Телеконференция: виды и особенности

Телеконференция — широкий термин, охватывающий современные способы организации общения на расстоянии. В статье разбираемся в особенностях этого вида информационных сетевых услуг.

Понятие телеконференции

Телеконференция — это тематический обмен информацией между двумя и более участниками, которые находятся далеко друг от друга. Как правило, участников такого общения много, они могут взаимодействовать онлайн по видеосвязи или телефону. Коммуникация осуществляется в отсроченном формате, когда собеседники получают и отправляют сообщения на электронную почту и мессенджеры. Совместная работа над документом, собеседование на удаленке или вебинар — все это примеры телеконференций.

Для совещаний на расстоянии используют специальное оборудование и программно-технические средства, которые обрабатывают, шифруют и передают текст, звук и видео. Другими словами, телеконференция — это и способ организации общения на расстоянии, и набор услуг для такой коммуникации.

История развития телеконференций

Появление технологии телеконференций связывают с развитием компьютерной сети Usenet, образованной в 1979 году и неразрывно связанной с Интернетом. Система телеконференций Usenet, по сути, представляла собой сервер новостей — доступ пользователи имели с помощью специальной программы и публиковали в сети свои сообщения. Единицей информации в системе телеконференций считается статья или публикация (пост).

К 1984 году объем новостей и постов значительно вырос, поэтому их пришлось делить по тематикам и организовывать в группы новостей или, собственно, конференции. К 1986 году сетевые новости Usenet обрели новые механизмы пакетной обработки, кодирования и именования групп, сжатия информации и другие усовершенствования. Позднее к программному пакету добавили средства трансляции и чтения по протоколу NNTP. Это позволило пользователям читать и публиковать статьи с любых устройств, в том числе с тех, на которых не установлена специальная программа. 

Сейчас практически весь трафик Usenet передается через сеть Интернет, а система обмена файлами и сообщениями похожа на сервисы интернета, например электронную почту. Разница в том, что электронная почта используется в основном для взаимодействия с несколькими адресатами или для общения «один на один», а принцип Usenet — «один для всех». 

Телеконференцию в классическом смысле слова можно сравнить с технологией электронных досок объявлений: пользователи не только получают посты на выбранную тематику, но и сами могут предложить разместить на ленту статью.

Виды телеконференций

Сегодня термин «телеконференция» охватывает не только новости, тематические чаты и форумы, но и другие способы обмена информацией на расстоянии, включая телетрансляции и телеприсутствие. Например, в области видеоконференцсвязи (ВКС) под телеконференцией понимают видеоконференцию.

Чаще всего телеконференция классифицируется по способу организации сеанса или по «форме» обмена данными. Выделяют такие разновидности: 

Тематические группы новостей. Каждый участник, используя специальную программу, подключается к новостному серверу, подписывается на рассылку тематических статей, может читать материалы других пользователей и размещать свои. Подписчики могут читать сообщения других участников, комментировать их, инициировать обсуждения. 

Электронная почта. Пользователи компьютерной сети (в том числе Internet) обмениваются текстовыми сообщениями и файлами.

Совместные документы. Автор создает документ, а другие участники получают доступ к нему. Читатели могут оставлять комментарии, вносить предложения и редактировать содержание. 

Аудиоконференции. Собеседники общаются голосом по телефону через операторов связи, а также с помощью специального ПО или аппаратных решений через Интернет. 

Селекторные совещания. Для них используют цифровые телефонные аппараты, которые позволяют сотрудникам компании или деловым партнерам вести переговоры. Участники слышат, но не видят друг друга.

Видеоконференции. Это способ общения, при котором в режиме реального времени передается и голос собеседников, и их изображение. Современные сервисы видеоконференций предлагают также набор дополнительных функций: преобразование речи в субтитры, текстовая расшифровка выступления, запись встречи, демонстрация экрана, совместная работа над документами. Подробнее о видеоконференциях можно почитать здесь.

Онлайн и оффлайн-телеконференции

В зависимости от способа обмена информацией между пользователями телеконференции подразделяются на онлайн-сеансы (в режиме реального времени) и оффлайн (отсроченный формат).

Онлайн-конференции позволяют быстро обмениваться мнениями и принимать решения, не тратя время на поездку в офис или на встречу. Особенно популярны в этом отношении аудио- и видеоконференции. Видеоконференции приближены к живому общению.

Например, есть технологии телеприсутствия, которые позволяют участнику ощущать, что он находится в другом месте.

Проведите видеоконференцию в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

В оффлайн-конференциях работа с информацией идет с временными задержками. Подписчики групп новостей читают и комментируют публикации, когда им удобно. 

Группы новостей организованы в иерархии по структуре, похожей на доменные имена. Это делает поиск конкретной группы проще.

Например, иерархия rec (группа тем, связанных с отдыхом и развлечениями) включает темы по музыке и кино — rec.music, rec.arts.movies.

Названия телеконференций составляются из нескольких смысловых частей и разделяются точками. Обычно в имени используют не более трех-четырех составляющих.

Другие типологии телеконференций

Есть еще несколько подходов к классификации телеконференций.

• Количество участников. В конференции может быть два собеседника или столько, сколько дают технические возможности.
• Тип модерации.
  • Модерируемые и премодерируемые конференции: действиями пользователей управляет ведущий.
  • Сеансы без модерации: у всех пользователей равные права и они свободно общаются в формате беседы.
• Характер доступа к контенту. Доступ к материалам может быть открытым и закрытым. При открытом формате все пользователи видят публикуемые файлы. При закрытом доступе для просмотра документов нужно регистрироваться и получать разрешение.

Где применяют телеконференции

• Бизнес: встречи, летучки, собрания, корпоративное обучение. Такая связь на расстоянии помогает компаниям сократить статьи расходов на командировки и организацию.
• Торговля: онлайн-презентации, демонстрации товаров и привлечение новых клиентов и покупателей.
• Обучение и вещание: с ведущим и слушателями. В таких случаях чаще всего выбирают формат вебинара. Здесь требуется тщательная подготовка по теоретической части и в вопросах продвижения. В этой статье мы рассказали, как подготовиться к вебинару, и поделились чек-листами и лайфхаками.
• В медицинской сфере телеконференции используются для проведения консультаций с опытными врачами и специалистами из других городов и стран. Это позволяет своевременно диагностировать и лечить различные заболевания, а также повышать квалификацию медиков.

Видеоконференции подразумевают также показ контента для участников. Это помогает наглядно проиллюстрировать материал и сделать его понятнее для слушателей, а в коммерческой деятельности — прорабатывать бизнес-планы или, предположим, защищать стратегии продуктов. Сервисы ВКС после очень большого шага в развитии изменились: теперь собеседники могут не только смотреть на какую-либо презентацию, но и работать вместе над ней с функциями удаленного доступа к компьютеру или рисованием.

Организаторы теле- и видеоконференций чаще всего выбирают площадки, у которых есть чаты. Этот инструмент позволяет зрителям участвовать в процессе обсуждения, обмениваться мнениями, задавать вопросы.

Можно сделать вывод о том, что телеконференция имеет большой потенциал в многих отраслях. Она позволяет экономить время и деньги, повышать эффективность и качество обслуживания, а также расширять географию бизнеса и образовательного пространства.

Как работает телеконференция

Организация телеконференций требует определенного оборудования, каналов связи и техобеспечения. В этой главе мы рассмотрим этот вопрос более подробно.

Оборудование

Для проведения телеконференций необходимо иметь:

• Видеокамеру. Используется для передачи изображения. Важно выбрать камеру с высоким разрешением и хорошим качеством изображения. О том, как выбирать веб-камеры, мы рассказывали в этой статье.
• Микрофон. Обеспечивает передачу звука. Важно выбрать микрофон с качественным звуком и шумоподавлением.
• Дисплей. Позволяет участникам видеть друг друга и обмениваться информацией. Важно выбрать большой дисплей с высоким разрешением.

Сервер телеконференции

Сервер необходим для подключения всех участников конференции к единой системе связи. Сервер представляет собой устройство со специальным ПО. Он подключается к Интернету и позволяет устройствам обмениваться данными.

Существует два типа серверов для телеконференций: локальный и облачный. Локальный сервер устанавливается в офисе, позволяет управлять процессом установки связи и ведения конференций. Облачный находится на удаленном сервере, находящемся в Интернете, и позволяет обращаться к файловой системе, базам данных и другим ресурсам.

Каналы связи

В зависимости от технических возможностей и требований, телеконференция может проходить через различные каналы связи. Это может быть Интернет, спутниковая связь или локальная сеть.

Техническое обеспечение

Техобеспечение играет важную роль в организации телеконференций.

Программное обеспечение

Для проведения конференции выбирается программа, подходящая для конкретных задач.

Конфигурация сети

Важно обеспечить стабильность и скорость соединения, перенаправить порты и настроить маршрутизацию трафика.

Проведите онлайн-встречу в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Критерии выбора

Прежде чем приступать к выбору платформы для конкретной телеконференции, нужно определить формат. Поэтому первым этапом будет выбор типа телеконференции.

Тип

Есть несколько критериев выбора подходящего типа телеконференции.

• Количество участников. При выборе важно учитывать, сколько человек будет общаться онлайн. Лучше выбирать сервис и подписку с «запасом» мест для участников.
• Цель. Если вам нужно проводить коммерческие презентации и семинары, лучше использовать сервисы телеприсутствия. Этот тип телеконференции позволяет участникам общаться между собой.
• Технический уровень участников. Также важно разобраться, насколько технически образованы участники конференции. Если у вас много участников, которым сложно разбираться в работе программ, то лучше выбрать более простой сервис с легким интерфейсом.
• Цена. В зависимости от типа телеконференции и количества участников, цена может значительно отличаться, так что необходимо учитывать свой бюджет, чтобы выбрать оптимальное решение.

Площадка

Рассмотрим критерии, которые нужно учитывать при выборе сервиса, и делимся кратким чек-листом для выбора правильной платформы.

1. Качество звука и изображения. Сосредоточьтесь на сервисах, в которых звук и изображение — высокого качества. Так участники смогут услышать и понять друг друга.
2. Безопасность. Сервис должен обладать хорошей системой безопасности для защиты конфиденциальности информации, обсуждаемой на платформе.
3. Трансляции. В некоторых сервисах можно запускать трансляции. Обратите внимание на этот критерий, если планируете выступать перед большим количеством зрителей.
4. Чат. Сервисы с встроенным чатом будет удобным для коммуникации между участниками, потому что для этого не придется использовать сторонние площадки и переключаться между экранами.
5. Запись. Некоторые сервисы позволяют записывать конференции. Обратите внимание на этот критерий, если вам нужно сохранить конференцию для дальнейшей обработки.

Чек-лист по выбору правильной платформы:

• Выбранный сервис может обеспечить подходящее количество пользователей.
• Стоимость подписки на сервис приемлема.
• Сервис можно использовать без ограничений на время и место.
• Функции могут облегчить и разнообразить конференцию.
• Вам легко пользоваться сервисом.

Видеоконференция в Толке

Сервис видеоконференций Контур.Толк будет удобен для организации как небольших, так и крупных мероприятий. В нем можно создавать встречи тет-а-тет или вебинары с участием до 10 000 зрителей. Сервис уже показал свою эффективность и удобство для бизнеса, сферы образования, госструктур, став площадкой для масштабных мероприятий и ежедневного общения пользователей внутри организаций.

Преимущества Толка:

• Сервис входит в реестр российского ПО.
• Серверы Толка находятся в Москве и Екатеринбурге.
• Высокое качество аудио и видео.

Возможности Толка:

• Облачное и локальное (можно общаться внутри сервера без использования интернета) размещение.
• Легкое подключение по ссылке с любого устройства из браузера или приложения.
• Понятный интерфейс дает возможность быстро организовать встречу и управлять ей.
• До 400 активных участников встречи.
• До 10 000 зрителей в формате вебинара с 10 ведущими.
• Запись встреч.
• Распределение участников по группам для работы в командах.
• Демонстрация экрана, окна программы, видеороликов.
• Удаленное управление компьютером.
• Рисование на демонстрируемом экране.
• Рассылка писем и приглашений на почту.
• Модерация встречи: отключение и включение микрофонов и камер.
• Создание опросов и голосования в чате, выгрузка результатов.
• Обмен файлами и сообщениями в чате.
• Видеотерминал для гибридных встреч — нужны только ноутбук, экран, микрофон и камера.

Чтобы попробовать Толк, можно оформить бесплатный тестовый доступ. Нужно зарегистрировать пространство на сайте сервиса и назначить встречу.

Проведите встречу в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться