Машиночитаемые доверенности: как всё будет работать — СКБ Контур

Машиночитаемые доверенности: как всё будет работать

11 марта 2022 21 0715

В 2022 году вступают в силу поправки в 63-ФЗ. ИП и директора компаний смогут получать сертификаты только в удостоверяющем центре ФНС. Сотрудники компаний будут использовать сертификаты физлиц, где указаны только их личные данные. Чтобы подтвердить полномочия и сохранить юридическую значимость документа, нужно будет использовать машиночитаемую доверенность. Рассказываем, в какой момент и как именно изменится порядок работы.

bs

Есть вопросы по электронной подписи и МЧД в Экстерне?

Когда изменения вступят в силу

Начнем с главного. Планировалось, что с сертификатами физлиц и машиночитаемыми доверенностями (далее — МЧД) нужно будет работать уже с 1 января 2022 года, но потом реформу отложили. С 1 марта по 31 декабря 2022 года будет переходный период. С 1 января 2023 года, если документ подписывает не руководитель, обязательно нужно будет применять МЧД (Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ).

В переходный период можно работать по-старому. До 31 декабря сотрудники могут получать сертификаты юрлица, где указаны и данные компании, и данные сотрудника. Действовать такие сертификаты будут до 31 декабря 2022 года. Как и раньше, сотрудник может подписывать этим сертификатом документы от имени компании на основании бумажной доверенности.

По желанию можно опробовать новую схему работы — отчитываться с сертификатом сотрудника (с данными компании и данными физлица), используя при этом не бумажную доверенность, а МЧД. Это позволит протестировать технологию прежде, чем она станет обязательной.

Уже сейчас можно получить сертификат КЭП на физлицо (без данных компании). Но обратите внимание: документы, подписанные сертификатами физлица, с некоторого момента будут приниматься только по электронной доверенности. Поэтому прежде чем перейти на работу с сертификатами физлиц, убедитесь, что сервис, в котором вы подписываете документы, уже умеет работать с МЧД.

В Контур.Эктерне и Контур.Диадоке возможность создавать и использовать МЧД уже есть. Но стоит иметь в виду, что пока в нормативных документах не хватает важных положений:

  • Нужен рекомендованный формат МЧД, утвержденный Минцифры. Пока есть только форматы от ФНС и ФСС, это частные решения. 
  • Для обычных доверенностей ГК РФ предусматривает возможность передоверия. Для МЧД порядок передоверия пока не прописан.
  • Не разработан единый классификатор полномочий для МЧД. Пока что есть только порядок его формирования и назначен ответственный в лице Минцифры. Есть полномочия для МЧД, которые действуют при отправке отчетности в ФНС и ФСС, но это опять же частный случай. 
  • Не проработана схема взаимодействия с нотариатом. Скорее всего, для передоверия документы нужно будет заверять нотариально. Как это делать в электронном виде с МЧД, пока непонятно.
  • МЧД должны храниться, в частности, в информационной системе головного удостоверяющего центра (ГУЦ, Постановление Правительства от 21.02.2022 № 223). Что это такое и как с ГУЦ будут взаимодействовать другие информационные системы, пока неясно. 

Вероятно, скоро недостающие нормативные акты утвердят, и можно будет адаптировать свои системы и процессы к работе с сертификатами физлиц и МЧД.

Как работать с МЧД: схема для отчетности и ЭДО

Машиночитаемая доверенность, или МЧД — это электронная доверенность, которая передает полномочия сотруднику при подписании документов. 

По сути, это xml-файл, в котором прописаны сведения о доверителе, сведения о представителе и полномочия, которые доверитель передает представителю (приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857). Руководитель подписывает МЧД своей усиленной квалифицированной подписью. 

Минцифры должно утвердить рекомендованный формат МЧД, но он не будет единым для отчетности и электронного документооборота, более того — он не будет  единым даже для разных контролирующих органов. По крайней мере, пока. 

ekosistema

Как получить электронную подпись

МЧД для отчетности

Для отчетности в налоговые органы МЧД уже работает (приказ  ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@). Она может использоваться в схеме с уполномоченным представителем вместо бумажной доверенности. 

Раньше, когда отчетность в ФНС отправлял уполномоченный представитель, система автоматически прикрепляла к каждому отчету сообщение о представительстве. Сейчас будет так же, только в сообщении о представительстве будут данные не бумажной доверенности, а МЧД.

В переходный период действует и старая, и новая схема работы. 

Оформлять МЧД нужно один раз до сдачи отчетности. Подписать ее должен руководитель организации своей усиленной квалифицированной подписью. Принятую МЧД можно в любой момент отозвать. 

Посмотрим, как сейчас строится работа с МЧД, на примере Экстерна. Заполнить МЧД можно, перейдя к редактированию реквизитов организации. Подписантом нужно выбрать сотрудника или обслуживающую бухгалтерию, затем отметить, что доверенность будет электронной, и кликнуть «Заполнить». Когда вы внесете в МЧД все нужные реквизиты, вы можете отправить файл на подпись руководителю по электронной почте. Подписанную МЧД нужно отправить в налоговую. Когда от ФНС придет положительный ответ, с этой МЧД можно будет сдавать отчетность. 

Для отчетности в ФСС схема МЧД тоже проработана и в ближайшее время будет запущена. Нормативные документы по МЧД размещены на портале ФСС.

Напомним, что ФСС требует бумажную доверенность, если ИНН в сертификате, которым вы подписываете отчет, не совпадает с ИНН страхователя. Бумажную доверенность нужно было загружать на портал ФСС, и система обращалась к ней, если видела, что отчет подписал не сам страхователь. 

В схеме с МЧД все будет почти так же: до отчетности нужно будет отправить в фонд МЧД, а затем при отправке отчетов нужно будет указывать идентификатор этой принятой фондом МЧД. Экстерн будет указывать этот идентификатор автоматически. 

Для Росстата и ПФР формат МЧД пока не утвержден. Контур следит за изменениями. Как только форматы для этих контролирующих органов утвердят, мы расскажем об этом нашим пользователям.

Напомним: если сейчас вы сдаете отчетность по бумажной доверенности, то в 2022 году можете продолжать это делать. Применять МЧД обязательно с 1 января 2023 года.

МЧД для электронного документооборота между компаниями

Формат МЧД для документооборота будет отличаться от формата, утвержденного для отчетности в ФНС. Пока он в разработке. 

Для хранения МЧД налоговая разрабатывает блокчейн-систему — распределенный  реестр доверенностей. Доступ к ней получат операторы ЭДО, банки, удостоверяющие центры — все, кто заинтересован в проверке МЧД. 

Распределенный реестр — это не единая государственная система. «Блокчейн» означает, что у каждого участника системы будет часть базы данных. Часть, а не полная копия — в целях безопасности. Это значит, что даже при выходе из строя каких-то звеньев система будет оставаться доступной. Возможно, этот реестр в будущем станет отраслевым стандартом и будет применяться не только для ЭДО.

Тем временем операторы разрабатывают собственные решения, чтобы клиенты уже сейчас могли создавать МЧД и отправлять юридически значимые документы с подписями физлиц. Так, у Контура есть сервис доверенностей, который интегрирован с распределенным реестром налоговой. 

Сервис уже работает в связке с Диадоком. В дальнейшем это  будет единая точка входа для клиентов Контура, которым нужна МЧД. 

Особенно ценно это будет для компаний, в которых документы от имени организации подписывают несколько сотрудников. Руководителю не придется подписывать множество МЧД на разных площадках. В сервисе можно видеть  все выданные доверенности и управлять ими: менять список полномочий, отзывать, формировать новые. Крупные клиенты могут интегрировать сервис МЧД со своей учетной системой. Можно назначить ответственного от компании, который будет согласовывать заявки на МЧД, чтобы директору не приходилось думать, стоит ли выдавать полномочия тому или другому сотруднику.  

В сервисе Контур.Доверенности видно все МЧД, выданные от имени организации

Вот как сервис работает сейчас в сценарии с ЭДО:

  • Пользователь создает доверенность в сервисе МЧД. Сделать это может руководитель или сотрудник. В последнем случае сотрудник отправляет директору ссылку, перейдя по которой он может подписать документ.
  • Когда МЧД будет подписана, сервис «положит» ее в распределенный реестр ФНС (а в дальнейшем — и в систему головного УЦ).
  • В Диадоке появится номер этой доверенности, и пользователь сможет  подписывать документы от имени компании своим сертификатом физлица. 
  • Если вы уже оформляли МЧД для ЭДО через другого оператора, в Диадоке вы можете просто указать номер доверенности — сервис проверит, есть ли такая доверенность в распределенном реестре. Если все в порядке, вы сможете подписывать документы, не оформляя новую МЧД.

Подробнее о работе с МЧД в Диадоке 

Получить доступ к сервису МЧД уже можно. Но аналитики не советуют спешить: с появлением формата МЧД для ЭДО порядок работы изменится. В течение 2022 года можно, как и раньше, работать с бумажными доверенностями. Тестировать новую возможность лучше в этом году, не дожидаясь 1 января, но чуть позже, когда появятся утвержденные ФНС форматы и недостающие нормативные акты. 

Актуальные материалы раз в неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
Раз в неделю — дайджест материалов, достойных вниманияАктуальные материалы раз в неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
5 комментариев
Спасибо, что информируете о процессе! А есть ли у Контура система обмена документами ВНУТРИ организации? В т.ч. удаленное подписание документов от самого физ. лица (трудовой договор, например).
Антон Дорджеев 22 апреля 2022
Юлия, добрый день. Да, у Контура есть сервис для кадрового и внутреннего ЭДО. Вы можете узнать подробности на странице сервиса и оставить заявку, чтобы мы смогли вас проконсультировать.
Эо
Это отлично реализовано в кадровом ЭДО в решениях 30 марта 2022
Это отлично реализовано в кадровом ЭДО в решениях 1С , как и все остальные сервисы
РН
Радион Насреддинов 1 июля 2022
Это отлично реализовано в кадровом ЭДО в решениях, 1С решение сырое и не удобное. Диадок, как оператор ЭДО, вне конкуренции
Проверка номера МЧД другим оператором происходит при каждом новом подписании документа?