Командировочные расходы в 2025 году: бухгалтерский и налоговый учет

Как отражать расходы по командировкам в учете и в каких случаях можно принять НДС по таким расходам к вычету? Какие изменения нужно внести в локальные нормативные акты, чтобы отказаться от командировочных удостоверений? Об этих и других ситуациях — подробно в статье.

Алексей Смирнов Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям Илья Антоненко Аттестованный налоговый консультант ИПБ России

Оформление командировки: как не ошибиться с документами

Приказ о направлении сотрудника в командировку. Чтобы направить сотрудника в командировку, в первую очередь необходимо оформить соответствующий приказ. Для этого лучше использовать унифицированную форму № Т-9. Составление приказа в свободной форме тоже возможно (по этому поводу см. Письма Роструда от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1, от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Форма № Т-9 (приказ о направлении сотрудника в командировку) – скачать

Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении. Эти документы не являются обязательными. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749), не содержит указаний на обязательность оформления этих документов. Разберемся, можно ли полностью отказаться от них.

С 1 сентября 2025 года по 1 сентября 2031 года действует новое положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501.

Новые правила носят технический характер и фактически не отличаются от прежних. Тем не менее до 1 сентября 2025 года работодателям при необходимости следует внести правки в локальные нормативные акты и коллективные договоры, регулирующие вопросы командировок, чтобы в них не было ссылок на Положение № 749.

Даже если компания оформит командировочное удостоверение, лицо, к которому командирован сотрудник, отметку в удостоверении может не поставить, поскольку такой обязанности тоже нет. Единственная цель командировочного удостоверения — подтверждение того, что сотрудник действительно был там, куда его направили. Но это можно подтвердить и документами, свидетельствующими о выполнении цели командировки. Например, если инженера направили к клиенту починить оборудование, то будет акт выполненных работ, подписанный клиентом. Если на семинар — материалы этого семинара. Получается, что командировочное удостоверение в большинстве ситуаций не содержит ценных данных и его можно не оформлять.

То же можно сказать о служебном задании и отчете о его выполнении. Ведь непосредственно цель поездки отражается в приказе о направлении работника в командировку, а выполнение задания также можно подтвердить другими документами.

Таким образом, от обоих документов можно вполне безопасно отказаться. Оформлять их нужно только в тех случаях, когда это прямо предусмотрено в локальных актах самого работодателя.

Авансовый отчет. По возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет и произвести окончательный расчет по выданному ему авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения № 749).

Пример заполнения авансового отчета

Реклама 16+

Приказ о направлении в командировку, служебные записки и авансовые отчеты можно подписать и отправить онлайн в сервисе КЭДО от Контур.Диадока

Попробовать

НДС по командировочным расходам: когда можно принять к вычету

Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ вычет НДС допускается только по тем командировочным расходам, которые принимаются для целей налогообложения прибыли. И это ограничение касается любых причин, по которым те или иные расходы могут быть не приняты в налоговом учете.

При этом нет никаких специальных ограничений в отношении командировочных расходов для исчисления налога на прибыль — их перечень, приведенный в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, носит примерный характер (использован оборот «в частности»). То есть если расходы действительно осуществлены (для деятельности, направленной на получение доходов, облагаемых НДС) и подтверждены документально, то они признаются при налогообложении прибыли, а соответствующий НДС принимается к вычету в общем порядке.

Для вычета по расходам на проезд счет-фактура не нужен. Ведь билеты, маршрут-квитанции электронных авиабилетов или контрольные купоны железнодорожных электронных билетов — это бланки строгой отчетности, они сами по себе являются основанием для вычета. Это указано в п. 18 Правил ведения книги покупок (утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Если налог не выделен в билете, но выделен в отдельно выставленном перевозчиком или действующим от своего имени посредником счете-фактуре, то его также можно принять к вычету. Ведь п. 18 Правил ведения книги покупок позволяет теперь зарегистрировать в книге не только бланк строгой отчетности или его копию, но и счет-фактуру (см. также Письмо Минфина РФ от 12.10.2010 № 03-07-09/45).

Налог принимается к вычету после использования билета и утверждения авансового отчета, в котором этот билет будет отражен. До этого момента нельзя подтвердить, что услуги по перевозке действительно оказаны и приняты к учету. НДС в отношении услуг посредника принимается к вычету в общем порядке: по счету-фактуре, после принятия этих услуг к учету.

Что касается НДС по гостиничным услугам, то здесь надо учитывать, что само предоставление мест облагается НДС по нулевой ставке (пп. 19 п. 1 ст. 164 НК РФ). Следовательно, в этой части к вычету принимать нечего. А по расходам на дополнительные услуги, оказанные гостиницей (прачечная, автостоянка, трансфер и т.д.) налог принимается к вычету на основании счета-фактуры или бланка строгой отчетности с выделением НДС и только после фактической оплаты (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Учет билетов в командировках: правила для бухгалтера

Чтобы выполнить задание работодателя, сотрудник должен доехать до места командировки и вернуться из нее. Расходы на проезд работодатель должен либо компенсировать сотруднику, либо оплатить сам.

Билет приобретает работник

Для бухгалтера проще всего, когда работник приобретает билеты самостоятельно. Тогда они указываются в авансовом отчете, а их стоимость после утверждения авансового отчета относится на командировочные расходы. В бухгалтерском и налоговом учете в этом случае расходы на проезд отражаются на основании авансового отчета.

Билет приобретает компания

Однако если работники ездят в командировки регулярно, для компании может быть удобнее и дешевле самой приобретать билеты. Порядок учета в этой ситуации меняется. Приобретенный билет в общем случае — это денежный документ, который уже в момент получения необходимо отразить в учете организации на отдельном субсчете к счету 50 «Касса». При этом сразу отнести его стоимость на расходы нельзя: оплата билета — это фактически предоплата перевозчику за поездку в будущем.

Спорным является вопрос, относятся ли к денежным документам электронные авиа и железнодорожные билеты. Организации нужно самостоятельно разрешить данный вопрос, отразив в учетной политике, что такие документы учитываются в составе денежных или иным образом (п. 7 ПБУ 1/2008).

Для осуществления поездки билет выдается сотруднику. В учете в этот момент стоимость билета нужно отнести на расчеты с сотрудником как с подотчетным лицом, так как билет также выдается работнику под отчет, а после возвращения из командировки включается в авансовый отчет. Расходы в этом случае признаются на дату утверждения авансового отчета (в том числе в налоговом учете).

Билет приобретается через посредника

В этом случае отражение в учете самого билета остается таким, как описано выше. А вот расходы на оплату комиссии посредника, если они оплачиваются отдельно от стоимости билета, можно признать сразу после получения от посредника соответствующих документов.

Поскольку стоимость билета — это оплата по договору перевозки, она не может включаться в расходы раньше, чем перевозка состоялась. А услуги агента, через которого приобретен билет, будут считаться полностью оказанными уже в момент получения билета, значит, его вознаграждение можно сразу включить в состав расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете (Письмо УФНС РФ по г. Москве от 01.07.2010 N 16-15/069225@).