А нужен ли созвон? Красные флаги бесполезных встреч

Если у совещания нет цели, рабочее время тратится зря. Мы в Толке за продуктивность. Рассказываем, как вычислить встречу, к которой вряд ли стоит подключаться.

Ирина Сайкова Автор Толка

Как ответить начальнику и коллегам?

Когда сложно подобрать слова, поможет чат-бот Толка — у него есть готовые шаблоны ответов для непростых рабочих ситуаций

Вначале — напоминание. О правилах коммуникации важно договариваться. Если о том, как и в каких случаях назначать встречи, будет знать один человек, скорее всего, ничего не изменится. Обсудите нововведения с коллегами, а потом внедряйте.

Красные флаги, собранные в статье, — ориентиры. На них можно опираться, чтобы разработать этикет онлайн-встреч, который впишется в корпоративную культуру компании. Выделили шесть признаков бесполезных созвонов и объяснили, почему так считаем.

Когда от участия во встрече можно отказаться

Нет описания и повестки

Принять осмысленное решение об участии во встрече позволяет адженда. Исходя из повестки становится понятно, нужно ли приходить самому, а может быть, стоит подключить коллегу, у которого больше контекста.

Еще адженда помогает подготовиться к созвону. Даже перед встречей полезно взглянуть на план, чтобы вспомнить, о чем пойдет речь. Если организатор не нашел времени, чтобы составить повестку, то и участники не смогут понять, зачем приходить.

Срочная встреча на два часа

Продолжительность встречи напрямую связана со временем, за которое ее планируют. Например, на завтра можно назначить созвон на 15 минут, но не больше. Накануне у многих день уже распланирован, а короткий синхрон не предполагает глубокого погружения в контекст.

Павел Скрипниченко
руководитель проекта Контур.Толк

Сама по себе двухчасовая встреча — это вовсе не плохо. Красный флаг, если она внезапно поставлена на завтра. Чем продолжительнее обсуждение, тем больше времени нужно на подготовку. Мозгоштурмы, стратегические сессии назначают минимум за две-три недели.

Участников слишком много

Можно спорить о том, когда участников «слишком много». В каждой компании критерии различаются. Но если на встрече планируют выступать 2–3 человека, а остальные будут слушать, возможно, стоит сменить формат. Вместо встречи организуйте трансляцию: так приглашенным коллегам будет понятнее их роль.

Павел Скрипниченко
руководитель проекта Контур.Толк

Чем больше участников на встрече, тем ниже вероятность, что придется активно участвовать в обсуждении. В моменте можно выполнить более срочные задачи, а встречу посмотреть в записи в комфортное время.

Организатор планирует зачитать доклад

Для презентации докладов и отчетов многие привыкли собирать встречи — один человек рассказывает, участники слушают, а потом просто расходятся. Однако дать качественную обратную связь в моменте может быть сложно, да и воспринимают информацию все по-разному.

Попробуйте перевести подобные встречи в асинхронный формат. Представьте, коллега планирует поделиться итогами исследования рынка. Он создает встречу в Толке, ставит на запись, демонстрирует презентацию, комментирует результаты, а потом отправляет ссылку участникам.

В итоге каждый смотрит запись, когда удобно: может вдумчиво оценить результаты и сформулировать вопросы к докладчику. Договоритесь с коллегами о дедлайне, обозначьте, когда ждете обратную связь. Если обсуждение всё же потребуется, вы уделите время только спорным моментам — встреча будет продуктивнее.

Нужно получить согласование от одного человека

Бывают такие встречи, на которых участники передают информацию одному человеку, например, руководителю. А он должен ее обработать и выдать какой-то результат, чаще всего — согласовать.

Этот процесс тоже можно перевести в асинхрон. Отправьте все материалы руководителю в почте, он посмотрит и согласует. Если же у него появятся вопросы, тогда организуйте встречу.

Слот под встречу, на которую приглашают, уже занят

Инструменты, которые позволяют видеть занятость коллег, помогают подбирать удобное время для совещаний. Не стоит ставить встречу на то время, которое в календаре уже забронировано. Если считаете, что вопрос срочный, напишите об этом собеседнику.

Павел Скрипниченко
руководитель проекта Контур.Толк

Если встречу ставят на занятый слот, должно быть серьезное обоснование, которое не позволит отклонить приглашение. Написанная адженда помогает понять, настолько ли важен вопрос, чтобы перестраивать весь график.

Как сделать онлайн-встречи эффективнее

Перед тем как отправить приглашение, ответьте на вопросы: какая цель встречи? К чему должны прийти в результате? Кто нужен, чтобы его достичь? Можно ли решить вопрос асинхронно?
Подготовьте адженду с планом обсуждения.
Прикрепите к приглашению материалы, которые нужно изучить участникам.
Бронируя слот, убедитесь, что встреча не накладывается на другие совещания.
Во время созвона следите за временем, возвращайте участников к повестке, если они отклоняются от плана.
Сделайте запись встречи.
Составьте резюме (follow-up email): о чем договорились, какого результата достигли, какие задачи на основе выводов поставили и кому. Резюме отправьте участникам.

Чтобы правила продуктивных встреч всегда были под рукой, сохраните чек-лист. Используйте его сами и делитесь файлом с коллегами.