Как накладные помогают в товароучете

Работа с накладными — это один из процессов товароучета. Эксперты Маркета рассказали, зачем нужны приходные и расходные накладные, какие они бывают и как использовать их для учета товаров.

Владимир Поздняков Эксперт по автоматизации товароучета и работы с госсистемами

Содержание

Зачем нужна приходная накладная
Как поставить товар на учет
Какие бывают приходные накладные
Зачем нужна расходная накладная

Создавайте накладные и приходные ордера в Контур.Маркете

Зачем нужна приходная накладная

Приходная накладная — это первичный учетный документ, который поставщик выдает покупателю при отгрузке товаров.

Представим: поставщик мармелада «Желешка» отправляет товар заказчику в розничный магазин. Обеим сторонам для сделки нужен документ: поставщику — чтобы зафиксировать списание, а магазину — чтобы оприходовать товар, начать его продавать и отслеживать остатки в учетной системе и кассовой программе.

Поставщик заполняет накладную и отправляет второй экземпляр заказчику.

Как поставить товар на учет

Магазину нужно поставить мармелад на учет, чтобы начать его продавать и отслеживать остатки. Можно вести учет по-старинке — вписать все данные в тетрадь и отслеживать остатки там. Пока товара немного, этого может быть достаточно.

Если для вас это долго и неудобно, используйте товароучетные системы. В систему можно внести все данные из накладной, после чего товары встанут на учет, и вы сможете отслеживать остатки.

Если вы работаете с бумажными накладными, то можно работать с учетными системами, которые автоматически распознают приходную накладную и заносят товары в базу. Тогда не придется переписывать данные вручную.

Например, вот как можно оприходовать товары в Маркете:

Отсканируйте накладную.
Загрузите скан в учетную систему.
Проверьте черновик.

После этого Маркет занесет товары в базу.

Подробности по загрузке сканов накладных можно прочитать здесь.

Если хотите быстрее вырасти из маленького бизнеса в крупную сеть, советуем не пренебрегать работой с накладными. Это позволяет фиксировать поступления и расходы, упорядочить работу с контрагентами, своевременно заказывать новые поставки, следить за рентабельностью товаров и услуг и многое другое.

Читайте подробности о товароучете

Какие бывают приходные накладные

Нет обязательной формы, которая была бы прописана законодательством, но при этом для ведения бухучета необходимо работать с первичной документацией. Перечислим все основные форматы приходных накладных.

ТОРГ-12

Накладную можно составить даже в произвольной форме, но исторически сложилось, что чаще всего поставщики используют форму ТОРГ-12. Она привычна и понятна для большинства и удобна тем, что в нее можно внести все необходимые данные. Необязательно заполнять все поля, но чтобы накладная стала учетным документом, в ней должны быть указаны (п. 2. ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

название документа;
порядковый номер и дата составления;
контактные данные поставщика и заказчика;
коды из общероссийских классификаторов;
вес, количество, сумма товара;
должности и подписи тех, кто отпустил и принял груз.

Поставщику ТОРГ-12 нужна, чтобы зафиксировать отправку товара, а магазину — чтобы товар принять и поставить на баланс.

Счет-фактура

Если вы плательщик НДС, вместе с накладной ТОРГ-12 вам отправят счет-фактуру. Он подтверждает сумму НДС, которая включена в ваш заказ. С помощью счета-фактуры вы сможете получить налоговый вычет со своей прибыли.

Счет-фактуру составляют по установленному формату (Приказ ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@). В блоке с реквизитами нужно указать:

номер счета-фактуры и дату его составления;
валюту,
порядковый номер исправления, если его вносили, а также дату, когда исправление произошло. Если исправлений нет, в строке ставим прочерк;
наименование, адрес, ИНН и КПП продавца;
название и адрес грузоотправителя;
название и адрес грузополучателя;
номер и дату платежно-расчетного документа, если был получен аванс или иной платеж в счет предстоящих поставок товара;
наименование, адрес, ИНН и КПП покупателя.

Получайте экспертные статьи на почту каждые две недели

Универсальный передаточный документ

УПД объединяет в себе сразу два документа: ТОРГ-12 и счет-фактуру. Бухгалтеры составляют УПД, чтобы не дублировать данные из двух документов, ведь поля в них частично пересекаются.

На основе УПД можно вести бухучет, а еще его нужно отправлять в ФНС для налогового учета через электронный документооборот.

Заполняют УПД по правилам заполнения счета-фактуры. Что писать в дополнительных полях, строго не регламентировано. Чаще всего при розничных продажах указывают порядковые номера товаров, артикулы, лиц, задействованных в сделке, и их подписи.

Подробности о заполнении всех трех форм можно посмотреть здесь. А еще их все распознает Маркет.

Зачем нужна расходная накладная

Обычно предприятию расходная накладная нужна всего в паре случаев.

Чтобы оформить возврат поставщику.
Когда товар приехал от поставщика, работники магазина сравнивают данные в приходной накладной с тем, что приехало: проверяют внешний вид, количество, вес и прочее. На этапе проверки ситуации могут быть разные.

Например, обнаружили, что 10 упаковок товара повреждены. А упаковка ненадлежащего качества по закону является причиной для возврата (ст. 482 ГК РФ). Магазин составляет расходную накладную, чтобы вернуть поставщику те некачественные 10 упаковок.
Чтобы зафиксировать перемещение товара внутри компании.
Это нужно, когда у организации есть больше одного магазина и отдельный склад. Например, магазин с помощью расходной накладной может задокументировать, что товар переехал из одного филиала в другой, или записать, в какие филиалы уехали товары со склада.