Управление коммуникациями проекта

Недопонимание в команде или с заказчиком могут дорого обойтись бизнесу — слитый бюджет, срыв сроков, ошибки в продукте. Как эффективно выстроить общение в проекте, спросили у Павла Скрипниченко, руководителя по инновациям в Толке.

Попробуйте Контур.Толк — российский сервис видеосвязи

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Что такое управление коммуникациями проекта и зачем это нужно

Чтобы реализовать проект, участникам необходимо взаимодействовать между собой: ставить друг другу задачи, отслеживать их статус, обсуждать идеи, решать спорные ситуации.

Коллеги общаются друг с другом, с руководителем, заказчиками, клиентами, топ-менеджментом. У каждого свой профессиональный и культурный бэкграунд, свой взгляд на задачу, из-за чего возможны недопонимания.

Если в личных отношениях это бы привело к обиде или конфликту, то в бизнесе ставки выше — можно потерять деньги и клиентов.

Например, есть крупный заказчик. Нужно объяснить ему, что команда готова сделать продукт, но если заказчик будет вносить изменения каждый день, то не уложится ни в бюджет, ни в срок. Это надо проговорить, чтобы сформировать у клиента адекватные ожидания.

Если руководитель не объяснит это подчиненному, менеджер может неправильно представить проект заказчику, не подсветить риски. В итоге это приведет к провалу проекта.

Еще один пример. Над проектом работают разные структуры: кто-то занимается продажами, кто-то продвижением, кто-то производством. Это люди с разным опытом, которые могут по-разному интерпретировать даже общепринятые вещи.

Руководитель проекта собрал на двухчасовой летучке глав отделов, рассказал о планах. Но все десять руководителей поняли задачу по-своему и будут решать ее различными путями. К полной остановке проекта это не приведет. Но будут потери ресурсов, рассинхроны, сложности во взаимопонимании, демотивация.

Сложность в том, что в отличие от других управленческих процессов механики и методы управления коммуникациями еще не сложились. Пока общение в проекте воспринимается как часть культуры компании, которая завязана на конкретном руководителе. В крупных организациях за коммуникацию могут отвечать специальные подразделения.

Эффективная коммуникация в проекте позволяет:

• соблюдать сроки,
• избегать непредвиденных расходов,
• выполнять задачи качественно,
• предвидеть риски,
• формировать в команде доверительную атмосферу,
• поддерживать мотивацию сотрудников.

Ключевые элементы эффективной коммуникации в проектах

Каналы коммуникации

Для общения в команде используют разные каналы коммуникации: электронную почту, мессенджеры, видеоконференции, личные встречи.

Нормально, когда в коллективе принято общаться разными способами: для неотложных вопросов мессенджер, для важных, но не срочных задач — email. Проблемы возникают, когда каналы используют хаотично. Например, каждый раз назначают созвон, даже если вопрос можно решить в переписке за пару минут.

Инструменты не бывают плохими или хорошими. Эффективность строится на обилии инструментов и возможности подобрать лучший из них под конкретную задачу. Нельзя сказать, что личные встречи — решение для всех случаев, для каждого сработает свой инструмент.

Видеозвонок один на один подходит, когда нужно выстроить эмоциональный контакт с человеком. А если цель — декомпозировать задачи в большом проекте, то трехчасовая летучка только отберет время у команды.

Лучше сначала выделить главное, составить тезаурус проекта, определить свободные ресурсы и ответственных. Если сделаете это асинхронно, сэкономите много времени на подготовку. Встреча понадобится не для того чтобы проработать итоговое решение, а чтобы его согласовать.

Если важное решение нужно донести до сотен людей, которые не могут на него повлиять, классическая видеоконференция тоже бесполезна. Лучше записать видео, показать его сотрудникам, а потом собрать анкеты с фидбэком.

Еще одна проблема — общение через разные сервисы. Часть сотрудников переписывается в корпоративном мессенджере, остальные по привычке пишут сообщения в Телеграм. В таком случае единой истории коммуникаций нет, найти нужные сообщения по десяткам диалогов сложно.

То же самое может быть с сервисами видеоконференций. Решение — определить единые каналы коммуникации для всей команды, указать, в каких ситуациях какой канал использовать.

Попробуйте Контур.Толк — платформу для общения в команде

Видеосвязь, чаты, вебинары, онлайн-доски, ИИ-инструменты

Зарегистрироваться

Система встреч

Онлайн- и офлайн-встречи необходимы для обсуждения вопросов, которые требуют принимать решения совместно. Но собрания неэффективны, если назначать их по любому вопросу, приглашать не тех людей, затягивать, не подводить итоги.

Продумайте систему рутинных встреч, которая поможет команде оставаться на связи. Например:

• ежедневные летучки на 10–15 минут для быстрой синхронизации команды,
• еженедельные собрания для планирования и контроля прогресса по задачам,
• ежемесячные встречи с заказчиком для отчетности,
• ретроспективы по итогам проектов или их ключевых стадий.

Также подумайте о правилах назначения встреч. Например, если нужно провести часовое собрание, предупреждать об этом стоит минимум за две недели. Если у встречи нет адженды, коллеги могут отклонить приглашение. По итогам каждого собрания готовят follow-up письмо с итогами.

Обратная связь

Эффективная коммуникация невозможна без обратной связи. Она помогает убедиться, что участники проекта правильно понимают задачи, скорректировать действия коллег, найти ошибки в процессах. Конструктивная обратная связь от заказчика способствует более точному выполнению требований ТЗ.

Фидбэк можно собирать разными способами: устраивать индивидуальные или групповые встречи, проводить опросы, анкетирование, интервью. Важно развивать культуру обратной связи в команде: всегда уточнять, понятна ли задача, поощрять предложения по улучшению процессов.   

Обратная связь работает, когда она своевременная, конкретная, экологичная. Критика должна быть аргументированной, а еще лучше порекомендовать, как исправить ошибки. Относитесь к фидбэку как к возможности помочь сотруднику вырасти.

База знаний

Коммуникация в проекте включает не только обмен информацией, но и сохранение данных. Когда нет единой системы сведений по проекту, приходится тратить немало времени на поиск информации в разных источниках. Соберите документы по проекту в одном месте — техническое задание, требования заказчика, дорожную карту, канбан-доску.

Ключевые коммуникативные навыки для успешного проектного менеджмента

Для построения любого процесса важны два компонента: осознание проблематики и обратная связь. Чтобы находить истинные проблемы, руководителю нужно уметь задавать вопросы.

Классический инструмент — метод «Пять “почему”». Когда сотрудник приходит с проблемой, последовательность из пяти вопросов «почему» поможет добраться до коренной причины. Понимая суть проблемы, руководитель сможет ее решить. Рассмотрим на примере.

Проблема. Клиент недоволен качеством доставленного товара.

Решение. Внедрить процедуру оценки рисков при смене поставщиков и материалов, пересмотреть стандарты упаковки с учетом требований к сохранности товара.

Второй навык — умение слушать. Руководитель нашел решение проблемы и внедрил его в практику компании, но на этом процесс не заканчивается. Регулярная обратная связь помогает убедиться в эффективности принятого решения. Или наоборот — понять, что решение придется отменить или скорректировать.

Чтобы правильно получать и интерпретировать фидбэк, необходимо уметь концентрироваться на собеседнике, поддерживать разговор, проявлять эмпатию, резюмировать сказанное человеком.

Проведите встречу в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Эффективное управление коммуникациями в проектах

Эффективность коммуникаций сложно измерить цифрами. Как понять, что в команде взаимодействие налажено хорошо? Ориентируйтесь на простое правило: когда работы становится больше, коммуникаций становится меньше.

Например, в отделе 10 сотрудников, в среднем каждые 2 месяца они сдают 1 проект. Вдруг приходит нетиповая задача или к концу квартала нужно за месяц успеть сделать 2 проекта.

Если с ростом нагрузки общее количество коммуникаций выросло несущественно, система работает эффективно: коллеги в контакте друг с другом, разделяют культуру общения. Если при изменениях количество коммуникаций резко растет, у сотрудников постоянно возникают вопросы, куда обращаться, где искать данные, как и с кем проводить встречи, взаимодействие построено неэффективно.

Самое сложное в работе с коммуникациями — заметить проблему. Многие компании живут в системе сломанных коммуникаций ежедневно и даже этого не осознают. Токсичное общение, звонки поздно вечером, перегруженность встречами и чатами, постоянные недопонимания воспринимаются как норма.

Осознание, что изменения в коммуникациях могут повысить производительность труда и общий настрой сотрудников — важный момент. Дальше механизм такой же, как в любом другом бизнес-процессе: поиск причины и способов решения проблемы, внедрение результатов и контроль.

Как составить коммуникационный план

Чтобы формализовать общение в команде, разработайте план управления коммуникациями в проекте — документ, который регулирует обмен информацией между участниками. Составление плана проходит в четыре этапа.

Этап 1. Определите заинтересованные стороны. Для начала нужно понять, кто будет участвовать в коммуникации. Обычно в круг заинтересованных лиц входят заказчик, команда проекта в целом, конкретные сотрудники, руководитель команды, топ-менеджмент компании. Иногда приходится подключать отделы, которые непосредственно не заняты в проекте, но нуждаются в информации, например бухгалтерию.

Этап 2. Составьте коммуникационную матрицу. Для этого установите потребности каждой заинтересованной стороны, выберите каналы связи и частоту сообщений, назначьте ответственных за передачу информации. Пример матрицы:

Этап 3. Подготовьте правила коммуникации. Формализуйте основные коммуникативные процедуры: порядок принятия решений, урегулирования конфликтов, сообщений о проблемах, проведения собраний.

Этап 4. Разработайте шаблоны отчетов. Сделайте формы писем, запросов, анкет обратной связи, чтобы вид был стандартизирован, а содержание можно было менять.

Технологические решения для управления коммуникациями

Чтобы реализовать стратегию управления коммуникациями, понадобится программное обеспечение:

• сервис видеоконференций — чтобы проводить онлайн-встречи;
• корпоративный мессенджер — чтобы переписываться в защищенном пространстве и сохранять рабочие данные;
• программы для управления проектами — чтобы планировать работу и контролировать прогресс по задачам;
• инструменты для совместной работы — онлайн-доски, сервисы для документов, схем, таблиц, визуализации данных;
• системы управления документами — чтобы централизованно хранить проектную документацию.

Организуйте коммуникации в Контур.Толке. Сервис объединяет видеоконференции, чаты, онлайн-доски, вебинарную платформу, решение для переговорных — все для удаленного и гибридного общения.

Взаимодействие с коллегами сосредоточено в одном пространстве — искать информацию просто, переключаться между сервисами не придется. Клиенты и заказчики легко подключатся к конференции по внешней ссылке. Толк сохранит результаты коммуникаций в «Артефактах», чтобы важные данные не потерялись.

Кажется, что взаимодействие в проекте сложится само собой, ведь так или иначе общаться умеют все. Однако такой подход может привести к провалу. Формализация и стандартизация взаимодействий в проекте снизят риски и упростят работу команды.

Проведите онлайн-встречу в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Что еще почитать по теме

• Как научиться вести деловые переговоры
• Часовой созвон на 10 участников обходится бизнесу в 15 000 рублей
• Что такое флуд и как защитить от него рабочие чаты
• Конструктивный диалог: что это и как его вести
• Что такое микроменеджмент и чем он опасен