Электронный документооборот
Учет и отчетность
Проверка контрагентов
Торговля и ритейл
Автоматизация бизнеса
Участие в закупках
Управление HR‑процессами
Коммуникации
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Поиск клиентов
Маркировка товаров
Информационная безопасность
Как не ошибиться в приемке маркированных товаров и что делать, если УПД уже приняли, а потом нашли ошибку и понадобилось исправить данные в документе? Наказывают ли за такие ошибки и как именно?
Прием УПД: подтверждайте документы КЭП, делайте возвраты и корректировки с помощью удобного веб-сервиса.
Ответ эксперта
Чтобы работать с маркированными товарами, нужно использовать электронный документооборот (ЭДО). Регламентирует эту работу Приказ Минфина от 05.02.2021 № 14н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи».
Формат УПД утвержден Приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.
Формат УКД — Приказом ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
Для передачи сведений между участниками системы Честный знак существует универсальный передаточный документ (УПД) и его разновидности:
- УПД(и) — исправление универсального передаточного документа. Оформляют, если в первоначальном УПД есть ошибки в данных о товарах или в реквизитах документа, поставщика, покупателя.
- УКД — универсальный корректировочный документ. Составляют, когда поставщик согласовал с покупателем изменение стоимости или количества отгруженных товаров.
- УКД(и) — исправление универсального корректировочного документа. Формируют, когда в первоначальном УКД есть ошибки.
Сроки приемки УПД. Подтверждать в Честном знаке приемку маркированного пива по УПД нужно в течение одного рабочего дня с момента поставки. Если другой маркированный товар — на подтверждение дается три рабочих дня. Только после подписания УПД товар можно выводить из оборота, то есть продавать.
Послабления действуют только для маркированной молочной продукции: продавать ее можно с факта поставки, но документ с кодами маркировки нужно подписать в течение трех рабочих дней.
Послабления для молочной продукции описаны в Постановлении Правительства РФ от 30.09.2022 № 1733.
Перед приемкой УПД рекомендуем:
- самостоятельно сверить содержание накладной с тем, что пришло по факту;
- проверить коды маркировки, если программное обеспечение позволяет это сделать. Как проверка происходит в Маркете;
- после подтверждения накладной отследите статус обработки, для уверенности, что продукция перешла на баланс вашей организации. Как следить за статусом в Маркете.
Недостаточно просто подписать УПД. Нужно, чтобы переход права собственности на коды маркировки подтвердил Честный знак. Некоторые операторы ЭДО, например, Диадок, сообщают о статусе обработки УПД в Честном знаке. Если ваш оператор ЭДО не предоставляет такой услуги, вы можете узнать о статусе в личном кабинете на сайте Честного знака.
Отправляйте документы с кодами маркировки через Диадок
Сервис автоматически передаст данные в Честный знак при отправке и получении документов от контрагента.
Если нарушить срок подачи сведений в Честный знак, можно получить штраф: для должностных лиц предупреждение или 1000 — 10 000 ₽, для юрлиц 50 000 — 100 000 ₽.
Штрафы описаны в Ст. 15.12.1. КоАП РФ
Приемка пива, пивных напитков и отдельных видов слабоалкогольных напитков имеет особенности.
- Нужно принимать сразу два документа: ЕГАИС-накладную и УПД из Диадока.
- Перед тем, как принять УПД, нужно дождаться, когда он пройдет проверку в Честном знаке. Подробности в статье Правила маркировки пива и слабоалкогольных напитков в 2026 году
Как правильно обработать УПД. Перечислим сложности, которые могут возникнуть, и варианты решения.
Сложные случаи:
- поставщик отгрузил УПД, но обнаружил, что объем товаров оказался меньше запланированного;
- при проверке УПД нашлись ошибки, например, поставщик указал неправильные коды маркировки в накладной или не тот товар;
- приняли товар, но в Честном знаке товар не перешел на ваш баланс;
- подтвердили УПД на товар, который по факту не пришел.
Допустимы три варианта решения. Какой выбрать, обсудите с поставщиком:
- если ошиблись в реквизитах, указали неверный формат кода или произошел пересорт, то поставщик отправляет УПД(и), а вы подписываете изначальный УПД и УПД(и);
- если ошиблись в сумме или количестве товара, обнаружили брак или недостачу, то поставщик отправляет УКД, а вы подписываете изначальный УПД и корректировку;
- поставщик аннулирует ошибочный УПД или УКД и высылает новый документ. Этот вариант подходит для всех типов ошибок.
Работайте с маркировкой в Маркете
1) есть подпись на бумажном носителе - есть юридический гарант факта свершения хозяйственной операции, если это еще и УПД, то вообще супер. Коды вывели на его нужды в соотвествии с требованием законодательства (так как есть первичный документ подтверждающий факт передачи товара покупателю на бумажном носителе)
2) Если приобрел участник оборота, и никаких больше подтверждающих документов нет о переходе товара, плохо, должны были продумать этот момент при организации документооборота. Мы лично физически передаем товар с бумажным вариантом ТТН, там склад покупателя пропечатывает и подписывет, а УПД передаем с кодами в ЭДО. Долго не подписывают, напоминаем, потом выводим коды на их нужды, чтобы не мешались на моем балансе. Пусть потом они поперемаркировывают и поймут, что лучше подписать было своевременно. В конце квартала отправляем акт сверки взаиморасчетов, если его подписывают, значит признали все сделки, нет - есть документ с отметкой о приемке товара их стороной (ТТН).
3) Когда едет товар ко мне через ТК, я не буду подписывать документ о получении товара Поставщику до момента приемки и это логично. Товар может быть не в том количестве, качестве и т.п. соответственно в ТК я могу от него отказаться или при приемке указать, что есть механические повреждения и т.п. Далее уже составляю претензию поставщику, он исправляет УПД. Далее возмещают мне сумму за повреждение, или вовсе мне поставщик возвращает деньги так как не выполнил свои обязательства поставки товара в должном виде. И Поставщик сам решает уже с ТК, кто повредил товар, был ли он поврежден в момент передачи товара в ТК или его повредили в момент транспортировки.
За организацию документооборота не отвечает оператор ЭДО или разработчик ПО, этим занимается главный бухгалтер и руководитель конкретной организации. Именно они должны продумать все моменты, кто, где, в какой момент и конкретно что подписывает во избежание негативных последствий.
1) когда покупатель приобрел шины для собственных нужд и просто не подписывает, а мы продавцы не можем никак на него повлиять, тем более, если покупатель подписал документ на бумажном носителе.
2) когда покупатель- участник оборота маркированной продукции (проще говоря перекуп), просто не подписывает и все, даже после нескольких напоминаний
3) когда продали продукцию и отправили ТК, а транспортная компания не доставила в срок, или доставляет не три дня, а длительный период. Покупатель отказывается подписывать документ, пока не получил товар, а это может затянуться на очень большой срок.