Составляем договор аренды правильно

В конце года многие продляют договоры аренды или ищут новые офисы. Что важно учесть бухгалтеру при выборе помещения и составлении договора аренды, чтобы минимизировать налоговые, коммерческие и гражданско-правовые риски?

Алексей Смирнов Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

Внимание — на полномочия 

Когда подходящий объект найден, не торопитесь подписывать договор. Если вы планируете арендовать помещения у собственника-организации, проверьте документы, дающие право подписывать соответствующий договор:

• устав, протокол о назначении (избрании) на должность;
• доверенность должностного лица и т. п. 

Если же речь идет о представителе собственника, изучите доверенность или договор (доверительного управления или посреднический). Там должно быть указано, что представитель имеет право сдать данное помещение в аренду на требуемых условиях. Не забудьте посмотреть и документы, подтверждающие, что полномочия представителю выдал именно собственник. Для этого сравните данные в доверенности или договоре с информацией из выписки из реестра прав на недвижимость по объекту и из ЕГРЮЛ по собственнику.

Также не лишним будет проверить действительность доверенности через сайт нотариальной палаты (https://reestr-dover.ru и https://reestr-dover.ru/revocations). Кроме того, можно связаться с собственником напрямую и попросить его подтвердить полномочия представителя.

Реклама 16+

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты

Проверяйте недвижимость

Чтобы проверить объект недвижимости, запросите свежую выписку из реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним. Этот документ подтвердит, что документы, предъявленные вам арендодателем или его представителем, действительны по настоящее время. Также вы узнаете, нет ли каких-то притязаний на данное имущество со стороны третьих лиц. Это особенно важно, если аренда планируется на длительный срок, а адрес будет указываться в рекламных материалах.

Если арендодателем является ИП или простое физлицо, то для целей налога на прибыль расходы на ремонт арендуемых помещений надо проводить по пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ как прочие, связанные с производством и реализацией (см. Письма Минфина РФ от 01.02.2011 № 03-03-06/1/51 и от 13.12.2010 № 03-03-06/1/773).

Указывайте цель аренды

Избегайте подобных формулировок: «Помещение, указанное в настоящем договоре, передается арендатору для ведения хозяйственной деятельности». В данном случае не получится предъявить претензии в части несоответствия помещения конкретным нуждам арендатора, например, если нельзя организовать столовую из-за несоответствия требованиям пожарной безопасности или требованиям СЭС.

Если в договоре прописано, для каких целей арендуется помещение, а оно не соответствует ожиданиям арендатора, он может отказаться от оплаты и расторгнуть договор (ст. 612 ГК РФ). Например, в договоре указано, что помещение снимается под офис, но в нем вообще не оказалось розеток. Выходит, что арендатор не может использовать помещение по назначению. Это дает ему право не платить за аренду и даже вообще отказаться от такого договора (Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 12.04.2024 № Ф04-1442/2024 по делу № А75-1013/2023).

Прописывайте все «блага цивилизации»

Также не стоит писать: «Помещение, указанное в настоящем договоре, передается в состоянии, соответствующем потребностям арендатора». Такая формулировка не позволяет отказаться от оплаты аренды, если в помещении прекращено оказание коммунальных услуг, услуг связи, демонтировано или отключено необходимое оборудование. Причем не важно, пользовался ли арендатор какое-то время этим оборудованием или нет, в том числе и для ведения бизнеса.

Пропишите конкретные условия в договоре или в акте приемки-передачи. Перечислите все коммуникации (электричество, воду, канализацию, газ, интернет, телефон), к которым подключено помещение, укажите, какое оборудование установлено, и проверьте его работоспособность. Тогда при полном (не временном!) прекращении оказания соответствующих услуг или отключении оборудования  у вас будет основание не оплачивать аренду.

Четко распределяйте расходы

Согласно ГК РФ расходы по содержанию арендуемого имущества должен нести арендатор, если договором не установлено иное. Но на практике часто арендатор не может оплатить коммунальные платежи, потому что у него нет прямых договоров  с поставщиком этих услуг. Эти договоры заключены арендодателем, поэтому он обязан их оплачивать.

Также не стоит писать: «Арендатор оплачивает стоимость потребленных при использовании арендуемого имущества коммунальных услуг на основании счетов коммунальных служб». Это условие не позволяет точно определить, являются ли выплаты компенсирующими расходы арендатора или уплачиваются напрямую коммунальным службам. В последнем случае проверяющие могут признать их необоснованными и документально неподтвержденными.

Укажите в договоре, что арендатор перечисляет оплату коммунальных платежей арендодателю в составе арендной платы или сверх нее с указанием, что при этом арендатор компенсирует арендодателю стоимость потребленных услуг. Это позволит бухгалтериям не запутаться в учете доходов и расходов, а также устранить возможные налоговые риски, поскольку соответствует рекомендациям налоговых органов.

Регулируйте госрегистрацию

С одной стороны, регистрация договоров дает дополнительные гарантии сторонам. С другой — это финансовые и временные затраты. Регистрируются только те договоры аренды зданий и сооружений, которые заключены на срок не менее года (п. 2 ст. 651 ГК РФ). Если вы решили не регистрировать договор аренды, можно:

• Заключить его на срок менее года и установить правило об автоматической (при отсутствии возражения сторон) пролонгации на новый срок на тех же условиях. Обратите внимание, что таким образом договор может продлеваться неограниченное количество раз, даже если в нем прямо не указано на многократность применения пункта о пролонгации (Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 26.04.2022 № Ф02-877/2022 по делу № А19-13364/2021). Будьте внимательны при указании сроков аренды. Например, указание срока с 1.11.2024 по 31.10.2025 означает, что договор заключен на год и его надо регистрировать. Лучше указать, например, 11 месяцев (т.е., к примеру, с 1.11.2024 по 30.09.2025). 

• Не указывать в договоре срок аренды. Тогда он будет считаться бессрочным и регистрировать его не надо (п. 2 ст. 610 ГК РФ). 

• Установить в первоначальном договоре срок 11 месяцев (или любой другой меньше года), а по его окончании не выполнять зафиксированную в ГК РФ процедуру прекращения договора. Тогда он «трансформируется» в бессрочный (п. 2 ст. 621 ГК РФ).

Улучшения — в договор!

Несмотря на то, что часто арендатор производит улучшение имущества еще до того, как въедет в помещение, правила проведения таких улучшений крайне редко прописывают в договоре. А ведь для улучшений в НК РФ установлен особый режим налогообложения, который напрямую зависит от условий договора. Есть три варианта, как можно прописать улучшения в договоре:

• Расходы на улучшения, произведенные без согласия арендодателя, не возмещаются, а согласованные улучшения компенсируются арендодателем, но лишь по окончании срока аренды (ст. 623 ГК РФ). В этом случае расходы на улучшения в полном размере будут учтены по окончании срока аренды одновременно с соответствующим доходом в виде возмещения их стоимости (Письма Минфина РФ от 21.12.2023 № 03-03-06/1/123828 и от 05.04.2017 № 03-03-06/1/20242).
• Стоимость согласованных улучшений возмещается (засчитывается в арендную плату) не по окончании договора аренды, а сразу после их выполнения. Тогда арендатор учтет свои затраты сразу же после выполнения улучшений, уменьшив на них доход в виде возмещения.
• Стоимость неотделимых улучшений не возмещается. Это позволяет арендатору амортизировать стоимость произведенных улучшений в течение всего срока действия договора аренды. Правда, касается это только улучшений, согласованных с арендодателем (п. 1 ст. 256 НК РФ).А рассчитываться амортизация будет исходя из срока полезного использования объекта аренды в целом и только в период действия договора аренды (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 10.02.2021 № Ф08-12467/2020 по делу № А32-32266/2019). Так что, хотя норма амортизации будет относительно небольшой, часть (тем большую, чем дольше срок аренды) расходов на улучшения арендатор все же сможет компенсировать за счет снижения налоговой базы. Расходы на несогласованные улучшения при налогообложении не учитываются (Постановление ФАС Поволжского округа от 11.05.2011 по делу № А65-12958/2010).