Электронный документооборот
Учет и отчетность
Проверка контрагентов
Торговля и ритейл
Автоматизация бизнеса
Управление HR‑процессами
Участие в закупках
Коммуникации
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Поиск клиентов
Маркировка товаров
Информационная безопасность
Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск не менее 28 календарных дней. Заменить отдых деньгами можно лишь в строго ограниченных случаях. Вопрос о размере компенсации при увольнении окончательно урегулировал Конституционный суд — дни не «сгорают», и работник вправе требовать деньги за весь неотгулянный отпуск независимо от того, сколько лет назад он накопился.
Коротко о главном
Заменить отпуск деньгами, пока работник продолжает работать, можно только для части, превышающей 28 дней. Стандартные 28 дней — исключительно «в натуральном виде», заменить их деньгами нельзя. При увольнении работодатель обязан выплатить компенсацию за все неиспользованные дни за все время работы — независимо от давности.
При стаже от 5,5 до 11 месяцев компенсация выплачивается пропорционально, кроме случаев увольнения по особым основаниям. Беременные женщины, работники до 18 лет и те, кто работает на вредных производствах (в части дополнительного отпуска), не могут получить компенсацию — только при увольнении.
Замена части отпуска компенсацией — право, а не обязанность работодателя: он вправе отказать. Если работник намеренно не брал отпуск, зная о своем праве, суды могут квалифицировать это как злоупотребление.
В этой статье:
- Два случая, когда отпуск заменяют деньгами
- Задолженность по отпускам: что делать работодателю
- Налоговые претензии при большой компенсации
- Компенсация части отпуска при дополнительном отдыхе
- Кто не может получить компенсацию
- Компенсация при увольнении: правила расчета
- Злоупотребление правом: когда накопленный отпуск становится проблемой
- Алгоритм оформления компенсации
- Налогообложение компенсации
- Расчет отпускных в 2026 году: калькулятор
- Часто задаваемые вопросы
Два случая, когда отпуск заменяют деньгами
Заменить отдых денежной компенсацией допустимо только в двух ситуациях:
- при увольнении работника, если у него остаются неиспользованные отпуска;
- при наличии дополнительных отпусков, превышающих 28 календарных дней.
Бесплатная регистрация бизнеса
Поможем выбрать налоговый режим, откроем счёт и выпустим электронную подпись за 0 ₽. Подготовим и отправим документы в ФНС без уплаты госпошлины.
Задолженность по отпускам: что делать работодателю
У работников нередко накапливаются неиспользованные отпуска за несколько лет. Перед работодателем встает вопрос: можно ли просто компенсировать задолженность деньгами?
Нет. Ст. 126 ТК РФ четко устанавливает: каждому работнику гарантированы 28 дней отдыха за отработанный год, и он должен использовать эти дни «в натуральном виде».
Если у работодателя накопилась задолженность в 112 дней — например, сотрудник четыре года не был в отпуске, — заменить ее компенсацией по инициативе работодателя нельзя. Единственная возможность законно выплатить деньги за эти дни — при увольнении работника. Тогда работодатель обязан компенсировать все неиспользованные отпуска за весь период работы.
Налоговые претензии при большой компенсации
При выплате значительной компенсации за накопленный отпуск работодатель рискует столкнуться с претензиями налоговиков.
Согласно ст. 255 НК РФ, при расчете налога на прибыль в расходы на оплату труда включается только компенсация в соответствии с трудовым законодательством. При этом ТК РФ прямо запрещает непредоставление ежегодного отпуска в течение двух лет подряд (ст. 124 ТК РФ). Налоговый орган может усомниться в правомерности отнесения компенсации за четыре года на расходы.
Позиция работодателей в суде, как правило, строится на ст. 127 ТК РФ: при увольнении он обязан выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска. Суды поддерживают эту позицию — обязанность по выплате компенсации при увольнении прямо предусмотрена законом, независимо от того, соблюдался ли работодателем порядок предоставления отпусков.
Компенсация части отпуска при дополнительном отдыхе
Работающему сотруднику можно заменить деньгами только часть отпуска, превышающую 28 календарных дней. Компенсация предусмотрена для тех категорий работников, которым по закону положен удлиненный основной или дополнительный отпуск.
Категории работников с удлиненным основным отпуском
| Категория | Продолжительность | Основание |
|---|---|---|
|
Работники-инвалиды |
30 календарных дней |
|
|
Несовершеннолетние работники |
31 календарный день |
|
|
Муниципальные служащие |
30 календарных дней |
Категории работников с дополнительными отпусками
| Категория | Основание | Минимальная продолжительность |
|---|---|---|
|
Работники на вредных и опасных работах |
7 календарных дней |
|
|
Работники с особым характером труда |
Определяется договорами |
|
|
Работники с ненормированным рабочим днем |
Не менее трех календарных дней |
|
|
Работники Крайнего Севера |
24 и 16 календарных дней |
Дополнительные оплачиваемые отпуска могут устанавливаться и по усмотрению работодателя — условия прописываются в коллективном договоре или локальных нормативных актах.
Замена части отпуска денежной компенсацией — право работодателя, а не обязанность. Он вправе отказать работнику в компенсации даже при наличии оснований (Определение Верховного Суда Республики Коми от 15.08.2011 №33-4410/2011).
Для работников, занятых на вредных и опасных условиях труда, минимальный дополнительный отпуск в 7 дней заменить компенсацией нельзя. Часть, превышающая 7 дней, может быть компенсирована при наличии соответствующего условия в отраслевом соглашении или коллективном договоре и письменного заявления работника.
Кто не может получить компенсацию
| Категория | Ограничение |
|---|---|
|
Беременные женщины |
Компенсация не допускается |
|
Работники до 18 лет |
Компенсация не допускается |
|
Работники на вредных и опасных работах |
Не заменяется деньгами ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (в части минимальных 7 дней) |
|
Пострадавшие в результате Чернобыльской катастрофы |
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск замене не подлежит (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1) |
Все эти категории работников могут получить компенсацию за накопленные дни только при увольнении.
Компенсация при увольнении: правила расчета
Нормативная основа — Правила об очередных и дополнительных отпусках (утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169). В ТК РФ формула расчета компенсации при увольнении отсутствует, поэтому работодатели применяют этот документ в части, не противоречащей ТК РФ.
Ключевые правила расчета:
- за один отработанный месяц полагается 2,33 дня оплачиваемого отпуска (Письмо Роструда от 31.10.2008 №5921-ТЗ);
- учитываются только полные месяцы; излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются, составляющие не менее половины — округляются до полного месяца (п. 35 Правил).
Особый случай: стаж 5,5–11 месяцев. Если сотрудник проработал от 5,5 до 11 месяцев и увольняется по специальным основаниям (сокращение, призыв на военную службу, направление на учебу, признание нетрудоспособным), ему полагается полная компенсация за 28 дней. При увольнении по собственному желанию — пропорционально отработанному времени (Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 20.02.2020 № 88-2865/2020).
Пример расчета
Работник принят на работу 17 сентября 2026 года, увольняется 30 ноября 2026 года.
Первые два месяца отработаны полностью: с 17.09 по 16.10 и с 17.10 по 16.11. Третий месяц — с 17.11 по 30.11, то есть 14 дней (менее половины месяца). По п. 35 Правил этот период исключается. Компенсация выплачивается за два месяца: 2,33 × 2 = 4,66 дня.
Позиция Конституционного Суда
Постановление КС РФ от 25.10.2018 №38-П дало ответ на два принципиальных вопроса.
Первый: можно ли требовать компенсацию за все годы работы? Да. Требование компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении не зависит от давности рабочего года, в котором отпуск не был использован. При этом запрос на выплату нужно подать в течение года после увольнения.
Второй: «сгорают» ли дни отпуска через 18 месяцев? Нет. Конвенция МОТ №132 (ратифицирована Федеральным законом от 01.07.2010 № 139-ФЗ) предписывает использовать остаток отпуска не позднее 18 месяцев после окончания года, за который он полагается. Но КС толкует это правило в пользу работников: как гарантию того, что отпуск не должен откладываться на неопределенный срок. Если работник не воспользовался отпуском в этот период, дни не «сгорают» — при увольнении он вправе требовать компенсацию за все накопленные дни.
Новое разъяснение Роструда
Письмо Роструда от 12.03.2025 №ПГ/03396-6-1 разъяснило спорную ситуацию: что происходит, когда работник использовал основной отпуск авансом, а дополнительный — нет?
Ситуация. Работник взял основной отпуск за рабочий год авансом — например, 28 дней. Дополнительный отпуск (допустим, 14 дней) не использовал. После этого он увольняется.
Позиция Роструда. При увольнении работнику полагается компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск. Одновременно работодатель вправе удержать из расчета оплату неотработанной части основного отпуска, взятого авансом. Если размер удержания превышает компенсацию, удержание ограничено 20% от суммы, причитающейся работнику при увольнении (ст. 138 ТК РФ). Остаток задолженности работодатель взыскать принудительно не вправе — только в добровольном порядке или через суд.
Рассчитывайте отпускные, командировочные и больничные. Ведите бухучет и отправляйте отчеты онлайн.
Злоупотребление правом: когда накопленный отпуск становится проблемой
Если работник намеренно не брал отпуск, зная о своем праве на него и имея возможность его реализовать, суды могут расценить это как злоупотребление правом. В таких случаях суд вправе отказать в части требований или снизить размер компенсации сверх стандартной.
Это касается ситуаций, когда именно работник уклонялся от отпуска при наличии реальной возможности. Если же работодатель систематически не предоставлял отпуск, позиция КС РФ от 25.10.2018 №38-П защищает работника в полной мере.
Для работодателя важно своевременно предоставлять отпуска и фиксировать это документально. Если работник отказывается от отпуска — получать от него письменное заявление о переносе. Это минимизирует риски как трудовых споров, так и злоупотреблений со стороны работника.
Алгоритм оформления компенсации
Действия работника
Написать заявление в произвольной форме с указанием: вида отпуска (основной или дополнительный), количества дней, которые просит заменить компенсацией, и рабочего года, за который накоплены дни.
Действия работодателя
- Издать приказ о замене части отпуска компенсацией (форма произвольная). Указать: ФИО, должность, количество дней, основание, реквизиты заявления работника.
- Ознакомить работника с приказом под подпись.
- Внести запись в личную карточку (если ведется): в раздел 8 «Отпуск», в графах 5 и 6 — запись «Замена отпуска денежной компенсацией».
- Сделать отметку в графике отпусков: в графе 10 «Примечание» указать количество компенсированных дней.
Важно: с 1 сентября 2021 года оформление личных карточек работников (форма Т-2) не обязательно. Контроль их ведения не осуществляется. Работодатели, которые продолжают вести карточки, заполняют их в описанном порядке.
Налогообложение компенсации
Компенсация за неиспользованный отпуск подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами вне зависимости от основания выплаты — будь то увольнение или замена части отпуска (сверх 28 календарных дней) денежной компенсацией. В отчетности по НДФЛ для такой выплаты применяется код дохода 2013 («Сумма компенсации за неиспользованный отпуск»), утвержденный Приказом ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ‑7‑11/387.
В расчете 6‑НДФЛ компенсация отражается в том отчетном периоде, в котором она фактически выплачена работнику (согласно пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне
Расчет отпускных в 2026 году: калькулятор
Рассчитать отпускные можно с помощью бесплатного калькулятора. Введите данные о периоде отпуска, расчетном периоде и массовых повышениях зарплаты, если они были. Также укажите фактические начисления сотрудника за расчетный период, по которым выполняется расчет среднего дневного заработка. Сумма отпускных рассчитывается автоматически.
Часто задаваемые вопросы
Нет, только при увольнении или за часть дополнительных отпусков.
Нет, Конституционный Суд подтвердил: можно требовать компенсацию при увольнении за все годы.
Считается не по календарным, а по рабочим месяцам. Учитываются только полные месяцы, излишки округляются (п. 35 «Правил об очередных и дополнительных отпусках»).
Да, это его право, а не обязанность.
Нет, отпуск с последующим увольнением не входит в отпускной стаж. Согласно ст. 121 ТК РФ и Письму Роструда от 04.04.2024 № ПГ/05329-6-1, компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается только по фактически отработанному времени на последний день работы, предшествующий началу отпуска.
Согласно Правилам об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30 апреля 1930 года № 169, если сотрудник отработал от 5,5 до 11 месяцев и увольняется по собственному желанию, ему положена пропорциональная компенсация за отпуск.
Да, работодатель обязан выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск даже в том случае, если сотрудник фактически отработал всего 4 дня. Согласно ст. 121 и 122 ТК РФ, в отпускной стаж включается не только время фактической работы, но и периоды, когда за работником сохранялось место работы, например время больничного. Поэтому при увольнении компенсация должна быть выплачена за все дни отпуска, на которые работник успел заработать право (ст. 127 ТК РФ).
Для работодателей
Эльба подготовит документы и отчеты за сотрудников в два клика
