Отпускные аватарки для мессенджеров

Чтобы коллеги не отвлекали, а рабочие процессы не останавливались, начните подготовку к отпуску заранее. Составили чек-лист, который поможет подготовиться к отдыху: экологично передать дела и предупредить коллег. Бонус в конце — набор отпускных аватарок для мессенджера.

Виктория Мельникова HR-бизнес-партнер в Контуре

В этой статье:

Согласовать даты отпуска
Сообщить коллегам
Навести порядок в задачах и подготовить их к передаче
Составить инструкцию для преемника
Напомнить коллегам и сообщить клиентам
Настроить отбивку для электронной почты
Проверить статусы и поставить отпускные аватарки

Общайтесь экологично в любой рабочей ситуации

Бот-помощник Толка поможет найти подходящие формулировки, когда слова не приходят на ум

Согласовать даты отпуска

Обычно в каждом отделе уже есть сформировавшиеся правила: кто кого подменяет и сколько человек могут уйти в отпуск одновременно. Удобно, если руководитель будет вести общий график отпусков, открытый всем сотрудникам.

Отдыхайте вовремя: не дожидайтесь полного истощения, иначе восстановиться за неделю-две будет очень сложно. Делайте перерыв, когда силы еще есть, но не хватает новых впечатлений или нужно сменить обстановку.

Сообщить коллегам

За месяц расскажите на общей встрече или в чате отдела, что планируете отпуск, чтобы коллеги успели прийти с задачами и задать вопросы. Можно установить статус в мессенджере или корпоративной соцсети, чтобы коллеги обращали на него внимание, например: «Буду в отпуске с 1.08 по 14.08».

Навести порядок в задачах и подготовить их к передаче

За две недели до отпуска выпишите все задачи, к которым относитесь как заказчик или исполнитель. Распределите их на категории:

доделаю до отпуска;
передам коллегам;
сделаю после отдыха.

Можно планировать отпуск не с понедельника, а со среды или с четверга, чтобы успеть доделать задачи, которые ждут согласования с прошлой недели. В этом случае и возвращение будет более мягким: отработаете два дня — и снова выходные.

Составить инструкцию для преемника

За неделю до отпуска передайте документ коллеге, который будет замещать вас. Пропишите в нем задачи и полномочия. Чем подробнее получится инструкция, тем меньше шансов, что во время отпуска возникнет необходимость обратиться к вам.

Задача	Статус	Дата
Проконтролировать задачу по написанию текста для презентации, отправить на согласование маркетологам и передать в дизайн.	В работе, копирайтер должен закончить 2 августа.	Отдать в дизайн до 7 августа.
Поучаствовать в мозгоштурме по названию сервиса.	Фактура в файле, организатор встречи — Марина Петрова, приглашение в почте.	Встреча назначена на 5 августа, 11:00.

К инструкции приложите файл, где будут указаны контакты, которые могут понадобиться для выполнения задач. Материалы можно отправить в чат или на почту, а потом организовать онлайн-встречу по передаче дел в Контур.Толке.

Встречу можно записать: файл сохранится в безлимитном облачном хранилище Толка. Ссылку на запись прикрепите к инструкции, чтобы коллега мог восстановить контекст встречи и вернуться к договоренностям в любой момент

Проведите встречу с коллегами в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Напомнить коллегам и сообщить клиентам

За неделю еще раз напомните всем, что уходите в отпуск. В сообщении важно указать период, в который вы будете отсутствовать, а также контакты коллег, к которым можно обращаться по вашим задачам.

Настроить отбивку для электронной почты

За день до отпуска настройте автоматическое сообщение для электронной почты. Такое письмо будет отправляться в ответ на все входящие. В нем также важно указать даты вашего отсутствия и контакты коллеги, который подхватил задачи.

Всем добрый день!

Коллеги, с 1 по 14 августа я в отпуске. Мои проекты ведет Марина Петрова. Она в курсе задач и статусов. Марина отчитается о работе отдела на квартальной встрече команды маркетинга. По остальным вопросам, в том числе экстренным, пишите моему руководителю Михаилу Сергееву.

Хорошего дня!

Проверить статусы и поставить отпускные аватарки

Убедитесь, что на корпоративном портале указали даты отпуска, чтобы коллеги не ждали вашего ответа. А еще об отпуске можно напомнить, поставив аватарку в мессенджере: так коллеги и клиенты будут видеть, что вы не на связи.

Подготовили набор аватарок: выберите подходящую картинку и установите на время отдыха. Не забудьте вернуть все статусы в «рабочее» положение после отпуска.

Удобно, когда для личных и рабочих коммуникаций используются разные мессенджеры. Рабочий мессенджер во время отпуска можно не использовать и не отвлекаться на сообщения коллег. В Контур.Толке есть Чаты для корпоративных коммуникаций.