Заселение гостей в отель по QR‑коду MAX: как работает и что нужно знать отельеру

С 1 сентября 2026 года гости могут заселяться в отели по цифровому документу из приложения MAX. Какие отели это обновление коснется прежде всего, как подготовиться и как избежать юридических рисков, — в нашей инструкции.

Тина Гарник Автор статей в Контуре

Эффективно управляйте отелем

Благодаря Контур.Отелю, управляйте продажами на 36 площадках бронирования в одном окне

Попробовать бесплатно

Что такое цифровой документ в «МАКСе»

С 2025 года в приложении MAX, или «МАКС» в транслитерации на русском языке, появился цифровой ID. Данные в него приложение подтягивает из Госуслуг, если пользователь прошел идентификацию по биометрии. Создать и использовать его могут граждане России старше 18 лет.

Какие документы доступны в цифровом ID:

• Внутренний паспорт гражданина РФ;

• Водительское удостоверение;

• Полис ОМС;

• СНИЛС;

• ИНН.

Они могут выглядеть в виде изображения с номером — юридической значимости у таких картинок нет, однако их можно легко выслать туда, где нужны копии документов. Юридическая значимость есть у документа, представленного в виде QR-кода для сканирования. Он действует только полчаса: если они истекли, то код не считается, нужно будет сгенерировать новый.

Предъявление такого QR-кода в приложении приравнивается к предъявлению бумажного документа. Начиная с 2025 года это работало, например, для подтверждения возраста при покупке алкогольной продукции или для уточнения права на льготы. А в 2026 году к списку таких возможностей присоединяется еще и чек-ин в отеле.

Что изменилось с 1 сентября 2026 года

Некоторые отели уже заселяют гостей по QR-коду в «МАКСе». Официально такая возможность введена 1 апреля 2026 года благодаря постановлению Правительства РФ № 1912 от 27 ноября 2025 года. До сентября 2026 года это оставалось возможностью, а пользоваться ли ею было на усмотрение отельеров. Эксперты отмечают, что крупные игроки отельного рынка сразу взяли технологию на вооружение, и уже летом 2026 года заселяли гостей через «Макс».

Вместе с тем, отели могли сослаться на неготовность оборудования или отсутствие навыков у персонала. А теперь эта возможность становится обязанностью для отелей, имеющих более 50 номеров.

Таким образом, цифровой ID теперь полноценный способ подтвердить личность гостя при заселении в отель, и крупные отели не имеют права отказывать в этом. Это требование закреплено в постановлении Правительства РФ №674 от 2 июня 2026 года.

В связи с этим обновления потребовали и нормативные акты, связанные с регистрацией и снятием с учета россиян: в частности, упоминания сервисов появились в новых редакциях постановления Правительства РФ № 713 от 17 июля 1995. А вот похожих поправок в Федеральный закон 109-ФЗ, который регулирует миграционный учет иностранных граждан, не вносилось, поскольку заселение через Госуслуги и «МАКС» возможно только для граждан России.

Инновация вводится поэтапно:

• С 1 сентября 2026 года принимать цифровой ID через «МАКС» обязаны отели, в которых более 50 номеров.

• С 1 сентября 2028 года к проекту присоединяются отели с номерным фондом до 50 номеров.

При этом регуляторы ожидают, что небольшие отели, гестхаусы и хостелы начнут использовать «МАКС» для заселения раньше 2028 года. Гости сами будут их об этом просить, и гостиницы пойдут навстречу ожиданиям гостей.

Отметим, что в 2026 году заметно расширился список документов, по которым гости могут заселяться в отель. Если раньше для этого подходили только паспорт и свидетельство о рождении, то теперь в перечне также загранпаспорт, водительское удостоверение и Госуслуги.

Как происходит заселение по цифровому паспорту

Заселение происходит в несколько шагов и занимает считаные минуты.

Шаг 1. Гость предъявляет QR-код в приложении «МАКС».

Возможно, гостю потребуется помощь. Администратор должен знать, где в приложении найти QR-код: нужно открыть вкладку «Цифровой ID», на ней выбрать «Паспорт» и нажать «Предъявить».

Шаг 2. Администратор считывает код сканером.

В Контур.Отеле нужно нажать кнопку «Распознать QR цифрового ID» в бронировании или при создании уведомления о прибытии гражданина РФ. В то же мгновение данные гостя подгружаются в PMS отеля. Контур.Отель полностью готов к заселению гостей любым законным способом, в том числе — по цифровому паспорту. Система подгружает данные в готовом виде, администратору не требуется ничего вносить вручную. Нужно только проверить, что все загрузилось корректно.

Важно помнить, что QR-код обновляется каждый полчаса для защиты от подделок.

Шаг 3. Администратор регистрирует в PMS гостя и несовершеннолетнего ребенка, путешествующего с ним.

В мессенджере «МАКС» родителя должны быть сведения и о ребенке: во вкладке «Цифровой ID» нужно выбрать раздел «Семья и дети» и показать QR-код электронного свидетельства. Тогда возможно заселение без предъявления бумажного свидетельства о рождении, если ребенок младше 14 лет. Дети в возрасте от 14 до 18 лет могут заселяться уже по своему цифровому ID из «МАКСа». Если ребенок приехал один, у него с собой должно быть письменное согласие от родителей на проживание без них.

Шаг 4. Гость подтверждает свою личность.

Можно сверить данные QR-кода со сведениями в бумажном паспорте, если он у гостя с собой. Либо использовать «Госкан» — встроенный сканер в приложении Госуслуги, тогда личность можно подтвердить без предъявления паспорта. Для этого гостю нужно нажать кнопку «Подтвердить», а администратору просканивать QR-код с фото с помощью «Госкана». Чтобы пользоваться «Госканом», сотрудник должен быть добавлен в кабинет вашего юридического лица на портале и иметь МЧД — машиночитаемую доверенность.

Ставьте гостей на учет через интернет без ошибок и с первого раза с помощью сервиса Контур.Отель

Оставить заявку

Как начать заселять гостей по QR-коду в «МАКСе»

Начать работать с новыми способами заселения относительно несложно. Отельеру потребуется приобрести оборудование (или настроить уже имеющееся), установить дополнительные приложения и обучить сотрудников. В Контур.Отеле нужные настройки обновились автоматически, система уже готова обрабатывать цифровые паспорта.

Оборудование:

• Сканер для считывания QR-кода: веб-камера, смартфон или другое устройство с функцией сканирования. Чаще всего используют 2D-сканер для штрихкодов с настройкой сканирования QR-кодов. Подключить его нужно в режиме клавиатуры и уметь распознавать кириллицу. Вот самые популярные производители: Honeywell, Mindeo, NEOMAX, Youjie. Подробнее о настройке можно прочитать в нашей инструкции;

• Смартфон для верификации: на нем должно быть приложение Госуслуг и добавленный в кабинет юрлица аккаунт сотрудника.

Приложения:

• Контур.Отель — чтобы данные из QR-кода попадали напрямую в карточку бронирования;

• «Госкан» — через настройку Госуслуг. Для этого добавьте сотрудника в личный кабинет юридического лица на Госуслугах (потребуется его подтвержденная учетная запись), выпустить машиночитаемую доверенность с указанием полномочий «Право представителям юридических лиц сканировать документы у физических лиц с дальнейшей передачей данных в системы юридических лиц по СМЭВ/СВОКС», а затем установить на рабочий смартфон администратора приложение Госуслуги, где после выпуска доверенности появится кнопка «Госкан».

Обучение:

Добавьте в инструкцию для администраторов последовательность шагов при заселении через «МАКС»:

1. Отсканировать QR-код из приложения «МАКС» с устройства гостя;

2. Проверить автоматически заполненную анкету в Контур.Отеле;

3. Сверить личность гостя через «Госкан» или бумажный паспорт.

4. Не забудьте о возможных проблемах: например, если разрядился телефон или приложения выдают ошибки.

Какие преимущества дает заселение по цифровому паспорту

Снижается количество ошибок при вводе данных. Все нужные сведения из паспорта считываются автоматически и расставляются в нужные окошки анкеты в Контур.Отеле, а оттуда автоматически подтягиваются в любые другие документы. Администратору нужно только убедиться в корректности.

Ускоряется процедура заселения. Администратору не нужно вручную перенабирать данные паспорта и сканировать документы.

Быстро формируется уведомление в МВД. Контур.Отель получает данные из цифрового ID и заполняет сразу карточку гостя и все необходимые уведомления.

Гости получают дополнительные удобства. Цифровой ID — это электронная версия бумажных документов. Если гость забыл паспорт или не хочет лишний раз возить его с собой из-за риска потерять, то всегда можно воспользоваться заселением через «МАКС».

Данные в безопасности. Этот способ хранения данных и предъявления документов полностью легален и находится в российском правовом поле. Сам QR-код обновляется каждые полчаса, что защищает и гостя, и отель от мошенничества. Например, скриншот становится полностью бесполезным по истечение этого срока.

Какие юридические нюансы важно знать отельеру

Новые постановления накладывают на отельеров обязательства. Гость может предъявить любой документы из перечня, включая цифровой ID, и отель обязан его заселить. Исключение сделано для отелей до 50 номеров: они освобождены от обязательства заселять через «МАКС» до 2028 года. При этом гости не всегда знакомы с нюансами законодательства, и наверняка маленькие гостиницы гест-хаусы столкнутся с ситуацией, когда к ним приедут гости только с цифровым ID, без бумажных паспортов или водительских удостоверений.

Штрафы за отказ заселять по цифровому ID в законах не прописаны. Однако гости могут подать жалобу на несоблюдение отелем закона, да и негативные отзывы в случае отказа гарантированы. Поэтому отельерам в любом случае лучше подключить все возможные способы заселения, тем более что чек-ин через «МАКС» не так сложно осуществлять технически.

Отель может отказать в заселении, если QR-коды не сработали, а бумажного паспорта у гостя нет. В этом случае закон на стороне отеля: без подтверждения по документам отель не может выполнить обязанность по постановке на учет.

Отель не обязан устанавливать подлинность документа. Добросовестное использование бумажного и цифрового паспорта — на совести гостя. Однако учитывая технические возможности проверки, отелю стоит подключить «Госкан» и не переживать насчет подлога.

Регистрируйте гостей с помощью Контур.Отеля

Сервис автоматически подготовит журнал регистрации и уведомления для МВД

Попробовать бесплатно

Часто задаваемые вопросы