Как выбрать ОФД и не прогадать

Большинство компаний, которые работают с кассой, должны передавать электронные чеки в налоговую онлайн. А посредником между кассой и налоговой служит оператор фискальных данных (ОФД), который аккредитован ФНС. Цены на рынке ОФД примерно одинаковые. Как в таком случае принимать решение? Разберемся, чем отличаются услуги операторов и как выбрать ОФД, чтобы он приносил бизнесу наибольшую пользу.

Оксана Кобзева Эксперт по кассовому законодательству

Содержание:

Получите бесплатно 3 месяца ОФД

Какие есть требования закона по работе с ОФД

Все кассы обязательно должны быть подключены к оператору фискальных данных. Касса может работать без ОФД только в двух случаях, которые прописаны в п. 7 ст. 2 Закона № 54-ФЗ, а именно:

• в местностях, удаленных от сетей связи;
• на территории военных объектов, органов ФСБ, госохраны и внешней разведки.

От кассы оператор получает так называемые фискальные документы, обрабатывает, хранит и передает их в ФНС. Фискальными называют документы, которые формирует касса, например, чеки, чеки коррекции, отчеты об открытии и закрытии смены, отчеты о регистрации или перерегистрации кассы. Благодаря этому налоговая служба отслеживает продажи и контролирует бизнес в режиме онлайн.

Подробнее о том, какие отчеты формирует касса и зачем они нужны

ОФД также обеспечивает безопасность информации: использует защищенные каналы связи, создает условия для бесперебойной работы, делает резервные копии. Помимо этого операторы предоставляют некоторые дополнительные сервисы, полезные для бизнеса. Подробнее об этом расскажем в следующем блоке.

Компания может сотрудничать с любым оператором фискальных данных, который разрешен налоговой. На момент публикации статьи в России действует 16 ОФД. Все они указаны в официальном реестре ФНС.

ФНС следит за качеством работы операторов, их стабильностью и безопасностью. Если ОФД перестает соответствовать законодательным требованиям, его могут исключить из реестра. В этом случае у компании будет 30 дней на то, чтобы подключиться к новому оператору.

На что обратить внимание при выборе оператора

Операторы не только передают фискальные данные в налоговую. Они предоставляют пользователям дополнительные сервисы, полезные бизнесу. Агентство CNews провело детальный анализ рынка и оценило операторов не только по количеству подключенных компаний, но и по 4 группам показателей:

• Сервисы обмена данными с учетной программой, с контрагентами, госорганами. 
• Аналитические и рекомендательные сервисы: аналитика по проданным товарам, рейтинг покупок и пр.
• Работа с системой маркировки: мониторинг статуса чеков и кодов маркировки, аналитика по маркированным товарам и пр.
• Функционал ОФД, простота и удобство: наличие мобильного приложения, гибкий поиск чеков в личном кабинете, отправки чеков и пр.

Именно на развитие всевозможных дополнительных сервисов делают ставки ведущие игроки рынка ОФД. 

У большинства этих операторов точкой доступа к сервисам стал личный кабинет пользователя. Большое внимание его развитию уделяют «Платформа ОФД», «Тензор», Контур.ОФД, OFD.ru. Операторам важно, чтобы пользователь имел широкие возможности: мог не просто выполнять требования 54-ФЗ, но и удобно организовать внутреннюю работу с чеками, вести аналитику и получать данные о своей деятельности без «ручного подсчета». Некоторые операторы, например «Такском», «Первый ОФД», делают ставку на уровень клиентской поддержки, стремясь стать единым окном для бизнеса. 

Подробнее о важных критериях при выборе оператора расскажем в следующем блоке.

Соответствие закону и безопасность

В первую очередь оператор фискальных данных должен соответствовать всем требованиям статьи 4.5 Закона № 54-ФЗ и автоматически обновлять ПО при любых законодательных изменениях. Еще стоит учесть, что не все операторы могут передавать информацию о продаже маркированных товаров напрямую в систему Честный знак. А владельцам касс, которые работают по формату фискальных документов 1.2, это необходимо.

Обязанность владельцев касс — по запросу покупателей отправлять им электронные чеки в дополнение к бумажному варианту (п. 2 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). И ОФД может в этом помочь — отправить электронный чек клиенту на почту или по номеру телефона. Больше об электронных чеках рассказывали в отдельной статье.

Информация о продажах компании конфиденциальна, ее не стоит показывать рядовым сотрудникам. Для того чтобы каждый член команды имел доступ только к тем данным, которые касаются его работы, можно разграничивать права доступа. Например, у ОФД Контура для этого есть специальные роли: управляющий, бухгалтер, IT-специалист и кассир — а руководитель видит все кассовые данные без ограничений.

Техническая и экспертная поддержка

Скорость решения проблем с кассой напрямую влияет на выручку компании. Поэтому очень важно, чтобы оператор фискальных данных предоставлял клиентам бесплатную круглосуточную техническую поддержку. Хорошо, если она работает даже вечером 31 декабря, как у ОФД Контура.

Техподдержка поможет устранить проблему, если:

• касса перестала отправлять чеки в ОФД;
• кассир допустил ошибку в чеке;
• не получается подключить кассу к ОФД и так далее.

Хороший знак, если у оператора есть база знаний со статьями, инструкциями и видеоуроками по законодательным изменениям и работе с кассами. Например, клиенты ОФД Контура ежемесячно получают письмо с дайджестом новостей о кассах и чеках и могут найти полезные инструкции в Контур.Помощи.

Личный кабинет

Личный кабинет обеспечивает удобный и оперативный доступ к данным по всем кассам компании. Именно возможности личного кабинета и их оформление — главное, чем ОФД отличаются друг от друга. Разберем основные параметры для сравнения.

Понятный интерфейс. Оформление должно быть простым и интуитивно понятным. Пользователь должен быстро сориентироваться, где смотреть чеки, а где проверять кассы. На сайтах операторов обычно можно увидеть скриншоты сервиса или ссылку на демоверсию личного кабинета, в котором можно изучить, как устроены разделы. У ОФД Контура тоже есть демоверсия.

Уведомления по кассам. Это очень важный момент, так как позволяет избежать простоя касс и остановки продаж. Кроме того, по закону 54-ФЗ, если касса в течение 30 календарных дней не отправляет фискальные данные в ФНС, это может привести к ее блокировке. Поэтому ОФД, как правило, предупреждают клиентов о нештатных ситуациях в работе. Операторы делают это разными способами: уведомлением в личном кабинете, по почте, в смс и даже в социальных сетях. Чем больше способов используется, тем лучше.

Аналитика продаж. Если в личном кабинете есть возможность сформировать детальные отчеты и построить наглядные графики, это сильно облегчает работу бухгалтера и руководителя компании. Например, в личном кабинете можно посмотреть такие данные:

• отчет о выручке, количестве чеков и сумме среднего чека в разрезе разных торговых точек и по всей компании;
• сравнение показателей за разные периоды;
• отчет по товарам и услугам, чтобы проанализировать, что с чем берут и какие позиции пользуются большим спросом.

Подробнее о том, какие отчеты доступны для клиентов ОФД Контура и как они помогут бизнесу упростить решение ежедневных задач, читайте в статье.

Внешний вид отчетов и настройки фильтров разные у разных ОФД. Важно проверить, что той статистики, которую предоставляет оператор, будет достаточно для решения текущих задач бизнеса и что все отчеты можно скачать в Excel.

Поиск чеков. ОФД хранит информацию обо всех операциях на кассе за время работы в сервисе. Иногда кассиру нужно найти определенный чек, например, при оформлении возврата товара. В этом случае поможет удобный поиск по чекам с фильтрами по дате, сумме, способу оплаты и другим реквизитам.

Контроль работы кассиров. ОФД помогает отслеживать работу кассиров, например, время открытия и закрытия смен, выручку и количество чеков у разных сотрудников, данные по возвратам и так далее. Это важно для бизнеса, так как повышает эффективность и уровень дисциплины продавцов.

Дополнительные преимущества

Интеграция с другим ПО. Если у компании уже есть учетная система, которая автоматизирует данные о продажах, или бухгалтерский сервис, то нужно выбирать ОФД, который совместим с ней. Это позволит не переносить данные вручную и сэкономит время на создании первичных документов.

ОФД Контура можно интегрировать с 1С, Контур.Эльбой и с любой другой системой через API. API — особенно актуален для крупных компаний с несколькими подразделениями и для арендодателей, чтобы работать с данными в одном окне.

Мобильное приложение. Оно позволяет контролировать продажи и работу касс с мобильного телефона в любом месте и в любое время. У некоторых операторов в приложении также есть удобный чат с техподдержкой.

Бесплатный пробный период. Некоторые операторы предоставляют клиентам возможность поработать первое время бесплатно. Это хорошая возможность для того, чтобы оценить удобство ОФД, не тратя при этом деньги компании. ОФД Контура предлагает тест-драйв сервиса на три месяца. Если по истечении срока предприниматель решит перейти на платный тариф, все данные сохранятся.

Онлайн-оплата. Удобно, когда для покупки и продления сервиса не нужно ждать звонка менеджера, а можно просто оплатить онлайн.

Комплексные решения. Если касса куплена в одном месте, фискальный накопитель — в другом, а ОФД — в третьем, придется общаться сразу с тремя менеджерами и оплачивать три разных счета на продление. Проще приобрести комплексное предложение для работы с кассой в одном месте, к тому же комплексы обычно брать выгоднее.

Закажите консультацию по подбору кассы для вашего бизнеса

Отправить заявку

Как начать работу с ОФД

Для того чтобы начать работу с оператором фискальных данных, надо выполнить следующие шаги:

Шаг 1. Получить КЭП — квалифицированную электронную подпись, которая нужна для регистрации кассы в ФНС и первого входа в личный кабинет оператора.

Шаг 2. Выбрать оператора фискальных данных по важным для вас параметрам и заключить с ним договор.

Шаг 3. Приобрести или взять в аренду онлайн-кассу, докупить к ней фискальный накопитель.

Шаг 4. Зарегистрировать кассу в ФНС. Это можно сделать онлайн в личном кабинете ОФД.

Шаг 5. Подключить кассу к ОФД и настроить рабочее место кассира.

Рекомендуем другие статьи по теме:

• «Как начать работу с кассой от покупки до первого чека»
• «Как начинающему бизнесмену выбрать кассу»
• «Как заменить ФН и перерегистрировать кассу в личном кабинете ОФД»