Как организовать удаленную работу сотрудников

По результатам исследований, четверть россиян работают на удаленке или выбирают гибридный формат. Рассказываем, как не потерять контакт с сотрудниками и организовать взаимодействие распределенной команды.

Елена Халуторных Автор Толка

Одни — в Екатеринбурге, другие — в Иркутске, а третьи — в Таиланде: пандемия закончилась, а вот интерес соискателей к удаленке не снижается.

Дистанционный или гибридный формат предпочитают 28% россиян: об этом говорят результаты опроса, проведенного в феврале 2023 года. Больше половины респондентов оценивают удобство хоум-офиса на пять баллов из пяти.

Чаще всего на удаленке работают IT-специалисты, менеджеры по персоналу, офисные работники и бухгалтеры. 4 из 10 россиян готовы пожертвовать частью дохода ради возможности работать из дома — об этом говорят результаты апрельского опроса соискателей.

Организуем коммуникации сотрудников

Общение по почте и в мессенджерах

Когда коллеги далеко друг от друга, бывает сложно оставаться в общем контексте. Выстроенные коммуникации помогают удаленным и офисным работникам развивать совместные проекты эффективно и быть в курсе всех новостей команды.

Если работаете в разных часовых поясах, обсудите, в какое время нужно обязательно быть на связи, а когда не стоит беспокоить друг друга. Договоритесь об инструментах, которые используете. Например, задачи ставите только через почту, а срочные правки обсуждаете в корпоративном мессенджере.

Заведите отдельные чаты для разных проектов. Если команда большая, разделите переписки в соответствии с функциональными зонами: бизнес-команда, разработка, отдел продаж. Можно создать общий чат для всех участников.

Однако помните, что бесконечные переписки убивают продуктивность — сотрудникам то и дело приходится отвлекаться на уведомления. Отслеживайте количество чатов и удаляйте ненужные время от времени.

Общение по видеосвязи

Создайте общий календарь, где все члены команды смогут отслеживать занятость друг друга. Назначьте регулярные встречи с коллегами и синхроны с сотрудниками других подразделений. Планируйте собрания так, чтобы присоединяться к ним было удобно и москвичам, и жителям Владивостока.

Какие встречи и с какой периодичностью включить в календарь:

Командная летучка, раз в неделю. Чтобы обмениваться новостями, сверять сроки по задачам, обсуждать проблемы и дела на предстоящую неделю.

Встреча с каждым членом команды, раз в месяц. Чтобы давать сотруднику обратную связь, корректировать индивидуальный план развития и просто узнавать настроение в данный момент.

Командная ретроспектива, раз в квартал. Чтобы оценить результаты работы на длинной дистанции, понять, что сделали, а что не удалось и почему.

Распределенная команда требует больше внимания руководителя, а удаленным сотрудникам особенно важно чувствовать свой вклад в общее дело.

Стоит запланировать несколько мероприятий в год для всех членов команды, которые заряжают и мотивируют. Время от времени можно собирать «Случайный кофе» — неформальную встречу с коллегами, на которой есть возможность честно обсудить, как у кого дела.

Помните об этике общения, в том числе во время видеозвонков и переписок в чатах. Грубая критика, игнорирование, токсичные замечания и колкие фразы точно не помогут наладить взаимодействие.

Обсудите правила проведения онлайн-созвонов в команде и старайтесь следовать им. Приглашайте только тех коллег, кому точно важно участвовать во встрече. Готовьте материалы и высылайте их заранее. Договоритесь, на какие встречи обязательно подключаться с камерой. Например, не еженедельную летучку.

Проводить встречи эффективно и онлайн позволяет Контур.Толк. Удобный сервис видеосвязи работает на любом устройстве. Толк интегрируется с корпоративным порталом: все встречи отображаются в календаре. Присоединиться легко, просто перейдя по ссылке из уведомления.

Проведите онлайн-встречу в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Планируем рабочие задачи

Чем больше распределенная команда, тем сложнее ей управлять и оценивать эффективность каждого удаленного сотрудника. 

Сервисы-планировщики помогают оцифровывать задачи, формировать спринты, хранить артефакты. Работа с трекером развивает дисциплину и самоконтроль, а руководителю помогает отказаться от микроменеджмента. Вместо того чтобы постоянно спрашивать, чем занят удаленный сотрудник прямо сейчас, можно открыть его доску задач.

Периодичность планирования спринтов зависит от подразделения и ваших договоренностей с коллегами. Чтобы список задач не казался невыполнимым, разбивайте объемные задачи на конкретные, расставляйте приоритеты, оценивайте, сколько времени уйдет на каждую.

Выберите один сервис, который устроит всех участников подкоманды. Иначе придется вести сразу несколько досок и тратить время на рутинное копирование карточек.

Чаще всегда большой команде нужно несколько разных трекеров. Расскажите коллегам, как проверить статус по задаче и поставить ее. Откройте сотруднику доступ к тем доскам, которые понадобятся для работы.

Собрали несколько сервисов-планировщиков, которые можно использовать.

• Asana позволяет управлять проектами с помощью досок. Можно вести несколько досок для разных проектов, при этом в отдельном разделе соберутся все задачи, в которых упоминается исполнитель.
• Планировщик от Microsoft поможет распределить задачи по канбан-доскам и прикрепить к ним файлы и списки. А еще сформировать отчеты о состоянии задач в облаке.
• Trello — еще одно приложение по системе канбан. Распределяйте задачи, выставляйте дедлайны, отмечайте срочные и добавляйте участников. Можно настроить оповещения на почту.
• WEEK — удобный таск-менеджер. Помогает организовать работу всей команды или распределить свою загрузку по дням недели. Можно настроить уведомления в мессенджер.
• Kaiten — планировщик от российских разработчиков. Можно планировать задачи на доске и отслеживать дедлайны в календарь, а руководителю смотреть отчеты о загрузке сотрудников.

Обеспечиваем возможность совместной работы

Устраивать мозговые штурмы, обсуждать идеи и оставлять обратную связь можно в дистанционном формате. Работать над задачами вместе с коллегами позволяют онлайн-доски, графические и текстовые редакторы. Вот некоторые из них:

• В Twiddla можно рисовать схемы, делать пометки на графиках и фото, просматривать вместе веб-страницы и работать над файлами.
• Figma — графический онлайн-редактор, в котором можно создать прототип сайта и нарисовать любую иллюстрацию. Другие пользователи могут оставлять комментарии к визуалам. Подходит для работы дизайнера.
• Netboard позволяет создавать тематические страницы с текстами, видео, картинками. На доску можно загружать файлы и добавлять ссылки. Есть интерфейс на русском языке. Сервис бесплатный.
• Miro — интерактивная онлайн-доска, в ней можно составлять карты и диаграммы, объединять данные с помощью тегов и стикеров. В Miro удобно представлять результаты исследований. Есть бесплатная версия.
• В Google Документы можно редактировать и просматривать документы в режиме совместного доступа. Оставлять комментарии и вносить правки — их увидят коллеги с доступом к файлу. Сервис бесплатный.

Интерактивные инструменты для совместной работы есть и в Контур.Толке. Вы можете рисовать на экране, демонстрировать рабочий стол, управлять экраном собеседника и делить участников на группы.

Проведите мозгоштурм в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Храним файлы

Удобно, когда общие папки хранятся в одном пространстве, а дистанционный формат не мешает ими пользоваться. Вы можете собрать базу знаний в облачном хранилище. Сотрудники смогут в любой момент найти нужный файл, а новички — быстрее погрузиться в процессы.

Заголовок

Продумываем систему контроля и мотивации

Повышенное внимание со стороны руководителя мешает сотрудникам сосредоточиться и вызывает тревогу. Чтобы не быть навязчивым и при этом управлять командой эффективно, создайте прозрачную систему контроля и мотивации.

1. Договоритесь с каждым удаленным коллегой, во сколько начинается и заканчивается его рабочий день. Попросите внести это в календарь.
2. Откажитесь от ежедневных отчетов. Лучше четко ставьте задачи с конкретным дедлайном и вносите их в трекер. Обсудите, в какой форме удаленный сотрудник будет отчитываться.
3. Если продуктивность падает, выясните, в чем проблема. Возможно, сотрудник перегружен и просто не справляется с потоком задач. А может быть, ему не подходит удаленный формат: дома человек не может организовать свой день. Тогда стоит подумать о возвращении в офис или аренде коворкинга.
4. Во время встреч один на один задавайте вопросы не только о рабочих задачах, но и настроении. На удаленке сложнее чувствовать себя частью команды. Подобные встречи помогут вовремя заметить недовольство или конфликт.
5. Напоминайте удаленному сотруднику, что он остается частью команды. Говорите об общих целях и обозначайте вклад каждого.
6. Создавайте общее информационное поле, организуйте мероприятия, которые поддержат командный дух. Рассказывайте коллегам обо всех изменениях в команде и компании.

Проведите встречу с коллегами в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться