Что делать с неиспользованными отпусками сотрудников — СКБ Контур

Что делать с неиспользованными отпусками сотрудников

23 июня 2022

Ситуация, когда сотрудники не берут отпуска, знакома практически каждой компании. Для работодателей это проблема. Если инспектор ГИТ выявит нарушения, он может вынести предупреждение и назначить административное наказание. А если сотрудник с большим количеством накопленных дней отпуска решит уволиться, то придется выплачивать ему компенсацию за все эти дни.

Стоит отметить, что проблема неиспользованных отпусков отчасти связана с неосведомленностью сотрудников о правилах предоставления отпусков и во многом зависит от степени контроля самого работодателя.

В этой статье рассмотрим различные методы решения проблемы неотгулянных отпусков. 

Профилактический подход: информирование

Ваши сотрудники должны знать правила предоставления отпусков. Заблуждение о том, что вместо отпуска можно получить деньги, распространяется в коллективах именно потому, что сотрудники не знают статьи Трудового кодекса либо неправильно их трактуют. 

Донесите до них, что компенсация возможна только в двух случаях: 

  • при увольнении, если они не успели отгулять положенный отпуск;
  • также заменить деньгами можно часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней, по письменному заявлению работника (ст. 126 ТК РФ).  

И сотрудникам, и работодателям также следует помнить о том, что отпуска не сгорают (Письмо Минтруда от 25.01.2021 № 14-2/ООГ-521).

Ст. 9 Конвенции МОТ № 132 указывает на то, что остаток отпуска следует использовать не позднее 18 месяцев после окончания года, за который этот отпуск предоставляется. Некоторые суды рассматривали эту формулировку как ограничение — срок, в течение которого сотрудник вправе обратиться в суд для взыскания денежной компенсации за неиспользованные отпуска. Но в Постановлении КС РФ от 25.10.2018 № 38-П сформулирована четкая позиция по этому вопросу: 18 месяцев не должны применяться к уволенным и ограничивать их право на получение компенсации.

Жесткий подход: четкое следование графику отпусков

Работодатель не обязан предоставлять работнику отпуск в удобное для него время. При этом Трудовой кодекс определяет несколько категорий сотрудников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию тогда, когда им нужно. Например, это родители трех и более детей в возрасте до 18 лет, несовершеннолетние работники. Также муж может получить отпуск в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у работодателя (ст. 123 ТК РФ).

Сведения о времени распределения отдыха сотрудников отображаются в графике отпусков, который утверждается заранее, не позднее чем за две недели до начала нового календарного года.

В графике отпусков проставляются конкретные даты отпуска. Если сотрудники не берут отпуск в выбранные ими же самими даты, напоминайте об этом.

Если вы хотите действовать по этому вопросу жестко, то тогда придется соблюсти правила: ознакомить сотрудников с графиком отпусков под роспись и уведомить их о начале отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Некоторые эксперты рекомендуют закрепить во внутреннем положении о предоставлении отпусков положения о том, как в компании предоставляется отпуск, как он делится и кто принимает решение о делении отпуска, кто принимает решение о переносе отпуска. Либо прописать эти условия в правилах трудового распорядка. Тогда у сотрудников не будет возможности переносить отпуск и накапливать дни отдыха.

В качестве примера приведем подход «Аэрофлота», о котором говорилось на конференции ФСС РФ «Социальное партнерство: основные итоги и векторы развития». По словам, начальника ОТ и ОС ПАО «Аэрофлот» Максима Леднева, в компании контролируются сроки предоставления и продолжительности очередных оплачиваемых отпусков, а на замену отпусков денежной компенсацией действует прямой запрет. Таким образом работодатель предупреждает появление и развитие профессиональных заболеваний у персонала.

Мягкий подход: предоставление отпусков по желанию

Можно учитывать желание сотрудников, накопивших излишки дней отдыха, относительно периодов, когда они хотят уйти в отпуск. Для этого сотруднику нужно подать заявление. 

Если отпуск предоставляется по графику, заявление на отпуск от сотрудника не нужно. Оно потребуется только в том случае, когда отпуск отклоняется от графика, например, если сотрудник хочет взять лишь часть отпуска.

Согласно ст. 124 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, в случаях: 

  • болезни работника;
  • исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы; 
  • в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами. 

Предусмотрительный подход: включение остатков отпуска в график отпусков

Утверждая график отпуска на следующий год, не забывайте включать в него остатки отпуска за предыдущие периоды. Но если речь идет о большом количестве дней, то здесь нужно быть осторожными.

Трудовой кодекс запрещает непредоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд. Соответственно, указание в графике до 56 дней отпуска (если не брать дополнительные отпуска и задолженность по ним для тех, кто работает в районе Крайнего Севера) не должно вызвать вопросы ГИТ. Если же излишки превышают 56 дней, то в полном объеме их лучше не включать в график, так как при проверке инспекторы могут обратить на это внимание.

Штрафы за непредоставление отпуска

Ответственность за задолженность по отпускам предусмотрена ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

  • для должностных лиц: предупреждение или наложение штрафа — от 1 000 до 5 000 руб.; 
  • для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юрлица, — от 1 000 до 5 000 руб.; 
  • для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Инспектор ГИТ вправе в предписании установить обязательное условие об использовании задолженности отпуска конкретными работниками. Он выявляет задолженности и обязывает работодателя предоставить накопившиеся дни отпуска. В этом случае нужно обязательно договариваться с работником, так как неисполнение предписания ГИТ влечет отдельный штраф.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Самое неприятное последствие, которое ожидает работодателя, если он не будет контролировать излишки дней отпуска, — это выплата сотруднику денежной компенсации в случае его увольнения за все неиспользованные отпуска.

Компенсация полагается за каждый день неотгулянного отпуска в размере среднего заработка. То есть число неиспользованных дней отпуска к моменту увольнения умножается на средний дневной заработок.

Иногда суммы компенсаций достигают сотен тысяч рублей. В свое время большую огласку получило судебное дело, связанное с увольнением главного бухгалтера ФСИН в Адыгее. Она потребовала выплатить ей 587 808 руб. компенсации за не использованные в течение девяти лет отпуска.

Во время разбирательств выяснилось, что часть документов была уничтожена из-за истечения срока хранения, также суд не смог получить от работодателя графики отпусков. 

Судебная коллегия по гражданским делам Верховного суда РФ пришла к следующим выводам:

  • Сотрудникам ОВД нельзя заменять отпуск компенсацией (исключение — увольнение).
  • Отпуск предоставляется в течение календарного года в соответствии с планом (ситуации, когда отпуск можно перенести или продлить, например, в связи с временной нетрудоспособностью или выполнением обязанностей по работе, указываются отдельно). 
  • В случаях крайней служебной необходимости очередной ежегодный отпуск можно перенести на другой срок с помощью приказа за подписью начальника.
Персонал
Автоматизация большинства кадровых бизнес-процессов: учет личных дел сотрудников, отчетность и др.
Узнать больше
Персонал
Автоматизация большинства кадровых бизнес-процессов: учет личных дел сотрудников, отчетность и др.
Узнать больше
Раз в неделю — дайджест материалов, достойных вниманияАктуальные материалы раз в неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
Написать комментарий