Расчет отпускных в 2016 году: правила, о которых нужно знать

5 правил расчета отпускных в 2016 году

1. За период ежегодного основного оплачиваемого отпуска работнику выплачивается не зарплата, а средний заработок.

Чтобы правильно рассчитать средний заработок, нужно определить расчетный период и какие периоды необходимо из него исключить.

В п. 4 Положения № 922 сказано, что расчетным периодом для исчисления среднего заработка признаются 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. Стоит помнить о том, что под календарным месяцем подразумевается промежуток времени от первого до последнего дня месяца по календарю (с 1 июня по 30 июня, с 1 января по 31 января и т.д.).  

Неважно, в какой из дней работник уходит в отпуск (например, 20 мая 2016 года), расчетный период будет исчисляться с 1 мая 2015 года по 30 апреля 2016 года.  

Что делать, если последний день работы совпадает с последним днем месяца?

Допустим, работник 31 мая 2016 года отработал последний день. Поскольку день увольнения — это последний день месяца, то он будет включаться в календарный месяц. Соответственно, в расчетном периоде май 2016 года будет участвовать.

Следовательно, компенсации за неиспользованный отпуск будет рассчитываться исходя из расчетного периода с 1 июня 2015 года по 31 мая 2016 года.

Что делать, если последний день работы совпал с последним рабочим днем, который не является последним календарным днем месяца?

Допустим, работник увольняется, но до конца месяца еще остается один день. В соответствии со ст. 139 ТК РФ данный месяц в расчетный период уже включаться не будет, несмотря на то, что это последний рабочий день (но это не последний календарный день).

Каким будет расчетный период, если ежегодный основной оплачиваемый отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом месяце?  

Например, отпуск длится с 20 мая по 5 июня. Нужно ли два раза считать ежегодный основной оплачиваемый отпуск — с 20 по 31 мая, исходя из расчетного периода с 1 мая 2015 года по 30 апреля 2016 года, и с 1 по 5 июня 2016 года, исходя из нового расчетного периода? В данном случае в этом нет необходимости. Средний заработок рассчитывается исходя из того, когда у вас начался ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

В ситуации, когда два отпуска идут друг за другом — ежегодный основной оплачиваемый отпуск и дополнительный оплачиваемый отпуск — и попадают на разные месяцы, два раза рассчитывать средний заработок тоже не нужно.

2. В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников.

Согласно ч. 3 ст. 139 ТК РФ при расчете среднего заработка для оплаты ежегодного отпуска длительность расчетного периода составляет 12 календарных месяцев, предшествующих периоду сохранения за сотрудником среднего заработка. Но в компании может быть установлен расчетный период не 12 месяцев, а, например, 4 месяца. В этом случае отпускные придется рассчитывать дважды: исходя из среднего заработка за 12 месяцев, как это установлено общими правилами, и исходя из того периода, который установлен в компании — 4 месяца. Результаты сравниваются и работнику выплачивается большая из двух полученных сумм.

3. Согласно п. 5 Постановления № 922 при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

а) За работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации. 

Таким образом, перерывы для кормления ребенка мы не исключаем из расчетного периода. Все случаи, когда за работников сохранялся средний заработок (работник был в командировке, в ежегодном основном оплачиваемом отпуске, в учебном отпуске и т.д.), исключаются из расчетного периода.

б) Работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам.

в) Работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника.
Получается, что если простой произошел по вине работника, то это время не исключается из расчетного периода.

г) Работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу.
Соответственно, если работник участвовал в забастовке, то это время не исключается из расчетного периода.

д) Работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства.

е) Работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В данном случае имеется в виду отпуск без сохранения заработной платы. Этот период исключается из расчетного периода.

Иногда в табеле учета рабочего времени проставляется код НН (неявка по невыясненной причине). Этот период не может быть исключен из расчетного периода, несмотря на то, что работник отсутствовал на рабочем месте.    

4. Расчетный период не может быть больше периода действия трудового договора, заключенного с сотрудником.

Так, если сотрудник, которого компания направляет в командировку, проработал всего 10 дней, то 10 дней и будет расчетным периодом. Включать выплаты, произведенные другими работодателями, не нужно.

Рассчитывайте отпускные автоматически и без ошибок

Узнать больше

5. При расчете среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Постановления № 922).

Ключевое слово в данном определении — система оплаты труда. Соответственно, при расчете среднего заработка не нужно учитывать гарантии.

Также не следует путать компенсации с компенсационными выплатами, которые являются частью заработной платы. Например, часто работникам компенсируется стоимость питания. Им перечисляется какая-то сумма, но она не является зарплатой, так как это не выплата за труд. Соответственно, эта выплата не включается в расчет среднего заработка. Это же относится и к выплатам социального характера. Например, компания может предусматривать материальную помощь при каких-то событиях, произошедших в жизни работников, что также не является зарплатой.

Фраза из п. 2 Постановления № 922 «учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат» подразумевает, во-первых, что задача работодателя — включить в расчет среднего заработка только те выплаты, которые являются выплатами за труд, во-вторых, что эти выплаты должны быть предусмотрены внутренними документами организации (локальными нормативными актами, например, Положением об оплате труда).  

Не включаются в расчет среднего заработка премии, которые выплачены к юбилейной дате, к профессиональному празднику и т.д. Они тоже не являются выплатами за труд, даже если вы их закрепили в Положении о премировании.

Что включается в расчет среднего заработка?

- Ежемесячные премии и вознаграждения — фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода (п. 15 Постановления № 922).

Соответственно, нельзя включить в расчет среднего заработка более 12 ежемесячных премий, если расчетный период 12 календарных месяцев. То есть максимально можно включить 12 ежемесячных премий за каждый показатель работы.

То есть если у вас в каком-то из месяцев расчетного периода выплачены две ежемесячные премии за разные показатели, то тогда вы включите 13 ежемесячных премий. Но за один показатель работы выплачивается не более 12 ежемесячных премий, если расчетный период 12 месяцев.

- Премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц: фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного периода в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода, если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода (п. 15 Постановления № 922).  

Речь идет о том, что мы включаем выплаты пропорционально фактически отработанному времени. Также здесь говорится о том, что также в расчет можно включать квартальные премии, полугодовые премии. Если расчетный период равен 12 месяцам, в расчет среднего заработка можно включить не более 12 ежемесячных, четырех квартальных и двух полугодовых премий за один показатель.

- Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, — независимо от времени начисления вознаграждения (п. 15 Постановления № 922).

Если мы говорим о ежемесячных и квартальных премиях при не полностью отработанном периоде, то их нужно включать в расчет в полной сумме (не пересчитывать пропорционально отработанному времени), если период, за который они начислены, входит в расчетный, и они начислены за фактически отработанное время в расчетном периоде.

Но ежемесячные и квартальные премии при не полностью отработанном периоде нужно будет пересчитать пропорционально отработанному времени, если период, за который эти премии начислены, входят в расчетный, но премия была начислены без учета отработанного времени, или если премиальный период не будет совпадать с расчетным.

Что касается годовой премии, то самое важное, чтобы в расчет была включена премия за предшествующий событию календарный год. 

Срок выплаты отпускных в 2016 году

О порядке выплаты отпускных рассказывает Юлия Бусыгина, руководитель направления обучения по бухгалтерскому учету Контур.Школы, ведущая вебинара «Как правильно рассчитать отпускные»:

Как правильно рассчитать отпускные в 2016 году? Ситуации из практики

Смотреть вебинар

Расчет отпускных в 2016 году: калькулятор

Рассчитать отпускные можно с помощью бесплатного калькулятора от сервиса Контур.Бухгалтерия. Введите данные о периоде отпуска, расчетном периоде и массовых повышениях зарплаты, если они были (чтобы заработок сотрудника за месяцы до повышения проиндексировался и расчет выполнился по текущему заработку). Также укажите фактические начисления сотрудника за расчетный период, по которым выполняется расчет среднего дневного заработка. Сумма отпускных рассчитывается автоматически.