Электронный документооборот
Учет и отчетность
Участие в закупках
Торговля и ритейл
Управление HR‑процессами
Проверка контрагентов
Автоматизация бизнеса
Обучение
Коммуникации
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Продажи и маркетинг
Информационная безопасность
В рассылке перепутали дату вебинара, а ведущий неверно представил спикера: несколько ошибок, и мероприятие не сработало, так как планировали. В статье собрали рекомендации, которые помогут подготовиться к ивенту.
В этой статье:
- Ошибка 1. Некорректная дата или время в рассылке с приглашением
- Ошибка 2. Неподходящая музыка перед началом трансляции
- Ошибка 3. Технические неполадки в начале
- Ошибка 4. Во время поиска презентации не отключен микрофон ведущего
- Ошибка 5. Ведущий одет небрежно
- Ошибка 6. Лишние предметы на фоне и плохое освещение
- Ошибка 7. Спикеры и ведущий используют слова-паразиты
- Ошибка 8. Презентации не в фирменном стиле, в них много текста и ошибок
- Ошибка 9. Спикер не открыл презентации на весь экран
- Ошибка 10. Перепутано имя спикера
- Ошибка 11. Не было прогона выступлений
- Ошибка 12. Есть чат, но его никто не модерирует
- Ошибка 13. Посторонний шум во время эфира
- Ошибка 14. Во время выступления у спикеров всплывают уведомления
- Ошибка 15. Некликабельные ссылки
Ошибка 1. Некорректная дата или время в рассылке с приглашением
В письме приглашают на мероприятие 1 февраля, на лендинге — 2 марта. Как слушателю планировать свою занятость? Скорее всего, путаница с датами не вызовет желание найти истину. Большинство приглашенных просто проигнорирует письмо.
Как исправить: запланировать повторную рассылку по тому же каналу, по которому отправили первую некорректную. Извиниться и обозначить точное время и дату. Главное — не молчать и не надеяться, что зрители обо всем догадаются сами.
Как не допустить: всё просто — внимательно проверяйте дату. Учитывайте и указывайте часовой пояс, по которому начнется мероприятие.
Ошибка 2. Неподходящая музыка перед началом трансляции
Неподходящая музыка — это возможные репутационные риски. Остановите выбор на треках без слов. Составили плейлист с нейтральными композициями. Если для мероприятия нужны другие, подберите их на сайте.
Выбирайте музыку с типом лицензии «public domain». Он позволяет копировать, изменять, распространять музыку в том числе в коммерческих целях, не получая разрешения автора.
Ошибка 3. Технические неполадки в начале
Плохо, когда в начале вебинара спикер долго ищет презентацию и не понимает, как передать слово следующему докладчику. Еще хуже, когда он забывает отключить микрофон, и зрители слышат личные разговоры. Это вызывает сомнения в профессионализме организатора и указывает на недостаток подготовки.
Как не допустить: перед началом вебинара убедитесь, что у спикера есть все материалы (презентации, ссылки на интерактивы, другие файлы, которые планируете открыть). Соберите их в одну папку.
Сервис Контур.Стрим позволяет организовать вебинар или трансляцию для 10 000 зрителей. У ведущих и спикеров есть возможность подключиться заранее, до выхода в эфир. Можно проверить, что аудитория будет хорошо видеть и слышать экспертов. Убедиться, что свет выставлен качественно, а в кадре нет лишних предметов.
Провести вебинар в сервисе Контур.Толк
Ошибка 4. Во время поиска презентации не отключен микрофон ведущего
Невыключенный микрофон — это всегда посторонние звуки и отвлекающие шумы. Постарайтесь соблюдать простое правило: микрофон включен только у того, кто говорит прямо сейчас. Если заметили, что спикер передал слово, но не выключил у себя звук, сделайте это самостоятельно. В Стриме модератор мероприятия может отключать звук у других ведущих.
Ошибка 5. Ведущий одет небрежно
Если ведущий не продумал образ, это может негативно сказаться на впечатлении зрителей от всего мероприятия.
Как не допустить: предупредите экспертов и ведущего, что на мероприятии нужно придерживаться делового стиля. Необязательно искать костюм-тройку — достаточно однотонной рубашки и темных брюк.
Ошибка 6. Лишние предметы на фоне и плохое освещение
Даже если вебинар бесплатный, он должен быть на достойном уровне: с деловым фоном и хорошим светом, направленным на говорящего. Обязательно организуйте тестовый прогон, особенно если ведущий подключается из дома.
Как не допустить: заранее отправьте спикеру памятку с рекомендациями. Фоном может быть белая стена или стеллаж с книгами. Освещение должно быть направлено на говорящего, но кадр не может быть засвеченным.
Ошибка 7. Спикеры и ведущий используют слова-паразиты
Когда речь докладчиков засорена междометиями и повторами, это мешает воспринимать доклад. Убедитесь на прогоне, что спикер не использует подобные конструкции во время выступления.
Как не допустить: Организуйте прогон, чтобы понять, как спикер держится перед камерой. Проведите несколько репетиций, если это необходимо. Загляните в статью — в ней подробно рассказали, как готовиться к публичным выступлениям.
Ошибка 8. Презентации не в фирменном стиле, в них много текста и ошибок
Некоторые спикеры выступают с одной и той же презентацией на всех мероприятиях, на которые их приглашают. Причем стили заметно отличаются: кто-то использует стоковые картинки и зеленый в качестве основного цвета, другой оставляет на слайде полотно трудночитаемого текста.
Как избежать: отдавайте презентации спикеров копирайтеру и дизайнеру, предупреждайте экспертов, что их материалы сверстают в соответствии с фирменным стилем мероприятия.
Ошибка 9. Спикер не открыл презентации на весь экран
Если не включить демонстрацию, зрители будут видеть ее в режиме редактирования, то есть смогут прочитать все комментарии автора к докладу. А еще присутствующим придется вглядываться в каждый слайд.
Как избежать: во время тестового прогона покажите ведущему и спикерам, как запускать демонстрацию и открывать презентацию на весь экран. Убедитесь, что они смогут сделать это без вашей подсказки.
Например, в комнате мероприятия в Стриме все основные кнопки для управления конференцией расположены под экраном. Можно запустить демонстрацию на весь экран или поделиться только окном программы — так зрители не увидят нежелательные уведомления.
Ошибка 10. Перепутано имя спикера
Например, в программе эксперта зовут Владимир Ильин, а ведущий объявил его как Илью Владимирова. Неловкая ситуация для всех, включая зрителей, которые могут не понять, кто перед ними выступает.
Как избежать: предоставьте ведущему программу мероприятия, где четко описано, кто за кем и с каким докладом выступает. Во время прогона убедитесь, что он запомнил всех спикеров.
Ошибка 11. Не было прогона выступлений
Если не провести прогон, во время мероприятия один спикер может начать заикаться от волнения, другой — не знать, как включить звук. В итоге возникнут неловкие паузы, у аудитории появятся сомнения в экспертности выступающих.
Как избежать: в названии ошибки подсказка — обязательно организуйте прогон и учитывайте все риски до дня Х. Объясните ведущему и спикерам, как работать с сервисом, чтобы на старте не было заминок. Покажите основные возможности и убедитесь, что эксперты запомнили, когда и куда нажимать.
Провести вебинар в сервисе Контур.Толк
Ошибка 12. Есть чат, но его никто не модерирует
Если ведущий не объяснил, как задавать вопросы, зрители могут начать писать на почту организаторам или еще хуже — включать свои микрофоны и пытаться прервать выступающих.
Как избежать: до начала мероприятия ведущий должен объяснить, куда писать вопросы. Если есть механика (допустим, эксперты ответят только на самые частые), необходимо сказать и о ней. Обязательно назначьте модератора, который будет следить за сообщениями зрителей.
Ошибка 13. Посторонний шум во время эфира
Представьте: трансляцию прерывают шорохи, чихания, покашливания и шепот, у кого-то из спикеров звонит мобильный. В таких условиях трудно сосредоточиться на докладе, концентрация участников падает вместе с уровнем доверия к организаторам.
Как избежать: назначьте специалиста, который будет контролировать включение и выключение микрофонов у докладчиков.
Ошибка 14. Во время выступления у спикеров всплывают уведомления
Сообщения из семейных и рабочих чатов отвлекают и мешают зрителям слушать доклад. Это еще одна ошибка, которая подрывает доверие к спикеру и организаторам.
Как избежать: попросите ведущего закрыть все сайты, окна и мессенджеры. А еще в Стриме спикер может демонстрировать только окно программы, тогда уведомления не будут видны.
Ошибка 15. Некликабельные ссылки
Никому не хочется делать лишнюю работу, поэтому вряд ли зрители будут перепечатывать адрес ссылки, чтобы активировать промокод, перейти в телеграм-канал спикера или поучаствовать в интерактиве.
Как избежать: Все ссылки зашивайте в QR-коды и выводите на слайды презентации. Другой вариант — отправляйте ссылки в чат мероприятия, предварительно убедившись, что они работают и направляют на нужный сайт.
Провести вебинар в сервисе Контур.Толк
