Как начать работу с кассой: от покупки до первого чека

В Законе № 54-ФЗ о контрольно-кассовой технике (ККТ) говорится, что компании и индивидуальные предприниматели обязаны такой техникой пользоваться. Но недостаточно ее купить, нужно еще поставить на учет в налоговой и формировать на ней чеки для расчетов с покупателями. Рассказали, как выбрать кассу, что еще необходимо для работы с ней и как выбить первый чек.

Оксана Кобзева Эксперт по кассовому законодательству

Закажите консультацию по подбору кассы для вашего бизнеса

Отправить заявку

Какие кассы бывают

Налоговая служба ведет реестр моделей касс, которые соответствуют законодательству. Кассы условно можно разделить на пять групп.

Требования к кассам перечислены в четвертой статье Закона № 54-ФЗ.

Стационарные кассы. То есть те, которые постоянно находятся на прилавке или на стойке рядом с источником электропитания. 

Первый вариант — кассы с сенсорным экраном. Они напоминают смартфон или планшет, кассиру на таком легко освоиться и быстро начать работу. Это может быть касса с большим сенсорным экраном и встроенным принтером чеков, например, MSPOS-T-Ф D3 Mini. 

Второй вариант — фискальные регистраторы (ФР), например Атол 30Ф или 27Ф, их еще называют фискальными принтерами чеков. У них нет экрана, они только печатают чеки, а чтобы формировать документы, ФР подключают к компьютеру, ноутбуку, POS-терминалу, планшету или даже смартфону.

На фото слева касса MSPOS-T-Ф D3 Mini, она сама печатает чек, это решение более компактное. Справа — комплект «Быстрый» из POS-терминала Атол Optima и фискального принтера чеков Атол 27Ф.

Определили топ касс по цене и качеству

При выборе стационарных касс советуем сравнивать скорость печати чеков, ресурс печатающей головки и другие характеристики, говорящие о быстроте и устойчивости к интенсивной работе, когда посетители заходят часто или неравномерными потоками. 

Мобильные кассы. Это небольшие переносные модели с сенсорным экраном, например MSPOS‑F20‑Ф. Такие кассы можно использовать для выездной торговли, доставки и работы на ярмарках, где особенно важна мобильность. 

Наиболее компактный вариант — это аппарат, в который уже встроен эквайринг. Это удобно и выгодно, потому что для приема безналичных оплат по карте не придется докупать терминал и искать место, где его разместить. 

Здесь важно узнать, насколько хватает заряда аккумулятора, что еще умеет касса, к примеру, сканировать штрихкоды или коды маркировки.

Облачные кассы. Это стандартные кассы, которые фиксируют продажи, передают информацию в ФНС и отправляют чеки покупателям. От физических моделей такие кассы отличаются тем, что находятся не у продавца, а в центре обработки данных у провайдера. Они работают только с электронными чеками и не печатают бумажные.

Выбор кассы зависит от того, где и как ее будут использовать. Требования к кассе для крупного супермаркета будут отличаться от требований к ККТ для торговли на рынке. 

Продавцам маркированных товаров нужна касса, которая умеет работать с форматом фискальных документов 1.2. А бизнесменам на УСН, которые платят НДС, нужно убедиться, что прошивка кассы поддерживает возможность указывать новые ставки налога в чеках.

Кассы-калькуляторы, их еще называют кнопочными. Они годятся для работы с небольшим ассортиментом, потому что создание чека на них занимает больше времени. Зато цены обычно бюджетные. К этой группе относятся модели «Меркурий»: 115Ф, 130Ф, 180Ф и 185Ф.

Реклама 16+

Торговый эквайринг и касса для бизнеса

Принимайте платежи на счет с фиксированной ставкой, независимо от оборота

Подробнее

Как выбрать кассу

Оценивать кассу только по цене не стоит. Намного важнее понять, подойдет ли она под ваши условия работы.

Мобильность. Для доставки, выездной торговли, ярмарок и работы в местах без постоянного доступа к розетке важно, чтобы касса могла работать от аккумулятора. Перед покупкой стоит уточнить, сколько часов устройство выдерживает без подзарядки.

Размер и вес корпуса. Если торговая точка небольшая, например островок в торговом центре или кофе навынос, громоздкая касса займет слишком много места. В таких случаях удобнее выбрать компактную модель, которая не перегружает рабочую зону.

Скорость печати и автоотрез чека. Важно для точек с большим потоком покупателей, где особенно важна быстрота и порой возникают очереди. Если касса сама отрезает чек, это экономит доли секунды, но при высокой загрузке очень выручает. 

Характеристики, которые влияют на срок службы. У кассовой техники есть детали, которые изнашиваются быстрее остальных, например, термоголовка и автоотрезчик. Производители обычно указывают в характеристиках примерный ресурс этих элементов. 

Срок службы и гарантия. Производитель указывает срок эксплуатации в паспорте устройства. Чаще всего это несколько лет, но при аккуратной работе касса может прослужить дольше. Отдельно стоит уточнить гарантийные условия. Стандартная гарантия на кассовую технику обычно действует 12 месяцев. В этот период можно бесплатно устранить заводские неисправности.

Рассчитайте на калькуляторе стоимость кассы с сервисами или без них

Хиты

• Мобильная касса MSPOS‑F20‑Ф с эквайрингом
• POS‑терминал Атол Optima

Готовые комплекты

• «Надежный» с POS‑терминалом Атол Optima
• «Удобный» с MSPOS-T-Ф D3 Mini

До покупки полезно узнать, есть ли в вашем городе сервисные центры производителя. Если их нет, стоит сразу уточнить, как техника принимается на гарантийный ремонт, куда ее отправлять и сколько обычно занимает диагностика. Такой вопрос кажется второстепенным только до первой поломки. На практике удобное сервисное обслуживание может оказаться не менее важным, чем характеристики самой кассы.

Что нужно кроме кассы

Обратите внимание, что в первую очередь необходимо приобрести фискальный накопитель и заключить договор с оператором фискальных данных. Сначала расскажем о них, а затем о прочих сервисах и оборудовании. 

Фискальный накопитель (ФН). Это специальный чип, который устанавливают внутрь кассы. Напомним, что касса и формирует кассовые документы, и печатает их и записывает. Записывает именно в память фискального накопителя. Вы можете заказать ФН в составе комплекта или отдельно на этой странице →

Что такое ФН в кассовом аппарате

Оператор фискальных данных. ОФД обеспечивает передачу данных с кассы в налоговую. Оператор отправляет данные в налоговую онлайн, именно поэтому кассовую технику еще называют онлайн-кассой.

Но есть бизнес, который обязан использовать кассу, но не обязан подключаться к ОФД. Это те, кто ведут расчеты в отдаленных от сетей связи местностях и на засекреченных территориях военных объектов. В таком случае информация сохраняется в фискальном накопителе, а когда у него закончится срок действия, владелец кассы должен передать накопившуюся информацию в налоговую.

Оператор фискальных данных. Всё, что нужно знать об ОФД

Оцените удобство ОФД Контура в демоверсии личного кабинета

Еще для работы на кассе нужна кассовая программа, а для соблюдения требований законодательства — различные сервисы. Может понадобиться сканер или другое периферийное оборудование. Расскажем обо всем по порядку.

Программное обеспечение

Кассовая программа — это приложение для кассира, в нем он будет открывать и закрывать смены и формировать чеки. Если имеете дело с подконтрольными товарами, ваше ПО должно позволять соблюдать специфические требования законодательства. Например, при продаже маркированных товаров кассовую программу обязательно подготовить разрешительному режиму: онлайн- и офлайн-проверкам. Для этого нужно подключить ТС ПИоТ. Если работаете в Маркете, уточните в центре поддержки, доступно ли решение для вашей кассы.

Как разрешительный режим меняет работу с маркировкой

Учетный сервис. В таком сервисе бизнес ведет каталог товаров и услуг и назначает цены, чтобы передать на кассу актуальную номенклатуру. Указывать в чеке состав покупки, а не только итоговую сумму необходимо по закону.

Наименования в чеках предусмотрены ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ

Решения для работы с госсистемами. Если вы планируете продавать на кассе маркированные товары, нужно отчитываться в Честный знак, об обороте алкоголя надо сообщать в ЕГАИС, а о товарах животного происхождения — в «Меркурий». Клиенты Контур.Маркета могут делать это в одном окне.

Инструкции по установке и настройке программного обеспечения предоставляют его производители и поставщики. В Контур.Маркете для этого есть установочный диск, который автоматически установит на рабочее место нужные компоненты. А еще инструкции по настройке можно найти в Контур.Помощи.

Требования к кассовым чекам: обязательные реквизиты и оформление

Касса и учет от Контур.Маркета

Попробовать бесплатно

Периферийное оборудование

Такую технику подключают к кассе или к компьютеру в связке с кассой с помощью провода и разъема, например USB. Некоторое оборудование работает и без провода, по блютуз. Перечислим оборудование, расскажем, зачем оно, и какие модели можно заказать в Контуре прямо сейчас.

Терминал эквайринга

Его еще называют банковский терминал или POS-терминал. Нужен, чтобы принимать от покупателей оплату картой, смартфоном, умными часами или даже биометрией, если платежная система позволяет. Его используют, если у кассы нет встроенного эквайринга. Если работать на мобильной кассе MSPOS‑F20‑Ф, то докупать терминал не придется, он уже встроен. 

Рассказываем в статье и видео, что такое эквайринг и как работает оплата через него.

Денежный ящик

Нужен для безопасного хранения наличных денег. А еще он помогает ускорить работу кассира, ведь все деньги собраны в одном месте и рассортированы по номиналу, не придется долго искать сдачу. В Контуре можно заказать модель «Компакт».

1D- и 2D-сканеры кодов

1D-сканеры считывают только одномерные коды, то есть штрихкоды. 2D-сканеры предназначены для считывания двумерных штрихкодов, например кодов Data Matrix. 

2D-сканеры — обязательный атрибут для продавцов маркированных товаров и крепкого алкоголя с акцизными марками. Также сканеры делятся на ручные и стационарные. В Контур.Маркете есть разные модели для работы. 

В статье подробно разбираем, как выбрать сканер для работы с ЕГАИС и маркировкой.

Mindeo MD6600-HD подключается по USB и считывает как одномерные, так и двумерные штрихкоды.

Сканер Neo Max SD имеет беспроводное подключение, весит всего 160 граммов и держит заряд до 12 часов.

Прикассовые весы

Без весов не обойтись, если магазин торгует весовыми товарами, например, морепродуктами, орехами, овощами, конфетами и другими. Устройство поможет при фасовке и продаже. Оно определит вес и сразу рассчитает стоимость. На нашем сайте прямо сейчас можно заказать модель «Масса-К» МК-15-А21. 

Подробности читайте в статье Как работать с торговыми весами.

Нефискальный принтер

Он же — кухонный принтер, или «бегунок» для передачи заказов на кухню. Такой принтер печатает нефискальный чек, то есть не отправляет чек в налоговую. Принтер получает заказ от кассы и печатает его для бармена или повара — официанту или кассиру не нужно передавать заказ лично. В Контур.Маркете есть две модели принтеров: с автоматическим отрезом ленты и без него. 

Принтер Атол Jett имеет высокую скорость печати чеков — до 300 мм/с и сам отрезает ленту. Подходит для заведений с интенсивным потоком заказов на кухню.

Принтер POScenter RP‑100 печатает чеки на доли секунды медленнее — скорость до 260 мм/сек, но сам отрезает ленту.

Терминал сбора данных

ТСД ускоряет инвентаризацию и приемку в торговых точках с большим ассортиментом. ТСД считывает штрихкоды и сохраняет сведения о количестве отсканированного товара. Клиенты Контур.Маркета могут получать данные сразу в учетную систему через интернет. А пользователи других товароучетных систем без интеграции с ТСД могут загружать Excel-файлы с терминала. В Контур.Маркете можно заказать модель Urovo CT48. 

Узнайте, как упростить учет в магазине или на складе с помощью ТСД.

Недостаточно просто подключить периферийное оборудование к кассе, нужно установить специальные драйверы. Памятку по совместимости с дополнительным оборудованием и инструкцию можно запросить у производителей кассового модуля.

После покупки зарегистрируйте кассу в налоговой

Что нужно сделать перед регистрацией кассы:

• Купить ФН и установить его в кассу. Срок действия накопителя зависит от системы налогообложения и деятельности компании. Памятка по выбору срока ФН.
• Заключить договор с ОФД.
• Выпустить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП), он нужен, чтобы подписать заявление о регистрации кассы. 
• Подключить кассу к интернету. Стационарный фискальный регистратор «берет» интернет от компьютера, к которому он подключен. А мобильные кассы подключаются c помощью Wi-Fi, кабеля Ethernet или сим-карты в зависимости от модели.
• Установить в кассу чековую ленту.

Остальное ПО и оборудование можно настроить, когда касса уже будет зарегистрирована. Подать заявление о регистрации кассы можно такими способами:

• в отделении налоговой;
• в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС;
• в личном кабинете ОФД;
• через Госуслуги;
• с помощью изготовителя ККТ.

Учитывайте, что в процессе регистрации можно допустить ошибки. Это может привести к порче фискального накопителя, поэтому рекомендуем обратиться за помощью к специалистам. Если планируете зарегистрировать кассу самостоятельно, порядок действий читайте ниже.

Как зарегистрировать кассу через Контур.ОФД, объясняем в инструкции. Здесь подробно разберем, как зарегистрировать кассу на сайте налоговой на примере юрлица.

Шаг 1. Войдите в личный кабинет на сайте nalog.gov.ru и выберите раздел «Учет контрольно-кассовой техники».

Шаг 2. Кликните на кнопку «Зарегистрировать ККТ» и выберите вариант «Заполнить параметры вручную». Откроется форма заявления.

Доверьте настройку специалистам. Поставим вашу кассу на учет в ФНС и фискализируем ее по всем правилам.

Отправить заявку

Шаг 3. Заполните необходимые данные:

• Щелкните «Выбрать адрес» и введите адрес установки кассы.
• Укажите наименование места установки, например, название магазина или кафе.
• Начните вводить модель кассы и выберите нужную из списка. Название модели и номер ККТ есть в паспорте кассы.
• Введите заводской номер ККТ.
• Начните вводить модель фискального накопителя, как в паспорте ФН. К примеру, ФН-1.2 исполнение Ин15-3.
• Заполните номер накопителя из 16 символов, который указан на самом ФН или на его упаковке.
• Отметьте подходящие пункты, например, продавцы сигарет должны поставить галочку напротив строки «Касса используется при продаже подакцизных товаров» и напротив строки «Касса используется при осуществлении расчетов за товары, маркированные средствами идентификации». Если ничего не соответствует деятельности организации, оставьте поля пустыми.
• Выберите ОФД, с которым у вас заключен договор. ИНН подтянется автоматически.

Шаг 4. Нажмите «Подписать и отправить».

Шаг 5. Проверяйте статус заявления по ссылке «Информация о документах, направленных в налоговый орган».

Шаг 6. Когда увидите надпись «Присвоен регистрационный номер ККТ», завершите регистрацию.

Шаг 7. На кассе сформируйте и распечатайте отчет о регистрации. Как это сделать, уточните у производителя кассы. Для отчета понадобится регистрационный номер ККТ, он будет указан в столбце РНМ.

Шаг 8. Вернитесь в личный кабинет на сайте ФНС. В ячейке «РНМ», нажмите на регистрационный номер, откроется карточка кассы с данными. Выберите «Завершить регистрацию».

Шаг 9. В появившемся окне заполните данные из бумажного отчета о регистрации. Щелкните «Подписать и отправить». Девятый шаг обязателен только для тех касс, которые работают в автономном режиме. Если касса подключена к ОФД, оператор автоматически отправит данные из отчета о регистрации в налоговую.

ФНС проверит реквизиты отчета и сформирует карточку регистрации в течение пяти дней. Это значит, что касса поставлена на учет. Теперь можно проверить связь кассы с ОФД и перейти к дополнительным настройкам рабочего места.

Отметим, что прошивку кассы потребуется регулярно обновлять. Контур помогает прошить кассы Атол любой модели. Если у вас касса другого производителя, рекомендуем обратиться в центр технического обслуживания в вашем регионе.

Как открыть смену и сформировать первый чек

Чтобы начать работу, нужно открыть первую смену. Порядок действий зависит от кассового модуля. Объясним на примере Контур.Маркет Кассы.

1. Откройте кассовое приложение и выберите кассира.
2. Укажите, какая сумма наличных есть в кассе. Нажмите «Открыть смену».

   

3. Готово. Откроется экран продаж, в котором формируются чеки.

Как оформить продажу или возврат, подробно показали в видеоролике на примере касс MSPOS. Какие еще документы можно оформлять на кассе и зачем они нужны, рассказали в статье Правила работы на кассе в магазинах, кафе и барах. В этой же статье есть краткая памятка для кассира.

Учитывайте ограничение: смена не должна превышать 24 часа. В конце дня ее нужно закрыть. Если превысите это время, касса при регистрации нового чека покажет ошибку и предложит открыть смену заново.

Если нет времени разбираться во всех нюансах — оставьте заявку. Наши специалисты свяжутся с вами, ответят на вопросы и помогут подобрать подходящую кассу и ПО.

Ответы на частые вопросы 

Отправьте заявку, и мы подберем кассовую технику под ваши нужды, а еще поможем разобраться в сервисах, которые необходимы предпринимателю для работы по закону.