Новый коллега в чате: как представить и поприветствовать

В первый рабочий день телефон новичка разрывается от уведомлений: коллеги добавляют во все чаты. В потоке переписок может быть непросто понять, в какой уместно отправлять смайлики и шутки, а где — не стоит. Делимся примерами сообщений, чтобы рассказать сотруднику о правилах общения в команде.

Яна Белоцерковская Менеджер по развитию корпоративной культуры

Как представить нового сотрудника в чате

Представить нового сотрудника в чате — задача непосредственного руководителя. Именно он отвечает за коммуникацию команды и нового сотрудника. Вот несколько пунктов, которые должно включать приветствие новых коллег в чате.

Имя и фамилия. В первую очередь поприветствуйте нового коллегу в чате и представьте его по фамилии и имени. Если в компании принято обращаться по имени и отчеству, отчество тоже указывайте.

Должность и задачи. Расскажите, чем сотрудник будет заниматься. Недостаточно написать только должность. Познакомьте коллег с кругом задач новичка, чтобы они были в курсе, с какими вопросами к нему обращаться. Это особенно важно в распределенных командах и компаниях, в которых часть сотрудников работает удаленно. Например, если в компанию приняли нового копирайтера, можно отправить такое сообщение:

Место работы. Напишите, откуда новичок работает. Это важно для распределенных команд и компаний с филиалами в разных городах. Так коллеги будут понимать, как связаться с новым сотрудником — подняться на этаж выше и поговорить лично либо назначить онлайн-встречу. Еще это позволяет понять, в каком часовом поясе находится новый сотрудник. Например: «Николай живет в Якутске и работает удаленно. Он на связи с 8:00 до 13:00 мск».

Опыт. Кратко напишите об опыте работы сотрудника, одним предложением расскажите, из какой компании он пришел. Это добавит контекста, с кем предстоит работать. Все предыдущие места перечислять не нужно.

Слова поддержки. Не забудьте добавить что-нибудь приятное и поддерживающее. Покажите человеку, что рады его присутствию в коллективе. Помогут фразы: «Добро пожаловать в команду!», «Рад, что ты присоединился к нам!». 

Во многом формат знакомства с новичком зависит от культуры и сложившихся традиций. В некоторых компаниях в чат пишут только сжатую формальную информацию о новом сотруднике. Основная часть знакомства проходит на личной встрече, где коллеги могут обсудить неформальные вещи, задать друг другу вопросы. На таких встречах не только новичок рассказывает о себе, но и коллеги.

Провести встречу-знакомство с коллегами можно в Контур.Толке. Это удобный сервис онлайн-встреч, который позволяет работать и оставаться на связи с коллегами из любой точки мира.

Толк интегрируется со справочником сотрудников и рабочим календарем, поэтому коллег удобно искать по имени и фамилии. Сервис напоминает о запланированных встречах, чтобы участник не пропустил созвон.

Проведите встречу с коллегами в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Что важно объяснить новичку перед знакомством с командой

Перед тем как сотрудник окажется в новом коллективе, расскажите ему о правилах общения. Корпоративная культура складывается не только в компании, но и в каждой отдельной команде. Даже если новичок работал в другом подразделении вашей организации, обсудите правила общения, поскольку они могут различаться.

Например, в некоторых командах принято общаться в двух чатах. В первом обсуждают только рабочие задачи, во втором общаются на нерабочие темы: поздравляют с праздниками, отправляют фотографии питомцев, обмениваются шутками. Другие команды не разделяют рабочее и личное общение, у них есть один общий чат для всего. Расскажите новичку, какой формат принят в команде.

Среди правил общения в команде также важно рассказать:

Как принято общаться — на «ты» или на «вы». Даже если обычно об этом говорит HR, руководителю тоже стоит на этом остановиться. Правила могут отличаться: в компании обычно обращаются на «вы», по фамилии и отечеству, а в своей команде — на «ты».

О времени общения в чатах. Расскажите новичку о том, в какое время можно писать в чатах, а в какое — нет. Пропишите такие правила в сообщении и закрепите в чате, чтобы они всегда были перед глазами. Например, в рабочем чате можно писать с 9:00 до 18:00, в остальное время — только экстренные сообщения. А вот неформальный чат открыт всегда: в любое время, в будни и выходные. Такое разделение помогает коллегам отключать уведомления в выходные, не боясь пропустить что-нибудь важное.

О традициях. Часто внутри коллектива складываются ритуалы, о которых новичку лучше знать заранее, чтобы быстрее влиться. Например, в некоторых командах  принято каждый день в девять утра приветствовать сотрудников в чате, желать друг другу доброго утра и хорошего дня. Если новичок не знает об этой традиции, он может проигнорировать сообщения, а коллективу это покажется недоброжелательным.

О каналах коммуникации. В компании может быть несколько способов общения: почта, мессенджер, личный кабинет на сайте. Нужно объяснить, для чего нужен каждый из каналов. Например, если сломался компьютер, нет смысла писать в рабочий чат, лучше сразу обратиться к системным администраторам — они помогут быстрее. Уточните, к кому и в каких экстренных ситуациях обращаться. Например, если возник конфликт с клиентом, нужно срочно связаться с руководителем.

Попробуйте Чаты в Контур.Толке для общения в команде. Мессенджер позволяет создавать открытые и закрытые каналы, группы и треды для обсуждения. Вы можете настраивать пуш-уведомления, использовать фильтры, чтобы сгруппировать диалоги по приоритетам, модерировать ветки обсуждений. 

А еще Чаты интегрируются со справочником сотрудников, поэтому коллег удобно искать по имени и фамилии. Оставьте заявку и оцените возможности мессенджера бесплатно.

Как сотрудникам поприветствовать коллегу в чате

Не забудьте представить команду новичку. Когда добавите человека в чат, напишите кто в нем состоит. Тегните каждого коллегу и кратко опишите, по каким вопросам к нему можно обращаться.

Но это актуально только для небольших коллективов. Если в команде десятки человек, представлять каждого не нужно, можно ограничиться несколькими людьми, с которыми новичку точно предстоит взаимодействовать.

То же самое с чатами управления, подразделений и компании в целом — всех представлять не нужно. Новый сотрудник сам со временем со всеми познакомится.

Примеры приветственных сообщений для новых сотрудников

Новичку будет приятно, если участники команды эмоционально отреагируют на его появление. Это поможет человеку почувствовать себя частью коллектива, расслабиться в стрессовой ситуации.

Передать радость можно по-разному: отправить стикер, картинку или поддержать вербально. Подойдут такие сообщения: «Мы рады, что ты в нашей команде», «Классно, что ты с нами, мы долго тебя ждали», «Добро пожаловать в команду», «Пиши, если будут вопросы».

Как новому сотруднику рассказать о себе

После представления новичка в чате можно попросить его рассказать несколько слов о себе: какие у него профессиональные интересы, чем он занимается в свободное время. В ответ новичку важно поприветствовать коллег в чате. Расскажите более подробно о своих навыках, опыте работы и о том, чем можете быть полезны.

Для неформального общения лучше всего подойдет встреча — личная в офисе или онлайн. Чтобы новичок познакомился со всеми коллегами, каждый может рассказать о себе несколько интересных фактов. Еще коллеги могут поделиться друг с другом своими хобби или увлечениями. Это поможет членам команды объединиться не только по профессиональным интересами, но и личным.

Новичку может быть непривычно и сложно на новом месте, если он перешел из компании с другой корпоративной культурой. Например, раньше человек 15 лет работал в госучреждении, где все разговаривали только на «вы» и обращались по имени и отчеству. Теперь устроился в стартап, где все свободно общаются на «ты» и отправляют друг другу стикеры.

Если новичок допускает ошибки, стоит указать ему на это, но не при всех. Например, новый сотрудник по привычке обращается ко всем по имени и отчеству. Напишите ему в личные сообщения, подскажите, как в следующий раз сделать лучше. Объясните, что в команде принят другой стиль общения, чтобы помочь новичку влиться в коллектив быстрее.

С другой стороны, если новичок чувствует, что ему сложно привыкнуть к новой культуре, он может сам об этом заявить. Когда человек обозначает, что находится в стрессовой ситуации, окружающие будут относиться к нему с большей эмпатией и пониманием.

Приветствие нового сотрудника — важный этап в процессе адаптации человека на новом месте. Чем больше информации вы дадите новичку о работе в команде, тем быстрее он освоится в коллективе.

Оцените возможности Чатов в Контур.Толке для общения с коллегами. Оставьте заявку и получите бесплатный доступ к мессенджеру.