Что делать с неиспользованными отпусками сотрудников

Ситуация, когда сотрудники не берут отпуска, знакома практически каждой компании. Для работодателя это двойной риск: штраф от ГИТ при проверке и крупная компенсация при увольнении накопившего дни сотрудника. В 2025–2026 годах судебная практика по этому вопросу заметно изменилась — разбираемся, что нужно знать прямо сейчас.

Почему отпуска накапливаются

Проблема неиспользованных отпусков отчасти связана с неосведомленностью сотрудников о правилах их предоставления, а во многом зависит от степени контроля самого работодателя. Если инспектор ГИТ выявит нарушения при проверке, он вправе вынести предупреждение и назначить административное наказание. А если сотрудник с большим количеством накопленных дней решит уволиться, придется выплатить компенсацию за все эти дни — иногда счет идет на сотни тысяч рублей.

Главное заблуждение: что на самом деле не сгорает

Здесь важно различать два разных правила, которые часто путают.

Ежегодный оплачиваемый отпуск не сгорает. Сколько бы лет он ни копился, при увольнении работодатель обязан компенсировать все неиспользованные дни (Письмо Минтруда РФ от 25.01.2021 №14-2/ООГ-521). Ст. 9 Конвенции МОТ № 132 указывает, что остаток отпуска следует использовать не позднее 18 месяцев после окончания года, за который он предоставлен. Некоторые суды раньше трактовали этот срок как ограничение права на компенсацию. Но Постановление КС РФ от 25.10.2018 № 38-П сформулировало четкую позицию: 18 месяцев не должны применяться к уволенным работникам и не ограничивают их право на компенсацию.

Ежегодные отпуска без сохранения зарплаты, которые работодатель обязан предоставлять отдельным категориям по закону, — другое дело. Например, работнику-инвалиду положено до 60 дней такого отпуска в год по письменному заявлению (ст. 128 ТК РФ). Если сотрудник не воспользовался этим правом в 2025 году, работодатель не обязан предоставлять ему 120 дней такого отпуска в 2026 году — за прошлый и текущий год сразу. Это право не накапливается и не переносится — в отличие от обычного оплачиваемого отпуска.

Не путайте эти два понятия в коммуникации с сотрудниками и в локальных актах: оплачиваемый отпуск действительно накапливается и компенсируется, а ежегодная льгота по отпуску без содержания для отдельных категорий — нет.

Профилактический подход: информирование

Сотрудники должны точно знать правила предоставления отпусков. Заблуждение о том, что вместо отпуска можно просто получить деньги, распространяется в коллективах именно потому, что люди либо не знают норм ТК РФ, либо трактуют их неправильно.

Донесите до сотрудников: заменить отпуск компенсацией можно только в двух случаях — при увольнении, если положенный отпуск не отгулян, и в виде части ежегодного отпуска, превышающей 28 календарных дней, по письменному заявлению (ст. 126 ТК РФ).

Жесткий подход: четкое следование графику

Работодатель не обязан предоставлять отпуск в удобное для сотрудника время — за исключением нескольких категорий, которым ТК РФ гарантирует отпуск по их желанию: родители трех и более детей до 18 лет до достижения младшим из детей возраста 14 лет, несовершеннолетние работники. Также муж вправе получить отпуск в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам — независимо от стажа непрерывной работы у данного работодателя (ст. 123 ТК РФ).

Информация о распределении отдыха отображается в графике отпусков, который утверждается не позднее чем за две недели до начала нового календарного года.

Реклама 16+

Утвердить график и ознакомить всех сотрудников можно в несколько кликов — документ придет в личный кабинет КЭДО от Контур.Диадока, без лишних бумаг и пересылок.

Попробовать

Если вы хотите действовать строго, соблюдайте два правила: ознакомьте сотрудников с графиком под подпись и уведомляйте о начале отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Мягкий подход: предоставление по желанию

Можно учитывать пожелания сотрудников с накопленными излишками дней относительно того, когда они хотят отдохнуть. Для отклонения от утвержденного графика потребуется заявление работника — если отпуск идет строго по графику, заявление не требуется.

Согласно ст. 124 ТК РФ, ежегодный отпуск должен быть продлен или перенесен в случаях:

• болезни работника;
• исполнения им государственных обязанностей, если для этого предусмотрено освобождение от работы;
• в других случаях, прямо предусмотренных трудовым законодательством или локальными нормативными актами.

Предусмотрительный подход: включение остатков в график

Утверждая график на следующий год, включайте в него остатки отпуска за предыдущие периоды. При большом количестве накопленных дней действуйте осторожно.

ТК РФ запрещает не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд. Указание в графике до 56 дней отпуска (без учета дополнительных отпусков и задолженности для работников Крайнего Севера) обычно не вызывает вопросов при проверке ГИТ. Если излишки превышают 56 дней, включать их в график полным объемом рискованно — инспекторы могут обратить на это особое внимание как на признак системного нарушения.

Штрафы за непредоставление отпуска

Ответственность за задолженность по отпускам предусмотрена ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

Инспектор ГИТ вправе включить в предписание обязательное условие об устранении нарушения, связанного с задолженностью по ежегодным оплачиваемым отпускам: он выявляет накопленные дни и обязывает работодателя предоставить их работникам в установленные сроки. При этом конкретные даты использования отпусков определяются по соглашению между работником и работодателем.

Реклама 16+

Рассчитывайте отпускные автоматически и без ошибок

Компенсация за неиспользованный отпуск: правила расчета 2026 года

Самое неприятное последствие неконтролируемого накопления отпускных дней — выплата компенсации при увольнении сотрудника за все неотгулянные периоды.

Базовое правило расчета (по разъяснениям Роструда):

• за каждый полный отработанный месяц полагается 2,33 дня оплачиваемого отпуска (при стандартных 28 днях в год);
• периоды менее 15 дней при подсчете стажа исключаются;
• периоды от 15 дней округляются до полного месяца;
• если сотрудник отработал 11 месяцев, ему засчитывается полный календарный год отпуска (Письмо Роструда от 12.03.2025 № ПГ/03396-6-1).

Компенсация полагается за каждый день неотгулянного отпуска в размере среднего заработка: число неиспользованных дней умножается на среднедневной заработок.

Коэффициент 2,33 используется для промежуточных расчетов. В итоговых документах (приказ, расчет компенсации) дробные дни отпуска принято округлять в пользу работника.

Отгулы тоже не сгорают

Федеральный закон от 30.09.2024 № 339-ФЗ и Письмо Минфина РФ от 21.02.2025 №14-6/ООГ-804 распространили действие правила о компенсации неиспользованных дней на отгулы, которые положены за работу в выходной или нерабочий праздничный день.

Раньше отгулы, не использованные сотрудником, фактически «сгорали» — никакого механизма их компенсации не существовало. Теперь, если сотрудник отработал не по графику и не воспользовался положенным отгулом, при увольнении работодатель обязан выплатить компенсацию.

Как считается сумма. Расчет ведется как разница между оплатой за работу в выходной день (повышенный размер по ст. 153 ТК РФ) и фактически произведенной оплатой за этот день — причем за все дни, отработанные не по графику, накопившиеся за время работы сотрудника.

Кадровикам нужно вести учет неиспользованных отгулов так же тщательно, как и учет остатков ежегодного отпуска — это новая статья потенциальных компенсаций при увольнении.

Судебная практика: как изменился тренд

Долгое время превалировала позиция: компенсировать нужно все накопленные дни отпуска за весь период работы сотрудника независимо от давности.

Определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 19.03.2025 №8Г-2870/2025 (по гражданскому делу № 2-637/2023) показывает иную тенденцию: суд отказал работнице в выплате компенсации за отпуска, накопившиеся за 20 лет работы. Причина отказа — она ни разу не заявляла о нарушении своих прав на протяжении всего этого времени, что суд расценил как умышленное уклонение от использования отпуска ради будущей крупной компенсации. Суд прямо указал: компенсация — это не способ «накопления отпусков», а гарантия реализации права на отдых.

При этом практика остается неоднородной. В другом аналогичном деле сотрудник успешно отсудил компенсацию за 578 дней неиспользованного отдыха — суд не усмотрел признаков злоупотребления правом, поскольку работодатель не смог доказать, что работник имел реальную возможность уйти в отпуск, но сознательно отказывался (Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 24.11.2025 N 88-29715/2025).

На что обращают внимание суды при оценке добросовестности:

• обращался ли работник к работодателю с требованиями предоставить отпуск;
• кто фактически отвечал за составление графика отпусков (особенно критично для руководителей, самостоятельно планирующих свой отдых);
• сохранились ли документы, подтверждающие попытки реализовать право на отпуск;
• была ли у работника объективная возможность уйти в отпуск.

Сохраняйте графики отпусков и переписку с сотрудниками по вопросам планирования отдыха за весь период — это может стать решающим доказательством в суде, причем как в одну, так и в другую сторону.

Если сотрудник не согласен с рассчитанной суммой компенсации, Минтруд рекомендует разрешать спор в судебном порядке (Письмо от 16.04.2025 №14-6/ООГ-1979).

Реклама 16+

Рассчитывайте отпускные, командировочные и больничные. Ведите бухучет и отправляйте отчеты онлайн.

Попробовать бесплатно

Часто задаваемые вопросы