Как вести учет в розничной торговле

Представьте, как в продуктовом магазине раз в неделю проверяют, сколько осталось йогуртов. Во время такой проверки работники заметили, что партия йогуртов скоро испортится. Решили поставить их на видное место и сделать скидку, чтобы люди быстрее их купили. В итоге почти все йогурты продали вовремя, и магазин не потерял деньги из-за просрочки. Товароучет нужен магазину, чтобы сохранить деньги и всегда иметь нужные товары на полках. Расскажем, какие виды учета бывают и как получить максимум преимуществ от правильного ведения учета товаров. 

Контур.Маркет для розницы 14 дней бесплатно

Виды учета в магазине

Бухгалтерский учет. Обязателен для отчетности перед налоговыми органами, помогает систематически отслеживать все финансовые операции: сколько денег приходит и уходит, сколько стоит товар при закупке и розничной продаже, какова зарплата сотрудников, аренда помещения и другие расходы.

Государство требует, чтобы юридические лица и ИП на общей системе налогообложения вели бухгалтерский учет своих финансов для расчета налогов. Если этого не делать, магазин сталкивается с проверками ФНС, штрафами и даже блокировкой счетов.

Управленческий учет. Нужен для внутреннего анализа и планирования, помогает принимать управленческие решения.

Смотрите видео, как рознице управлять денежными поступлениями

Управленческий учет в сети розничных магазинов одежды — это процесс сбора, анализа и интерпретации данных обо всех доходах и расходах магазина. Владелец бизнеса может контролировать и снижать операционные расходы, планировать маркетинговые кампании и акции, оптимизировать товарные запасы, чтобы избежать затоваривания или дефицита.

На основе данных управленец принимает нужные решения, чтобы повышать общую прибыльность магазина и предотвращать кассовые разрывы.

Управленческий учет: зачем нужен и как начать

Оперативный учет. Это ежедневный контроль за движением товаров. Он нужен для быстрого реагирования на изменения спроса и предложения.

Оперативный учет помогает быстро замечать, когда чего-то не хватает, и сразу заказывать нужные товары. А еще позволяет понимать предпочтения покупателей и вовремя пополнять запасы популярных товаров.

Товарный учет. Это контроль за движением товаров в магазине: сколько поступило от поставщика, сколько продали, сколько осталось на складе или на полках.

Товароучет нужен, чтобы товар всегда был в наличии, и не терялся, «благодаря» недобросовестным сотрудникам. Однако это история не только об отслеживании остатков. Еще учет помогает назначать правильную розничную цену на основе закупочной цены, выявлять колебания спроса и следить за сроками годности.

Сотрудники магазина крадут. Как предотвратить?

Представьте, что товарный учет — это цепочка из нескольких звеньев. Каждое звено — это этап движения товара от заказа поставки до кассовой продажи. Звенья влияют не только на точность и верность учета, но и на общую выручку магазина.

Операции товарного учета

Расскажем о каждом звене товароучетной цепочки в розничной торговле. От учета поступлений и реализации товаров до инвентаризации остатков.

Заказ товара у поставщиков. Здесь главное сроки, цены и условия предоставления товаров, которые прописаны в договоре с поставщиком.

Автоматизация работы с поставщиками как тренд 2024 года

Чтобы заказывать поставки вовремя и в нужном объеме, владельцу магазина нужно знать текущий остаток, средний расход и сроки годности.

Текущий остаток — его показывает товароучетная система или касса, если включить нужную настройку.

Средний расход товара за период помогает понять, как быстро заканчиваются ходовые товары и не нужно ли заказывать больше. Средний расход товара за период помогает понять, как быстро заканчиваются ходовые товары и не нужно ли заказывать больше. А еще отслеживать, какие товары залеживаются. Такие товары нужно удалить из ассортимента или закупать в меньших количествах.

Товароучет: как оформить заказ у поставщика и принять поставку

Сроки годности нужны, чтобы вовремя отправить поставщику просрочку, если это предусматривает договор.

Мария
ИП, продает шары, цветы и подарки

Вкусы у народа разные, поэтому ассортимент гигантский. Не всегда угадываю, к сожалению, с объемами для заказа. В этом году подарки с «8 марта» плохо продавались, но эти остатки я смогу реализовать и в 2025 году. А вот что делать с шарами и открытками «С Новым 2024 годом», ума не приложу. В следующем сезоне уже дата «протухнет», убыток получается.

Приемка товара по накладным. Накладные подтверждают, что магазин получил товар, за который заплатил поставщику. Если не завести в свой учетный сервис накладные, сервис будет показывать неактуальные остатки, и за наличием товара придется следить непосредственно в магазине, а не онлайн из дома или другого места.

Накладные могут приходить в бумажном или в электронном виде:

• Бумажные накладные удобно сканировать и загружать в товароучетную систему на распознавание, чтобы не переносить все данные в систему вручную. Это сэкономит время и избавит от ошибок.
• Электронные накладные приходят в систему автоматически, если магазин и его поставщики подключены к оператору электронного документооборота (ЭДО).

Если магазин хочет вернуть товар, читайте, как составить возвратную накладную поставщику и скачивайте бланки.

Зачем рознице переходить на электронный документооборот

Переоценка товара. Если поставка пришла с новыми ценами, об этом важно знать. Хорошо, если учетный сервис показывает такие товары уже во время приёмки накладной.

Если закупочная цена увеличилась, удобно сразу назначить более высокую отпускную цену, чтобы не падала рентабельность.

Если закупочная цена уменьшилась, можно пропорционально уменьшить отпускную цену, чтобы порадовать покупателей, или оставить всё как есть.

Еще лучше, когда товароучетная система позволяет назначать разные цены на каждую партию товара. Как это делать в Контур.Маркете →

Карина
ИП, продает книги и настолки

Закупила подешевле, продала подороже, вот и весь бизнес. Чтобы прибыль не терять, договариваюсь с поставщиками на скидки и всегда прошу их предупреждать, когда они планируют увеличить цены закупа. Если такое происходит, мне надо менять розничные цены, а то могу остаться в минусе.

Замена ценников. Ценники сообщают покупателям, сколько стоит товар. Если поменяете отпускную стоимость, а на витринах останутся старые ценники, это будет нарушением договора-оферты (а ценник — это и есть оферта). Покупатели имеют право на достоверную информацию о товаре (ст. 10 Закона о защите прав потребителей).

Если ценники невозможно разместить обычным способом, например, на коробе для табачных изделий, напечатайте прайс и разместите на видном месте. Узнайте больше о печати ценников и штрихкодов в Контур.Маркете →

Продажа на кассе. Онлайн-касса необходима магазину, чтобы соблюдать требования Закона № 54-ФЗ о контрольно-кассовой технике, поэтому кассовая программа должна формировать чеки по всем нормам при разных видах и способах расчета: оплата наличкой и безналом, авансы, предоплаты, возврат и другое.

ККТ — важнейшее звено товароучета. Именно на основе данных с кассы товароучетный сервис автоматически пересчитывает товарные остатки. По этим же данным строятся отчеты о скидках, возвратах, среднем расходе того или иного товара. Эта информация необходима руководителю как воздух, подробности смотрите ниже.

Закажите консультацию по подбору кассы для вашего бизнеса

Отправить заявку

Пересчет остатков с учетом проданного товара. Товароучетная цепочка началась с заказа поставщику и заканчивается тем же. Владелец магазина формирует каждый новый заказ с учетом того, как продавался товар. Данные об остатках и аналитика помогут определиться, надо ли менять контрагента, если он не соблюдает сроки или постоянно повышает закупочные цены.

По отчетам анализируйте рентабельность и спрос, чтобы понимать, какие товары приносят больше прибыли, а какие стоит удалить из ассортимента.

Как товароведу тратить меньше времени на учет, а директору — удаленно контролировать бизнес

Следите за минимальными остатками. Если назначить такой остаток у наиболее важных товаров, вы всегда будете знать заранее, что они заканчиваются и пора заказать новую поставку. Как следить за остатками в Контур.Маркете →

Андрей
ИП, держит сеть продуктовых киосков

Запас хранить негде, так что заказываю мало товара, но часто, 5-6 раз в неделю. Чаще всего товар не залеживается. Но бывет, раскупают раньше новой поставки. Приходится людям отказывать, мол, будет через день, приходите.

Инвентаризация. Чтобы найти излишки, недостачу или пересортицу, нужно регулярно инвентаризировать остатки. Для этого пересчитывают товар, который фактически есть на полках и на складе, а затем сверяют количество с данными в учетной системе.

Если в сервисе числится больше товара, чем есть по факту, учетная система автоматически создаст акты списания на «несуществующую» продукцию.

Если в сервисе товара меньше, чем в реальности, система создаст акты постановки, чтобы выровнять баланс. Узнайте больше об инвентаризации в Контур.Маркете →

Просрочка товара в магазине: как не допустить и не попасть на штраф

Как вести учет в рознице

Способы товароучета отличаются по инструментам, например, можно учитывать товар вручную, в автоматизированной программе или сочетать то и другое.

Еще учитывать товар можно с разной степенью детализации, на этом основании учет делится на суммовой и количественный. Сначала опишем разницу между ними, а затем покажем на примерах, с помощью каких инструментов можно вести количественный учет.

Суммовой товароучет. Предприниматель записывает полученный от поставщика товар в приход с указанием общей стоимости. Затем он вычисляет прибыль на основе разницы между выручкой и затратами на товар.

Какие есть виды прибыли и как ее считать

Суммовой учет ведут, если не требуется знать точные количественные данные о товарных остатках. Чаще используют в малом бизнесе и в торговых точках, где товар быстро оборачивается и не важен контроль каждой единицы.

Плюсы в том, что владелец бизнеса знает выручку и прибыль. При этом не тратит деньги на автоматизацию своей торговли.

Минусы: нет точных данных об остатках и причинах недостач, невозможно объективно анализировать работу магазина, чтобы повлиять на его прибыльность.

Количественный товароучет. Предприниматель следит не только за выручкой, но и за количеством каждого наименования. Учет позволяет контролировать движение товара от поступления до продажи и инвентаризации остатков.

Вести количественный учет особенно важно для товаров с ограниченным сроком годности или уникальными характеристиками, например, для обуви это размер, цвет, материал. 

Плюсы в том, что владелец бизнеса имеет контроль над товарными запасами, может анализировать оборот, отслеживать дефицит или избыток товара.

Минусы в том, что количественный учет товаров неудобно вести вручную, формулы в таблице Excel нужно правильно настроить и ежедневно обновлять данные в таблице. Необходимо приобрести товароучетную программу, которая вела бы учет автоматически.

Учитывать товар можно вручную, в учетной системе или сочетать тот и другой способ. Ручной и автоматизированный учет подходят разным типам магазинов в зависимости от объема ассортимента и специфических потребностей.

Учет вручную

Подходит маленьким магазинам с небольшим количеством товаров и оборотом. Например, бутикам, где ассортимент ограничен, и владелец может сам управлять учетными операциями. А еще вручную можно следить за остатками при сезонной торговле, когда бизнес не нуждается в долгосрочных инвестициях в автоматизацию.

Как вести учет вручную, покажем на примере салона свадебных платьев.

Подготовка. Создайте журнал учета. Это может быть тетрадь, блокнот или электронная таблица (например, в Excel), где вы будете записывать все данные о платьях.

Разлинуйте журнал на столбцы. В каждом из них запишите название платья, артикул, размер, количество, дату поступления, закупочную и отпускную стоимость. Отдельные вкладки таблицы можно отвести под расчет выручки и прибыли.

Регулярное обновление данных. Записывайте поступления новых платьев. Каждый раз, когда приходят новые платья, записывайте их в журнал, указывая дату поступления, название, артикул, размер, количество и стоимость.

Фиксируйте продажи. Когда платье продается, отметьте это в журнале, указав напротив наименования дату продажи, размер и количество.

Проводите инвентаризацию. Регулярно проверяйте наличие платьев на складе и сверяйте с данными в журнале, чтобы убедиться в их точности.

Анализ данных. Отслеживайте продажи. Анализируйте, какие платья продаются чаще всего, чтобы понимать, какие модели наиболее популярны.

Контролируйте запасы. Обратите внимание на платья, которые долго не продаются. Возможно, пора запустить распродажу или акцию.

Подводите итоги каждого месяца, чтобы видеть, сколько платьев продано, какие модели пользуются спросом и сколько осталось.

Сравните доходы от продаж с затратами на покупку платьев, чтобы понимать финансовое состояние магазина.

Автоматизированный учет

Для такого учета используют программное обеспечение, которое позволяет уменьшить количество возможных ошибок и сохранить время на более важные управленческие дела.

Автоматизируют товароучет магазины с большим количеством товаров, и это не всегда супермаркеты и гипермаркеты. Еще учет автоматизирован в интернет-магазинах, поскольку большинство бизнес-процессов происходят онлайн. Розничным сетям автоматизация необходима, чтобы централизованно управлять запасами, перемещать товары между точками, вести ценообразование и статистику по всем точкам продаж.

Автоматизируйте торговлю и учет с Контур.Маркетом

Отправить заявку

Как вести автоматизированный учет в продуктовом магазине, покажем на примере Контур.Маркета.

Подготовка. Купите тариф Маркета для розницы или подключите систему бесплатно на 14 дней. Вам придет письмо, как начать работу в учетной системе. Здесь опишем первые шаги.

Добавьте свои товары в каталог, он нужен не только для товароучета, но и для продажи на кассе, печати ценников и штрихкодов. Как это сделать →

Создайте и распечатайте ценники под свой формат торговли, чтобы покупатели видели стоимость и другую информацию о товаре. Как это сделать →

Скачайте кассовое приложение, чтобы добавлять товары в чек, проводить оплату и другие операции на кассе:

• Установите Контур.Маркет Кассу на свой компьютер.
• Передайте каталог товаров на кассу.
• Сделайте пробную продажу, не подключая ККТ. Смотреть видео →

Регулярное обновление данных. На каждую партию товара получайте накладные и заводите в учетную систему. Самое быстрое — принимать накладные через электронный документооборот (ЭДО).

Меняйте отпускные цены в зависимости от того, по какой стоимости закупили товар у поставщика. Ценообразование →

При необходимости редактируйте карточки товаров: добавляйте модификации, штрихкоды и другую информацию.

Информация об остатках обновляется в системе автоматически на основе приходных накладных и данных о продаже на кассе.

Анализ данных. Отслеживайте продажи, выручку, рентабельность, спрос и другие ключевые показатели в отчетах.

Они формируются автоматически. Смотрите любой период, сравнивайте с аналогичным.

Пользуйтесь готовыми советами АВС-анализа по улучшению ассортимента.

Подключите управленческий учет и конструктор отчетов Yandex DataLens.

Таким образом, выбор между ручным и автоматизированным учетом зависит от размера магазина, количества товаров и специфических потребностей управления запасами.

Первичные документы для учета в магазине

Товарная накладная. Документ еще называют ТОРГ-12 (скачать шаблон). Поставщику документ нужен, чтобы зафиксировать отправку товара, а магазину — чтобы товар принять и поставить на баланс. Требования к содержанию документа описаны в п. 2. ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Как накладные помогают в товароучете

Если получаете накладные в бумажном виде, перенесите данные в учетную систему. В Контур.Маркете это сделать быстро с помощью распознавания: фотографируете документ, загружаете в Маркет и принимаете.

Счет-фактура. Если магазин приобретает товары с НДС, то поставщик дополнительно передает и счет-фактуру (скачать бланк). Документ подтверждает сумму НДС, которая включена в ваш заказ.

С помощью счета-фактуры получают налоговый вычет со своей прибыли. Счет-фактуру составляют по установленному формату в Приказе ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.

Универсальный передаточный документ. УПД объединяет в себе ТОРГ-12 и счет-фактуру. Бухгалтеры составляют УПД, чтобы не дублировать данные из двух документов. На основе УПД ведут бухучет и налоговую отчетность.

Заполняют УПД по правилам заполнения счета-фактуры. Что писать в дополнительных полях, строго не регламентировано. Чаще всего при розничных продажах указывают порядковые номера товаров, артикулы, лиц, задействованных в сделке, и их подписи.

Утвержденной формы УПД нет, можно пользоваться рекомендуемой формой из Приложения № 1 к Письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Расходная накладная. Оформляется при передаче товара между подразделениями магазина. Чаще всего документ нужен магазину в двух случаях: для возврата или перемещения между магазинами.

Оформление возврата поставщику нужно, когда в магазин поступил некачественный товар, с поврежденной упаковкой, потерявший товарный вид. Могут быть и случаи, когда привозят вовсе не то, что заказывали.

Как составить возвратную накладную поставщику. Образцы и бланки для скачивания

Оформлять перемещение нужно, когд товар получила одна торговая точка и часть партии необходимо переправить в филиал.

Чек кассовый и товарный. Оба вида чека выдаются покупателям для подтверждения факта продажи.

Кассовые, или фискальные, чеки регламентирует Закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Чек содержит сведения о расчете между продавцом и покупателем, и подтверждает факт приема или выплаты денег. Продавец обязан в момент расчета сформировать чек на онлайн-кассе, а затем передать его покупателю в бумажном или электронном виде.

Требования к кассовому чеку

Товарный чек выдают в двух случаях. Во-первых, когда нужно раскрыть дополнительную информацию о товаре, которой нет в кассовом чеке, например, артикул, сорт и так далее.

Во-вторых, товарный чек нужен, когда продавец освобожден от применения онлайн-кассы, потому что торгует в отдаленных и труднодоступных местностях. В этом случае факт продажи подтверждают именно таким чеком.

Как правильно оформить товарный чек. Образец

Попробуйте Маркет 14 дней бесплатно

Попробовать бесплатно

Последствия неправильного товароучета

Все последствия так или иначе сказываются на выручке. Либо магазин терпит убытки из-за нераспроданных в сезон остатков, либо из-за того, что покупатели не нашли на полках нужный товар. Опишем эти и другие случаи на примерах.

Товара не хватило. В продуктовом магазине неправильно учли количество молока, и его не осталось в разгар выходных, когда спрос на молоко был максимальным. Покупатели ушли недовольные, а магазин потерял выручку. Этого не происходит, если учетная система подсказывает, что ходовой товар скоро закончится и пора заказывать новую партию.

Товара слишком много. Магазин одежды закупил зимних пальто в избытке. Чтобы остатки не пролежали на складе всё лето, пришлось снизить цены и запустить акцию. Владелец бизнеса мог избежать такой ошибки, если бы посмотрел статистику прошлого сезона о ходовых товарах.

Не уследили за сроками годности. Покупатель обнаружил на полке просроченный сыр и написал жалобу в Роспотребнадзор. Магазину пришлось испытать на себе все последствия внеплановой проверки и заплатить штраф.

Проверки Роспотребнадзора в 2024 году

Кражи и потери. В магазине электроники обнаружили пропажу дорогого смартфона только когда за ним пришел покупатель, заказавший товар онлайн месяц назад. Если бы магазин инвентаризировал остатки с помощью учетной системы, пропажи можно было бы избежать.

Невозможность планирования акций. В магазине игрушек неверно посчитали остатки перед новогодними праздниками. Популярные игрушки закончились уже в первый день рождественской акции, и многие покупатели ушли разочарованными. Учетная система показала бы, что фактический остаток слишком мал, и магазин смог бы заказать больше игрушек к новогоднему буму.

3 шага для быстрого запуска продающей акции

Точность и скорость — преимущество автоматизированного учета. Подключите Контур.Маркет, чтобы попробовать все возможности для своего бизнеса.