12 горячих вопросов о сверке взаиморасчетов

Для чего нужна сверка взаиморасчетов с контрагентами и как правильно составить акт сверки? Можно ли обязать их подписывать акт сверки? В каком случае суд может признать акт сверки как доказательство задолженности? На эти и другие вопросы отвечаем в статье.

Илья Антоненко Аттестованный налоговый консультант ИПБ России

Первичка в акте сверки

На какие документы ссылаться в акте сверки, чтобы потом его использовать в суде?

Акт сверки — это обобщающий регистр, сводный документ. Если нельзя установить, на основании какого первичного документа в акт сверки внесена та или иная позиция, то суд не признает ни передачу товара, ни денежные обязательства.

Если речь о поставке товара, в акте нужно указывать документ, который свидетельствует о передаче товара (например, товарная накладная). Это общее правило. Но стороны могут договориться о том, что право собственности переходит в иной момент. Тогда и обязательство по оплате товара будет возникать в другой момент, и в акте сверки надо будет ссылаться на другой документ.

Иногда стороны ссылаются в акте сверки на различные документы по одной и той же операции. Например, поставщик указывает накладную на отгрузку товара, а покупатель собственный документ (приходный ордер и т.п.), которым он оформляет получение товара на склад. Так делать нельзя: контрагенты должны ссылаться на один и тот же документ и это должна быть товарная накладная.

Если в акте сверки не указан первичный документ, на основе которого составлен этот акт, суд не признает такие обязательства.

То же касается займов. Сам по себе акт сверки не подтверждает, что между контрагентами возникли заемные отношения. В акте нужно указывать, на основании какого документа — платежного поручения или договора — возникли эти обязательства.

Поставщик отправил товар, а мы его еще не получили? Как составлять акт сверки взаиморасчетов?

Действительно, такая ситуация может возникнуть, если стороны договорились сверяться раз в месяц и в конце месяца товар был отгружен, но еще находится в пути. 

Но повторимся: акт сверки должен опираться на первичные документы и момент перехода права собственности на товар по условиям сделки. Пока право собственности не перешло к покупателю, отражать такую поставку в акте сверки преждевременно. Если же контрагент настаивает на подписании сверки, то можно ее подписать с указанием расхождений по данной поставке.

Как вариант, покупатель может учесть эту поставку, составив акт разногласий и указав в нем, что обязательство по оплате товара еще не возникло, так как он пока не получен. Также поставщик и покупатель могут прописать в договоре, что право собственности переходит к покупателю в момент отгрузки товара. Тогда в акт сверки взаиморасчетов нужно включать документ, который подтверждает отгрузку.

Акт сверки: кто составляет и подписывает

Кто может подписывать акт сверки взаиморасчетов?

По общему правилу акт сверки взаиморасчетов должен подписывать руководитель компании. Чтобы акт мог подписать главный бухгалтер, нужно оформить доверенность, которая бы давала ему право на подписание акта. 

Можно подписывать акты и в электронном виде — электронной подписью руководителя или уполномоченного лица. Например, это можно сделать в сервисе Контур.Взаиморасчеты. 

Подписание акта сверки уполномоченным лицом — крайне важный момент, так как акт сверки, подписанный неуполномоченным лицом, не прерывает течения срока исковой давности.

Кто кому должен предоставлять акт сверки взаиморасчетов — поставщик покупателю или наоборот?

Подписание сторонами акта сверки взаиморасчетов не является обязательным требованием с точки зрения законодательства. Чтобы сверка стала обязательной, необходимо прописать это в договоре, учитывая все нюансы. Например, вы можете предусмотреть в договоре, что акт сверки может составить любая из сторон в любой момент по любому периоду. Или, наоборот, указать, что если за какой-то период акт сверки составлен и подписан, то стороны уже не могут возвращаться к тем операциям.

Если ни в договоре, ни в дополнительном соглашении к нему ничего не говорится об акте сверки взаиморасчетов, принудить контрагента составлять или подписывать этот документ не получится. 

Реклама 16+

Удобная сверка — в сервисе Взаиморасчеты от Контур.Диадока. Сравнивайте номера документов, даты и суммы, подписывайте акты сверки и протоколы разногласий КЭП.

Отправить заявку

Можно не подписывать акт сверки, если договор не обязывает это делать?

Да, все верно. Бывает, что одна из сторон закрепила в учетной политике, что нужно составлять акты сверки по всем договорам, и рассылает такие акты всем контрагентам. Если в договоре про сверку ничего не сказано, вы можете игнорировать эти акты. Сказать в суде, что отсутствие реакции с вашей стороны равнозначно признанию задолженности, контрагент не сможет.

В то же время если вы строите с контрагентами долгосрочные партнерские отношения, зафиксировать ваши финансовые обязательства друг перед другом будет полезно. Так что если вы видите в акте сверки недоплату или переплату, лучше не отмалчиваться, а разъяснить ситуацию или подписать акт с расхождениями. 

Правомерно ли указать в договоре, что если контрагент в течение столько-то дней не вернул подписанный акт сверки, то он считается подписанным?

Если вы прописали это условие в договоре и ваш контрагент договор подписал, то по истечении указанного срока акт действительно считается подписанным.

Иностранная валюта

Что делать, если расчеты происходят в иностранной валюте?

Акт сверки должен составляться в той валюте, в какой происходят расчеты между сторонами. Если у вас есть иностранный контрагент, с которым вы рассчитываетесь в евро, то и акт сверки нужно составлять в евро. Переоценка денежных обязательств в национальной валюте — это уже другая история. 

Стороны могут договориться, что наряду с валютными обязательствами они оценивают эти обязательства и в своих национальных валютах. Это касается, например, условий договоров с установлением цены в валюте (у.е.), оплачиваемой в рублях по установленному сторонами курсу. Но эта рублевая оценка обязательств, отраженная в акте сверки в дополнении с валютной оценкой, будет иметь не обязательственный, а информационный характер.

Факторинг

Как сделать акт сверки взаиморасчетов по факторинговой сделке?

Порядок сверки при факторинге зависит от вида факторинга и условий конкретной сделки.

Если у вас есть трехсторонний договор, то в нем можно предусмотреть, что сверка проходит между тремя сторонами. Но сложность такой сверки существенно выше, чем при двухсторонних расчетах: нужно учитывать как оплаты от фактора к поставщику, так и от покупателя к фактору.

Если трехстороннего договора нет, то свериться еще сложнее.

Если речь идет о факторинге с регрессом, алгоритм сверки может быть такой:

• во-первых, нужно сверяться с факторинговой компанией по взаиморасчетам между вами и фактором;
• во-вторых, нужно запрашивать у фактора данные о его расчетах с тем лицом, долг которого вы уступили фактору;
• в-третьих, желательно получать подтверждение данных о взаиморасчетах с фактором и от самого должника.

Расхождения

Обязательно ли проводить сверку для инвентаризации взаиморасчетов?

Бухгалтерии, как правило, проводят инвентаризацию взаиморасчетов раз в год, чтобы составить годовую бухгалтерскую отчетность. Бухотчетность достоверна, когда в ней отражено в том числе актуальное состояние взаиморасчетов, подтвержденное первичными документами и данными обязательной инвентаризации.

Подтвердить взаимные обязательства в рамках обязательной инвентаризации удобнее всего путем сверки расчетов. Но если договором сверка не предусмотрена и контрагент отказывается подписывать акт, придется проводить инвентаризацию на основании тех документов, которые есть в вашем распоряжении.

Есть ли смысл сверять расчеты после истечения срока исковой давности?

Смысл есть, и это одна из причин, для чего вообще нужен акт сверки взаиморасчетов. Если акт сверки подписан сторонами уже после того, как истек срок исковой давности, то после подписания акта сверки (то есть признания должником своей задолженности) исковая давность обнуляется и отсчитывается заново (п. 2 ст. 206 ГК РФ).

А это значит, что у вас появляется еще три года, чтобы взыскать этот долг и отсутствует обязанность его списания до истечения нового срока исковой давности.

Может ли акт сверки подтвердить отсутствие задолженности?

Как ни странно, нет, так как акт сверки сам по себе не является первичным документом (Определение Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда РФ от 24.09.2019 N 305-ЭС19-9109 по делу N А40-63742/2018). Нельзя исключить, что в закрытом актом периоде обнаружится первичный документ, который в акт не был включен, но накладывает обязательства на одну из сторон. В этом случае первичный документ имеет приоритет перед актом сверки. Нужно составить новый акт сверки, включив в него выявленный документ.

Если в акте сверки не отражены штрафные санкции, это не лишает любую из сторон права предъявить такие санкции в дальнейшем за период, закрытый актом сверки (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 05.11.2024 N Ф05-25321/2024 по делу N А40-4288/2024).

Можно ли составлять акт сверки за тот же период повторно, если расхождения обнаружились после?

Да, конечно. Выше мы написали, что акт сверки сам по себе не является основанием для прекращения обязательств, в том числе выявленных позднее подписания акта. Поэтому нужно составить новый (уточненный) акт сверки за спорный период и направить его контрагенту на подписание с пояснением причины повторной сверки закрытого периода. 

При этом вам никто не запрещает составлять акт сверки за произвольный период. Например, если в III квартале вы обнаружите расхождения за I квартал, вы можете подписать акт сверки от начала года до текущей даты или до завершения III квартала. В нем вы отразите новые обстоятельства, и приоритет у акта сверки, составленного позднее, будет выше, чем у исходного.

Кстати, условие, что более поздний акт сверки приоритетнее раннего, тоже важно включить в договор, чтобы избежать разногласий.