Как адаптировать удаленного сотрудника

Адаптация усложняется, если сотрудник работает дистанционно: нужно влиться в коллектив и погрузиться в рабочий процесс, не встречаясь с коллегами лично. Как помочь новичку в первые месяцы работы? Рассказывает Яна Ахтямова, менеджер проектов по адаптации в Контуре.

Яна Ахтямова Менеджер проектов по адаптации

Почему удаленщикам труднее адаптироваться

Есть две причины, по которым удаленным сотрудникам труднее адаптироваться на новом месте, чем работникам в офисе.

Нет прямого и быстрого контакта с коллективом

Когда новый сотрудник приходит в офис, он физически оказывается рядом с командой: коллеги сидят за соседними столами. К ним легко обратиться даже с самым простым вопросом: где лежит нужный файл, как найти папку, на какую кнопку нажать. Проблема решается за пару секунд.

На удаленке, чтобы уточнить какую-то мелочь, новому сотруднику придется писать сообщение, а иногда и объяснить коллеге, кто он и какая у него проблема. Эти дополнительные действия часто приводят к мысли, что лучше никого не отвлекать и разобраться самостоятельно. При этом коллега вряд ли ответит мгновенно, как в офисе: сообщение можно прочитать позже.

Всё это влияет и на социальную адаптацию. В распределенной команде контакты сокращаются до рабочих встреч и общения в чатах, у новичка меньше возможности проявить свою эрудицию, насмотренность или личные качества.

Поэтому важно создавать поводы и давать возможность удаленным новичкам проявлять себя в смежных с работой задачах. Например, придумать неформальное знакомство с командой, нерабочие пятничные созвоны или запланировать онлайн-кофе, где можно обсудить не только работу.

Организовать онлайн-встречу с коллегами поможет Контур.Толк. Сервис работает на любом устройстве, в приложении и браузере. Толк интегрируется с календарями и почтой, поэтому к созвону легко подключиться по ссылке из уведомления.

Проведите онлайн-встречу в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Нужен высокий уровень самостоятельности

Чтобы работать эффективно, у удаленщика должен быть высокий уровень самостоятельности. Тайм-менеджмент приходится полностью выстраивать самому, а возможности контроля со стороны руководителя часто ограничены.

Чтобы помочь новичку на удаленке, можно вместе продумать план работы по дням и часам, учитывая не только рабочие задачи. Оцените, сколько времени уйдет на изучение документации, велкам-материалов, просмотр обучающих видео, знакомство с командой. Помогут и более частые точки контроля и синхроны в первые несколько недель. Это позволит вовремя скорректировать сроки или действия нового сотрудника, если что-то пойдет не так, и создаст дополнительную возможность для новичка задать вопросы.

Если у сотрудника проблемы с дисциплиной, он опаздывает или срывает дедлайны, выясните причину и попробуйте вместе найти решение. Есть вероятность, что при планировании не учли объем или скорость поиска информации во множестве ресурсов или что-то еще, что на старте работы обычно занимает больше времени.

Программа адаптации дистанционного сотрудника

Программа по адаптации — это список задач, инструментов и обучающих материалов на ближайшие три месяца, которые помогают новичку получить знания и навыки для эффективной работы на новом месте.

Программа включает изучение внутренних ресурсов и рабочего софта, этапы обучения, информацию о команде, компании и ее продуктах, планирование рабочих задач, критерии оценки результатов.

Формат программ адаптации бывает разным: от excel-таблиц до полноценных учебных порталов. Главное, чтобы всем участникам процесса — руководителю, наставнику и новичку — было удобно пользоваться ресурсом. Во время адаптации можно использовать те программы, с которыми команда работает регулярно. Например, поставить задачи дизайнеру в общем таск-трекере.

Если план адаптации прописан в файле и используется для аналогичных должностей, не забывайте регулярно проверять актуальность всех ссылок, информации по контактным лицам и ресурсам. Помните, что на испытательном сроке не только вы смотрите на сотрудника, но и он на вас. Ссылки на устаревшие документы и неактуальная информация могут испортить впечатление.

С чего начать адаптацию

Процесс длительный: он может занимать несколько месяцев и выходить за рамки испытательного срока. Вот что нужно сделать в первые дни работы новичка-удаленщика:

Решите технические вопросы. Узнайте, есть ли у новичка нужная для работы техника: компьютер, микрофон, наушники. Если чего-то не хватает, организуйте доставку — лучше сделать это до первого рабочего дня. Дайте доступы к рабочей почте и корпоративным программам, помогите их установить. Расскажите, какие сервисы используют в компании для общения: где обычно переписываются и проводят онлайн-встречи.

Предоставьте все нужные материалы. Отправьте ссылки не обучение, внутренние документы и шаблоны, дайте список литературы, которую нужно изучить. Поделитесь контактами коллег, с которым придется общаться по работе.

Спланируйте работу. Поставьте новичку задачи на день, неделю, месяц, весь испытательный срок. Не стоит давать сразу большие сложные задачи. Один самостоятельный проект, три прочитанные книги, знакомство со смежными отделами — цели должны быть конкретными. В процессе обсуждайте прогресс по этим задачам: что получается, что нет, какие есть проблемы.

Обсудите критерии оценки работы. Расскажите, по каким критериям вы будете оценивать работу новичка: соблюдение дедлайнов, самостоятельность при выполнении задач, обратная связь от коллег. Сотрудник должен знать, что влияет на успешное прохождение исполнительного срока.

Помогите с социализацией. Расскажите новичку об особенностях взаимодействия в команде. Например, на онлайн-встречи подключаются только с камерами, нерабочие вопросы обсуждаются в отдельном чате, все общаются на «ты».

Вопросы — это нормально

Многие новые сотрудники стесняются задавать вопросы и уточнять информацию, боясь выглядеть глупо или непрофессионально. Для удаленщиков возможность получить ответ быстро и вовсе ограничена.

Проговорите, что задавать вопросы, даже на первый взгляд очевидные, — нормально. Обозначьте наставника или коллегу, который всегда на связи и сможет подсказать что-то, особенно если у руководителя частые встречи и плотный график. Будьте последовательным: не ругайте и не стыдите новичка за вопросы, даже если они повторяются. Новая работа — всегда стресс, запутаться может даже профессионал.

Больше обратной связи

Новичок должен понимать, что он делает правильно, а что нет. Не стоит зацикливаться исключительно на ошибках. Удачная мысль, сданная в срок работа, быстрое погружение в сложный вопрос — подсвечивайте положительные результаты.

В отрыве от команды, без постоянного контакта с наставником и коллективом отслеживать прогресс сложно. Планерки раз в неделю и подведение итогов в конце месяца не подойдут — хотя бы в первый месяц давайте обратную связь каждые 2–3 дня или по каждой выполненной задаче.

Не всё сразу

Делите информацию, которую получает новичок, определите приоритеты с точки зрения пользы сотруднику. Перед тем как рассказывать ему в первую неделю все достижения компании за 20 лет, подумайте, для чего это сейчас нужно.

Если соцпрограмма доступна работнику только после полугода стажа, есть смысл отложить подробное знакомство с ней до этого срока. Начните с того, что точно пригодится на начальном этапе. Со временем, когда сотрудник усвоит информацию, можно дать больше сведений.

Подумайте об автоматизации

Когда сотрудников десятки и сотни, можно задуматься об автоматизации части процесса. Например, создать вводный курс о компании на вашем учебном портале. 

Провести инструктаж по технике безопасности и взять с новичка подпись тоже можно онлайн, через КЭДО, — так вы точно не нарушите сроки, установленные законом.

Три идеи для социальной адаптации удаленщика

Чтобы адаптация новичка прошла еще эффективнее, попробуйте внедрить эти идеи:

• Общение в мини-группах. Если команда большая, для обсуждения рабочих задач и генерации идей делите отдел на небольшие группы, чтобы новичку было легче найти общий язык с коллегами.

• Небольшой онлайн-корпоратив. Если коллеги работают в разных городах и собраться вместе не получается, устройте неформальную встречу в онлайне. Проведите командный квиз или тематическую вечеринку — формат может быть любым. Есть множество готовых решений и веб-сервисов для онлайн-активностей.

• Советы психолога. В первые месяцы работы сотрудники могут испытывать стресс из-за большого объема информации и новых задач. Справиться с тревогой помогут статьи психологов или коллег. Опытные специалисты могут рассказать, с какими сложностями сталкивались сами во время испытательного срока и как их преодолевали.

Из-за оторванности от команды новичкам нужно больше общения, поддержки и обратной связи. Это требует много ресурсов, но если вкладываться в адаптацию новичков, выиграют все: дистанционный сотрудник быстрее вольется в работу, а работодатель получит эффективного специалиста.

Проведите онлайн-встречу в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться