Электронные трудовые в вопросах и ответах

Выпуск № 27
Дмитрий Шафран 25 декабря 2019

Электронные трудовые книжки и новая отчетность в ПФР — темы, которые еще долго будут в списке актуальных у кадровиков и руководителей организаций. Проект Контур.Персонал провел вебинар, который был посвящен последним изменениям в учете сведений о трудовом пути сотрудников. Мы подготовили ответы на самые популярные и сложные вопросы слушателей.

65 комментариев
ВМ
Вера Мищенко 6 января
Интересная тема, будем изучать. Уже сейчас представляю объем работы. ЗП добавлять не собираются.
НШ
Надежда Шепель 10 января
А если ни кто из работников не захочет переходить на электронные трудовые, то нулевки надо сдавать?
Дмитрий Шафран 15 января
Добрый день!

Отчёт СЗВ-ТД нужно сдавать по всем сотрудникам, вне зависимости от того, решили они сохранить бумажную трудовую книжку или отказаться от неё. Причём не "нулёвки", а полноценный отчёт с данными
ВБ
Валентина Богданова 19 февраля
Добрый день.
В компании нет сотрудников,СЗВ-М сдаются нулевки.
Надо сдавать отчет СЗВ-ТД?
Заранее спасибо.
Дмитрий Шафран 19 февраля
Добрый день! Не нужно. СЗВ-ТД сдаётся только на работающих сотрудников.
ВМ
Вера Мищенко 22 января
Добрый день. О каких "нулевках" вы говорите? В СЗВ-ТД отражается кадровые действия - прием, перевод, увольнение, награждение. Отдельная часть - поступление заявлений. Т.е., если работник работает как работал, без каких-либо движений и при этом заявлений по поводу трудовой книжки не подавал, то никакой "нулевки" по нему не возникает.
КО
Ксения Оришак 20 января
А ЭП какого удостоверяющего центра подойдет для отчета по ЭТК?
Дмитрий Шафран 22 января
Для любой отчётности в ПФР нужна обычная КЭП, без доп.требований. То есть нужен квалифицированный сертификат электронной подписи, выпущенный аккредитованным УЦ. В нашем УЦ для этого подойдет базовый сертификат "Квалифицированный классик" — https://ca.kontur.ru/certificate/systems
ЮД
Юлия Дембя 22 января
Дмитрий, я прочла Ваш ответ на комментарий про "нулевки" и задалась вот каким вопросом. Получается, что работники могут сделать свой выбор только в отношении бумажной трудовой книжки? А не между бумажной и электронной? Пенсионный фонд на своем сайте пишет о "добровольном переходе" на электронный формат. Но если работодатель будет на всех сдавать не "нулевки", а полноценные отчеты, значит, электронные трудовые будут у всех независимо от их желания (выбора)?
Дмитрий Шафран 22 января
Да, всё верно. Отправлять сведения о трудовой деятельности в ПФР нужно будет по всем сотрудникам.
ИМ
Игорь Матушкин 22 января
Работник увольняется 31.01.2020 года. Он не определился с выбором ведения трудовой книжки. По остальным работникам кадровых изменений нет. Должна ли я подать отчет только на уволенного сотрудника или на всех? И в какой срок - 1 день после увольнения или до 17 февраля?
ВМ
Вера Мищенко 22 января
Добрый день. Цитата из статьи: "Новый отчет в ПФР с 2020 года сдают не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным. За январь 2020 года сведения надо сдать не позднее 17 февраля". А вот уже "1 день после увольнения" - будем сдавать с 2021 года, а 2020 год - как бы переходный период. Если работники не определились с выбором (есть время до конца года), т.е. никаких заявлений не подали, то СЗВ-ТД сдаете только по уволенному.
ИФ
Ирина Феденкова 23 января
Добрый день. Подскажите пожалуйста, если на предприятии нет заявлении и кадровых перемещений в январе, надо ли сдавать отчет и если сдавать, то просто данные на людей заполнить?
Дмитрий Шафран 23 января
Если в январе не было ни кадровых мероприятий, ни заявлений, отчёт за январь сдавать не нужно
ИА
Илья Анохин 24 января
Добрый день, сотрудники приняты в Декабре 2019 года, заявления о продолжении ведения трудовой книжки написали в Январе 2020, так как сдавать СЗВ-ТД необходимо только только с 2020 года, нужно ли отображать приём сотрудников принятых в Декабре?
Дмитрий Шафран 24 января
В отчёт за январь 2020 года нужно включить сотрудников, которые написали заявление.Так как вы будете сдавать отчёт по этим сотрудникам впервые, в отчёт нужно будет включить сведения о мероприятиях, в результате которых они занимают должность на 1 января 2020 г. В вашем случае нужно будет включить сведения об их приёме, т.к. это было последнее мероприятие перед 1 января.
ДС
Дарья Страховская 31 января
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста. Сотрудники еще не написали заявление о выборе ведения трудовой книжки. Читаю, что необходимо все равно сдать отчет СЗВ-ТД по последней записи в ТК на каждого работника, трудоустроенного в организации. Так ли это? Как быть с учредителем и директором в одном лице, если деятельности в организации нет и зарплата директору не начисляется? Форма СЗВ-М на таких товарищей сдается, по факту они трудоустроены, значит запись в ТК должна быть, следовательно и в отчет СЗВ-ТД их тоже надо включать? (я имею ввиду последнюю запись о приеме в данную организацию)
Дмитрий Шафран 31 января
Добрый день!
1. Если в январе по сотруднику не было не мероприятий, ни заявлений, в отчёт его включать не надо.
2. Начисление/неначисление зарплаты никак не влияет на заполнение СЗВ-ТД. Если были мероприятия или заявления в январе, таких сотрудников нужно включить в отчёт
ДС
Дарья Страховская 31 января
Закон о персонифицированном учете (1 апреля 1996 года N 27-ФЗ)

2.5. Указанные в пункте 2.4 настоящей статьи сведения представляются:
""1) с 1 января 2020 года - не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место случаи, указанные в пункте 2.4 настоящей статьи. При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
При отсутствии у зарегистрированного лица случаев, указанных в пункте 2.4 настоящей статьи, сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя на такое зарегистрированное лицо представляются не позднее 15 февраля 2021 года;

Вот в чем вопрос: сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
То есть: не было, например, ни приемов, ни увольнений, ни заявлений - но получается, я все равно должна подать сведения по состоянию на 1 января по последней записи в трудовой книжке?
Дмитрий Шафран 31 января
Если в течение всего 2020 года по сотруднику не было мероприятий и он не написал заявление, его нужно будет включить в отчёт за январь 2021 года, указать эту самую "начальную" запись - по состоянию на 1.01.2020. Но таких сотрудников должны быть единицы.
ДС
Дарья Страховская 31 января
Все, я теперь разобралась, спасибо!
ИИ
Илона Иванова 5 февраля
Здравствуйте! Работаю в отделе кадров. Если человек поступает к нам на работу, а до этого очень давно не работал, к примеру, уволился с последнего места работы в 2011 году, где он должен взять форму СЗИ-ТД? Возможно, что того работодателя и нет уже (может ООО какое-нить).
И еще, к примеру, если у нас на какую-либо должность требуется стаж работы по аналогичной должности, скажем, 5 лет, а этот стаж был не у последнего работодателя, как быть? Я так понимаю, что форма СЗИ-ТД лишь содержит сведения о работе у последнего работодателя? Спасибо!
Дмитрий Шафран 6 февраля
Добрый день!

1. Периоды работы до 1.01.2020 подтверждаются бумажной трудовой книжкой.
2. СЗИ-ТД теперь называется СТД-Р. Она содержит сведения о периодах работы только после 1.01.2020 г.
3. Есть форма СТД-ПФР, которая будет выдаваться Пенсионным фондом. Она содержит сведения о периодах работы у всех работодателей. Но тоже только с 1.01.2020 г.
ОГ
Олеся Грабовская 7 февраля
Добрый день!
Вопросы:
1. при приеме работников в районы крайнего севера и приравненные к ним местности, где в форме СЗВ-ТД отразить данные условия?
2. как работодатель при приеме в 2021 году узнает, стаж работника в РКС и приравненной к ним местности?

Спасибо.
Дмитрий Шафран 7 февраля
Добрый день! Форма СЗВ-ТД не предусматривает передачи северных условий. Эта информация будет, как и прежде, передаваться в форме СЗВ-СТАЖ.
ОГ
Олеся Грабовская 7 февраля
Спасибо за ответ.
В СЗВ - Стаж, в столбце 8 проставляется "территориальное условие (код), т.е. РКС или МКС, тем самым нигде не проставляется информация о стаже в РКС или МКС т.е. %.

Ранее по трудовой книжке можно было посчитать стаж в РКС, т.к. там была отметка о работе в РКС или МКС.
Как по СЗВ-Стаж работодатель поймет, какой % наработал кандидат поступающий на работу?

Спасибо.
ОГ
Олеся Грабовская 7 февраля
Форма СЗВ-ТД заполняется по каждому региону отдельно (например прием 2- работников в Сургут, увольнение 3- работников из Якутии, перевод 1-го работника в Москве) или одна форма по организации?

Спасибо
Дмитрий Шафран 7 февраля
Сдаётся один файл на всю организацию. Исключение - обособленные подразделения, которые сдают каждое за себя.
AV
Aleksandra Vincent 11 февраля
Добрый день! Подскажите пожалуйста, как быть с ВКС при заполнении отчета СЗВ-ТД? Если после 1 января мы приняли на работу иностранных работников на условиях ВКС, включаем ли мы их в отчёт? ВКС не получают СНИЛС, соответственно нужно отразить их в отчёте без номера СНИЛС? Или вообще не отражать?
Дмитрий Шафран 11 февраля
Добрый вечер! Очень интересный вопрос. СНИЛС - обязательное поле в отчёте СЗВ-ТД. С другой стороны, в СЗВ-ТД должны включаться все сотрудники, работающие по трудовому договору. Советую обратиться за разъяснениями в Пенсионный фонд.
ЕП
Елена Прокопович 11 февраля
Добрый день! Подскажите пожалуйста при заполнении отчета СЗВ-ТД (если, например, был перевод у работника в январе 2020 года, а принят он в 2007 году и после этого было много переводов, предпоследний из которых в 2018 году) все ли сведения о приеме, переводах У ДАННОГО РАБОТОДАТЕЛЯ надо указывать или только последний и предпоследний перевод?
Дмитрий Шафран 11 февраля
Добрый вечер! В этой ситуации подаётся последний и предпоследний перевод.
ЛФ
Людмила Федорова 12 февраля
Здравствуйте! Работник 07.02.2020 написал заявление о ведении только электронной трудовой книжки,а бумажную получить на руки.До какого числа я должна внести сведения о выборе ведения трудовой в отчет и отправить в ПФ, до 15.03.2020?
Дмитрий Шафран 19 февраля
Добрый день! Всё верно. Если сотрудник написал заявление в феврале, его нужно включить в СЗВ-ТД за февраль, который сдаётся до 15 марта.
П
Пользователь 12 февраля
20.01.2020 принят на работу сотрудник, который уже работал и был уволен 10.10.2019. Нужно ли включать это событие (увольнение в 2019 г.) в СЗВ-ТД за январь 2020
Дмитрий Шафран 19 февраля
Добрый день! Не нужно, т.к. на 1.01.2020 сотрудник у вас не работал
ЛФ
Людмила Федорова 28 февраля
Здравствуйте! Нужно ли в отчете отражать внутреннее совмещение у работника (не совместительство).
Дмитрий Шафран 28 февраля
Добрый день! Совмещения в отчёте не отражаются.
ЮШ
Юлия Швикова 2 марта
Здравствуйте. Скажите если у работников последняя запись в трудовой "прием" в 2019г., а в январе 2020 принят еще один сотрудник и половина работников написали заявление, то какие данные должны быть в самом 1 отчете: "принятие" половины работников + заявление второй половины работников + новый сотрудник. Или "принятие " половины работников не указывать, т.к. по ним не было никакого движения.
Спасибо.
Дмитрий Шафран 3 марта
В отчёт включаются:
1. Сотрудники, у которых в отчётном периоде были кадровые мероприятия.
2. Сотрудники, которые написали заявления.

По сотрудникам, на которых отчёт подаётся впервые, нужно подать первоначальные сведения.
МВ
Мищенко Вера 3 марта
"а в январе 2020 принят еще один сотрудник и половина работников написали заявление, то какие данные должны быть в самом 1 отчете" добрый день. В январе приняли сотрудника - отчет СЗВ-ТД следовало сдать до 17 февраля. Работники написали заявления - по этим работникам в шапке формы указываете вид заявления и его дату. В графах отчета 1-й строчкой указываете сведения о приеме в 2019 году - дата, должность, отдел, дата и № приказа. Если по работникам, принятым до 2020 года не будет кадровых мероприятий, отчет не подается.
ЛК
Лола Кучурина 12 марта
Добрый день, подскажите как быть. Пришел приказ из Министерства об аттестации и присвоении квалификации педагогам но присвоена квалификация 31 января, приказ от 10.02, а к нам приказ пришел только в марте как быть, как отобразить это мероприятие ведь все сроки по идее пропущены?
Дмитрий Шафран 12 марта
Добрый день! Я бы посоветовал включить эти данные в отчёт за февраль. Если после проверки зададут вопрос, объясните ситуацию. Тем более, штрафных санкций за несвоевременную передачу сведений пока не введено.
Юлия Рыжкова 12 марта
Добрый день. Столкнулись с трудностью, сотрудник был принят 01.10.2018 года, был перевод 01.11.2018 и вот 12.03.2020 года пишет заявление, в отчете СЗВ-ТД подтягивается последнее действие по трудовой книжке, те перевод, нужно ли в ручную добавлять прием? И перевод из отдела в отдел тоже показывается в СЗВ-ТД?
Дмитрий Шафран 12 марта
Добрый день!
1. Приём в этой ситуации отправлять не нужно.
2. В СЗВ-ТД включается всё, что вы писали в обычную трудовую книжку. Перевод между отделами - обычный перевод, его стоит включить.
Юлия Рыжкова 12 марта
а если мы в ручную добавим прием, будет ли это считаться ошибкой?
Дмитрий Шафран 12 марта
Об этом может сказать только Пенсионный фонд
ЕШ
Елена Шмакова 12 марта
Добрый день!
09.01.2020 г. принят сотрудник. Сотрудник выбрал эл. книжку, но при этом имеет бумажную. Ни каких отметок от предыдущего работодателя о ведении книжки нет. Нужно ли внести запись в его бумажную книжку о том что он предпочел эл. книжку. и как это делается?
Дмитрий Шафран 12 марта
Добрый день!

Ни закон, ни иные нормативные документы, регулирующие порядок ведения трудовой книжки, не содержат информации о том, какую именно формулировку должен использовать работодатель для внесения указанной записи. Связанные с этим затруднения кадровиков постарался разрешить Минтруд России. В своем письме специалисты ведомства предложили такую формулировку: "Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)".

В книге учета движения трудовых книжек чиновники предложили делать запись "Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ч. 2 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ)".
ЕШ
Елена Шмакова 12 марта
Это Вы имеете ввиду, что следующим пунктом после увольнения предыдущего работодателя, я пишу данную фразу "Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)" Дата, подпись и печать работодателя??? Либо я принимаю сотрудника, вношу запись о приёме и далее след пунктом того же числа делать запись о выборе труд книжки?
А
ОП
Выпуск № 27, август 2019
Как принять на работу иностранца

Читайте также