Как зарегистрировать кассу в ФНС: пошаговая инструкция для новых регионов

Компании и предприниматели ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей при расчетах с покупателями или клиентами обязаны использовать онлайн-кассы. Разберем, что необходимо бизнесу для работы по 54-ФЗ и как происходит регистрация контрольно-кассовой техники.

Специалисты Контура перерегистрируют кассу за вас

В законодательстве встречается термин «контрольно-кассовая техника» — ККТ. Для упрощения мы будем называть ее кассой или онлайн-кассой, потому что она передает чеки в ФНС в режиме реального времени.

Кто обязан использовать кассы в новых регионах

Все компании и ИП, за некоторыми исключениями, при расчетах с клиентами должны применять онлайн-кассу. Такая обязанность закреплена в Федеральном законе от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Она касается в том числе бизнеса из Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской и Херсонской областей обязанность использовать кассу при расчетах с 1 февраля 2025 года (Статья 7.2 закона 54-ФЗ).

Переход был поэтапным для разных категорий бизнеса в зависимости от организационно-правовой формы и завершился 1 августа 2025 года (Постановление Правительства 17.08.2024 № 1104).

Для новых регионов действуют общие правила работы с ККТ. К исключениям, кому можно не применять кассы, относятся:

• Банки.
• Самозанятые, а именно плательщики налога на профессиональный доход.
• Бизнес, который занимается видами деятельности из п. 2 ст. 2 54-ФЗ. Это может быть бизнес по присмотру и уходу за детьми, ремонт обуви, продажа бахил и так далее. В списке есть и некоторые продавцы на рынках, но с 1 марта 2025 года список освобожденных на рынках и ярмарках значительно сократился.
• ИП на патенте с некоторым видам деятельности. Например, химчистки, ювелирные мастерские, экскурсоводы, полный перечень в п. 2.1 ст. 2 54-ФЗ. 

Еще без кассы может обойтись бизнес, который работает в отдаленных или труднодоступных местностях. Перечень таких населенных пунктов устанавливает орган госвласти в субъекте России. 

Президент подписал освобождение от использования ККТ для организаций и ИП, которые работают на территориях с военным положением (Федеральный закон от 24.06.2025 № 158-ФЗ). Сейчас это ДНР, ЛНР, Запорожская и Херсонская области.

Точный перечень населенных пунктов также утверждают местные власти при соблюдении одного из условий:

• боевые действия в обозначенной местности,
• ограничение использования сетей связи общего пользования или средств связи.

Документы по регионам:

Работать без кассы или ОФД: на каких территориях действуют послабления

• Постановление Правительства ДНР от 11.07.2025 № 66-2,
• Постановление Правительства ЛНР № 138/25 от 01.08.2025,
• Постановление Правительства Херсонской области № 105-пп от 12.08.2025.
• Постановление Правительства Запорожской области от 19.09.25 № 489.

Если населенный пункт не попал в список, бизнес должен применять ККТ и выполнять все требования закона № 54-ФЗ.

Те, кто попали в список труднодоступных местностей и населенных пунктов с военным положением, могут не применять ККТ, но должны по требованию покупателя выдать документ, подтверждающий расчет: квитанцию об оплате, товарный чек, расписку — важно, чтобы документ содержал несколько обязательных реквизитов и помогал идентифицировать покупку.

Также есть территории, где надо применять кассу, но можно не подключать ее к оператору фискальных данных (ОФД). То есть документы с кассы не будут передаваться в налоговую онлайн, они будут сохраняться в памяти фискального накопителя. Это могут быть удаленные от сетей связи местности и территорий военных объектов, органов ФСБ, госохраны и внешней разведки. Перечень также должен быть зафиксирован в постановлении местных властей. Подробнее об этом рассказали в статье.

Что сделать до постановки кассы на учет

Для работы по 54-ФЗ одной кассы недостаточно. Обязательно установить в кассу фискальный накопитель и подключить ее к оператору фискальных данных. Поэтому до обращения в инспекцию бизнесу нужно подготовиться.

Переход на онлайн-кассы. Пошаговая инструкция для новых регионов

Купить кассу. На рынке есть много моделей: фискальные регистраторы и смарт-терминалы, мобильные и стационарные кассы, сенсорные и кнопочные. Можно выбрать именно ту, которая подойдет вашему бизнесу. Главное, чтобы аппарат был в реестре ККТ, который ведет налоговая.

Как начинающему бизнесмену выбрать кассу

Установить фискальный накопитель. ФН — неотъемлемая часть онлайн-кассы. Без нее аппарат не будет работать. Фискальный накопитель записывает данные по всем операциям, проведенным через кассу, шифрует и защищает их. ФН также внесены в соответствующий реестр.

Что нужно знать о фискальных накопителях бизнесу в новых регионах России

Заключить договор с ОФД. Бизнес должен передавать данные по всем расчетам с клиентами в налоговую. Но делается это не напрямую, а через посредника — ОФД. Перечень аккредитованных организаций опубликован на сайте налоговой. Среди них есть и Контур.ОФД.

Приобрести чековую ленту. Она понадобится, чтобы напечатать отчет о регистрации кассы, а также для выдачи бумажных чеков клиентам. 

Получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Это нужно, чтобы дистанционно отправить заявление о постановке кассы на учет.

В Контур.Маркете есть готовые комплекты для начала работы по 54-ФЗ. Всё в одном месте и по выгодной цене. Смотреть комплекты →

Каков порядок регистрации кассы в ФНС

Процедура регистрации кассы прописана в ст. 4.2 закона 54-ФЗ. Общий алгоритм включает пять шагов:

1. Подать заявление. В документе указывают сведения о компании или ИП, ИНН, адрес и место установки кассы, данные о ФН и ККТ, сведения о применении кассы.
2. Получить от ФНС регистрационный номер кассы. 
3. Сформировать на кассе отчет о регистрации. Для этого в ФН записывают регистрационный номер, полученный в налоговой, сведения о владельце, кассе и накопителе. 
4. Отправить отчет о регистрации в ФНС.
5. Получить карточку регистрации ККТ. Если в документах всё в порядке, инспектор вносит сведения в карточку регистрации. Ее направят в течение 5 дней. 

Начинать расчеты на кассе можно только после завершения постановки на учет. Процедура закончена, когда компания или ИП получили от инспекции карточку регистрации. Именно день ее формирования считается датой регистрации онлайн-кассы. Возможность печатать чеки появляется раньше, когда пользователь распечатал отчет о регистрации. Но если начать расчеты раньше времени, это приведет к блокировке онлайн-кассы.

Какие есть способы регистрации кассы

В личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС

Алгоритм действий при регистрации кассы в личном кабинете налогоплательщика:

1. Авторизуйтесь на портале.
2. В разделе «Учет контрольно-кассовой техники» выберите «Зарегистрировать ККТ» и щелкните «Заполнить параметры вручную».
3. В открывшуюся форму внесите данные:
   • Адрес установки кассы. Укажите место нахождения торгового центра, магазина, ресторана или другой точки, где установлена касса. Адрес выберите из справочника ФИАС.
   • Модель и заводской номер кассы. Найдете их в паспорте ККТ или на самом аппарате. Модель кассы выберите из предложенного списка.
   • Модель и заводской номер ФН. Написаны либо в паспорте накопителя, либо на упаковке.
   • Сведения об использовании кассы. Поставьте галочки в тех чек-боксах, которые подходят вашему бизнесу. Например, касса понадобится только для расчетов в интернете или на ней будут продавать маркированные товары.
   • ОФД, с которым заключен договор.
4. Подпишите заявление КЭП и отправьте в инспекцию.
5. Дождитесь, пока налоговая присвоит регистрационный номер. Код из 16 цифр придет в личный кабинет.
6. Введите регистрационный номер в интерфейс кассы, чтобы сформировать отчет. Будьте внимательны: ошибки приведут к недействительности фискального накопителя.
7. В личном кабинете внесите сведения из отчета о регистрации ККТ. Подпишите форму КЭП и отправьте.

Готово. Если данные указаны верно, налоговая вышлет карточку регистрации в личный кабинет.

В личном кабинете ОФД

Еще один способ подать заявление удаленно — воспользоваться личным кабинетом ОФД. У клиентов Контур.ОФД постановка на учет проходит так:

1. В личном кабинете выберите раздел «Кассы».

2. Нажмите «Добавить кассу» → «Зарегистрировать кассу в ФНС».

   

3. Заполните заявку, отправьте ее в налоговую.

   

4. После того, как ФНС пришлет регистрационный номер, сформируйте отчет о регистрации, и он автоматически отправится в налоговую через ОФД.

   

5. Дождитесь карточки регистрации из ФНС и только после этого начинайте работу с онлайн-кассой.

В отделении налоговой

Если дистанционный формат регистрации вам не подходит, придите в отделение ФНС лично. Это менее удобно и займет больше времени, зато можно обойтись без электронной подписи. С собой возьмите паспорт и заполненный бланк по форме КНД 1110061. Также ФНС рекомендует брать с собой паспорт регистрируемой кассы. Если в налоговую идет представитель, ему понадобится доверенность от юрлица или предпринимателя.

Через портал Госуслуг

На едином портале опубликован порядок действий:

1. Заполните заявление и введите необходимые данные.
2. Подпишите заявление усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) на компьютере — если заявление подает руководитель организации или ИП либо представитель организации, в приложении «Госключ» — только для представителя организации.
3. В течение 1 рабочего дня в личный кабинет придет регистрационный номер контрольно-кассовой техники (ККТ).
4. Сформируйте отчет о регистрации ККТ — обычно касса предлагает сделать это автоматически. Если касса работает не в автономном режиме, отчет придет в ФНС. Если в автономном — заполните заявление по данным отчета в личном кабинете. Отправьте его в течение 5 календарных дней в ФНС через Госуслуги.
5. Получите карточку регистрации ККТ. Она придет в течение 5 рабочих дней в личный кабинет

В 2025 году анонсирована возможность регистрировать кассу через ее изготовителя, но пока подробных алгоритмов нет.

Как накажут за работу на незарегистрированной кассе

Кодекс административных правонарушений предусматривает санкции для тех, кто ведет расчеты с клиентами через ККТ, не прошедшую регистрацию в налоговой (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ). Нарушение приравнивается к неприменению кассы и грозит штрафом:

• индивидуальному предпринимателю — от ¼ до ½ размера суммы расчета, проведенного без ККТ, но не менее 10 000 руб.;
• юрлицу — от ¾ до полной суммы расчета без ККТ, но не менее 30 000 руб.

За повторное нарушение — вплоть до приостановления деятельности.

Также наказать могут за то, что касса не соответствует требованиям закона или бизнес нарушил сроки и порядок перерегистрации ККТ.

Подробности — в нашем материале.