7 способов навредить компании внутрикорпоративной перепиской

Тимур Асланов 23 декабря 2015

Иногда конкуренты и корпоративные войны не приносят столько ущерба, сколько неумение сотрудников грамотно вести переписку с коллегами и контрагентами. Теряется время и деньги, проекты заходят в тупик, а люди увольняются порой из-за пары неграмотно составленных служебных писем. 

Большинство руководителей почему-то по умолчанию считают, что уж переписываться-то друг с другом работники точно умеют и учить их этому ремеслу совершенно не нужно. Они готовы тратить деньги на обучение персонала общению с клиентами по телефону и на встречах, реже на курсы письменного общения менеджеров с покупателями — написание коммерческих предложений и продающих текстов. И совсем в единичных случаях готовы заплатить за обучение коммуникациям в принципе, письменным в частности. Таким образом компании буквально лишают себя денег.  

Ниже я расскажу о семи простых и невероятных способах навредить себе и своей компании всего парой предложений. К сожалению, эти способы «просочились» во внутрикорпоративную деловую переписку и способны повлечь многотысячные убытки.

Отсутствие темы письма

Однажды вам придется искать давным-давно отправленное письмо, к которому был прикреплен важный документ или в котором была отправлена информация, нужная вам прямо сейчас. А может быть, вам придется восстановить всю историю переписки по какому-либо проекту. Тогда вы помянете добрым словом великую Тему Письма. 

Что может случиться?

Light-версия: вы просто убьете кучу рабочего времени на поиски пары строк.

Hard-версия: вы так и не найдете то самое письмо, где ваш начальник обещал вам повышение в должности по завершении проекта.

Rambling

В этике деловой переписки есть понятие rambling или «бессвязное изложение мыслей». Если вы не можете изложить тему или задачу в нескольких предложениях, лучше обсудить ее лично — по телефону или при встрече. Как правило, для постановки задач используются таск-менеджеры, но они справляются не всегда. Есть срочные поручения, есть удаленные работники, есть беспричинная любовь к общению по почте, которая проявляется в каждом офисе.

Поэтому важно знать, что красивая задача в письме выглядит так:

  1. Краткое содержание.
  2. Уточнения, детали.
  3. Вопросы.

Чтобы обойтись без голословности, приведем хороший пример:

«Аркадий, здравствуйте.

К среде нужно подготовить промежуточный вариант дизайна упаковки молока «Коровушкино» (тот, что утвердили на последней встрече). Клиент хочет использовать его в презентации для партнеров, поэтому можно просто сделать несколько картинок в JPG.

Дополнительно поясни, что еще предстоит сделать и когда будет готов окончательный результат.

Подготовишь? Нужно уточнить у клиента размер файлов?

Спасибо!»

Для контраста — плохой пример:

«Аркадий, сделай к среде упаковку молока. Клиент попросил».

Наверняка, со вторым вариантом постановки задач хоть раз, но сталкивался каждый: загляните в почту и посмотрите, сколько задач реально можно выполнить без собственного третьего глаза и экстрасенсорных способностей? Менеджеры часто полагаются на волшебную интуицию коллег и примерно так же часто в ней ошибаются. Иногда задач просто слишком много, и третий глаз в ужасе дергается туда-сюда и все понимает неправильно.

Кстати, для тех, кто пытается бороться с бесконечными бессвязными письмами, есть пометки TL (too long) или DR (didn’t read). Отправьте письмо обратно, добавив к нему пару букв.

Что может случиться?

Light-версия: вас переспросят. Придется потратить время на ответ.

Hard-версия: задача будет выполнена неправильно, придется отвечать перед заказчиком и, возможно, потерять проект.

Опасная скрытая копия

Скрытая копия в письме — удобрение для «дворцовых интриг». В это поле часто ставят руководителей отделов или компании, чтобы тайно держать их в курсе рабочих переписок. Но зачем это делать тайно, если есть обычное поле «Копия» с точно таким же функционалом, зато с открытыми адресатами? Проще говоря, почему директор решил шпионить? Неприятный поворот событий.

Конечно, в 90% случаев никто не узнает про тайного адресата. Но однажды уставший директор случайно нажмет «Ответить» или «Ответить всем». И тогда всех ждет неловкий момент.  

Что может случиться?

Скорее всего, сотрудники обидятся и будут реже прибегать к письмам. Кто-то обсудит это на обеде или перекуре. Директора и автора первого письма помянут нелестными словами. В роли простачков оказаться не хочется никому. Все это мелочи, но на работе и ее качестве они скажутся обязательно.

Бездумная пересылка

Бездумная пересылка комментариев клиента — это продолжение темы rambling. Вы надеетесь, что получатель разберется? Вряд ли. Если кто-то отправил письмо сначала на вашу почту, значит, вы точно разбираетесь в вопросе лучше (кроме случаев, когда письмо попало к вам по ошибке).

Перечитайте письмо и ужмите его до нескольких предложений, которые четко описывают задачу.

Что может случиться?

В лучшем случае будет сделана лишняя работа. В худшем — среди комментариев и правок может затеряться конфиденциальная информация, которая предназначалась исключительно вам. И нет гарантии, что эта информация не станет достоянием всей компании на ближайшем перекуре.

Удаленная история

История переписки — это багаж букв, который тащит за собой почти каждое рабочее письмо. Он нужен, чтобы не терять нить беседы. 

Иногда кажется, что багаж нужно удалить: без него письмо смотрится аккуратно и просто. Но лучше его никогда не трогать.

Что может случиться?

Что происходит, когда вы теряете нить беседы? Повисает молчание или начинаются попытки вспомнить разговор. Если в нем были полезные идеи, они, скорее всего, забудутся. В переписке точно так же: кто-то просто не станет отвечать на письмо, в котором речь идет о загадочных вещах, в худшем случае — потеряются несколько интересных идей, которые возникли в разговоре.

Есть на свете специалисты, которые включают просьбу «Пожалуйста, не удаляйте историю переписки» в автоматическую подпись. Настолько это для них важно.

Черная дыра групповой переписки

Поле «Копия» и кнопка «Ответить всем» — это оружие массового поражения, это мусоровоз, перевернувшийся на главной площади города. Подумайте дважды, прежде чем их использовать. У большинства людей рабочая почта чудом не превращается в свалку: они прилагают усилия, чтобы ее систематизировать и сделать полезным инструментом.  

Что может случиться?

Важные письма потеряются, нить беседы запутается, кто-то прочитает то, что не должен был прочитать, кто-то потратит в десять раз больше времени, чтобы найти письмо, погребенное под грудой массовой рассылки.

Безответность

Иногда письмо можно потерять или про него можно забыть. Иногда кажется, что сообщение не предполагает ответа, потому что в нем четко изложена задача, и вам она понятна с первого раза.

Но рабочие письма всегда требуют ответа, потому что обратная связь — святая святых в компании, где работают больше двух человек. Обратная связь движет работу вперед. Даже простые фразы «Спасибо, получил» или «Взял в работу» служат добру.

Что может случиться?  

Работа застопорится, проект подмерзнет. Получив отмашку, менеджер может перейти к следующей задаче. Не получив отмашки, он может передать задачу другому исполнителю, и тогда она будет выполнена дважды. Идеально отвечать на рабочие письма в течение часа после получения. Тогда все встанет на обкатанные рельсы.

Последствия почти всех описанных выше ошибок — трата времени. В рамках одного письма это мелочи, но в рамках компании, где работают сотни человек, это уже часы и рабочие дни.

Если все эти «сотни» будут вдумчиво писать корпоративные  письма, из воздуха появится куча времени, которую можно приложить к решению задач и производству миллионов. Это один из самых очевидных ответов на вопрос «куда уходит время» в наши дни. А корпоративное время — это всегда деньги. Подумайте об этом и о том, чтобы научить своих сотрудников правильно обращаться с почтой и грамотно излагать свои мысли на бумаге. Школы и вузы, увы, этому не учат.

Тимур Асланов, главный редактор журнала «Управление сбытом», руководитель издательского дома «Имидж-Медиа», автор блога о продажах и маркетинге www.supersales.ru, автор и ведущий семинаров и тренингов по продажам, маркетингу и PR, автор книг «Арифметика продаж» и «Альфа-продавцы: спецназ в отделе продаж»

Читайте также:

10 основных правил деловой переписки

12 способов сделать совещания эффективными и короткими


Поделиться
Не пропусти новые публикации

Подписывайтесь, и мы будем один раз в неделю присылать полезные бизнес-советы, аналитические статьи, истории успеха и провала, интервью, а также мнения экспертов на острые темы

Подписаться
676 просмотров
В избранное
Комментарии Написать свой
Спасибо за ваше мнение!

Читайте также

Загрузить еще
loader
Спасибо за подписку.

Заполните, пожалуйста, все поля.

Предложение, замечание, просьба или вопрос.