ФНС рассказала о порядке перехода на электронные перевозочные документы

ФНС разъяснила порядок перехода на электронные перевозочные документы (ЭПД) в связи с изменениями законодательства. Начиная с 1 сентября 2026 года, оформление перевозочных документов в электронном виде станет обязательным для всех участников транспортных перевозок, независимо от вида деятельности.

Соответствующие требования закреплены Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Исключения будут предусмотрены лишь в отдельных случаях — их перечень дополнительно утвердит Минтранс России.

Какие перевозочные документы переводятся в электронный формат

С 1 сентября 2026 года в электронном виде необходимо будет оформлять:

• транспортные накладные;
• заказы и заявки на перевозку;
• экспедиторские документы;
• железнодорожные накладные;
• грузовые накладные при авиаперевозках.

Бумажный формат сохранится только для ситуаций, прямо установленных нормативными актами Минтранса.

Реклама 16+

Протестируйте работу с ЭПД: 25 бесплатных документов на 30 дней

Попробовать

Почему бизнесу выгодно перейти на ЭПД заранее

ФНС рекомендует компаниям и ИП не откладывать переход на электронные перевозочные документы, а начать использовать их уже сейчас. Это позволит протестировать новые процессы и без спешки подготовиться к обязательному применению ЭПД.

Использование электронных документов дает бизнесу ряд практических преимуществ:

• снижаются расходы на бумагу, печать и обслуживание офисной техники;
• отпадает необходимость в курьерской доставке оригиналов документов;
• исключается риск утери перевозочных документов — они хранятся в ГИС ЭПД и у операторов ИС ЭПД;
• оплата перевозок поступает в среднем на 20 дней быстрее, так как не требуется передача бумажной транспортной накладной;
• все участники перевозки работают с единым электронным документом, а изменения отображаются одновременно;
• ускоряются взаиморасчеты между контрагентами;
• упрощается доступ контрольно-надзорных органов к информации о перевозках, что сокращает количество запросов к бизнесу.

Как перейти на электронные перевозочные документы

Для подключения к системе электронных перевозочных документов необходимо выполнить несколько шагов.

Шаг 1. Оформить квалифицированную электронную подпись

Руководителю организации или индивидуальному предпринимателю требуется сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Для сотрудников оформляется КЭП и машиночитаемая доверенность (МЧД).

Шаг 2. Выбрать оператора ИС ЭПД

Следующий этап — подключение к одному из аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов. Такие операторы обеспечивают обмен ЭПД между участниками перевозки и передачу данных в ГИС ЭПД. Актуальный перечень операторов опубликован на сайте Минтранса России.

Шаг 3. Настроить доступ внутри компании

На завершающем этапе необходимо предоставить доступ к сервису сотрудникам, назначить администратора системы и при необходимости подключить водителей.

Нужно ли переходить на электронные путевые листы для техники, которая не выезжает на дороги и не осуществляет перевозки?

Что важно учесть бизнесу уже сейчас

ФНС подчеркивает: ранний переход на электронные перевозочные документы позволит компаниям избежать сбоев в работе и рисков несоблюдения требований законодательства после 1 сентября 2026 года. Подготовка инфраструктуры и обучение персонала заранее снизят нагрузку на бизнес в период обязательного внедрения ЭПД.