Как малому бизнесу выйти на рынок госзакупок и не погрязнуть в бюрократии

Разбираемся, как «подружиться» с закупочными процедурами, грамотно использовать современные цифровые инструменты и избежать распространенных ошибок.

Госзакупки для малого бизнеса — шанс для развития или бюрократическое болото?

Современный рынок госзакупок — это отлаженная цифровая система с миллиардными оборотами. Но многие представители малого бизнеса до сих пор относятся к нему с осторожностью. Одни считают, что здесь доминируют крупные игроки, другие — что процедуры слишком сложны для небольших компаний.

В действительности ситуация выглядит иначе — для малого бизнеса есть пять ключевых преимуществ:

Гарантированные платежи. В отличие от частных компаний, государство строго соблюдает условия контрактов.

Стабильный долгосрочный спрос. Школы, больницы и муниципалитеты закупают товары и услуги регулярно. Например, поставка канцтоваров или IT-обслуживание — это не разовые сделки, а постоянная потребность заказчика.

Поддержка государства. По закону не менее 25% всех госзакупок должны размещаться у субъектов малого предпринимательства. Для них предусмотрены упрощенные процедуры, авансирование до 30% от суммы контракта и возможность участвовать в специальных закупках с пониженной конкуренцией. А с 2024 года действует национальный режим (Постановление Правительства РФ от 23.12.2024 № 1875), который дает приоритет российским производителям.

Гибкая конкуренция. Выбор победителя зависит от формата закупки — не всегда побеждает тот, кто предложил самую низкую цену. В конкурсах с оценкой качества, например, учитывают сроки, опыт поставщика и дополнительные гарантии.

Автоматизация процессов. Электронные площадки подсказывают, какие документы требуются, автоматически проверяют заявки на ошибки и предлагают поставщикам доступное качественное обучение.

За последние пять-семь лет система госзакупок претерпела значительные изменения в сторону упрощения. Определенные сложности остаются, но те, кто осваивает этот рынок, получают доступ к стабильным заказам, гарантированным платежам и перспективам развития бизнеса.

Барьеры для малого бизнеса на старте

Первое знакомство с системой госзакупок может показаться сложным. Распространенная проблема — обилие бюрократических формулировок.

Сложная терминология

«Обеспечение заявки», «реестр недобросовестных поставщиков», «подача ценового предложения вне шага цены» — все это поначалу вызывает вопросы. Но важно понимать, что большинство специальных терминов — это просто формальные обозначения стандартных бизнес-процессов.

Разобраться помогают глоссарии на официальных порталах, специализированные курсы, анализ документации. Кроме того, над тем, чтобы сделать участие в госзакупках комфортным и доступным, много работают и сами ЭТП. 

Интерфейс площадок проектируется с учетом реальных потребностей участников: интуитивная навигация, понятные формы, адаптивные подсказки. Особое внимание уделяется текстовому сопровождению, вместо сложных бюрократических формулировок используется живой, лаконичный язык, который легко воспринимают даже новички.

Подтверждение опыта

Другой пример сложностей на старте — требования к обеспечению заявок и необходимость подтверждения опыта. Но на практике эти барьеры часто оказываются преодолимыми. Например, для малого бизнеса предусмотрены льготы по обеспечению, а во многих закупках можно участвовать без подтверждения предыдущего опыта. Что касается лицензий, они требуются только в специфических сферах.

Проверки

Еще один важный момент — когда первые контракты заключены, стоит подготовиться к возможным проверкам. Основное внимание контролирующих органов направлено на соблюдение сроков и соответствие заявленным требованиям. Чтобы минимизировать риски, важно тщательно документировать все этапы исполнения контракта: сохранять переписку с заказчиком, акты выполненных работ, накладные и другие подтверждающие документы.

Большинство сложностей, с которыми сталкиваются новички, носят временный характер. Начинать лучше с небольших контрактов, где требования проще, а риски минимальны. Главное — не бояться делать первые шаги и использовать доступные ресурсы для обучения и консультаций.

Ошибки в госзакупках

Участие в госзакупках требует от поставщиков внимательности — любая неточность может привести к отклонению заявки или даже включению в реестр недобросовестных поставщиков.

Все заявки проходят три этапа проверок — и у поставщиков есть много возможностей исправить ошибки:

• На первом этапе, например, система электронной площадки автоматически проверяет соблюдение формальных требований. Она не примет более одной заявки от одного участника, не пропустит предложение с ценой выше максимальной и не допустит подачу заявки без обязательной декларации о соответствии требованиям ст. 31 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ.

Все ошибки сразу отображаются в системе, и участник может оперативно внести правки, но только до момента подписания заявки электронной подписью.

• После подписания начинается второй этап проверки, который проводит оператор площадки. На этом этапе контролируются более существенные параметры: наличие обеспечения, отсутствие участника в реестре недобросовестных поставщиков, соответствие национальному режиму.

Проверка занимает не более часа, при обнаружении нарушений заявка возвращается с указанием причин. У участника остается возможность подать исправленный вариант, но только если срок приема заявок еще не истек. Поэтому очень важно не оставлять подачу на последний момент — временной запас позволит устранить выявленные недочеты.

• Заключительный и наиболее ответственный этап — рассмотрение заявок закупочной комиссией. Здесь оценивается полное соответствие требованиям извещения и документации, и любые несоответствия становятся основанием для отклонения. На этой стадии внести изменения уже невозможно, но полученный опыт поможет избежать ошибок в будущих закупках. 

Что такое обеспечение заявки и как его внести

Обеспечение заявки является обязательным условием участия в большинстве электронных закупочных процедур с начальной ценой больше 1 млн руб. Механизм служит гарантией серьезности намерений участников и защиты интересов заказчиков.

Участники закупок могут выбрать один из способов внесения обеспечения:

Оформление гарантии. Это можно сделать в любом финансовом учреждении из специального перечня, утвержденного Распоряжением Правительства РФ от 13.07.2018 № 1451-Р. Способ не требует отвлечения собственных средств, однако предполагает дополнительные расходы на оплату комиссии банку, которые не подлежат возврату.

Открытие специального счета в банке. На него можно перечислить необходимую сумму. В этом случае средства временно блокируются на период с момента подачи заявки до заключения контракта, но затем возвращаются участнику в полном объеме. Такой вариант минимизирует финансовые потери, так как фактически означает лишь временное выведение средств из оборота.

Выбор конкретного способа обеспечения остается за участником закупки. Заказчик устанавливает только требуемую сумму обеспечения.

Чем грозит попадание в реестр недобросовестных поставщиков

Реестр недобросовестных поставщиков (РНП) помогает поддерживать прозрачность и дисциплину — в нем содержится информация о компаниях и физических лицах, нарушивших условия контрактов или уклонившихся от их исполнения.

В реестр попадают поставщики, которые либо отказались от заключения контракта после победы в закупке, либо не выполнили свои обязательства надлежащим образом. Сведения хранятся в РНП в течение двух лет, после чего автоматически удаляются.

Попадание в реестр влечет за собой серьезные последствия. Во-первых, компании запрещается участвовать в государственных закупках на срок до двух лет. Во-вторых, это негативно сказывается на деловой репутации, поскольку партнеры и клиенты воспринимают такие организации как ненадежные. Наконец, возникают сложности с контрагентами — многие компании проверяют потенциальных партнеров на наличие в реестре, что может привести к отказам в сотрудничестве.

Как обжаловать решения заказчика

Обжалование в рамках 44-ФЗ — эффективный инструмент защиты прав участников закупок. Важно соблюдать сроки подачи жалобы, правильно ее оформлять и активно участвовать в процессе рассмотрения.

Участник закупки вправе обжаловать действия заказчика, уполномоченного органа, организующего закупку, закупочной комиссии, оператора электронной площадки.

Важное правило: один участник может подать только одну жалобу на одну закупку. В рамках этой жалобы можно указать несколько претензий, но повторные обращения по тем же основаниям не допускаются. Исключение — случаи, когда после рассмотрения первой жалобы заказчик внес изменения в документацию, и у участника возникли новые возражения.

Жалобы поставщиков рассматривают ФАС и ее территориальные управления, региональные контрольные органы (если закупка финансируется из бюджета субъекта РФ или муниципалитета), муниципальные контролеры (если соответствующие полномочия переданы на местный уровень).

Жалобу можно подать в электронном виде через личный кабинет в ЕИС. При ее оформлении необходимо указать сведения об участнике и заказчике, обжалуемые действия, доводы и доказательства.

• На положения извещения или документации жалоба подается до окончания срока подачи заявок.

• На действия оператора электронной площадки — в течение 5 дней с момента нарушения (например, отказа в приеме заявки).

• На отклонение заявки или выбор победителя — не позднее 5 дней с даты публикации итогового протокола.

• На нарушения при заключении контракта — до момента его подписания.

После подачи жалобы контрольный орган в течение 2 рабочих дней проводит предварительную проверку. Если нарушений нет, назначается дата рассмотрения по существу (в течение 5 рабочих дней). Участник и заказчик вправе присутствовать на заседании лично или через видеоконференцсвязь, чтобы аргументировать свою позицию.

По результатам рассмотрения жалобы контрольный орган может приостановить закупку или заключение контракта, обязать заказчика пересмотреть результаты, отменить протоколы и провести закупку заново.

Неисполнение предписания влечет административную ответственность. Если участник не согласен с решением ФАС, он может обжаловать его в суде.

Чек-лист: как малому бизнесу выйти на рынок госзакупок

Чтобы освоиться с процедурой, начинайте с простых закупок — небольшие контракты с минимальными рисками помогут набраться опыта. Придерживайтесь простых шагов:

1. Подготовьтесь к участию:

• Изучите основы 44-ФЗ — ключевого закона, регулирующего госзакупки. Постарайтесь прояснить все особенности процедур. Вход значительно упрощают вебинары, гайды от ЕИС, автоматизированные сервисы для поиска тендеров. Многие ЭТП инвестируют в обучение и поддержку поставщиков и предлагают авторские программы — в ЭТП ГПБ, например, действует ЭТП Аудиториум.

• Получите электронную подпись — подойдет та же, что и для налоговой отчетности.

• Зарегистрируйтесь в ЕИС — данные автоматически передаются в Единый реестр участников закупок (ЕРУЗ).

• Аккредитуйтесь на электронных площадках — после регистрации в ЕРУЗ доступ откроется автоматически (обычно на следующий день).

• Если от имени организации планирует действовать не руководитель, а иное лицо, оформите МЧД на полномочия пользователя. В контрактной системе применяются МЧД, сформированные в ЕИС и ЕРУЗ.

2. Выберете закупку и подайте заявку:

• Ищите тендеры через ЕИС или специализированные сервисы.

• Используйте льготы для малого бизнеса — квоты (25% госзаказов), авансирование до 30%, упрощенные процедуры.

• Внимательно изучайте документацию — требования, сроки, критерии оценки. Большинство ошибок связано с невнимательностью.

• Подавайте заявку заранее, чтобы успеть исправить ошибки.

3. Исполните контракт:

• Соблюдайте сроки и условия — нарушения могут привести к штрафам или включению в РНП.

• Документируйте все этапы — акты, накладные, переписку с заказчиком.

• Получайте оплату — государство гарантирует платежи в установленные сроки.