Как заполнить транспортную накладную — СКБ Контур

Как заполнить транспортную накладную

28 февраля 2022 27

С 1 марта 2022 года изменилась форма транспортной накладной при перевозке грузов автомобильным транспортом. Разберём изменения и дадим инструкцию по заполнению.

Новая форма транспортной накладной в 2022 году

Новая форма транспортной накладной представлена в приложении № 4 к Постановлению Правительства РФ от 21.12.2020 «Об утверждении правил перевозки грузов автотранспортом». Уменьшилось количество разделов с 17 до 12, поменялись их нумерация и содержание.

Требования к заполнению накладной появились в новом разделе IX Правил. Раньше отдельного порядка не было, а инструкции по заполнению были прописаны в самой форме.

В новой форме обязательно заполняются все разделы, кроме отмеченных как «при необходимости» или «при наличии». Если информации или оснований для заполнения отдельных граф нет, в накладной проставляются прочерки. Рассмотрим на примере Раздела 3 «Груз», в нем обязательно должны быть отражены:

  • описание груза;
  • отгрузочное наименование груза;
  • состояние груза;
  • способ упаковки;
  • вид тары;
  • количество грузовых мест;
  • маркировка (при отсутствии пишем «Отсутствует»);
  • плановая масса груза.

Остальные сведения без необходимости можно не прописывать, в том числе объявленную стоимость, по которой раньше такая возможность не предусматривалась. А раздел 4 «Сопроводительные документы» можно совсем не заполнять, он отмечен как «при наличии».

Есть и другие важные изменения:

  • Раздел 5 «Указания по особым условиям перевозки». Изменили состав: убрали сведения о характеристиках ТС, добавили сведения о маршруте, дате и времени доставки, а также контакты лиц, которые могут назначить переадресовку.
  • Раздел 6 «Перевозчик». Больше нельзя указывать лиц, которые фактически не перевозили груз, то есть перевозчик не может передать право перевозки другому лицу. У водителей вместо ИНН можно будет указывать дату и номер ВУ.
  • Раздел 7 «Транспортное средство». Появилось два новых типа владения ТС: совместная собственность супругов и безвозмездное пользование.
  • Раздел 8 «Прием груза». Нужно будет указывать реквизиты лица, которое грузит товар. Это будет грузоотправитель, если он сам выполнял погрузку, или иное уполномоченное лицо, например экспедитор.
  • Раздел 12 «Стоимость перевозки груза». Раздел дополнили новыми сведениями. Если заполнить его полностью, накладную можно будет использовать как первичный учетный документ.

С 1 марта 2022 года транспортную накладную можно составлять в электронной форме. Формат электронной транспортной накладной утвержден приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065. Мы рассказали о новом формате, переходном периоде и порядке подписи документа в статье «Электронные транспортные накладные: что изменится с 1 марта».

Когда нужна транспортная накладная

Транспортная накладная — это документ, которым оформляют автомобильные грузоперевозки по России. В накладной грузоотправитель и перевозчик утверждают условия перевозки. Если заполнить раздел 12, транспортную накладную можно будет использовать как первичный учетный документ — подтверждать ей расходы в бухгалтерском и налоговом учете.

Если транспортной накладной нет, она утрачена или оформлена неправильно, организация может подтвердить расходы другими документами: договором, счетом-фактурой, платежными документами (Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 № 26).

Накладная понадобится, когда продавец доставляет груз покупателю на своем автотранспорте. Исключение — если цена доставки входит в цену товара. Еще накладная нужна, когда продавец или покупатель нанимают для доставки груза стороннюю транспортную компанию.

Покупатели, которые забирают груз самовывозом на своей машине, транспортную накладную не оформляют, так как услугу транспортировки никто не оказывает. Расходы на транспорт и саму перевозку можно будет подтвердить путевым листом, зарплатными ведомостями и другими документами.

Кто оформляет транспортную накладную

Транспортные накладные обычно выписывает организация, которая заказывает перевозку груза (грузоотправитель). Заказчиком может быть продавец, поставщик или сам покупатель. К примеру, если покупатель заказал перевозку в транспортной компании, то он будет грузоотправителем и составит транспортную накладную. С 2021 года в роли грузоотправителя может выступать и экспедитор.

В договоре перевозки стороны могут выбрать, кто будет выписывать накладную. Например, поручить это самому перевозчику.

Сколько экземпляров накладной составлять

Бумажные транспортные накладные составляют в трех экземплярах — по одному для каждого участника перевозки: грузополучателя, грузоотправителя и транспортной компании. Все экземпляры должны быть заверены подписями грузоотправителя и перевозчика.

Если транспортную накладную планируете использовать как первичный учетный документ (заполнить раздел 12), понадобится еще один экземпляр для грузоотправителя (п. 10 Правил).

Транспортная накладная формируется на каждую машину. Если в один автомобиль погрузили несколько партий груза, будет достаточно одной накладной. Но если одну партию распределили на несколько машин — понадобится накладная на каждый автомобиль (п. 12 Правил).

Как заполнить транспортную накладную

Есть несколько общих правил, которых все должны придерживаться при работе с транспортной накладной:

  1. Чтобы накладная служила первичным учетным документом и подтверждала расходы, в ней должен быть заполнен раздел 12 «Стоимость перевозки груза». Кроме того, понадобится четвертый экземпляр оригинала для грузоотправителя. Также должны быть соблюдены требования ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете.
  2. Печать на транспортной накладной не нужна, но ее наличие ошибкой не будет.
  3. В строках можно ставить прочерки, если для их заполнения нет информации. Разделы с отметкой «при необходимости» заполнять не обязательно (п. 10 Правил).
  4. Изменение условий перевозки, в том числе переадресовка, не являются ошибками. Они отражаются в Разделе 9 «Переадресовка».

Далее подробно разберем порядок заполнения накладной каждой из сторон.

Как заполнить грузоотправителю

Грузоотправителем может быть продавец, покупатель или экспедитор. Например, если покупатель нанял перевозчика, чтобы самовывозом забрать товар со склада продавца, то покупатель будет и грузоотправителем, и грузополучателем.

Грузоотправитель заполняет шапку накладной: дату, номер документа, номер экземпляра (документ составляется в количестве трех-четырех штук, каждый экземпляр имеет свой номер), дату и номер заявки. Дополнительно он оформляет разделы 1–5, 8, 11 и 12. Если нужно, заполняется раздел 6 «Перевозчик».

Раздел 1 «Грузоотправитель». Укажите ФИО физлица или наименование организации, ИНН, адрес, телефон. При наличии договора транспортной экспедиции в качестве грузоотправителя указывается:

  • Экспедитор, если он принял груз во владение. Одновременно проставляется отметка «Является экспедитором».
  • Заказчик услуг по перевозке (грузовладелец), если экспедитор не принимал груз во владение, в том числе если заказчик перевозки сам погрузил товар.

Если грузоотправителем выступает экспедитор, то заполняется Раздел 1а.

Раздел 2 «Грузополучатель». Заполните аналогично первому разделу, но данными получателя груза. Дополнительно укажите адрес доставки.

Раздел 3 «Груз». Его заполняет лицо, погрузившее груз в транспорт.  Этот раздел достаточно объемный, он включает данные о перевозимом грузе по пяти пунктам: отгрузочное наименование, количество грузовых мест, маркировка, тара и упаковка, масса и габариты, перечень опасных веществ — заполняйте на провоз опасного груза. Если данных для заполнения нет, можно поставить прочерк. 

Объявленную ценность теперь разрешено не указывать. При необходимости ее можно взять из товарной накладной или УПД. Она не должна превышать действительную стоимость груза. В ряде случаев ее нельзя указывать (п. 78 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

market

Контур.Маркет распознает товары в скане накладной и сопоставит с вашим каталогом

Раздел 4 «Сопроводительные документы на груз» (при наличии). В этом разделе надо привести реквизиты прилагаемых к накладной документов. Сюда входят сертификаты, паспорта, удостоверения на груз, документы на отгрузку, сопроводительные ведомости, документы, предусмотренные ДОПОГ, санитарными, таможенными, карантинными нормами и пр. При их наличии у налоговой будет меньше причин сомневаться в сделке. Раздел можно не заполнять.

Раздел 5 «Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки». В этом разделе нужно прописать указания, которые транспортная компания должна соблюдать во время перевозки груза: температурный режим, данные о пломбах, санитарные и карантинные требования и пр. В разделе должны быть указаны контакты лиц, по указанию которых может произойти переадресовка.

При необходимости указывается маршрут перевозки, дата и время доставки груза.

Раздел 8 «Прием груза». Впишите данные лица, осуществляющего погрузку, и наименование (ИНН) владельца пункта погрузки, адрес места погрузки. При погрузке указываются уже фактические дата и время прибытия и отбытия машины, описывается состояние груза, его масса, количество занятых мест. Раздел должен быть заверен подписями лица, у которого забирают груз, водителя и грузоотправителя (при необходимости).

Раздел 11 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков». Если вы составляли акты о нарушениях или претензии к перевозчику или грузополучателю, внесите сведения о них. Случаи, когда нужен акт, перечислены в п. 81 Правил.

Раздел 12 «Стоимость перевозки груза». Заполняйте, если транспортную накладную планируете использовать как первичный учетный документ. Грузоотправитель указывает сведения о должностном лице, которое подписывает накладную, ставит его подпись, прописывает реквизиты договора перевозки.

Как заполнить перевозчику

При погрузке водитель перевозчика ставит свою подпись в разделе 8 «Прием груза», а при разгрузке — в разделе 10 «Выдача груза». Перевозчик заполняет разделы 6–12 транспортной накладной.  

Раздел 6 «Перевозчик». Если этот раздел не заполнил грузоотправитель, его заполняет грузоперевозчик. Укажите сведения о себе и реквизиты водителя: Ф. И. О., ИНН, водительское удостоверение, телефон.

Раздел 7 «Транспортное средство». Перевозчик указывает сведения об автомобиле, на котором повезут груз: тип, марку, грузоподъемность, вместимость, регномер. Дополнительно надо выбрать тип владения: собственность, совместная собственность супругов, лизинг,  аренда или безвозмездное пользование.

Если транспорт не соответствует требованиям грузоотправителя, заявленным в разделе 5, то он может отказаться от погрузки (п. 31 Правил, утв. постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200).

Раздел 8 «Прием груза». Этот раздел заполняет грузоотправитель, а водитель перевозчика ставит свою подпись и указывает Ф. И. О. С этого момента груз считается вверенным перевозчику. 

Если нужно, водитель может указать в специальной строке свои замечания о состоянии груза, тары, упаковки, датах прибытия и убытия.

Раздел 9 «Переадресовка» водитель заполняет, если получил указания о переадресовке груза от уполномоченного лица (раздел 5 накладной). 

Раздел 10 «Выдача груза». Как и в разделе 8, водитель ставит свою подпись с расшифровкой, а также может оставить замечания по разгрузке. Другие сведения обычно заполняет грузополучатель.

Раздел 12 «Стоимость перевозки груза». В этом разделе перевозчик прописывает стоимость услуг по перевозке без НДС, ставку налога, сумму налога, предъявленную покупателю, и общую стоимость услуг перевозки.  Также он указывает свои реквизиты и реквизиты договора перевозки.

Важно! Транспортная накладная подтверждает расходы на перевозку, если в ней есть все необходимые реквизиты и правильно заполнен раздел 12. Если нет раздела 12, к транспортной накладной должен прилагаться другой первичный документ, который определяет цену перевозки. Например, универсальный передаточный документ.

Как заполнить грузополучателю

Грузополучатель должен заполнить раздел 10 «Выдача груза» в присутствии перевозчика. Он указывает:

  • фактические дату и время приезда автомобиля на разгрузку, а также дату и время выбытия;
  • описание состояния груза, тары, упаковки, пломб, маркировки;
  • массу груза (определяется тем же способом, что и при сдаче груза отправителем);
  • количество грузовых мест.

Состояние груза, его массу и количество занятых мест можно не проверять, если все приехало на исправном закрытом транспортном средстве, в контейнере и с пломбами. При повреждении или отсутствии пломб проверка обязательна, как и при нарушении сроков доставки скоропортящихся грузов (п. 9 ст. 15 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Приемку груза подтверждает представитель получателя, он ставит свою подпись, ФИО и должность.

Раздел 11 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков». Его может заполнить любая из сторон, если у нее есть претензии: найдены нарушения условий провоза груза, его порча, повреждение упаковки и т.д.

Как исправить ошибку в транспортной накладной

Если в накладной допустили ошибку, её разрешено исправить прямо в бумажном документе. Алгоритм следующий: 

  1. Неверную запись зачеркивают одной чертой, чтобы она оставалась читаемой.
  2. Вносят правильную запись.
  3. Делают пометку «исправлено» и отмечают дату корректировки.
  4. Заверяют правку подписью с расшифровкой.

Актуальные материалы раз в неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
Раз в неделю — дайджест материалов, достойных вниманияАктуальные материалы раз в неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
27 комментариев
Е
Здравствуйте. Наш покупатель заказывает сам транспортную компанию и он является Грузоотправителем и Грузополучателем. В п.6 в этом случае чьи подписи должны стоять? Должен ли наш кладовщик ставить свою подпись?
Е
Тоже задаюсь вопросом, почему кладовщик должен печатать трансп. накладную, если покупатель сам перевозит то, что купил у моего работодателя🙄
Л
Людмила 14 февраля
Если Вы внимательно посмотрите п.6, то увидите что там есть подпись лица от которого забирается груз, если груз забирается с Вашего склада тогда в п.6 прописывается адрес Вашего склада и кладовщик ставит свою подпись!
Д
Дмитрий 16 февраля
Добрый день! Может ли водитель расписаться в п.9?
Д
Дмитрий 22 февраля
Господа, актуализируйте статью пожалуйста
Н
Наталья 3 марта
Здравствуйте!
А как заполнять накладную если на пути следования несколько точек разгрузки? Как заполнить стоимость перевозки?
Елизавета Кобрина 4 марта
Наталья, добрый день! Форма транспортной накладной не предусматривает указание нескольких грузополучателей или нескольких пунктов разгрузки. Поэтому нужно составлять отдельные накладные для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку
ВК
Виталий Коминов 10 марта
Добрый день. А вот в случае, если Грузоотправителем является экспедитор, который принял СБОРНЫЙ груз и оформляет ТН на сборный груз, кого же указывать в разделе 1а, ведь Заказчиков в данном случае много...
М
Марго 15 марта
Просто слов нет,сидят бездельники и отрабатывают свои зарплаты,выдумывают новые формы,бредятина несусветная,уже никто не составляет строго по правилам,отстаньте уже от бухгалтеров
Н
Наталья 21 марта
Добрый день, а как быть в том случае? Если экспедитор принимает груз во владение на время перевозки. Его указывают в п 1 , и в п 8, но он же не может расписаться как грузоотправитель, если погрузку сам не осуществлял, а ее осуществляет оператор склада на котором хранится груз? Кто ставит подпись тогда? И на каком основании?
Елизавета Кобрина Изменен 28 марта
Наталья, добрый день! Если помимо договора перевозки присутствует договор транспортной экспедиции, в разделе 1 указывается:

— сведения об исполнителе услуг экспедиции, если он принимает груз во владение для перевозки. Одновременно проставьте отметку "является экспедитором".

— сведения о заказчике услуг экспедиции, если отсутствует факт передачи груза экспедитору, в том числе если заказчик самостоятельно осуществляет погрузку груза либо погрузка осуществляется по его поручению.

В разделе 1 п. 110 Правил сказано:

В разделе 8 "Прием груза" указывается информация о лице, осуществившем погрузку груза в транспортное средство:

— грузоотправителе - в случае осуществления погрузки непосредственно грузоотправителем, который указан в разделе 1 "Грузоотправитель";

— ином уполномоченном грузоотправителем лице, осуществившем погрузку груза в транспортное средство, если это предусмотрено договором перевозки груза, с указанием документов, подтверждающих такие полномочия. При этом при наличии договора на выполнение услуг, связанных с организацией услуг по перевозке груза, когда грузоотправитель принимает груз во владение для перевозки, таким лицом не может указываться заказчик услуг, связанных с перевозкой груза.

В указанном разделе проставляются подписи:

— грузоотправителя (лица, осуществившего погрузку груза в транспортное средство);
— водителя (после сверки водителем соответствия представленного груза, упаковки, тары с данными, указанными в разделе 3 "Груз", а также после внесения оговорок и замечаний перевозчика при приеме груза).
Т
а где печати ставить? продавцу и покупателю?
Елизавета Кобрина Изменен 28 марта
Ттт, добрый день! Форма транспортной накладной не предусматривает печать. Она и не является обязательным реквизитом первичного учетного документа, поэтому никаких налоговых последствий не будет.
ТК
Здравствуйте! Мы (покупатель и заказчик) сами заказываем автомобиль , нет договора транспортной экспедиции, а только договор-заявка на перевозку груза, то грузоотправитель - мы ? И кто в таком случае должен ставить подпись в п.8 при погрузке, если нас грузит не наш поставщик, а поставщик нашего поставщика?
М
Михаил 7 апреля
Добрый день!
Мы экспедитор, осуществляли импортную перевозку, на таможенном СВХ потребовалась выгрузка груза, машину отпустили (в CMR отметка о выгрузке СВХ). После растаможки данный груз необходимо забрать с СВХ и довезти до получателя в России
Подскажите, кого в данном случае необходимо указывать грузоотправителем: СВХ, непосредственно отправителя по инвойсам, или же нас как экспедитора с указанием компании-клиента в графе 1а? Несмотря на это, в 8 графе в любом случае указывается СВХ и ставится их подпись (инфраструктура и погрузка их силами)?
К
Кирилл 8 апреля
Известно ли Вам, что-то о том, что после обновления в 1с у многих контрагентов из разных городов, форма в 1с не соответствует утвержденной, в части наименования многих пунктов.
ЭП
Элла Прудникова 15 апреля
Доброго времени суток! Если наименований в накладной 4, а мест 1 (в пресс включены детали, но перечислены отдельными наименованиями в накладной), как правильно написать количество мест 1 или 4?
С
Сергей 26 апреля
Подскажите пожалуйста: грузополучатель, грузоотправитель и перевозчик являются разными юр. лицами, перевозчика нанял грузоотправитель и ттн составляет грузоотправитель. В 12 пункте в строке "реквизиты позволяющие идентифицировать лицо от которого будут поступать денежные средства" указывается конечный получатель (тот кто покупает груз (для отслеживания всей цепочки )) или грузоотправитель (имеется ввиду тот кто платит перевозчику, реквизиты которого будут указаны в левом столбце) ?
СТ
Сергей Тарасов 27 апреля
можно ли применять в бумажном виде старую ТН? насколько поняли, утвержден формат только электронной ТН
Т
Татьяна 29 апреля
Подскажите-работаем с НДС (перевозчик), грузоотправитель и грузополучатель одна и та же компания, в транспортной накладной нового образца не проставляют в п.12-стоимость перевозки груза, ссылаясь на то что это им не нужно у них есть УПД-в электронном виде.
Нам (перевозчику) что то грозит по налоговой?
А
Алена 12 мая
Здравствуйте! Давно не можем решить вопрос о заполнении поля 1а "Заказчик". Ситуация следующая: Компания Агат является плательщиком транспортных услуг по перемещению груза, но при этом не является ни Грузоотправителем, ни Грузополучателем. Грузоотправитель Компания Микс просто грузит тс и отправляет. Вопрос: кого же все таки вписывать в поле 1а и нужно ли вообще тогда, чтобы Компания Агат фигурировала в транспортной накладной?
А
Анастасия 1 июня
Здравствуйте! Если есть посредник-экспедитор, который не принимает груз во владение и сам груз не перевозит, где он должен быть указан в ТТН? Пункт 12, заполняется при необходимости - кто решает эту необходимость и где она должна быть прописана? Если пункт 12 заполняется, то с левой стороны указывать посредника-экспедитора? Заказчик-грузоотправитель не знает кого посредник нанял для перевозки, он знает только водителя и транспорт, и деньги он будет платить посреднику-экспедитору.
ЕЛ
Елена Логинова 17 июня
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, если транспортная компания является экспедитором (п.1), нанимает перевозчика (п.6), то в п.12 экспедитор должен расписаться справа, где грузоотправитель или слева, где перевозчик?
Если где, грузоотправитель, то колонка слева в п.12 может остаться пустой?
Г
Галина 21 июня
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста если мы являемся Перевозчики в ТН п.6, но привлекаем для выполнения большего объема доставки инертного материала дополнительно еще перевозчиков, это где то надо указывать.
М
Маша 18 июля
Добрый день! Если в перевозке участвует два водителя? Двоих водителей вбиваем в накладную или каждому делаем свою накладную ?
А
Алексей 26 сентября
Добрый день, Коллеги
Прошу подсказать по заполнению пункта №1/1а
У нас заключен договор с экспедитором который занимается поиском транспорта через перевозчиков, мы указываем перевозчика в пункте №7
Должен ли фигурировать экспедитор с которым у нас заключен договор, по новой форме ТН, в право собственности груз не переходит нашему экспедитору в момент перевозки.
ММ
Майя Малинова 9 ноября
Добрый день!
Могу ли я подписать ТН если в нем не указаны данные ( номер заказа, УПД) по которым мы принимаем товар?