Машиночитаемые доверенности: где их получать и как с ними работать

С января 2022 года законодательно было введено понятие машиночитаемых доверенностей (МЧД) для подтверждения полномочий в электронном виде. Предполагалось, что 1 сентября 2023 года завершится период добровольного перехода на использование МЧД, и к этому сроку операторы ЭДО и сам бизнес лучше подготовятся к изменениям. Но условия переходного периода изменились.

Роман Акимов Менеджер проектов развития ЭДО в Контуре

Правительство предоставило бизнесу возможность использовать оформленные до 31 августа 2023 года сертификаты ЭП представителей юрлиц и ИП без применения МЧД до 31 августа 2024 года.

Вероятно, такое решение было принято не просто так. До сих пор в вопросе использования МЧД остается много нерешенных проблем. Одна из них — отсутствие порядка нотариального передоверия МЧД, что для крупных компаний является очень болезненным вопросом. Кроме того, не все участники процесса успели хорошо подготовиться к работе по новым правилам. А среди реальных пользователей остаются те, кто вообще не осведомлен о грядущих изменениях.

С чем связаны изменения

Последние несколько лет государство постепенно ужесточает контроль над выдачей и использованием электронных подписей. В связи с этим Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ претерпел несколько серьезных изменений. Основные поправки ввел Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ.

Цель реформы заключается в том, чтобы максимально исключить случаи мошенничества и кражи персональных данных. Поэтому прежде всего ужесточились требования к удостоверяющим центрам (УЦ), выдающим сертификаты. Помимо этого появились новые возможности по использованию электронной подписи и требования к подписи для представителей организаций.

Изменения в аккредитации удостоверяющих центров

К аккредитации УЦ теперь применяются новые требования. Во-первых, изменилась минимальная доля собственных средств — она увеличилась с 7 млн до 1 млрд руб. Во-вторых, повысился размер обеспечения финансовой ответственности за убытки — с 30 до 100 млн руб. В-третьих, введена уголовная ответственность за нарушения и установлены требования к деловой репутации руководителя УЦ.

Изменения привели к тому, что в стране значительно сократилось количество аккредитованных УЦ. При этом на рынке появились новые государственные игроки: УЦ ФНС, УЦ ЦБ и УЦ Федерального казначейства.

Изменения в схеме выдачи сертификатов

Ранее аккредитованные УЦ выдавали три вида сертификатов:

• Сертификат организации или юрлица. Выдавался на руководителя (лицо, указанное в ЕГРЮЛ в качестве руководителя организации) и содержал реквизиты организации и единого исполнительного органа.
• Сертификат на сотрудника. Содержал реквизиты сотрудника. С 1 сентября 2023 года его выдача запрещается.
• Сертификат физлица. Содержал только реквизиты физлица и не был сильно распространен.

Сертификат организации (юрлица) 

Поскольку с 1 сентября 2023 года выдавать сертификат на сотрудника будет нельзя, останутся два типа сертификата организации (юрлица):

1. На руководителя (выдается один на организацию);
2. Обезличенный сертификат без реквизитов пользователя; содержит в себе только реквизиты юрлица (выдается по количеству информационных систем).

Оба типа сертификата организации выдаются только на защищенном токене в УЦ ФНС, УЦ Федерального казначейства и УЦ ЦБ.

Сертификат ИП 

Содержит реквизиты ИП и выдается только в государственных УЦ один на ИП, на «железном» носителе.

УЦ ФНС обеспечивает сертификатами все организации. Помимо ФНС действуют также доверенные лица — некоторые УЦ могут проводить верификацию корневой сертификации, выданной на базе ФНС.

УЦ Федерального казначейства выдает сертификаты всем бюджетным организациям.

УЦ ЦБ выдает сертификаты всем кредитным и финансовым организациям.

Сертификат физлица

Такой сертификат стал востребованным благодаря изменениям. Он выдается в аккредитованном УЦ, на любом носителе (в том числе может быть мобильным), без ограничений по количеству. Например, можно получить сертификат для участия в сделке по продаже квартиры, для подписания документов организации и т.д.

Что такое МЧД 

Вместо сертификатов сотрудников теперь будут действовать сертификаты физлица. Для подтверждения правомочности действий такого сертификата регулятор ввел понятие «машиночитаемая доверенность».

МЧД — это такой же электронный документ, как УПД и другие типы документов, составленный в формате XML, который подписывается УКЭП доверителя, то есть тем лицом, которое осуществляет передачу полномочий (Приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857). МЧД имеет номер и дату действия. Она содержит сведения о доверителе и доверенном лице, а также сведения о полномочиях.

Как создать МЧД 

Создать МЧД можно как в специальных сервисах, например, в Контур.Доверенности, так и на сайте ФНС. Можно создавать их самостоятельно в инфосистеме компании (требования к составу прописаны в Приказе Минцифры от 18.08.2021 № 857).

Создавайте, отзывайте и отслеживайте актуальность МЧД в сервисе Контур.Доверенность

Лучше всего исходить из того, какой сервис подходит компании, какими продуктами вендора она уже пользуется, чтобы обеспечить дальнейшие сценарии работы. Если компания пользуется Диадоком и Экстерном, то удобнее выпустить МЧД в сервисе Контур.Доверенность.

Создание МЧД на сайте ФНС

На сайте ФНС можно сформировать доверенность, но подписать ее прямо в сервисе не получится. Придется скачать документ для подписания в каком-либо другом сервисе — например, КриптоПРО или Контур.Крипто. После этого документ нужно загрузить обратно на сайт.

Создание МЧД в сервисе Контур.Доверенность

Процесс выпуска МЧД в сервисе Контур.Доверенность предполагает заполнение специальной формы. В нее заносятся соответствующие данные: период действия доверенности, ИНН, КПП, ОГРН доверителя, а также лицо, действующее от имени организации без доверенности.

После заполнения формы формируется XML-файл, и доверенность подписывается прямо в сервисе Контур.Доверенность.

Все доверенности, которые создаются в сервисе Контура, регистрируются в блокчейне ФНС. Поэтому нет необходимости дополнительно выпускать доверенности для работы в сервисах других операторов.

Сервис интегрирован с Диадоком. По сути это единая точка входа для клиентов Контура, которым нужна МЧД. Это особенно важно для компаний, в которых документы от имени организации подписывают несколько сотрудников. Руководителю не придется подписывать множество МЧД на разных площадках. Сервис показывает все выданные доверенности и позволяет управлять ими: менять список полномочий, отзывать, формировать новые. Крупные клиенты могут интегрировать сервис МЧД со своей учетной системой.

Как сервис работает в сценарии с ЭДО:

• Пользователь создает доверенность в сервисе МЧД. Сделать это может руководитель или сотрудник. В последнем случае сотрудник отправляет директору ссылку, перейдя по которой он может подписать документ.
• Когда МЧД будет подписана, сервис «положит» ее в распределенный реестр ФНС.
• После перенесения данных в Диадок и появления номера этой доверенности пользователь сможет подписывать документы от имени компании своим сертификатом физлица. 
• Если вы уже оформляли МЧД для ЭДО через другого оператора, в Диадоке вы можете просто указать номер доверенности — сервис проверит, есть ли такая доверенность в распределенном реестре. Если все в порядке, вы сможете подписывать документы, не оформляя новую МЧД.

Где хранить МЧД

Создать XML-файл со всеми необходимыми реквизитами можно в специальных информационных системах. МЧД подписывает электронной подписью руководитель или лицо, которое совершает передоверие, после чего доверенность регистрируется и передается на хранение в блокчейн ФНС.

Помимо блокчейна хранить доверенность можно в информационных системах доверителя, оператора ЭДО, а также федеральных органов исполнительной власти. Главное, чтобы хранение МЧД было публичным и можно было без проблем получить информацию о статусе документа.

При B2G-обороте (сдаче отчетности в ФНС и другие контролирующие органы) доверенности можно хранить в инфосистеме лица, которому направлен электронный документ.

Как проверять МЧД контрагента

Проверить доверенность контрагента проще всего на сайте ФНС.

Проверка может быть быстрой и расширенной.

Быстрая проверка. Подходит для проверки карточки доверенности. Достаточно знать номер из 36 символов, по нему можно посмотреть краткую информацию о доверенности: дата совершения, дата окончания действия, статус — активна и уже не действует.

Расширенная проверка. Если есть более объемная информация — ИНН доверителя и ИНН доверенного лица, то можно получить подробные сведения о доверителе и доверенных лицах, статусе и сроках доверенности, истории регистрации и другие сведения.

Что такое единый формат МЧД

Весной 2023 года ФНС совместно с Минцифры выпустили единый формат МЧД, который дает возможность, но не обязывает (!) в рамках одной МЧД оформить полномочия сотруднику на предоставление любых действий, будь то взаимодействие с контролирующими органами или обмен документами между бизнес-партнерами. Так, если бухгалтер сдает отчетность и подписывает документы от контрагентов, то эти функции можно оформить одной доверенностью.

Пока не все контролирующие органы заявили о готовности поддержать этот формат и принимать его в своих информационных системах. Например, СФР сейчас использует свой формат МЧД.

Что такое передоверие МЧД

Передоверие МЧД позволяет наделять сотрудника правом выпускать электронные доверенности от имени руководителя. При этом можно передоверить сотруднику только часть полномочий и даже установить запрет на передоверие.

Процессы передоверия МЧД регламентируются в соответствии с Гражданским кодексом РФ. В нем уточняется, что передоверие возможно в случаях, если первичная доверенность выдана по схемам: юрлицо — юрлицу, ИП — юрлицу, ИП — ИП, юрлицо — ИП.

Например, если директор от имени ООО «Ромашка» выдал доверенность на ООО «Василек», то директору ООО «Василек» можно выдать доверенность своему сотруднику без какого-либо нотариального заверения.

По аналогичной схеме доверенность выдается от юрлица в адрес обособленного филиала или представительства. В остальных случаях требуется нотариальное заверение.

Как передавать МЧД 

Передача МЧД — это важный процесс использования МЧД в системах ЭДО. Всего предусмотрено три основных способа передачи МЧД.

Базовый. В пакете с документами. Основное преимущество — это то, что для проверки доверенности не надо обращаться к сторонним сервисам, так как весь контент МЧД передается вместе с документом. С другой стороны, это увеличивает объем трафика для обеспечения ЭДО. Поскольку попасть в систему хранения, куда загружена доверенность, удается не всегда, проверка статуса доверенности усложняется.

В самом документе. При таком способе передачи сведения об МЧД загружаются непосредственно в сам файл. Это касается формализованных документов. В неформализованных документах отправитель может указать МЧД, но это делает невозможным автоматическую обработку, а вторая сторона, получив PDF-документ на подпись, не сможет внести в него изменения.

В метаинформации документа. При такой передаче с документом отправляется сопроводительная информация - сведения об МЧД, позволяющие идентифицировать ее и найти в ИС хранения. Этот вариант реализован в Диадоке.

Как начать работать с МЧД в Диадоке

Начать работать с МЧД в Диадоке можно в несколько шагов:

1. Загрузите МЧД через веб-версию, модуль или API, чтобы Диадок знал, что конкретный пользователь работает с такой-то доверенностью.
2. Задайте МЧД по умолчанию. Добавить доверенность можно либо по номеру (в этом случае она должна быть зарегистрирована в блокчейне ФНС), либо загрузить файл. При отсутствии загрузки и регистрации в блокчейне ФНС, Контур сам регистрирует МЧД в блокчейне.

В списке документов есть шильдик доверенностей. Он реализован в формате светофора: «зеленый» означает, что доверенность прошла проверку, «желтый» сигнализирует о том, что доверенность не прошла проверку либо «что-то не так», «серый» показывает, что доверенность находится на проверке, поэтому нужно подождать.

Начните работать с МЧД в Диадоке