Как руководителю сохранить работоспособность коллектива в сложное для бизнеса время

Выясняем настроения

Каждый человек переживает ситуации по-разному, поэтому важно не оставлять сотрудников наедине с негативными эмоциями. Нервный кассир может нагрубить покупателю, а рассеянный товаровед пропустить просрочку или не сделать нужный заказ. 

Выясните, что тревожит людей, чтобы помочь им справиться с ненужным волнением. Самое простое — спрашивать об этом на регулярных летучках, которые обычно проводит любая компания с разной периодичностью. Но люди не всегда готовы высказаться при коллегах, поэтому желательно задать нужные вопросы индивидуально.  

Если коллектив компании небольшой, например, парикмахерская или магазин формата «у дома», можно поговорить с каждым человеком и выяснить, что его тревожит. Если предприятие крупное — сеть магазинов или точек общепита, можно провести опрос или анкетирование и по его результатам понять, как дальше действовать. 

По мнению психологов, источник паники и стресса — отсутствие информации или искаженные данные. Молчание руководства порождает слухи, а слухи — тревогу. Расскажем, на какие темы важно поговорить с коллективом. 

В первую очередь людей волнуют насущные вопросы: что будет с работой и зарплатой.  

Сообщаем о штатной политике и зарплате

Если сотрудники опасаются сокращения или снижения зарплаты, открыто рассказываем о своих намерениях и не забываем приводить аргументы и факты. 

Люди видят рост цен и понимают, что их компания переживает нелегкие времена. Не мешает рассказать, как руководитель намерен оптимизировать расходы, чтобы при этом сохранить штат и зарплату. 

Например, вот что мог бы сообщить руководитель мебельного магазина: «Вы профессионалы, без продавцов-консультантов мы не сможем принимать заказы, без сборщиков — оказывать сервисные услуги. Речь о сокращении штата не идет. Возможно, премии станут чуть ниже, потому что они зависят от количества заказов. Если заказов не будет меньше, то и премии останутся. Чтобы сохранить число заказов, мы ведем переговоры со школами и турбазами на массовое производство». 

Организуйте доступный всем источник корпоративных новостей — чат, сайт, форум или рассылку. Если в сообщении идет речь о событиях за пределами компании, используйте источники, которые заслуживают доверия. Объясняйте доходчивым языком, как изменения в законодательстве или на рынке отразятся на работе компании. Например, в ответ на новости о санкциях в отношении банков, сотрудникам важно услышать, на какие карты будет поступать зарплата.

Если руководитель понимает, что оптимизация может затронуть штатников и их доходы, об этом тоже важно сообщить.

Например, так: «Поставщики повысили закупочные цены, поэтому мы поднимаем отпускную стоимость на 5% и отказываемся от скидок на некоторые позиции. Параллельно ищем поставщиков с более выгодными условиями. Не могу обещать, что сможем сохранить команду, это будет зависеть от того, как текущие события повлияют на наши продажи и рентабельность. Возможно, некоторым работникам сократим рабочие смены из-за снижения нагрузки, но пока об этом говорить рано. Каждую неделю буду сообщать, как у нас с вами идут дела». 

Что помогает снизить расходы на сотрудников:

• Перевести на удаленку тех, кто может выполнять свои обязанности без привязки к торговой точке (кадровики, бухгалтеры, онлайн-консультанты). 
• Перераспределить обязанности, чтобы рабочий график был более рациональным.
• Если работы стало больше, пригласить новичков на условиях бесплатной стажировки.
• Если работы стало меньше, пересмотреть график смен, чтобы люди точно понимали, на какое время могут рассчитывать, если им нужна подработка. 

Слушаем и реагируем

Продуктивность коллектива падает не только из-за тревог о работе и зарплате. Вот несколько других причин. 

«В новостях рассказывают всякое». Если это действительно основной источник переживаний, советуем сократить количество информации. Аргументируем тем, что интернет бесконечен, новости в мире происходят каждую секунду, а возможности мозга и нервной системы все-таки ограничены. Восстановиться помогают любимые книги, фильмы, сериалы, прогулки или другая физическая нагрузка.   

«Родственники в сложной ситуации». Нужен отгул или отпуск. Например, можно предоставить внеочередной отпуск в счет ежегодного оплачиваемого отдыха. Возможно, стоит поговорить о переводе на удаленную работу, если это действительно поможет человеку решить семейные проблемы без отрыва от обязанностей.  

«Не понятно, что будет завтра». Выясняем, что человек имеет в виду и пытаемся оценить эмоциональный накал. Например, шеф-повар волнуется, что сын не поступит в институт. А мастер по стрижкам переживает, ту ли профессию выбрала. Для каждой ситуации найдутся свои слова поддержки, а если состояние острое, рекомендуем человеку профессиональную помощь психолога. 

Бывает, что климат в коллективе накаляется даже из-за одного человека. Это может быть лидер мнений или наоборот, сложный неуживчивый персонаж. Если есть такой, и он сеет панику или раздор, беседуем с ним индивидуально и неоднократно: выясняем, что беспокоит, предлагаем помощь, оговариваем разумные рамки поведения. А затем оцениваем, снизился ли уровень стресса в коллективе.

Планируем меры поддержки

Возможно, сотрудник стал хуже работать из-за переживаний о непогашенном кредите или дорогом лечении. Хорошо, если человек найдет в работодателе участие и желание помочь. 

Средние и крупные компании для таких ситуаций заранее разрабатывают планы поддерживающих мероприятий. Если такого плана нет, но мы дорожим командой, самое время составить список мер поддержки. 

Какие могут быть меры:

• Материальная помощь или займ до зарплаты.
• Скидки на продукцию компании. 
• Оплата питания во время обеденных перерывов.
• Юридические консультации по личным вопросам, в том числе, о реструктуризации кредита.
• Консультации с психологом. 
• Полная или частичная компенсация оплаты услуг детского сада. 

А ресурсы для нематериальной поддержки можно поискать внутри команды. Вдруг кто-то владеет приемами дыхательной практики, занимается йогой, вокалом или рукоделием. Тогда руководителю останется выделить время и место для собраний по интересам, это поможет коллективу укрепиться и переключиться на позитив. 

Объединяем и мотивируем

Если коллектив раскололся из-за разных взглядов на политику или экономику, стараемся сохранять нейтралитет. 

Важно показать людям, что их объединяют цели компании, а раздоры мешают и противоречат этим целям. Покажите, какой вклад вносит каждый сотрудник в общее дело.

Например, разговор с сотрудниками кофейни можно построить так: «К нам приходят люди, чтобы отдохнуть за чашкой хорошего кофе и перекусить. Наша задача их быстро накормить и вежливо обслужить, чтобы человек получил чуть больше, чем ожидал. Если ему нагрубят, он к нам не вернется. А если наоборот, то и друзей приведет. Тогда нам с вами будет приятно, прибыль подрастет, а значит, и на премию останется».  

Фокусируем людей на том, что в пределах компании важнее качественная и слаженная работа каждого. 

Что еще помогает мотивировать: 

• Рассказываем, какие отзывы оставляют в интернете о нашем магазине или кофейне.
• Делимся статистикой продаж, чтобы персонал чувствовал, что его работа влияет на показатели выручки. Например, «по сравнению с прошлой неделей мы немного просели по среднему чеку, но неделя еще не кончилась, давайте сделаем акцию “счастливый час”, а еще попробуем чаще улыбаться». 
• Ведем рейтинг лучших работников дня, недели, месяца. 
• Подключаем сервис электронных чаевых, если занимаемся общепитом или сферой услуг.

Не забываем про себя 

Вспомним инструкции по безопасности в самолете. Сначала кислородную маску нужно надеть на себя, а потом на ребенка. Потому что, если не спасешься сам, то и ребенку помочь не получится.

Руководителю бизнеса тоже нужно сохранить свой ресурс в первую очередь. Отсюда появятся силы на помощь сотрудникам, которые зависят от решений «капитана корабля». 

Ищем причину стресса и решаем, как ее устранить. Не можем устранить причину? Тогда фокусируемся на том, на что действительно способны повлиять. Универсального совета по самосохранению нет, потому у каждого свои источники ресурсов: книги, тренинги, пробежки... 

И держим в уме памятку по работе с сотрудниками: 

• Говорим о положении дел в компании, какие направления появятся, изменятся или закроются. О проблемах сообщаем коротко, всегда поясняем, как планируем с ними бороться.  
• Соблюдаем нейтралитет, проявляем внимательность и предлагаем помощь, если она находится в компетенции руководителя.    
• Выполняем обязательства перед работниками, если не можем, то объясняем причины и варианты решения. 
• Организуем поддержку со стороны компании и взаимную помощь между сотрудниками.  
• Сохраняем маленькие корпоративные традиции. Подходит всё, что снижает напряжение и не мешает работе: физзарядки, пицца по пятницам, планерки, поздравления и другие поводы собраться вместе.