Как начать работу с кассой от покупки до первого чека

В Законе № 54-ФЗ о контрольно-кассовой технике (ККТ) говорится, что компании и индивидуальные предприниматели обязаны такой техникой обзавестись. Но мало ее купить, нужно еще поставить на учет в налоговой и формировать на ней чеки для расчетов с покупателями. Как это сделать, объяснили в статье. 

Оксана Кобзева Эксперт по кассовому законодательству

Закажите консультацию по подбору кассы для вашего бизнеса

Отправить заявку

Что такое онлайн-касса и кому она нужна

В законодательстве используют термин «контрольно-кассовая техника», она же ККТ или касса. Это устройство для расчетов, которое формирует кассовые документы, в том числе чеки, печатает их и записывает в память фискального накопителя. ФН — это специальный чип, который устанавливают внутрь кассы.

А еще контрольно-кассовая техника должна обеспечивать передачу кассовых данных в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД). Оператор отправляет данные в налоговую онлайн, именно поэтому кассовую технику еще называют онлайн-кассой.

Применять онлайн-кассы обязаны все юрлица и ИП. Но есть и освобожденные, среди них самозанятые (предприниматели на НПД), няни, которые присматривают и ухаживают за детьми, мастера по ремонту обуви и другие. Полный список исключений — во второй статье Закона № 54-ФЗ.

А еще есть те, кому обязательно использовать кассу, но можно не подключаться к ОФД. Это бизнес, который ведет расчеты в отдаленных от сетей связи местностях и на засекреченных территориях военных объектов. В таком случае информация сохраняется в фискальном накопителе, а когда у него закончится срок действия, владелец кассы должен передать накопившуюся информацию в налоговую. 

Так сказано в п. 7 ст. 2 Закона № 54-ФЗ

Обратите внимание!

В марте 2025 года список освобожденных от касс на рынках и ярмарках значительно сократится. Подробнее

Как выбрать кассу 

Налоговая служба ведет реестр моделей касс, которые соответствуют законодательству. На момент публикации новости в реестре 215 касс, их можно разделить на четыре группы:

Требования к кассам перечислены в четвертой статье Закона № 54-ФЗ

Первая — стационарные кассы. То есть те, которые постоянно находятся на прилавке рядом с источником питания. Это может быть касса с большим сенсорным экраном и встроенным принтером чеков, например, MSPOS-T-Ф D3 mini. Или фискальные регистраторы (ФР), например Атол 30Ф, 25Ф или 27Ф, их еще называют фискальными принтерами чеков. У них нет экрана, они только печатают чеки, а чтобы формировать документы, ФР подключают к ПК, ноутбуку, POS-терминалу, планшету или даже смартфону.

Рассчитайте на калькуляторе стоимость кассы с сервисами или без них

Хиты

• Мобильная касса MSPOS-K 
• Мобильная касса MSPOS‑F20‑Ф с эквайрингом
• POS‑терминал Атол Optima

Готовые комплекты

• «Надежный» с POS‑терминалом Атол Optima
• «Удобный» с MSPOS-T-Ф D3 Mini 
• «Мобильный» с кассой MSPOS-K

Вторая группа — мобильные кассы. Это компактные модели с сенсорным экраном. Их можно использовать для выездной торговли или для точки, где мало места, например, киоск. К мобильным относится модель MSPOS-K.

Третья — кассы-калькуляторы, их еще называют кнопочными. Они годятся для работы с небольшим ассортиментом, потому что создание чека на них занимает больше времени. Зато цены обычно бюджетные. К таким моделям относятся кассы «Меркурий».

И четвертая группа — кассы с эквайрингом. Для приема оплат картами можно купить внешний терминал эквайринга, но есть кассы со встроенным эквайрингом, например, MSPOS-SE-Ф.

Важно! Продавцам маркированных товаров нужна касса, которая умеет работать с форматом фискальных документов 1.2. А бизнесменам на УСН, которые платят НДС, нужно убедиться, что прошивка кассы поддерживает возможность указывать новые ставки налога в чеках.

Выбор кассы зависит от того, где и как ее будут использовать. Например: касса для крупного супермаркета будет отличаться от кассы для торговли на рынке под открытым небом. На какие характеристики обратить внимание, рассказали в статье «Как начинающему бизнесмену выбрать кассу».

Если некогда изучать особенности каждой модели кассы, зайдите в телеграм-бот Контур.Маркета. Бот задает вопросы, вы кликаете на подходящий ответ, и система показывает оптимальный вариант кассы под ваши потребности. Подробнее о работе бота рассказали в статье.

Как зарегистрировать кассу в упрощенном порядке

С 1 марта 2025 года регистрация кассы стала проще и понятнее. Владельцам ККТ не нужно будет подавать в налоговую сведения из отчета о регистрации, это сделает ОФД. Новый порядок действий будет таким:

Этап 1. Отправить в ФНС заявление о регистрации кассы.

Этап 2. Инспекция вышлет регистрационный номер кассы.

Этап 3. Сформировать на кассе отчет о регистрации с полученным номером, и этот отчет автоматически отправится в ФНС через ОФД.

Этап 4. Инспекция пришлет карточку регистрации кассы.

Также ФНС теперь выдает карточки регистрации кассы в течение пяти рабочих дней с даты подачи заявления, вместо 10 дней. Какие еще изменения ждут владельцев касс в 2025 году, рассказывали в статье.

Как зарегистрировать кассу в общем порядке

Что нужно сделать перед регистрацией кассы:

• Купить ФН и установить его в кассу. Срок действия накопителя зависит от системы налогообложения и деятельности компании. Памятка по выбору срока ФН.
• Заключить договор с ОФД.
• Выпустить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП), он нужен, чтобы подписать заявление о регистрации кассы. 
• Подключить кассу к интернету. Стационарный фискальный регистратор «берет» интернет от компьютера, к которому он подключен. А мобильные кассы подключаются c помощью Wi-Fi, кабеля Ethernet или SIM-карты в зависимости от модели.
• А еще нужно установить в кассу чековую ленту.

Остальное ПО и оборудование можно настроить, когда касса уже будет зарегистрирована. Подробнее о том, что еще понадобится, расскажем дальше.

Подать заявление о регистрации кассы можно тремя способами:

• в отделении налоговой;
• в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС;
• в личном кабинете ОФД.

Оцените удобство ОФД Контура в демоверсии личного кабинета

Как зарегистрировать кассу через Контур.ОФД, читайте в инструкции. В этой статье подробно разберем, как зарегистрировать кассу на сайте налоговой на примере юрлица.

Шаг 1. Войдите в личный кабинет на сайте nalog.gov.ru и выберите раздел «Учет контрольно-кассовой техники».

Шаг 2. Кликните на кнопку «Зарегистрировать ККТ» и выберите вариант «Заполнить параметры вручную». Откроется форма заявления.

Шаг 3. Заполните необходимые данные:

• Щелкните «Выбрать адрес» и введите адрес установки кассы.
• Укажите наименование места установки, например, название магазина или кафе.
• Начните вводить модель кассы и выберите нужную из списка. Название модели и номер ККТ есть в паспорте кассы.
• Введите заводской номер ККТ.
• Начните вводить модель фискального накопителя, как в паспорте ФН. К примеру, ФН-1.2 исполнение Ин15-3.
• Заполните номер накопителя из 16 символов, который указан на самом ФН или на его упаковке.
• Отметьте подходящие пункты, например, продавцы алкоголя и сигарет должны поставить галку напротив строки «Касса используется при продаже подакцизных товаров». Если ничего не соответствует деятельности организации, оставьте поля пустыми.
• Выберите ОФД, с которым у вас заключен договор. ИНН подтянется автоматически.

Шаг 4. Нажмите «Подписать и отправить».

Шаг 5. Проверяйте статус заявления по ссылке «Информация о документах, направленных в налоговый орган».

Шаг 6. Когда увидите надпись «Присвоен регистрационный номер ККТ», завершите регистрацию:

• Создайте и напечатайте на кассе отчет о регистрации.
• Вернитесь в личный кабинет на сайте ФНС. В ячейке «РНМ», нажмите на рег. номер, откроется карточка кассы с регистрационными данными. Выберите «Завершить регистрацию».
• В появившемся окне заполните данные из бумажного отчета о регистрации. Щелкните «Подписать и отправить».

ФНС проверит реквизиты отчета и сформирует карточку регистрации. После этого считается, что касса поставлена на учет. Теперь можно проверить связь кассы с ОФД и перейти к дополнительным настройкам рабочего места.

Доверьте настройку специалистам. Поставим вашу кассу на учет в ФНС и фискализируем ее по всем правилам.

Отправить заявку

Что еще понадобится для работы

Вот список сервисов и оборудования, которые могут понадобится для полноценной работы.

Программное обеспечение

Кассовый модуль — это приложение для кассира, в нем он будет открывать и закрывать смены и формировать чеки. 

Учетный сервис. В нем бизнес ведет каталог товаров и услуг и назначает цены, чтобы передать на кассу актуальную номенклатуру. Указывать в чеке состав покупки, а не только итоговую сумму необходимо по закону. 

Наименования в чеках предусмотрены ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ

Решения для работы с госсистемами. Если вы планируете продавать на кассе маркированные товары, нужно отчитываться в Честный знак, об обороте алкоголя надо сообщать в ЕГАИС, а о товарах животного происхождения — в «Меркурий». Клиенты Контур.Маркета могут делать это в одном окне.

Инструкции по установке и настройке программного обеспечения предоставляют его производители и поставщики. В Контур.Маркете для этого есть установочный диск, который автоматически установит на рабочее место нужные компоненты. А еще инструкции по настройке можно найти в Контур.Помощи.

Оборудование

Также могут пригодиться:

• Терминал эквайринга для приема безналичных оплат.
• 2D-сканер он умеет считывать одномерные штрихкоды для быстрого добавления товаров в чек и коды маркировки Data Matrix для продажи маркированных товаров и алкоголя на кассе.
• Прикассовые весы.
• Денежный ящик.
• Кухонный принтер, он же бегунок для передачи заказов на кухню.

Недостаточно просто подключить периферийное оборудование к кассе, нужно установить специальные драйверы. Памятку по совместимости с дополнительным оборудованием и инструкцию можно запросить у производителей кассового модуля.

Как открыть смену и сформировать первый чек

Для начала работы нужно открыть первую смену. Как это сделать зависит от кассового модуля. Объясним на примере Контур.Маркет Кассы:

1. Откройте кассовое приложение и выберите кассира.

2. Если работаете на кассе с OC Windows, выберите кассового вендера, например, Атол, Вики Принт или Штрих. Владельцы касс с Android сразу переходят к следующему шагу.

3. В момент открытия смены касса проверяет сведения о сумме наличных средств, которые остались с предыдущей смены. Можно настроить перенос наличных с одной смены на другую, тогда касса подтянет сумму, которая была в кассе в момент закрытия, а можно отключить перенос денег и указать сумму наличности в кассе самостоятельно. Когда укажите верную сумму, можно открыть смену.

Откроется экран продаж, в котором формируются чеки. Как оформить продажу или возврат, подробно показали в видеоролике на примере касс MSPOS. 

Какие еще документы можно оформлять на кассе и зачем они нужны, рассказали в статье «Правила работы на кассе в магазинах, кафе и барах». В ней же можно найти краткую памятку для кассира.

В течение смены следите, чтобы она не превысила 24 часа и не забудьте закрыть ее в конце дня.

После самопроверки полистайте другие страницы журнала:

• Определили топ касс по цене и качеству
• Требования к кассовым чекам: обязательные реквизиты и оформление
• Чек коррекции: исправляем ошибки правильно

Попробуйте Маркет 14 дней бесплатно

Попробовать бесплатно