Что такое сопровождение вебинара и кому доверить

За время работы спецом по сопровождению случалось всякое: то подключала спикера к трансляции из машины, то сама выходила в эфир, когда докладчик опаздывал. Опыт показывает: надо перепроверять всё, даже если проводите вебинар в сотый раз. Собрала напоминания, чтобы ничего не упустить.

Юлия Логинова Ведущий специалист по вебинарам в Контуре

Кто такой специалист по сопровождению вебинара

Специалист по сопровождению помогает проводить онлайн-события любого масштаба. Он координирует не только эфир, но и подготовку к нему: настраивает площадку, объясняет спикерам, как с ней работать, организует тестовые подключения. Такой специалист может работать в штате, его также можно привлечь как фрилансера на конкретный проект. Иногда задачи по организации и сопровождению вебинара совмещает ивент-маркетолог.

Что включает в себя подготовка к вебинару

Если спикер отвечает за полезный и востребованный контент для зрителей, то специалист по сопровождению заботится о технической стороне вопроса. Перед мероприятием нужно:

• Выбрать платформу, на которой будет проходить вебинар.
• Подготовить спикера к работе с ней.
• Создать посадочную страницу для регистрации участников.
• Настроить рассылку приглашений.
• Подготовить технику и студию к эфиру.

Выбор платформы

Выбирайте платформу исходя из программы вебинара и задач организатора. Протестируйте площадку заранее. Перед подключением можно запросить пробный период: бесплатный демодоступ предоставляют большинство сервисов. Вот несколько параметров, на которые стоит обратить внимание.

Максимальное число участников. Убедитесь, что площадка способна одновременно вместить нужное количество зрителей и спикеров. Проверьте, есть ли ограничение по времени эфира.

Предварительная регистрация. Если платформа предусматривает только свободный вход, собрать контакты зрителей не получится. При подготовке лидогенерирующего вебинара используйте сервис, который позволяет настроить регистрацию участников.

В сервисе Контур.Стрим можно создать посадочную страницу мероприятия в фирменном стиле компании и задать нужные поля для формы регистрации. Все, кто заполнят ее, получат приглашение на вебинар с индивидуальной ссылкой.

Во время подготовки к вебинару можно отслеживать количество регистраций, а по итогам мероприятия получить подробный отчет о явке и вовлеченности зрителей.

Не останавливайте регистрацию раньше, даже если количество откликов превысило запланированное. Во-первых, не все подключатся к эфиру, а во-вторых, вы соберете больше контактов и увидите, сколько желающих посмотреть вебинар. Все эти люди — ваша ЦА.

Рассылка приглашений. Проверьте, можно ли настроить рассылку приглашений с помощью выбранной платформы. Чтобы слушатели не забыли об эфире, отправляйте напоминания, например, за неделю и за час до события.

Время, по которому работает площадка. Некоторые сервисы автоматически проставляют московское время начала эфира. Если вы не учли часовой пояс или указали неверное время в приглашении, участники могут запутаться и просто не попасть на вебинар.

Демонстрация материалов. Убедитесь, что площадка поддерживает все форматы файлов и может воспроизводить звук. Некоторые программы автоматически конвертируют презентацию в PDF-формат, поэтому включить видео не получится. Если спикер будет показывать презентацию, проверьте, можно ли демонстрировать видео со звуком.

Провести вебинар в сервисе Контур.Толк

Попробовать бесплатно

Тестовый прогон со спикером

Готовиться спикерам к выступлению помогает маркетолог, специалист по сопровождению объясняет, как работать с платформой.

Позаботьтесь об интернет-соединении. Нестабильная связь — самая частая причина проблем во время мероприятий. Убедитесь, что у ведущих и спикеров надежный, высокоскоростной интернет. Лучше использовать проводное соединение. Для стабильной связи скорость передачи данных должна быть 2,5 Мбит/с или выше.

Расскажите спикеру, как пользоваться сервисом. Эксперт должен знать, как выйти в эфир, включить камеру и микрофон, где находится чат и как запустить презентацию. У каждой программы свой интерфейс, поэтому не стоит надеяться, что эксперт разберется в моменте.

К тестовому прогону спикер должен подключаться из того места, откуда будет проводить вебинар, и использовать то же самое оборудование.

Проводить тест нужно хотя бы за сутки до мероприятия. Если окажется, что у спикера проблемы, будет время их решить. Например, найти другую студию, довезти оборудование или помочь с настройкой площадки. Если это выяснится в день вебинара, будет сложнее.

Убедитесь, что у спикера есть веб-камера, микрофон, гарнитура. Встроенные в ноутбук камеры дают плохое качество картинки. Лучше подключить дополнительную и установить ее над монитором — на уровне глаз. Качественный звук обеспечивают внешний проводной микрофон и наушники.

Помогите скачать браузер последней версии. Это важно, если у выбранной платформы нет приложения. Узнайте, с какими браузерами совместима программа. Большинство хорошо работают на последних версиях Google Chrome. Рекомендуйте установить их ведущему и спикерам.

Проверьте спикера еще раз за полчаса до вебинара. Бывает так, что до мероприятия всё работало, а в начале вебинара спикер завис. Сопровождающий должен быть наготове, чтобы помочь разобраться с неполадками или подключить к решению вопроса техническую поддержку площадки.

А еще специалист по сопровождению держит связь со слушателями. Если заминка небольшая, можно просто написать в чат. Если проблема не решается, сопровождающий выходит в эфир и объясняет ситуацию.

Один раз было так, что мы с телефона вывели спикера на вебинар, так как он не успевал приехать в студию. В некоторых случаях можно подключить к вебинару другого эксперта, если такая возможность есть. Если исправить ситуацию не получается, нужно извиниться перед участниками и перенести вебинар.

За чем следить во время эфира

Предложите спикеру в начале вебинара узнать у зрителей, хорошо ли его видно и слышно. Участники могут поставить плюсы в чат. Тем, у кого возникли сложности, как раз поможет специалист по сопровождению. Благодаря этому спикер не будет отвлекаться от доклада, а проблема оперативно решится.

Помните о модерации чата. Следить за сообщениями участников может модератор вебинара или специалист по сопровождению. Если кто-то из зрителей грубо высказывается или отправляет в чат спам, напомните слушателю о правилах мероприятия.

При этом лучше модерировать чат, чем отключить совсем. Чат помогает слушателям сохранять вовлеченность, а эксперту — поддерживать контакт с аудиторией.

Во время эфира спикер должен видеть вопросы слушателей. Сервис Контур.Стрим позволяет выносить их в отдельную вкладку. Если такой опции у платформы нет, специалист по сопровождению может передавать вопросы участников докладчику через мессенджер.

Выделите время на вопросы в конце выступления. Когда спикер отвечает на вопросы параллельно с докладом, ответы получаются сумбурными, занимают больше времени и сбивают эксперта с мысли. Лучше, если спикер будет озвучивать вопросы перед ответом.

Некоторые платформы позволяют поставить для спикера таймер, чтобы он мог сам следить за временем. Если таймера нет или эксперт увлекся докладом, сопровождающий напоминает о времени и выводит в эфир следующего спикера.

Узнайте, какие 15 ошибок допускают чаще всего при организации онлайн-мероприятий. В статье собрали советы от ивент-маркетологов, которые помогут этих ошибок избежать.

Что делать после вебинара

После вебинара специалист по сопровождению должен получить запись и отправить ее участникам вместе с другими материалами. Этот же сотрудник отвечает за сбор статистики по итогам мероприятия. Он передает данные ивент-маркетологу или организатору.

В сервисе Контур.Стрим запись вебинара с расшифровкой сохраняется в облаке, поэтому запись легко отправить участникам: достаточно ссылки. Также доступна аналитика, которая помогает сделать выводы об эффективности мероприятия. В отчет попадают сводные данные о количестве зрителей и регистраций, контакты участников из формы, информация об их местоположении.

Качественная картинка и звук влияют на впечатление участников не меньше, чем контент докладчиков. Из-за опозданий спикеров и помех в трансляции зрители могут отключиться от эфира, даже если тема вебинара заинтересовала. При подготовке мероприятия подумайте, кто возьмет на себя задачи по сопровождению, чтобы всё прошло так, как планировали.

Провести вебинар в сервисе Контур.Толк

Попробовать бесплатно