную копию приказа заказным письмом с уведомлением (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ).

Между дистанционным работником и работодателем рекомендуется вести электронное взаимодействие, в том числе через КЭДО, в соответствии со ст. 312.3 ТК РФ. В таком случае приказ об увольнении можно подписать в системе КЭДО и направить заверенную копию этого приказа работнику. В течение трех рабочих дней после издания приказа работодатель должен направить его бумажную копию по почте заказным письмом с уведомлением.

В ст. 22.3 ТК РФ заявление об увольнении перечислено как один из документов, который должен быть подписан со стороны работника определенным видом электронной подписи (УКЭП, УНЭП). Следовательно, законодатель разрешает подписывать заявление на увольнение в электронной форме.

В законодательстве не установлена обязанность кадровика подписывать заявление с помощью ПЭП. Главное, чтобы неподписание ПЭП со стороны кадровика не препятствовало увольнению работника по собственному желанию.

Рекомендуем использовать веб-версию КЭДО, чтобы сотрудник мог подписать заявление или другие документы вечером из дома — даже с телефона. Со стороны работодателя можно сделать это в рабочее время на следующий день.

Также можно подписать документ позже срока — с обоснованием причин задержки (например, служебная записка).

Подробнее рассказали в статье.

В случае запоздалого подписания документа рекомендуем иметь обоснование, почему документ подписывается с задержкой: служебную записку, объяснение или иное.

Подробнее рассказали в статье.

Можно попробовать так оформлять. К приказу стоит приложить документ, объясняющий, почему он не был оформлен вовремя.

Рекомендуем проконсультироваться с налоговыми органами, чтобы убедиться, что несение расходов по командировке, оформленной таким приказом будет признано обоснованным. 

Порядок индексации можно установить в локальном нормативном акте. Не обязательно проводить индексацию за прошлые периоды. Если ИПЦ узнаете только 20 января, то можно начать индексацию с этого числа. Также возможно подписать дополнительное соглашение 20 января, распространяя действия соглашения с 1 января.

Согласие на обработку и распространение персональных данных можно подписывать в КЭДО.

Для согласия на распространение предусмотрите для работника техническую возможность указать его по каждой категории отдельно, например через галочки или выбор формы согласен/не согласен.

Рекомендуем оформлять согласие отдельно от иной информации, включая трудовой договор. С 1 сентября 2025 года согласие на обработку персональных данных должно быть оформлено как отдельный документ.

Проставление галочки может быть спорным с точки зрения правомерности информированного согласия. Рекомендуется оформлять согласие на отдельной странице, чтобы оно было более осознанным и информированным.

Да, с учетом изменений с 1 сентября 2025 года, рекомендуется оформить дополнительное согласие на обработку персональных данных как отдельный документ.

Порядок действий при утечке персональных данных прописан в ч. 3.1 ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ №152-ФЗ «О персональных данных».

В этом случае нужно обосновать обработку данных без согласия работника. Это возможно на основании ст. 6 ФЗ №152 «О персональных данных», если обработка данных необходима для исполнения обязанностей оператора или для исполнения договора, выгодного работнику. Такими можно признать договор об использовании системы КЭДО и трудовой договор.

Рекомендуем проводить работу с профсоюзом и обращаться в Минюст или прокуратуру для проверки его действий.

Да, поскольку у детей есть законные представители, которые участвуют в обработке персональных данных (ч. 6 ст. 9 ФЗ №152).

При развертывании системы на сервере работодателя хранение документов происходит на этом сервере, но программное обеспечение КЭДО реализовано сторонним юридическим лицом (лицензионное обслуживание). Поэтому необходимо получать согласие на передачу персональных данных стороннему поставщику ПО в соответствии с ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 9 ФЗ №152 «О персональных данных».

Пока нет разъяснений от Роскомнадзора по этому поводу. Однако, учитывая, что трудовые отношения продолжаются, обработка персональных данных должна соответствовать новым требованиям законодательства с 01.09.2025. Следовательно, согласие должно быть оформлено в качестве отдельного документа.

В этом случае согласие на обработку персональных данных не требуется. Обработка персональных данных основана на том, что она необходима для исполнения трудового договора, как предусмотрено в п. 2 ч. 1 ст. 6 ФЗ №152 «О персональных данных».

Практика подписания документов в КЭДО с иностранцами существует. В случае отказа от приема электронных документов можно выгрузить из КЭДО трудовой договор и предоставить распечатанный экземпляр. Сейчас есть законодательная возможность заключать ТД в электронной форме, отказ в приеме таких документов со стороны МВД можно признать незаконным.

Да, это возможно. Законодательство не запрещает оформление этих документов в электронной форме. Также существует судебная практика, которая подтверждает законность такого подхода.

Да, такие документы можно подписывать в КЭДО — взаимодействие по ним идет между работником и работодателем.

Пока не обнаружена практика прохождения проверки ГИТ для компаний, которые перешли на КЭДО. Полагаем, что возможны оба варианта — предоставление документов через сервис или скачивание файлов для их предоставления. Возможно, в будущем ситуация изменится.

Электронная подпись имеет атрибуты, которые фиксируют ее действительность в момент подписания документа:

• ответ OCSP-службы (сертификат действителен/отозван);
• ответ службы штампа времени (TSP-служба).

Эти атрибуты позволяют удостовериться в действительности подписи даже спустя годы. Однако сейчас нет правовых механизмов для проверки подписи на срок более 15 лет.

Если должностная инструкция утверждается как локальный нормативный акт, то нет обязательства передавать заверенную копию работнику при ознакомлении. Однако, если работник запрашивает заверенную копию в соответствии с ст. 62 ТК РФ, работодатель должен ее предоставить. Если должностная инструкция является частью трудового договора, ее нужно выдать работнику на руки в соответствии с ст. 67 ТК РФ.

Обращаем внимание, что выдать копию — в интересах работодателя, чтобы работник должным образом исполнял свои трудовые обязанности.

Должностная инструкция как локальный нормативный акт или как часть трудового договора может быть подписана в системе КЭДО. Судебных споров по такому подписанию мы не нашли.

Расчетный листок направляется работнику в личный кабинет при выплате заработной платы (ст. 136 ТК РФ). Обязательства по ознакомлению с ним под подпись не установлены, но допустимо направить расчетный листок на ознакомление.

Рекомендуем закрепить конкретный процесс в ЛНА: куда направляется расчетный листок в личный кабинет, как логируется процесс, как открыть документ и иное.

Подписанные ранее документы остаются на бумажном носителе, но после перехода на КЭДО документы, указанные в перечне электронных, будут оформляться в электронной форме (ст. 22.2 ТК РФ).

Старые документы можно обновить и подписать в КЭДО с актуальными датами, но нельзя подписать их задним числом.

Каждый провайдер информационной системы должен обеспечивать защиту данных, серверов и цифровых ключей. Это включает применение современных технологий безопасности для предотвращения взлома или компрометации цифровых ключей.

Введение КЭДО не ведет к увольнению кадровых специалистов. На данный момент нет такой тенденции.

Вероятно, с внедрением КЭДО трудовая функция кадровиков изменится. В результате они смогут заняться новыми обязанностями, связанными с автоматизацией кадровых процессов.

Да, это действительно повод поощрить работника. Системы премий и надбавок устанавливаются коллективными договорами, локальными нормативными актами. Работодатель сам решает, когда и за что премировать. Рекомендуем обратиться к работодателю с просьбой премировать за успешное внедрение КЭДО.